职场新人之办公沟通个人形象礼仪.ppt

职场新人之职场办公礼仪 易犯的办公室礼仪毛病 上下班礼仪 1 上班礼仪提前5 10分钟到办公室整理办公区域准备好当天必需的文件和办公用品为上司准备好茶水和同事微笑点头问好 准备迎接新的一天 2 下班礼仪下班时推迟10分钟离开办公室 当同事和上司离开办公室时 要和他们微笑告别 说 明天见 把手里当天没有处理完的事情处理完 关掉电脑等办公设备 切断电源 锁好抽屉 文件柜 最后一个离开时要关灯 锁门 办公环境礼仪 1 公共办公区不在公共办公区吸烟 不扎堆聊天 不大声喧哗 节约水电 饮水时 如不是接待来客 应使用个人水杯 减少一次性水杯的浪费 饮水时不要将水洒到地毯上 如有条件 用餐需到指定地点 不许在办公区域内用餐 尤其不允许在营业厅用 不得擅自带外来人员进入办公区 会谈和接待安排在洽谈区域 2 个人办公区办公桌位清洁 无可视灰 桌面码放整齐 非办公用品不外露 当有事离开自己的办公座位时 应将座椅推回办公桌内 下班离开办公室前 使用人应该关闭所有机器的电源 将台面的物品归位 锁好贵重物品和重要文件 办公电话礼仪 1 打电话 拨打前 时间与时机的选择得当 谈话对象的选择准确 重要的内容应在打电话之前用笔写出 接通后 对相识的人 简单问候即谈主题 对不相识的人 先讲明自己的身份 目的再谈问题 拨打中 表达全面 简要扼要 有的公司规定交谈时间一般不超过3 5分钟 需谈论机密或敏感话题时 电话接通后要先问对方谈话是否方便 交谈中如有事情需要处理 要礼貌告知对方 以免误解 未讲清的事情 要再约时间并履行诺言 情况处理 如所找人不在 应委托他人说明原由 主动留言 联系方式和自己姓名 记住委托人姓名 致谢 电话铃响三声之内接听电话 拿起话筒后 首先要问好 然后自报家门 如果目前的工作确实非常重要 要向来电者说明原因 表示歉意 并约一个具体时间 到时候自己再主动打过去 假如对方所找的不是你 接电话时要尽可能问清事由 避免误事 如自己无法处理 应该认真的记录下来 在没有授权的情况下 不要随便说出对方所要找的人的行踪 私人手机号码 如果遇到对方拨错号码时 不可大声怒斥 或用力挂断电话 应礼貌告知对方 2 接电话 3 电话备忘的6W2H WHO WHOM WHEN WHERE WHAT WHY HOW HOWMUCH 4 新人接听电话小技巧 别轻易说出上司在场或有空 也不要轻易让上司接听电话 先弄清对方的身份和用意 尽量不要使上司受无意义的电话打扰 但对于自己不了解的人或事情不能轻易表态 尤其是否定 应有不拒绝任何可能的机会的意识 上司如果不在场 要有礼貌地请对方留言 不要简单的回绝对方 上司如不接电话 应该设法圆场 不让对方感到难堪和不安通话时如果有他人进来 应该点头致意 如果需要与同事讲话 应讲 请您稍等 然后捂住话筒 小声交谈接听时 一般由最低职位的职员接听 私人手机使用基本礼仪 置放到位遵守公德保证畅通重视私密确保安全 勿让手机变 手雷 电子邮件礼仪 用准 用好电子邮件 公文写作 在内容方面 有一个最大原则 KISS KeepItShortandSimple 即确保商务往来中的电子邮件内容简短 简单 表达清晰 在语气方面 