总经办工作职责及岗位描述2017(改)

西安高科电气科技有限公司西安高科电气科技有限公司 Xi an GaoKe Electric Technology Co Ltd 文件名称 1 总经理办公室岗位描述 2 总经理办公室人员岗位描述 撰写单位 西安高科电气科技有限公司总经办 版 本 第 1 版 执行日期 2017 年 2 月 18 日 合计页数 共 14 页 1 西安高科电气科技有限公司西安高科电气科技有限公司 总经理办公室工作职责总经理办公室工作职责 部门名称部门名称 总经理办公室 直接上级直接上级 董事长 总经理 主管副总经理 一 总经办工作目标一 总经办工作目标 1 对内 做好联结领导和基层的桥梁 统筹协调各部门工作 上情下达 起到沟通作用 监督检查公司各项规章制度的落实情况 维持公司良好的工作秩序 对外 认真筹划完成各种外务活动 做好 各种接待工作 积极树立企业对外形象 2 保证组织对人力资源的需求得到最大限度的满足 最大限度 地开发与管理组织内外的人力资源 促进组织的持续发展 维护与激 励组织内部人力资源 使其潜能得到最大限度的发挥 使其人力资本 得到应有的提升与扩充 总之既要考虑组织目标的实现 又要考虑员 工个人的发展 强调在实现组织目标的同时实现个人的全面发展 二 总经办工作职责二 总经办工作职责 A A 行政管理职责 行政管理职责 1 坚决服从总经理的统一指挥 认真执行其工作指令 一切管 理行为向决经理负责 2 严格遵守公司规章制度 认真履行其工作职责 3 协助总经理做好各部门 各层次的协调工作 保证各部门工 作的顺利进行 保证各部门目标与公司总体目标的和谐统一 4 做好信息的收集整理与调查研究 为管理决策层提供参考资 料 5 负责公司各项规章制度及 2 有关文件通知通告等文书的起草 打印 复印 分发 6 负责汇总公司年度综合性资料 草拟公司年度总结 工作计 划和其它综合性文稿 及时择写总经理发言稿和其他以公司名义发言 文稿审核工作 7 督促检查会议决议 制度 文件等的执行情况 并及时反馈 给上级领导 8 负责公司行政文书的处理 做好收支的登记 传递 催办 归档 立卷的登记 打印 存档 以及行政文书档案的管理工作 负 责对各部门文书资料收集归档管理工作 进行业务指导 9 协助参与公司发展规划的拟定年度经营计划的编制和公司重 大决策事项的讨论 10 负责收发以公司名义的对外文件 信函 电传及信件以及报 刊订阅 分发工作 11 负责公司各种印鉴 文印统一制作及管理工作 开具公司一 切对外证明及介绍信 12 负责公司内部会议的通知传达及外部会议的组织会务工作 13 建设企业文化 并负责对外宣传 14 负责管理所有办公设备 制定办公用品 办公设备的采购计 划 控制管理费用 不断降低办公成本 15 负责公司日常办公事务及来宾接待工作 16 负责组织全公司员工大会工作 开展年度总结评比和表彰活 动 17 负责公司所有车辆的调配和安全管理 18 完成公司领导交办的其他工作任务 B 人力资源管理职责 人力资源管理职责 1 进行人力资源的策划 确定公司开发利用人力资源的目标政 3 策 策略 2 设计 推行及改进人事管理制度及作业流程 并确保其有效 实施 3 负责公司人员招聘 录用 调配 组织应聘者进行面试 笔 试等考核及有关调查工作 4 负责员工考勤审核 办理病事假和加班换休手续 5 负责员工工资 奖金 福利等的方案的起草 核算和管理 6 负责员工档案的收集 鉴别 归档和保管 7 负责拟定公司员工教育培训计划 组织员工进行职前教育培 训 在职教育培训 协调各部门的专业培训 8 负责公司员工的业绩考核评估工作 核准各部门奖 惩动议 执行公司奖惩决定 并监督其执行情况 9 协调各部门之间 员工与公司之间及员工之间的关系 以增 强企业凝聚力 提高工作效率 三 总经办工作流程三 总经办工作流程 1 行政管理 文件制度的起草 分发及执行 根据领导意愿起草文档 领导 审阅 打印 下达各部门 后期执行情况的监督 公司印鉴 证书及资质管理 各部门使用印鉴 证书或资质 务必填写用途 部门领导签字 总经办负责人签字 总经理审 批后方可使用 劳动纪律的定期检查 每月不定期安排工作人员到各部门进行 检查 公司通报批评 重者经济罚款 内部会议管理 向相关人员下达会议时间 地点 保整会议 