有关IT采购项目投标书中存在问题的综述与分析

有关有关 ITIT 采购项目投标书中存在问题的综述与分析采购项目投标书中存在问题的综述与分析 提高投标书编制工作的关键是密切结合招标需求 提交完整 详尽的资料和设 计 以确保投标的实质性响应满足符合性 针对性 实用性和合理性 本文着重 分析 IT 系统集成和软件开发项目投标书存在的问题 并对如何认真做好投标书 编写工作提出若干建议 希望能对提高 IT 采购项目投标书编制工作质量有所启 迪和借鉴 一 提交完整 符合要求的资料 以满足合格投标人的全部条件一 提交完整 符合要求的资料 以满足合格投标人的全部条件 满足合格投标人的全部条件是投标书进入评标阶段的 门槛 因此 投标人 必须按招标书要求提交完整 符合要求的全套证明材料 对于如此重要的问题 有些投标人在编制投标书时却很随意和马虎 例如 合格投标人条件中规定投标 人必须提交近几年已完成若干项 合同额若干万元以上类似项目的业绩证明材料 有些投标人提交的材料中 或部分业绩与招标项目不属同一类型 或业绩少于招 标要求的数量 或未提交业绩证明材料 如合同复印件 项目验收报告等 又 如 合格投标人条件中规定投标人必须具备某些执业资质 有些投标人也具备该 类资质 但在提交的投标材料中却遗漏了资质证明复印件 显然 上述情况都将 导致这些投标书被判定为废标 由于至今投标人未按合格投标人条件 正确地提 交证明材料的现象频繁发生 特提醒投标人应予以充分重视 二 提交全面满足业主需求的实质性响应文件 提交全面满足业主需求的实质性响应文件 有些投标人既未仔细研读招标书内容 有不与业主充分沟通 以致对招标需求 理解不足或不全面 以致在设备选型与配置 技术方案设计 工程进度和质量保 证措施 售后服务诸方面的响应文件实质性响应存在偏差 甚至答非所问或缺陷 不少 正确 完整地了解招标需求是做好投标书编制工作的基础 因此 投标人必 须仔细研读招标书中招标需求 投标响应的具体要求和投标评分标准等内容 并 利用一切许可的机会 如招标答疑会 现场勘察等 充分与业主沟通 在充分 全面理解各项招标需求的基础上 制订商务标和技术标的目录和具体内容要求 明确投标设计与资料的深度和广度 确保实质性响应完整 具体且有针对性 这 样才能在各项投标评分项中取得较高得分 三 提交规范 详尽的提交规范 详尽的 技术规格偏离表技术规格偏离表 或招标需求应答表 或招标需求应答表 很多的投标书未提供 技术规格偏离表 或在 技术规格偏离表 中不填报 具体内容 只笼统的填写 无偏离 以致在评标时可能被视为未作实质性响应 另外 有的投标书在 技术规格偏离表 的 投标响应的技术规格项 中 全部 照抄招标要求的技术规格 不是如实填报投标的技术规格 以致有些投标响应的 技术规格实际是 负偏离 但却填报为 无偏离 技术规格偏离表 含招标需求应答表 是显示投标选用设备的技术指标与招 标需求的偏离程度 或者是软件或系统功能等与招标需求的偏离程度 技术规 格偏离表 的正确填写方式是针对各项招标需求 依据一一对应的原则逐项具体 填报投标响应的真实情况 鉴于 技术规格偏离表 或招标需求应答表将作为 评审投标人选用的设备 软件或系统功能能否满足招标需求的主要依据 另外 若投标评分中对优于招标要求可加分的情况 则 技术规格偏离表 或招标需求 应答表将作为评分的重要依据 因此 投标人务必正确 如实 详尽填报 技术 规格偏离表 四 提交完整 详尽的技术方案设计四 提交完整 详尽的技术方案设计 很多的投标书未按招标书要求提交针对本项目需求的技术方案设计 