基本上商业电子邮件还是一个商业信件 所以语气要尽量保持正式和尊敬 内容和格式要相符 避免写太多情感的东西 因为电子邮件没有正式信件那么正式 很多人就可以很放松地随便写写 甚至在没有思考周到前就发走 然后又后悔发得太快 外出办公基本礼仪 需要离开办公室时应向主管上级请示 告知因何事外出 用时多少 联系方式 若上级主管不在 应向同事交代清楚 出差在外时 应与主管领导保持经常性联系 一般应保持每天联系 如遇到住处变动 手机打不通 E mail无法联系时 应及时告诉公司以提供其它联系方式 职场新人之职场沟通礼仪 保密级别 合协一家内部分享资料分享人 盒爸分享日期 2010 09 10 职场新人的沟通困惑 在工作中与你可能不喜欢的人起共事 怎么办 我们倾向于判断一个我们喜欢或不喜欢的人 但我们需要的是理解不同风格的人而非判断 我们也需要理解为什么其他人这么看我 你最合得来和你最头疼的人之间有何区别 即你为什么与前者沟通得好而与后者沟通不好 常见沟通的五种途径 上下级间沟通与合作平级间沟通与合作部门间的沟通与合作同公司外部合作伙伴的沟通与合作同供应商的沟通与合作 与上级沟通的要点 尊重 思考 反馈 要拥有良好的向上沟通的主观意识埋头拉车 抬头看路 尊重换位思考寻找对路的向上沟通方法与渠道要善于研究上级领导的个性与做事风格 根据领导的个性寻找到一种有效且简洁的沟通方式是沟通成功的关键 当沟通渠道被外因所阻隔要及时建立起新的沟通渠道 掌握良好的沟通时机 善于抓住沟通契机 不一定非要在正式场合与上班时间 也不要仅仅限于工作方面上的沟通 偶尔沟通沟通其他的方面的事情也能有效增进你与领导的默契 平级沟通要点 欣赏 鼓励 清晰准确 平级关系是一种横向关系 组织机构中具有相对等同职权地位的人之间 既没有奖的手段 也没有罚的权限 彼此平级的共事者 没有 应该 和 必须 只有相互帮忙和愿意帮到什么程度 尽多大力 或者相互推诿和以邻为壑 跨部门沟通要点 不给别人添麻烦 图书 柜子 相机 钥匙 办公室卫生间的卫生纸没有了怎么办 对公司流程制度不清楚 该怎么了解 客户沟通要点 自信 专业 主动 客户至上 事先预演 扮演角色 对待供应商 结果与礼貌同样重要 说话的艺术 说得有艺术与说清楚同样重要 说什么没有听众感受到什么重要 听众是谁 听众的习惯思维是什么 听众当时是否有情绪 用好的方式说话 比说好话重要 设计用加法说话 用好的方式说话 比说好话重要 结构层次肢体语言 说什么没有听众感受到什么重要 合适的敬语恰当的激励充分的价值 职场新人之个人形象篇 保密级别 合协一家内部分享资料分享人 盒爸分享日期 2010 09 10 行头买对了吗 莫将商务休闲装当正装 行头买对了吗 礼服是正装 但不经常穿 最保险且实用的选择 西装 黑色 深灰色 深蓝色 衬衫 白色 白色 白色或亮蓝 领带 灰 蓝 绿 灰 绿 黄 蓝 灰 黄 排扣与体型扣子 口袋裤长 袖长与领长商务与时尚 规则长度单色 条纹 花纹 配饰等 颜色 长度 材质 男人看表 女人看包女人看头 男人看腰 饰物佩戴原则 1 以少为佳2 同质同色3 符合习俗4 注意搭配 男士西装及配饰 1 搭配西装的衬衣 颜色应与西装颜色协调 在正式场合 一般选择亚光质地的纯色衬衣 2 