地点的整洁 安排好参会人员的座位顺序 维持会场秩序 4 外部会议管理 传达上级公司的会议议题 时间 地点 做 好组织工作 如为组织者 事先做好筹划工作 办公用品的采购管理 每月 8 号前各部门递交有部门领导签字 的计划表 总经办统计 交由主管领导审批 货比三家 低价 采购 签字领取 中途不再另行采购 车辆调配及安全管理 本着节约的原则 公司车辆统一调配 根据车辆使用情况合理控制油费 部门负责人申请用车 总经办派车 司机须严格按照派车单的地址行车 公司环境卫生管理 管理部门以部门为单位轮流值日 其他部 门定期检查 2 人力资源管理 招聘 各部门递交招聘岗位的申请书 主管领导同意 总 经理审批 组织招聘 面试考核 试用 转正审批 经考核后用人部门提出试用合格申请 总经办通 知书写转正申请 部门部长签字 部门领导审批 办公室审批 设定薪资 总经理审批通过 公司内部调动 总经办出调令 调出部门负责人签字 工 作交接 调入部门负责人签字 办公室确认新岗位的薪资等级 总经理批准 办公室备案 新部门报到 注 必须是调动申请得到总经理批准后 方可按上述程序操作 请假管理 3 天以内的 含节假日 部门负责人签字 主管 领导批准 办公室备案 休假开始 休假结束 办公室销假 3 天以上 含节假日 部门负责人签字 主管领导审核 总经理 批准 办公室备案 休假开始 休假结束 办公室销假 解除劳动关系 终止试用 辞职 辞退 提前解除劳动合同等 5 当事人办理交接完成 用人部门负责人签字 分管领导审核 财务部相关手续办理 总经办审核 总经理审批 注 如属解聘须提交解除的书面材料及相关的证据 员工调薪管理 部门负责人提议 分管领导签字 总经办 确认薪资等级 总经理批准 总经办存档 注 由高到低调整当月执行 由低到高调整 次月执行 员工外出培训 部门负责人签字 分管领导审核 总经办 确认 总经理批准 备案 签订培训协议 工资发放 各部门每月 8 号之前将上月考勤及员工个人考核情 况交总经办 总经办在 15 号前完成工资核算 18 号前完成各级 审批手续交财务部 社会统筹金的管理 每月 5 号前做人员增减变动申报 申报签 字批准后交财务 福利制度的管理 根据公司经营状况节日发放福利 总经办 确认公司人员名单 造表总经理审批 发放 降温取暖费次年底 总经办根据考勤情况造表发放 试用期员工不享受公司福利 四 最终工作效果四 最终工作效果 1 参谋作用 主要表现在 第一 在决策形成过程中 在帮助 领导全面了解基层情况 确定工作方向和重点 范围及程度上发挥参 谋作用 第二 在决策实施过程中 在帮助领导及时了解工作进展情 况 审时度势 强化控制上发挥参谋作用 第三 在决策实施过程结 束后 在帮助领导正确总结经验 进行新的决策活动上发挥参谋作用 2 承办作用 一是来自上级部门的 主要是指上级领导部门交 付的事项 如信息反馈 工作总结等 最终做到认真对待 按期完成 6 二是来自公司领导的 组织 指挥和管理完成各项工作任务 三是来 自各部门的 根据实际情况处理各部门的各种非经营性事务 一丝不 苟 一办到底 落到实处 3 全面管理作用 一是文书撰稿 校对 印制 收发登记 立 卷 归档等全年无大错 印章证书安全使用 不滥用 会议安排 车辆调配 安全使用 对外接待 办公用具采购领用以及为公司员工 提供生活服务等等 事无巨细 认真操办 办公室真正成为公司各项 工作的枢纽 4 协调作用 抓好纵向协调 横向协调和内部协调 上下级之 间关系流融洽 上令下行 下情上晓 上下紧密配合 步调一致 5 人力资源方面最终达到获取 整合 保持与激励 控制与调 整的作用 7 总经办岗位描述总经办岗位描述 岗位名称 总经办主任岗位名称 总经办主任 直接上级 总经理 主管副总经理直接上级 总经理 主管副总经理 直接下级 副主任 人事专管员 行政专管员 前台直接下级 副主任 人事专管员 行政专管员 前台 工作职责工作职责 1 全面主持总经办的工作 推行高效合理 科学有序 严密周 到的管理办法 2 协调和规范公司生产经营中各项工作流程 程序 3 协调各部门的工作关系 保证各部门 所属各公司工作的顺 利进行 4 4 掌握公司各项管理工作动态 总结和推广先进经验和典型 提高公司整体管理水平 5 执行由总经理办公会批准下发的各类文件 制度 并落实到 各公司 