会议室使用管理制度

会议室使用管理制度会议室使用管理制度 第第 1 1 章章 总总 则则 为了规范公司的会议管理 加强会议室的合理利用并对其进行 有效管理 保证会议室的整洁及各类设施的完好 提高会议管理工 作效率 会议质量 确保公司各项目会议的顺利召开 特制定本管 理办法 第第 2 2 章章 适用范围适用范围 第一条 会议室仅限于本公司用于举行各类会议 开展各部门 培训及重要来宾接待等工作使用 第二条 本管理办法适用于公司各级 各类会议的组织和管理 第第 3 3 章章 会议的类型及使用原则会议的类型及使用原则 第 3 条 公司会议类型有公司办公例会 日常工作会议 重要 来宾接待会议 专题会议 培训会议和临时会议等 第 4 条 会议室使用原则 1 会议室使用需遵循先登记先使用 先紧急后一般 先全局后 部门的原则 临时情况使用各部门之间可本着重要 紧急优先的原 则自行协商调整使用 但不可影响后续其他预约情况 2 会议组织部门根据会议类型 参会人员级别和参会人数提前 到前台填写 会议室预约登记表 预约会议室 涉及接待重要来宾 或专题会议等重大会议时 应填写 会议接待需求表 3 如遇特殊情况 紧急会议可先通知行政部负责人 根据实际 情况协调会议室使用 事后补办有关登记 4 部门应在所预约时间到达会议室 并开始使用 若长时间未 到 则会议室使用权由行政部另作安排 5 如部门临时取消申请 再需使用时 需重新申请 部门及个 人应按预约时间内使用完毕 若后续时间无其他安排 可超时使用 但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用 超时部门必须离开会 议室 终止使用该会议室 第第 4 4 章章 会议准备会议准备 第 5 条 会议组织部门应根据会议类型 与会人员级别等内容 提前到行政部指定人员进行登记预约 涉及重大会议时 应填写 会议接待需求表 经行政部审批 第 6 条 所有会议的主持人 召集部门 与会人员及与会领导都 应该做好充分准备工作 以便会议高效 有序进行 第 7 条 会议组织方或人员的会议前需要准备以下内容 1 明确会议主题 会议主持人 会议时间 明确参会人员 准 备会议议程表 会议资料及签到表 并且指定人员进行会议纪要 2 涉及接待重要领导或贵宾的会议 需要提前与行政部确认该 贵宾或领导的住宿 行程 用餐等安排及相关费用等事项 3 会议通知由会议组织方或人员发布 第 8 条 行政部会议前必须根据会议类型及会议组织方需求 需 要准备以下内容 1 应于会议前 10 分钟 准备好茶水 茶歇 水果 点心 会 场布置 包括会议电脑 视频会议链接 音响 投影 条幅标语 座位及名牌 照明 笔 信纸 鲜花等 工作 2 涉及接待重要来宾的行政工作 包括酒店住宿 来宾用车 用餐预定等 第第 5 5 章章 会中服务和会议要求会中服务和会议要求 第 9 条 会场服务 会场服务主要由行政部负责 1 引导座位 会议组织方或人力行政人员应于会前准备好座位 名牌 可引导与会人员 尽快就座 特别要注意主要领导人员和重 要贵宾人员的座次位置 2 茶水服务 会议开始后 人力行政人员应指定前台工作人员 每隔 15 20 分钟添加茶水 根据与会人员饮水情况 自行调整添加 茶水间隔时间 3 维护会场秩序 保证会场内外安静 注意会场周围无关人员 大声喧哗或闯入会场内 影响会议正常进行 4 内外联系 传递信息 做好内外联系及信息传递工作 包括 会议进行中领导对外要办的事项 外来人员电话接听 重要日程安 排及接待等事项 第 10 条 会议要求 1 请与会人员严格遵守会议时间 切勿迟到或无故早退 2 会议主持人应把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知 与会人员 3 会中 与会人员应及时关闭手机铃声 打开震动 请勿随意 打断他人发言 急需接听电话 须到场外接听 第第 6 6 章章 会后工作会后工作 第 11 条 会议结束后 各部门应做好收尾工作 1 会场清理 各部门使用后要及时关闭投影仪 视频等设备 椅子及时归位 行政部会后检查并整理会场 保持会场清洁 清点 会场设备 保证会场内设备完好 会议室使用完毕后 随时关闭门 窗和全部设施 设备 电源 其实做好防火 防盗及其他安全工作 2 会议纪要 由会议组织部门指定人员做好会议纪要 并成文 由与会人员签字确认 3 贵宾接待工作 涉及会后接待用餐或接待用车 由责任部门 陪同 行政部协助安排用餐及行程用车 直至接待工作结束 第第 7 7 章章 会议室的管理会议室的管理 第 12 条 会议室由行政部指定专人管理 各部门在使用会议室 过程中 要保持卫生 禁止吸烟 爱护室内设备 会议室内的设备 工具 办公用品未征得公司同意 任何人不得随意拿出会议室或挪 作他用 第 13 条 会议室的环境卫生由行政部安排专人打扫 要做好日 常清洁工作 为保持公司形象 公司员工切勿将私人物品摆放于会 议室 第 14 条 如遇下班或节假日 会议室管理人员应做到门窗关闭 电源关闭 遥控器等小件物品应及时收纳 做好防火 防盗安全工 作 第第 8 8 章章 附附 则则 第 15 条 本制度由行政部指定 经区域总经理审批 报批集团