与西装配套的衬衫要求是硬领式的 必须挺括整洁无皱褶 尤其是领口 3 西装穿好后 衬衫领应高出西装领口1 2厘米 衬衫袖长应比西装上装衣袖长出1 2厘米 4 在正式场合 不管是否与西装合穿 长袖衬衫的下摆必须塞在西裤里 袖口必须扣上 不可翻起 5 系领带时衬衣领口扣子必须系好 不系领带时衬衣领口扣子应解开 男士形象完善时间 脸部 胡子有没有刮 是否清洁 头发 长度 整洁吗 西装 平整吗 扣子扣对了吗 衬衫 领子与袖口有污迹吗 领带 是否搭配得当 长度 指甲 是否太长 有没有污垢 鞋子 是否擦亮 袜子 长度 颜色 味道 仪容仪表 仪容仪表八问 男 行头买对了吗 莫将商务休闲装当正装 行头买对了吗 莫将亮丽当追求 商务人士会挑什么款 女士套装的基本要求 颜色 套装黑色 藏青色 灰褐色 灰色和暗红色 精致的方格 印花和条纹也可以接受 衬衫 与套装相匹配就可以了 白色 黄白色和米色与大多数套装都能搭配鞋 正式的场合不穿凉鞋 后跟用带系住的女鞋或露脚趾的鞋正式场合着丝袜 肉色 黑色 深灰色 避免三截腿 不穿黑色皮裙不穿无袖装和超短裙不穿带明显图案的裤装 那双更能帮助年轻女同事显得成熟 稳重 长期站立 气场 自信 史密斯夫妇 专业形象之服饰选择 三色原则TPO原则服饰搭配 由深入浅代表着时髦由浅入深象征着传统三一定律 鞋子外套公文包 T代表时间 季节 时令 时代P代表地点 场合 职位O代表目的 对象 画龙点睛协调整体 女士发型 女士在职业场合可以留各式长短发 但发型不能过于奇特 如果留的是长发 在正式的商务工作中需要束起来或者盘于脑后 看看那些职场上的女中豪杰 姜瑜 杨澜 卡莉 短发也可能娱乐 但这是商务人士的禁忌 烫还是不烫好 披着还是扎起来 女士形象完善时间 发型 是否得体 发夹是否过于华丽 化妆 是否适合 服装 长度 衣扣 胸针 是否端正 指甲 是否太长 有没有污垢 颜色 鞋子 颜色 样式 是否清洁 袜子 长度 颜色 弹性 首饰 是否朴素 大方 仪容仪表 仪容仪表八问 女 保持口气清新 在职业场合 如果与人交谈时口中散发出难闻的气味 会使对方很不愉快 自己也会很难堪 建议在参加重要活动之前 尽量不要吃刺激性食物 在正规的交际场所也不能当众嚼口香糖 香水的选用 办公室香水的选择标准是 清新淡雅 在办公室的长期相处中 能保持干净 亲和 充满活力的好状态 在办公室中 最受欢迎的男香香调是木质辛香调 最受欢迎的女香香调是清新的花香 果香调 香水的使用方法 1 涂抹将香水涂抹在手腕 颈部 耳后 臂弯里 等有脉搏跳动的部位 这样香味随着脉搏跳动 肢体转动而飘溢散发 也可将香水喷洒于腰部 髋关节 这是为了让余香更持久 脚踝处也可喷洒香水 这样可使香味飘散更自然 2 喷洒香水还可以喷在衣服上 这时一般多是喷于内衣 外衣内侧 裙下摆以及衣领后面 还可以把香水向空中轻轻喷几下 在头顶形成一片香雾 让香氛轻轻撒落在身上 散发出怡人的气息 识别眼神 双目生辉 显示心情愉快 充满信心双方交谈时 注视对方的眼鼻之间直盯对方是失礼行为游离不定的目光传递你心神不宁双方缄默不语时 不要再看对方当别人说错了话或显拘谨时 请马上转移视线 眼神运用 双眼平视前方 下颚微微内收 颈部挺直 稍带微笑 