各部门 6 经常组织和参与调查研究 抓好信息收集工作 向总经理传 递和反馈各方面有价值的信息 为公司领导决策和指导工作 提供可行性依据 协助总经理提高决策的民主化 科学化水 平 7 建立和健全各岗位和工作标准 负责员工考核和各类人员的 职务升降 工资调整 内部调配等工作 制定和签订劳动合 同 监督做好员工工资考核的汇总及统计工作 8 负责公司员工的招聘 培训 奖惩 为公司领导提供员工任 免决策依据 9 根据公司生产经营状况 8 结合对员工实际考核结果 拟定和研究合理的薪资方案和福 利制度 10 根据公司生产经营管理的需要 设计公司的组织机构和人员 编制 做好劳动定额和定员工作 合理配置人力资源 1111 设计 推行及改进行政人事管理制度及作业程序 并确保其 有效实施 使公司人力资源得到合理使用和开发 1212 执行员工纪律管理和奖惩管理 妥善处理员工投诉 1313 办理员工的入职 调配 辞退 辞职相关手续 拟定或组织 拟定公司各项规章制度 文件 通知 通报等 1414 负责策划 组织 实施公司纪念日庆典活动 各种展会等工 作 1515 负责劳动合同的签订和管理 1616 负责企业文化建设 塑造企业形象 1717 负责收集和整理公司员工合理化建议和意见 及时向公司领 导反映 并将公司领导的批示传达到员工本人 1818 负责审定办公用品的采购计划 控制费用的支出 降低办公 成本 1919 督导做好所有办公设备的维护 各种档案管理督导本部门的 安全工作 2020 负责董事长 总经理交办的临时性工作 9 岗位名称 总经办副主任岗位名称 总经办副主任 直接上级 总经办主任直接上级 总经办主任 工作职责工作职责 1 协助总经办主任处理行政人事相关工作 2 做好公司内部文件资料的收集 立卷 归档 保管工作 外 来文件的登记 传阅 归档 保管 3 负责公司各种印鉴 证照等的统一管理工作 开具公司一切 对外证明及介绍信 4 做好公司办公用品 劳保用品 节日礼品等的发放工作 5 联系对外广告宣传 制作名片 工装及工号牌等相关事宜 6 协助负责月度工资 中层绩效核算及年度管理技术人员绩效 工资的核算工作 7 负责公司每年一度的股东会议及年终总结会的联系组织实施 8 负责公司每年降温费 取暖费的核算发放 9 负责联系公司办公设施的维护事宜 10 检查公司员工仪容仪表 督导员工注意个人形象 10 11 做好女工劳保的统计和发放 12 负责每月对接建材公司人力资源部各类人事报表的填报 1313 负责策划 组织 实施公司纪念日庆典活动 各种展会等工 作 1414 负责企业文化策划和实施 塑造企业形象 15 完成董事长 总经理及办公室主任临时交办的其他工作 岗位名称 人事专管员岗位名称 人事专管员 直接上级 总经办主任直接上级 总经办主任 工作职责工作职责 1 协助总经办主任处理行政人事相关工作 2 负责员工入职 实习 调配 辞退 辞职相关手续的督促办 理 3 3 负责员工个人信息资料及劳动合同的签订和管理 4 负责公司各部门员工招聘需求的调研和编制招聘计划并负责 实施 5 负责新入职员工培训的组织实施和安排 6 负责新入职员工个人情况及工作状态的跟踪 7 负责公司每季度团费的收缴工作 8 负责对接建材总办及人力部每月上报公司人事月报及四条好人 好事工作 9 负责外聘员工住房公积金的缴费管理及人员异动手续办理 10 负责公司全体员工个人 11 信息台账的完整及准确性 并定期更新 11 协同负责公司文化墙的设计 规划及定期更换内容 12 协助负责其他外联事宜 13 完成董事长 总经理及办公室主任临时交办的其他工作 岗位名称 行政专管员岗位名称 行政专管员 直接上级 总经办主任直接上级 总经办主任 1 协助办公室主任 副主任处理行政相关工作 2 负责全公司的考勤 环境卫生的检查工作 定期或不定期对 各部门考勤及办公区域卫生检查 并督导卫生不达标的部门 限期进行整改 3 负责公司每月及年度考勤的统计和汇总工作 收集和分类保管 请假条及换休单 对员工年休假按工龄进行台账管理及核准 4 负责每月公司各部门办公用品的盘点 统计 拟定办公用品 的采购计划 购买及发放 并负责公司办公用品的管理 5 负责办理公司午餐补助的汇总统计审批 手机通讯费用造表 报销手续 12 6 负责通知公司级会议的召开 每周各部门会议计划的