物业公司档案编制分类

物物物物业业业业管管管管理理理理公公公公司司司司 档档档档案案案案分分分分类类类类编编编编制制制制方方方方案案案案 戴戴戴戴德德德德梁梁梁梁行行行行物物物物业业业业管管管管理理理理有有有有限限限限公公公公司司司司 谨谨谨谨呈呈呈呈 物业管理档案分类编制方案物业管理档案分类编制方案 为加强规范物业管理档案科学化 标准化 现代化管理 特制订以下编制方案 1 术语 类目 是档案分类的基本单位 是构成档案分类的主要成分 用以表示某一类档 案的概述 类号 是类目的标识符号 用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序 2 类目设置 1 设 8 个一级类目 详见后表 37 个二级类目 2 一级类目 二级类目按本 方案 规定设置 3 三级和三级以下类目由物业管理公司根据实际情况自行设置 3 标识符号 1 本方案采用阿拉伯数字编号制 2 上位类目和下位类目代码之间用 隔开 案卷号与上位类目之间有 隔开 4 编号结构形式 编号结构形式采用五段制 编号由左到右排列 各段均用阿拉伯数字表示 一至 四段之间用 隔开 四至五段之间用 隔开 第一段 为卷宗码 第二段 为一级类目代码 用 1 8 表示 第三段 为二级类目代码 用 01 08 表示 第四段 为年度码 用四位阿拉伯数字表示 第五段 为案卷流水码 物业管理档案编号结构 X X XX XXXX XXX 卷 宗 码 一 级 类 目 代 码 二 级 类 目 代 码 年 度 码 卷 宗 流 水 码 例 1 1 01 200 0 001 第 一 号 卷 宗 物 业 管 理 类 物 业 管 理 文 件 2 0 0 0 年 第 一 份 卷 宗 5 保管期限 短期 15 年 长期 50 年 永久 地籍产权终止日 物业管理档案一级类目分类编号表物业管理档案一级类目分类编号表 一级类目编号备注 物业管理类 1 经营管理类 2 物业接管类 3 户主入住类 4 设备 设施类 5 维修 维护类 6 声像类 7 会计类 8 一 一 物业管理档案类目代号表物业管理档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称 类号 类目名称 文件形成部门 01 物业管理文件物业管理部 02 业主自治管理物业管理部 03 物业管理服务物业管理部 04 投诉和处理物业管理部 05 保卫 保安管理保安部 06 消防 安全管理保安部 07 清洁 绿化管理物业管理部 1 物 业 管 理 类 08 社区文化管理物业管理部 一 一 物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表物业管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目二级类目 类名类号类名类号 文件材料归档基本范围保管 期限 1 物业管理单位营业执照 税务登记证明长期 2 物业管理单位资质证书长期 3 物业管理费收费许可证长期 4 物业管理的法规 法例长期 5 物业管理委托 服务合同长期 6 物业管理单位年度计划长期 7 物业管理单位有关规定长期 8 物业管理单位用房 租房的请示 批示长期 9 房屋勘丈平面图 租金计算表 计算公式 汇总表 房屋情况统计表 长期 10 物业管理费用申请 请示 批复长期 11 物业租赁情况报告 市场调查材料短期 物 业 管 理 文 件 01 12 其它 1 业主代表大会形成的文件长期 2 业主委员会章程 公约 合同长期 3 业主委员会的决定长期 4 历届业主委员会名单长期 5 物业维修基金使用管理情况长期 6 业主的意见 建议及处理情况短期 业 主 自 治 管 理 02 7 其它 1 物业设备运行服务产生的文件材料长期 2 保洁服务产生的文件材料短期 3 保安服务产生的文件材料长期 4 物业维修 更新费用 财务管理形成的文 件 长期 5 有偿服务收费标准短期 物 业 管 理 服 务 03 6 其它 1 投诉处理程序长期 2 投诉处理意见短期 投 诉 和 处 理 043 其它 1 保安管理制度长期 2 保安培训考核记录长期 3 突发时件处理报告长期 4 停车场管理制度长期 物 业 管 理 类 1 保 卫 保 安 管 理 05 5 其它 1 消防管理制度长期 2 消防演习长期 3 火灾应急方案长期 消 防 安 全 管 理 064 其它 1 清洁 绿化管理制度长期 2 清洁 绿化服务标准长期 3 绿化总平面图长期 4 清洁 绿化整改文件材料短期 清 洁 绿 化 管 理 075 其它 1 社区文化活动长期 2 会所管理制度长期 物 业 管 理 类 1 社 区 文 化 管 