档案的整理方法与步骤

1 科技档案的整理方法与步骤 科技档案的整理要经过分类 组合 案卷和卷内文件材料排列 编号 编制卷内目录和备考表 装订装盒 编制案卷封面和脊背 编制案卷目录 入库上架等九个步骤 第一步 分类 科技档案一般有产品 科研 基建 设备四大类 我们旗各单位的科技档案主要有基建 设备 两大类 各单位先把科技文件材料按基建 设备两大类分开 然后在每个大类里将科技文件材料按 项目归类 基建档案 一般先按工程性质或用途分类 之下按具体项目分类 如果项目不是很多的单位 可直接按具体项目分类 设备档案 一般先按设备性质或用途分类 之下按设备型号分类 如果设备不是很多的单位 可分到设备性质 不必再分下去 特别提示 一个科技项目的文件材料具有成套性 其他项目的文件材料不能混入 科技项目的前期文件材料不能归入文书档案中 应归入所针对的项目科技文件材料中 第二步 组合 1 基建档案按形成阶段和内容分别组卷 基建档案一般有依据性文件 可行性研究 立项 基础性文件 勘探 测绘 征迁工作 招投标 设计文件 施工文件 监理文件 竣工验收文件 评奖创优文件和使用 维修 改建 扩建文件等不同阶段形成的文件 基建文件材料数量多 规格杂 组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷 如竣工图 组一卷或若干卷 若项目较小 材料不是很多 则可几个阶段的材料组成一卷 应视情况灵活掌握 组卷顺序 依据文件 可行性研究 立项 审批 基础性文件 勘探 测绘 征迁工作 招 投标 设计文件 施工文件 监理文件 竣工验收文件 评奖创优文件 使用 维修 改建 扩 建 2 设备档案按形成阶段和文件内容分别组卷 设备档案一般有立项审批 购置合同 开箱验收 合格证 说明书 随机图纸 质保书等 安装调试 使用维护 更新改造等阶段和内容 组卷 时按文件形成阶段 文件内容 结合数量多少确定组合 小型设备材料少的 可将文字材料和随机 文件材料组成一卷 这也应视情况灵活掌握 组卷顺序 市场调研 立项审批 购置合同 商务洽谈 开箱验收 合格证书 说明书 随机 图纸 质保书等 安装调试 验收 使用维护 更新改造 第三步 案卷和卷内文件材料排列 2 1 基建类案卷按项目依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等排列 2 设备类案卷按设备依据性材料 外购设备开箱验 自制设备的设计 制造 验收 设备安 装调试 随机文件材料 设备运行 设备维护等排列 3 卷内管理性科技文件材料按问题 时间或重要程度排列 4 文字材料和图纸组在一卷的 应文字材料在前 图样材料在后 5 有译文的外文材料译文在前 原文在后 6 有编号的图纸按图纸编号排列 第四步 编号 编号有两种方式 1 装订成卷的 案卷内科技文件材料要逐页编页号 位置正面在右下角 背面有文字的在左下 角 图样页号编写在标题栏内 卷内目录 卷内备考表不编写页号 成套图样或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页 号 与其他科技文件材料组成一卷的 应排在卷内文件材料最后 将其作为一份文件填写卷内目录 不必重新编写页号 可在备注中注明总页数 2 不装订的 案卷内应在每份科技文件材料的右上角加盖档号章 档号章有档号 序号两个栏 目 序号 卷内科技文件材料的顺序 档号 填写全宗号 分类号 项目代号或目录号 案卷号 一般各单位的科技档案不向档案 馆移交 档号可直接填写分类号和案卷号 如设备档案档号为 S 1 2 3 一级类目代号可采用 英文字母如基建用 J 表示 设备用 S 表示 二级以下用阿拉伯数字表示 类与类间用间隔号 类与案卷号间用 第五步 编制卷内目录 备考表 卷内目录放在卷内文件之前 栏目有序号 文件号 责任者 文件材料题名 日期 页号 备 注 备考表放在卷内文件之后 栏目有说明 立卷人 立卷日期 检查人 检查日期 互见号 互 见号填写反映同一内容而形式不同且另行保存的档案的档号 档号后应注明档案的载体形式 并用 括号括起 第六步 装订装盒 可采用装订和不装订两种形式 3 1 采用装订方式的 用档案部门统一监制的软卷皮 将卷内目录 归档文件材料和备考表一起 装订成册 装订方式用三孔一线 装订成册后再装入科技档案卷盒内保存 2 采用不装订方式的 可将卷内目录 归档文件材料 备考表依次装入科技档案卷盒内保存 