双肩自然放松端平且收腹挺胸 但不显僵硬 双臂自然下垂 处于身体两侧 右手轻握左手的腕部 左手握拳 放在小腹前 或者置与身后 脚跟并拢 脚呈 V 字型分开 两脚尖距约一个拳头的宽度 或双脚平行分开 与肩同宽 仪态礼仪 男士站姿 头部抬起 双眼平视 下颚微微内收 颈部挺直 稍带微笑 双肩自然放松端平且收腹挺胸 但不显僵硬 双臂自然下垂 处于身体两侧 将双手自然叠放于小腹前 脚跟并拢 脚呈 丁 字型或者 V 字型站立 仪态礼仪 女士站姿 练习 自我站姿训练要领 九点靠墙 后脑 双肩 臀 小腿 脚跟九点紧靠墙面 并由下往上逐步确认姿势要领 女士脚跟并拢 脚尖分开不超过45度 两膝并拢 男士双脚分开站立与肩同宽 立腰 收腹 使腹部肌肉有紧绷的感觉 收紧臀肌 使背部肌肉也同时紧压脊椎骨 感觉整个身体在向上延伸 挺胸 双肩放松 打开 双臂自然下垂于身体两侧 使脖子也有向上延伸的感觉 双眼平视前方 脸部肌肉自然放松 坐姿的基本要领 双眼平视 下颌内收 双肩自然下垂 躯干竖直 表情自然亲切 目光柔和 嘴微闭 体现出文雅 稳重 大方的美感 坐垫位置 正式场合的坐姿 行姿基本要领 双目平视前方 收颌 表情自然平和 两肩平稳 双臂以肩关节为轴 前后自然摆动 手臂外开不过不过30度 前后摆幅大约30 40厘米 上身挺直 收腹立腰 重心稍前倾 脚尖朝前 不向内或向外 行姿是一种动态美 轻盈 稳健的行姿 反映出积极向上的精神状态 行姿自我训练方式 双肩双臂摆动训练 身体直立 以身体为柱 双臂前后自然摆动 注意摆动要适度 纠正双肩过于僵硬 双臂左右摆动的毛病 步位 步幅训练 在地上画 条直线 行走时检查自己的步位和步幅是否正确 纠正 外八 内八 及脚步过大 过小的毛病 顶书训练 将书本置于头顶 保持行走头正 颈直 目不斜视 纠正走路摇头晃脑 东张西望的毛病 走姿综合训练 训练行走时注意各种动作的协调配合 最好配上节奏感较强的音乐 注意掌握好走路时的速度并保持身体平衡 双肩摆动对称 动作协调 蹲姿 站在所取物品的旁边 蹲下屈膝去拿 而不要低头 也不要弓背 要慢慢地把腰部低下 两腿合力支撑身体 掌握好身体的重心 臀部向下 一脚在前 一脚在后 两腿向下蹲 前脚全着地 小腿基本垂直于地面后腿跟提起 脚掌着地 臀部向下 男士两腿间可留有适当的缝隙 女士则要两腿并紧 穿旗袍或短裙时需更加留意 以免尴尬 礼姿训练 鞠躬礼点头礼 行鞠躬礼时 首先要心诚 而且要注意以下几点 1 两脚并拢 不要分开 2 头要正并且随着身体向下而自然向下 脖子也不要伸得过长 3 行鞠躬礼时 是弯下腰部 上体保持一条直线 脖子不能弯 4 鞠躬前目光要自然面对受礼者 弯腰时 目光自然向下 不要在行礼时趁机左顾右盼 鞠躬完毕后 目光还要注视对方一会 方可移开 不开鞠躬没完 目光已经看向别处 5 鞠躬时 双手可以合拢 自然放在身前并弯下身子 当表示格外的敬意时 双手要放在身体两侧 6 戴帽时 应脱帽行鞠躬礼 右手握住帽沿 将帽取下 左手自然下垂 在办公室 电梯等办公场所的举止 电梯礼仪 1 在拥挤的电梯内 当电梯门开启时 站在门口的人应该先出去 以免挡着后面要出电梯的人 2 先让电梯里面的人出来 然后外面的人再进入电梯 不要硬往电梯里面挤 3 