理 08 3 其它 二 经营管理档案类目代号表二 经营管理档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称类号类目名称文件形成部门 01 经营决策办公室及有关部门 02 计划统计办公室及有关部门 03 物资管理行政人事2 经 营 管 理 类 04 财务管理财务部 二 经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 二 经营管理档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目 二级类目 类名类号类名类号 文件材料归档基本范围保管 期限 1 关于经营决策性文件永久 2 关于经营管理的计划 总结 报告长期 3 关于经营管理的统计报告长期 4 履行经营管理合同的检查报告短期 经 营 决 策 01 5 其它 1 关于计划统计工作的规定 通知长期 2 召开的计划 统计会议文件短期 3 有关计划统计工作的请示 报告及相关批 复 意见 短期 4 关于计划统计工作的年度计划 总结长期 5 公司对有关计划工作的签报 批示短期 6 编制的中长期报表 分析报告长期 7 计划完成情况统计报表 分析报告长期 8 各种合同协议书长期 计 划 统 计 02 9 其它 1 关于物资管理的规定 制度长期 2 关于物资的采购计划短期 3 关于物资管理台帐长期 物 资 管 理 03 4 其它 1 财务工作制度 规定 实施办法长期 2 财务工作计划 总结 报表长期 3 各项财务收支计划 经费的请示和批复长期 4 关于外汇管理 贷款 集团购买 经费等 规定 办法 通知等 长期 5 验资评估 咨询证明长期 6 年 季 月财务分析 总结长期 7 管理处关于财务工作请示 报告与公司批 复 意见 长期 8 财务年报 长期 9 各类经济合同 长期 经 营 管 理 类 2 财 务 管 理 04 10 其它 三 物业接管档案类目代号表 三 物业接管档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称类号类目名称文件形成部门 01 基本建设竣工档 案 建设单位 3 物 业 接 管 档 案 02 接管验收档案物业管理单位 三 物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表 三 物业接管档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目二级类目 类名类号类名类号 文件材料归档基本范围保管 期限 1 土建基础主体部分长期 2 土建打桩部分长期 3 土建钢结构部分长期 4 土建水 卫安装部分长期 5 土建电力安装部分短期 6 土建通风与空调安装部分长期 7 土建电梯部分短期 8 外墙部分短期 基 本 建 设 竣 工 档 案 01 9 竣工图长期 1 物业全面接管通知单长期 2 项目批准文件永久 3 用地批准文件永久 4 建筑执照永久 5 房屋产权证永久 6 房屋土地固定资产清单长期 7 物业变更注销通知单长期 8 接管变更注销物业回报单长期 9 房屋查勘记录永久 10 转让协议 合同永久 11 房屋勘丈平面图永久 12 组合计算表 计算公式永久 13 房屋情况统计表长期 14 房屋设备设施清单长期 15 接管验收合格凭证长期 16 接管验收检查中发现的问题和整改 方案 整改结果 长期 物 业 接 管 档 案 3 接 管 验 收 档 案 02 17 其它 四 户主入住档案类目代号表 四 户主入住档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称类号类目名称文件形成部门 住宅 写字楼 商 场业户资料 物业管理部 4 户 主 入 住 类 门 牌 号 单 元 号 出售 出租资料物业管理部 四四 户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表户主入住档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目二级类目 类名类号类名类号 文件材料归档基本范围保管 期限 1 业户资料长期 2 入户通知单长期 3 单元验收单长期 4 遗漏工程跟进表长期 5 入住手续办理单短期 6 业主公约长期 7 入户资料签收单短期 8 业主入户所交费用一览表长期 9 领取钥匙单长期 10 住宅装修申请表短期 11 装修管理规定长期 12 装修施工人员登记表短期 住 宅 写 字 楼 商 场 业 户 资 料 门 牌 号 单 元 号 13 其它 1 商品房出售合同永久 2 