或提交的 技术方案设计不完整或或缺乏针对性 或所谓的技术方案仅是设备或软件产品说 明书或通用的技术资料 那样其实质是对招标的技术方案设计未作实质性响应 也让评委无法判定投标人是否具备完成该成项目的实力和能力 技术方案设计将真实反映投标人的技术优势与实力 类似项目的设计经验等优 势 技术方案即系统方案设计内容通常包括 系统功能 系统总体技术指标 系 统组成与结构 分系统技术指标 设备选型原则 设备主要技术指标 设备配置 与清单 系统方案图 系统方案的技术特点分析等 其中 系统方案图是以图例 显示投标选用的系统组成与结构 设备清单中设备的安装位置及连接方式等 应 该说 依据此系统方案图即可进行施工图设计 对于系统扩容项目 投标人应提 供扩容设备与原系统整合后的系统方案图 以证明两者之间的无缝联接 需强调 的是 若投标人仅提交系统原理图 系统示意图并不能替代系统方案图设计 在投标书中 提交系统方案图的重要性的原因在于 系统方案图直接反映了系 统方案设计 设备选型与配置的合理性和完整性 借此可判断其技术方案设计的 优劣 即使有的项目采用 工程量清单 招标 投标书同样应提交系统方案图设 计 以证实其对招标需求理解的程度和具备项目实施的能力 另外 投标商通过 系统方案图设计 可判断招标书提供的系统方案和 工程量清单 是否完整和合 理 并提出优化方案设计 五 提交五 提交 符合招标项目实际的项目实施方案设计 符合招标项目实际的项目实施方案设计 通常投标人都备有一份项目实施方案范本 在系统集成项目中称为施工组织设 计 于是不少投标人对此仅稍作修改 即用于各项目的投标书 显然 此类项 目实施方案对招标书的项目实施需求响应的针对性有明显欠缺 例如 项目进度 计划不切合实际 仅为应付投标 不具备可操作性 又如 项目经理填报经常是 几位 老面孔 有的还是公司主要负责人 这些人仅是挂名而已 并不能承担 项目经理的职责 项目实施方案的优劣关系到能否如期和高质量地实现项目预定目标 同时它反 映了投标人对项目实施的实际管理水平与能力 以及体现其类似项目的实施经验 因此 投标人必须依据招标项目的实施要求和实际条件 在已有的项目实施方案 基础上 有针对性的进行深化设计 提供一份管理措施充分且切实可行的项目实 施方案 例如 在工程质量控制方面 除常规的质量管理流程与措施外 投标人应提交 招标项目实施过程中的关键技术和技术难点等分析 并列出相关的技术措施与质 量管理方法 又如 在项目进度控制方面 制订项目进度计划时 应依据不同的 招标项目 细化实施内容并制订相应的实施起讫时间 以及制订为非作歹确保工 程进度 所采取的具体措施如人力投入等 再如 在项目组织机构方面 应按照 项目实施需要 选派符合执业资质和个人业绩要求 能确保全身心 即时间和精 力 投入项目实施管理的技术骨干担任项目经理 同时 配备专业齐全 人员充 足的项目班子 在项目验收方面 投标书应提交验收方案 包括验收内容 验收 方式等 若其中标 此验收方案经业主同意后将列为合同的附件 六 提交符合招标要求且有特色的售后服实施方案 六 提交符合招标要求且有特色的售后服实施方案 通常投标人都备有一份售后服实施方案范本 但其中保修期 维修响应时间 维 修响应时间是按服务等级而不同 等可能与招标要求并非一致 由此导致在投标 书中经常出现如下问题 在招标书的某些章节 售后服务方案照抄招标要求 而 在售后服务方案中又照搬本公司的售后服实施方案范本 以致造成前后不一致 但按评标原则 此类问题将可被判定为售后服实施方案响应不符招标要求 