走进电梯后 应该给别人让地方 先上的人站在电梯门的两侧 其他人站两侧及后壁 最后上的人站在中间 4 当带着客人进办公楼时 应扶着电梯门让客人先上 下电梯时 根据你所站位置 应该先下 然后为客人扶着门 让客人下 并指明该往哪个方向走 5 在电梯中不小心触碰到别人要马上道歉 6 在电梯内不要大声讨论事情或大声笑闹 7 在写字楼上班 每天都和同一个大厦的人一起乘坐电梯 会经常遇到一些熟悉的面孔 进出电梯时说一句问候语 可以增加亲和力 提升形象指数 行进间 1 多人同行时 走在最前方的是长辈或职位较高者 而其右后方次之 资历较浅者应行于左后方 2 同行时 应让女士行走较安全之一侧 对待长辈和职位较高者也是一样 3 行进到需要开门进入的场所时 男士或职位较低者应先快步向前开门 并等同行的女士或职位较高者通过门口之后再通过 4 上楼时 男士应该让女士或长者走在前面 下楼时 男士应该走在前面 5 搭乘自动扶梯时 应保持良好姿势 并握住扶手 靠边站立 让出一侧的通过给急需快速通过的人 在国内是靠右边站立 在英国等国家是靠左边站立 6 如果几人同时搭乘自动扶梯 不要并排站立把扶梯占满 应该遵循靠边站立的原则 若携带大件物品 可以放在自己前面 称谓礼仪 A 姓 职称 职务等徐教授 郭厂长 爱德华公爵B 姓名彭华 吴兰 大卫麦肯锡C 泛尊称先生 女士D 职业称 泛尊称司机同志 秘书小姐 议员先生 正式场合 称呼中三忌 一忌无称呼语 如说 那个穿红大衣的过来 那个背包的别走 二忌用 嗨 喂 等字称呼人 如 嗨 靠边点 喂 帮我个忙 三忌不用尊称叫人 如把老大爷叫 老头 把某某叫 秃头 等 介绍礼仪 介绍的顺序 握手的礼仪 尊者先伸相站距离3S 握手的禁忌 不要用左手女士社交可带薄纱手套 男士决不可带任何手套握手时不可戴墨镜不可另一只手拿着东西或插在口袋里不可一边握手一边和他人交谈 手套式握手死鱼式握手 握手的力度 握手的手位 名片的递送 乘车礼仪 小轿车的座位 如有司机驾驶时 以后排右侧为首位 左侧次之 中间座位再次之 前坐右侧殿后 前排中间为末席 主人亲自驾车 坐客只有一人 应坐在主人旁边 若同坐多人 中途坐前座的客人下车后 在后面坐的客人应改坐前座 女士登车不要一只脚先踏入车内 也不要爬进车里 需先站在座位边上 把身体降低 让臀部坐到位子上 再将双腿一起收进车里 双膝一定保持合并的姿势旅行车以司机座后第一排即前排为尊 后排依次为小 其座位的尊卑 依每排右侧往左侧递减 接待 拜访 接待礼仪 预约 一定先确定时间 地点及接待人员 应给全联系方式 准备 准备会议室 通知内部与会人员 准备会议文件等 避免延误接待 接待突然来访 除确有急事或有必要外 一般应礼貌的告知对方空余时间再来或再约定时间 有约来访 主方接待人员引导客人到接待区入座 主方应请客人坐在远离门口或面对门口的一端 如主方使用屏幕 白板做演示 应使客户面对屏幕 一定要准备饮用水或饮料 饮用水随时给客户蓄满 如果是饮料应先争得客户的同意再给他添加 告辞会谈结束后 专人引导客人离 并将客人送到公司门口 感谢客户的来访 告辞 引导的礼节 引路 在走廊引路时在楼梯间引路时途中要注意引导提醒客人 应走在客人左前方的2 3步处 