特别提示 一个单位内采用装订或不装订的方法要相对统一 装订或装盒前 要把图纸叠成标 准规格 A4 型 做到大小统一 并且标题栏露在右下角 破损的科技文件材料要先修复 案卷内的金 属物要去掉 第七步 编制案卷封面 脊背 案卷封面的编制 案卷封面印制在卷盒或软卷皮的正表面 封面项目有标题 立卷单位 起止 日期 保管期限 密级 档号 档案馆号等 特别提示 科技档案案卷题名 三要素 结构 科技项目 工程 设备 名称 文件材料的内容 特征 文中名称 案卷脊背的编写 案卷脊背项目有保管期限 档号 案卷题名 保管期限填写永久 长期 短 期 也可用色标区分 红色代表永久 黄色代表长期 蓝色代表短期 档号要填写准确 案卷题名 可视情况填或不填 案卷脊背项目格式也可直接印在卷盒脊背上 第八步 编制案卷目录 科技档案案卷目录有档号 总登记号 案卷题名 页数 份数 编制单位 保管期限 密级 归档日期 备注等项目 填写时要与案卷封面上内容相一致 特别提示 在编制时 要在档案分类的最低一级类中按案卷流水号进行登记 如 基建档案是 以一个工程为单位登记 换一个工程就要另起一页开始登记 案卷目录填写完毕后 要装订成册 在相关的案卷目录页上用口取纸标出科技档案的类目 以 便检索利用 第九步 入库上架 科技档案排架按最小类目排列 因为一个项目的科技档案不是一次完成的 有一个不断积累的 过程 所以入库上架时换个小类就要另起排列 每个类后面都要留出相应空间 以便存放新增加的 档案 科技档案的整理方法 一般讲 基层档案部门对科技档案的整理 大体要经过分类 案卷组织与排列 编目几个环节 一 分类 科技档案分类 就是根据科技档案的内容性质和形成特点 把一定范围的科技档案 划分成不同的类别层次 从而形成具有一定从属关系和平行关系的不同等级的科技档案库藏系统 1 分类的要求 搞好科技档案的分类 应注意以下几点 4 1 科技档案的分类要遵循同一规则 在一个单位内部或一个专业系统 同一种科技档案的分 类标准应该一致 2 科技档案分类要遵循效用规则 即科技档案分类要适应科技档案及其管理特点 追求分类 的整体适用效果 也就是说 科技档案的分类 要符合档案形成专业和档案形成单位科技活动的性 质和特点 3 科技档案分类要遵循排它规则 即同一级类目必须互相排斥而不能重合 4 要编制一 个合理和切实可行的科技档案分类方案 分类方案是进行科学分类的依据性文件 在编制科技档案 分类方案时 要了解和掌握本单位科技档案的内容构成和形成特点 确定明确的分类标准和分类方 法 设置科学 合理的类目体系 形成完整的科技档案分类方案 2 分类的方法 基层档案部门对科技档案的分类 实际上是在分类方案的指导下进行的 科技 档案的种类很多 因此可运用的分类标准或进行分类的方法也是较多的 大体上 科技档案实体分 类基本是采用对象分类法和特征分类法两种方法 对象分类法就是以一个实物对象的设计 生产制 造等活动形成的整套科技档案为单元进行分类的方法 其典型的形式是型号分类法 工程项目分类 法和课题分类法 特征分类法就是以科技档案的内容特征为依据进行分类的方法 其典型的形式是 专业特征分类法 时间特征分类法和地域特征分类法 1 工程项目分类法 它适用于对基本建设工程档案的分类 就是在本单位全部基建档案范 围内 以工程项目为分类单元 划分科技档案的类别 2 型号分类法 它适用于产品档案和设备档案的分类 就是以各个型号的产品或设备为分 类单元 划分科技档案的类别 3 课题分类法 适用于对科研档案的分类 以各个独立的研究课题为分类单元 划分科技 档案的类别 4 专业特征分类法 按照科技档案所反映的专业性质划分科研档案的类别 5 地域特征分类法 根据科技档案内容所反映的地域特征划分科技档案的类别 6 时间特征分类法 按科技档案内容所反映的时间特征划分科技档案的类别 以上几种基本方法 在实际应用时 可根据具体情况 结合其中几种灵活运用 基本建设档案 的分类 具体到不同单位和不同基建项目 其档案主要有性质 工程项目分类法 流域 工程 项目分类法 产品档案的分类 由于产品种类繁多 各种产品代号也不尽相同 因此在型号分类法 的基础上 派生出许多具体分类方法 比较常用的有使用性质 型号分类法 系列 型号分类 法 年度 纱号分类法 设备档案的分类 根据组织形式和设备类型的不同 设备档案具体的分 类主要有性质 型号分类法 工序 型号分类法 科研档案的分类方法主要有学科 课题分 类法 