投标书提交的售后服实施方案经常出现的问题还有 保修期内的保修责任主要 包括 免费更换或修复损坏的设备与部件 除人为损坏之外 软件免费升级 免费 提供技术服务 有些投标书对保修内容的承诺有欠缺 如招标要求保修期为三年 但投标承诺软件免费升级仅为一年等 又如在对系统故障排除方面 投标人大多 未提供故障排除时限和相关措施 又如 招标要求由设备厂商负责保修 投标书中设备厂商提供的项目授权书缺 少相关承诺 投标商也未阐明有关落实由设备厂商负责保修等事宜 售后服实施方案是项目实施的重要组成部分 业主对此都十分关注 投标人必 须依据项目需求与业主特点 在已有的售后服务方案基础上 有针对性的进行深 化设计 提供一份完全符合招标要求和具有服务特色的售后服实施方案 售后服实施方案内容应包括 保修期承诺 保修期内保修责任 对业主报修的 响应时限和到现场时限 故障排除时限和相关措施 如提供备件备机等 系统 定期维护保养措施 售后服务组织机构与负责人 以及对业主特殊服务要求的响 应等 凡招标要求由设备厂商负责保修 原则上设备厂商应对此提供相关的承诺书 有些设备厂商在设备销售合同签订前不能出具此类承诺书 则投标商应明确承诺 将由设备厂商负责保修 同时阐明落实设备厂商保修的相关措施 例如 若设备 厂商提供的常规保修期 维修响应等不能满足招标要求时 投标商的具体解决方 案 七 软件开发项目投标报价务必规范 详尽七 软件开发项目投标报价务必规范 详尽 软件开发项目投标报价经常出现如下问题 有些投标人仅列出按软件名称及笼 统的报价 不列出软件开发的具体内容及投标报价依据 这如同 打闷包 式报 价 另外 有些投标人采用现有的软件产品和部分软件开发的方式应标 但在投 标报价时 未列出软件开发的具体内容及投标报价依据 软件开发项目投标报价必须依据招标需求 列出软件开发的具体内容及投标报 价依据 其中 投标报价依据包括软件开发技术人员数量 技术人员可按开发工 作分工分类 开发工作量和人工费用 按月计量 若采用现有的软件产品和 部分软件开发的方式应标 则投标报价包括软件产品报价和软件开发报价两部分 其中 软件开发报价也必须列出软件开发的具体内容及投标报价依据 另外 在 技术方案设计中应详细说明现有的软件产品可满足哪些招标要求的功能 以及在技术上如何实现这些功能 软件产品提供的功能和软件开发的功能总和应 满足招标要求实现的软件全部功能 八 投标书的编制如何突出重点 并显示投标人的技术特色和创新能力八 投标书的编制如何突出重点 并显示投标人的技术特色和创新能力 有些投标人备有几份投标书范本 投标书编制采用 剪贴式 工作方式 同一 份投标书稍稍 改头换面 即用于不同项目的投标 以致给人 似曾相识 的 感觉 另外 有些投标人提交的投标书厚厚几大本 大量篇幅可以说是 滥竽充 数 其中涉及投标实质性响应的内容仅占很少一部分 甚至实质性响应内容还 有很多缺项 在 IT 采购项目评标时 实际上因受评审时间限制 评委不可能对每份投标书 都逐页阅读 一般地说 评委只能依据投招标需求和评分标准 有重点地翻阅投 标书有关内容 并从中得出评标意见 因此 投标书内容务必紧扣招标需求的主 题 突出有关实质性响应的重点内容 篇幅尽量精简明了 也就是说 投标书的 内容应着重证明投标人提交的资料和设计 符合合格投标人条件 设备和系统的 功能与技术指标 设备配置 系统方案设计 项目进度计划编制 项目班子配备 培训安排 保修期与售后服务承诺等招标需求 不必罗列与此无关的资料 除此 在投标书中 必须提倡投标人尽力发挥自身的技术优势和实力 以及项目实践经