引路人走在走廊的左侧 让客人走在路中央 要与客人的步伐保持一致 引路时要注意客人 适当地做些介绍 让客人走在正方向 右侧 引路人走在左侧 下楼梯时带路走前半步 尊者在高位 上楼梯时带路者在后半步 尊者在高位 拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势 并提醒客人 这边请 或 注意楼梯 等 拜访礼仪 联系拜访 确定访问目的 约定时间 地点 告知对方到访人员的姓名和身份 确认拜访 提前一天确认访问 若有变化 应尽早通知对方 准备 出行前再次检查所需的名片 公司材料 会谈文件等料 应检查是否携带笔 本等记录用品 赴约 准时赴约 最好留出几分钟时间检查衣着 发型 如有可能 见客户前应进洗手间检查整理衣服 发型 重要约会应提前5分钟到达 结束拜访 致谢 重要会面应在结束以后写一封感谢函或会议纪要 或两者兼有 特别是重要的销售会面 会务工作流程图 会前 会务工作 会务工作流程图 会中 会务工作流程图 会后 小型会议室椭圆形回字形 字型长方形 中型会议室半圆型 课堂型 大型会议室礼堂型 众星拱月型 尊位 会场的布置 主席台主席台的布置一是对称 二是要简化 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中 然后先左后右 由前至后的顺序依次排列 场内其他人员的座次安排横排法 竖排法 左右排列法 会场内外的布置 会标 会徽 台幕 标语 桌签 坐签 色调 灯光 气味 旗帜 花卉 会谈桌 主方人员 1 客方人员 5 2 3 4 4 5 3 2 1 门 竖式横式 投其所好量力而行富有特色应景应时恰如其分 送礼的讲究 把小礼品送出大学问 精明强干 善于交际 什么都不缺 判断可能喜欢个性化定制 虚荣的礼物 领导的心腹 会办事 圆滑 判断喜欢实用的礼物 任劳任怨 听从领导指挥 有想法但缺乏上进勇气 很顾家 疼爱女儿 刚刚提拔上来的副科 气质不错 注重仪表 判断喜欢有品位的礼物 中餐宴请的尊位确定 单桌宴请宴请为多桌 代表尊位 宴请礼仪 中餐宴请的桌次排序 由三桌或三桌以上的桌数所组成的宴请 情况一 情况二 中餐宴请的座次排序 异性双主人 代表主方 代表客方 中餐宴请的座次排序 同性双主人 代表主方 代表客方 中餐宴请的座次排序 单主人 代表主方 代表客方 中餐餐具及使用 筷子 小看板 筷子使用禁忌1 不 品尝 筷子 2 不 跨放 筷子 3 不 插放 筷子 4 不 舞动 筷子 5 不 滥用 筷子 中餐餐具及使用 匙 使用匙时要注意下列四点事项 1 使用汤勺是要用右手 右手执筷同时又执汤勺是最忌讳的 2 用勺子取用食物后 应立即食用 不要把它再次倒回原处 3 若取用的食物过烫 不可用匙将其折来折去 也不要用嘴对它吹来吹去 4 食用匙里盛放的食物时 尽量不要把勺子塞人口中 或反复吮吸它 中餐餐具及使用 湿巾 如果是比较讲究的中餐 会为每位用餐者上一块湿毛巾 湿巾能用来擦手 绝对不可用以擦脸 擦嘴 擦汗 擦手之后 应将其回盘中 由侍者取回 有时 在正式宴会结束前 会再上一块湿毛巾 与前者不同的是 这次它只能用来擦嘴 也不宜揩脸 抹汗 中餐餐具及使用 水盂 水盂 也就是盛放清水的水盆