专业 课题分类法 二 案卷组织与排列 5 案卷是一组具有有机联系 价值相同 密级相同的科技文件的最小集合体 科技文件之间的联 系是多方面的 因此组织案卷的方法也是多种多样的 一般情况下 组织案卷的方法应当与该类科 技档案的分类方法相一致 常用的案卷组织方法有以下几种 按结构组织案卷 按子项或子课题组 织案卷 按工序或阶段组织案卷 按专业组织案卷 按问题组织案卷 按名称或文件性质组织案卷 此项工作应由有关的科技业务部门承担 档案部门协助 指导 案卷内科技文件的排列应注意以下几点 1 图样材料的排列 有两种情况 一是对于有图样目录的图纸 可以按图样目录的顺序进行排 列 二是对于没有图样目录的图纸 可以按总体与局部的关系排列 2 文字材料的排列 可以按重要程度排列 可以按时间顺序排列 3 图文混合材料的排列 一般要求文字材料在前 图样材料在后 三 案卷编目 案卷编目 是在科技文件归档前由科技业务部门随同组织案卷一并进行的 是科技文件整理工 作的一项内容 基层科技档案部门应协助和指导科技业务部门做好案卷编目工作 案卷编目 是以案卷为对象 通过一定的形式固定案卷系统整理成果 揭示案卷内科技文件内 容与成分的工作 其内容有 编页号 填制案卷内科技文件目录 填写备考表 填制案卷封面和脊 背标签 1 编页号 为案卷内每页文件编制顺序号 以便固定案卷内科技文件的顺序 便于确切统计 案卷内科技文件的数量 有助于保护和查找使用 其方法是 1 凡是有书写内容的页面 都要采用 阿拉伯数字从 1 开始依次逐页标注 2 单面书写的文件在右下角编号 双面书写的文件 正面 在右下角编号 背面在左下角编号 3 卷内目录 备考表和案卷封面不编写页号 某些科技文件 如成套图样 说明书 计算书等 在编制时已有页号 不必另行编号 只有在案卷内科技文件没有 统一顺序号 或者编号顺序不连贯 或者排列次序不连贯 或者排列次序有了变动及出现差误时 才需要编页号或重新编页号 2 填制卷内科技文件目录 案卷内科技文件目录 是卷内每一份文字材料或每一张图样的明 细表 它对于管理和使用案卷具有重要作用 成套图样或科技文字材料 一般在编制时就有图样目 录或文件目录 编目时应尽量利用原有目录 如果在科技文件形成时没有编制目录 或原有目录不 适用时 则要编制或重新编制目录 案卷内科技文件目录 其项目有 序号 指该份文字材料或图 样在案卷内的排列序号 题名 指该份文字材料或图样的标题 全称 编号 指该份文字材料的 文件号或图样的图号 责任者 指该份文字材料或图样的直接编制部门或个人的姓名 日期 指该 份文字材料图样的编制日期 以及备注和页次 3 填写备考表 备考表是用来记载说明归档前和归档后案卷内科技文件基本情况和变化情况 的一种工具 它对于案卷的保管和使用 乃至鉴定和统计都有一定的作用 备考表的项目主要包括 6 两个部分 一部分是对组织案卷时 卷内科技文件基本情况的有关记载和说明 如图样 照片 文 字材料等数量的记载 以及归档单位或案卷组织者对卷内科技文件完整 准确情况的说明 这部分 内容是由有关的科技人员填写的 另一部分是科技文件归档后 在科技档案管理工作过程中 对有 关该案卷变化情况的记载和说明 这部分内容由科技档案部门的有关人员负责填写 备考表排列在 案卷内科技文件的尾页之后 4 填制案卷封面 案卷封面 是以一定的格式概要介绍卷内科技文件内容和形式特征的一种 工具 同时 它又对案卷内的科技文件起着保护作用 封面编制的质量和水平 将直接影响到对科 技档案著录和检索工具的编制 关系到科技档案的管理和开发利用 所以 填制案卷封面在案卷编 目中是一项重要内容 封面的内容项目 主要由 3 部分组成 1 案卷题名 又称案卷标题 是案卷 内科技文件的综合名称 它概括地反映了案卷的内容特征 是直接指引和帮助利用科技档案的向导 案卷题名在结构上一般由 3 个部分组成 一是项目名称 即案卷内科技文件所属工程 产品 课题 或设备等的名称 二是案卷内科技文件的内容特征 如机械产品某组成部分 结构特征 工程设 计某设计阶段 阶段特征 或某专业 专业特征 的科技文件 等等 三是科技文件名称特征 如 图样 说明书 计算书 实验记录 成果报告等 拟定案卷题名 要注意概括性 做到文字简练 表达准确 不可繁杂冗长 防止卷内科技文件名称和简单罗列 同时要注意完整性 能够恰当地揭 示案卷的内容和成分 避免不适当的简化 2 案卷的管理性内容项目 这一部分包括 编制单位 责任者