业主身份证复印件永久 3 商品房认购书永久 4 商品房出售会签单永久 5 商品房用地面积表永久 6 公证书永久 7 产权证永久 8 房屋价目表长期 9 租赁合同长期 10 租户身份证复印件长期 11 业主委托协议书长期 12 房屋调整协议书长期 13 降租 续租 退租协议长期 14 欠租 催交租金来往公函长期 15 法院审理判决材料短期 户 主 入 住 档 案 类 4 出 售 出 租 资 料 门 牌 号 单 元 号 16 其它 五 设备设施档案类目代号表 五 设备设施档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称类号类目名称文件形成部门 01 供电设备 02 电信设备 03 电梯设备 04 供水设备 05 空调设备 06 消防设备 07 办公设备 08 机械设备 09 运输设备 5 设 备 设 施 类 10 智能化系统设备 供 货 商 单 位 移 交 五 设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表 五 设备设施档案类文件材料归档范围及保管期限表 一级类目二级类目 类目类号类名类号 文件材料归档基本范围保管期限 1 供电设备台帐 图纸长期 2 设备安装运行 岗位责任制长期 3 设备测试 检查保养 运行 记录管理制度 台帐 长期 4 事故处理情况短期 供 电 设 备 01 5 其它 1 电信设备安装运行 图纸长期 2 电信设备安装运行 岗位责 任制 长期 3 电信设备测试 检查保养 运行记录管理制度 台帐 长期 4 事故处理情况短期 电 讯 设 备 02 5 其它 1 备件清单长期 2 安装调试检验记录移交书长期 3 电梯维护使用说明书长期 4 电梯安装手册长期 5 部件安装图 线路图长期 6 购买合同长期 7 维修保养合同 签报长期 8 电梯运行 维修记录 改装 和报废的文件材料 长期 设 备 设 施 类 5 电 梯 设 备 03 9 电梯安装质量评定表长期 10 电梯安全验报告长期 11 其它 1 备件清单长期 2 安装调试检验记录移交书长期 3 维修使用说明书长期 4 安装手册长期 5 部件安装图 线路图长期 6 购买合同长期 7 维修保养合同 签报长期 8 运行 维修记录 改装和报 废的文件材料 长期 供 水 设 备 04 9 其它 1 备件清单长期 2 安装调试检验记录移交书长期 3 维修使用说明书长期 4 安装手册长期 空 调 设 备 05 5 部件安装图 线路图长期 6 购买合同长期 7 维修保养合同 签报长期 8 运行 维修记录 改装和报 废的文件材料 长期 空 调 设 备 05 9 其它长期 1 备件清单长期 2 安装调试检验记录移交书长期 3 维修使用说明书长期 4 安装手册长期 5 部件安装图 线路图长期 6 购买合同长期 7 维修保养合同 签报长期 8 运行 维修记录 改装和报 废的文件材料 长期 消 防 设 备 06 9 其它 1 购置合同长期 2 使用 维修说明书长期 3 合格证 质保书等长期 4 使用 维修记录长期 5 开箱验收清单短期 办 公 设 备 07 6 其它 1 设备购置申请 批复长期 2 设备购置合同 协议长期 3 设备装机图 零件图长期 设 备 设 施 类 5 机 械 4 设备安装使用维修说明书长期 5 设备电路图长期 6 设备测试安装记录长期 7 设备安全 操作规程长期 8 设备合格证 质保书长期 9 设备运行 检修记录长期 设 备 08 10 其它 1 购置合同长期 2 使用 维修说明书长期 3 合格证 质保书长期 4 使用 维修记录长期 5 验车单长期 6 图纸长期 运 输 设 备 09 7 其它 1 设备购置合同长期 2 设备租用文件材料长期 3 设备使用维修说明书长期 4 设备合格证 质保书等长期 智 能 化 设 备 10 5 智能化设备使用维修记录长期 6 设备开箱验收清单长期 7 设备监控 通讯 自动办公 系统网络图 长期 8 有关信息数据磁盘 光盘备 份 监控录像磁盘 长期 9 水 电 电话 网络等电收 手费记录 长期 设 备 设 施 类 5 智 能 化 设 备 10 10 其它 六 维修 维护档案类目代号表 六 维修 维护档案类目代号表 一级类目二级类目 类号类目名称类号类目名称文件形成部门 01 房屋维修工程部 02 公共设施 维修 工程部 6 维 护 维 护 类 03 设备维修工程部 六 维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限 六 维修维护档案类文件材料归档范围及保管期限 一级类目二级类目 类名类号类名类号 文件材料归档基本范围保管 期限 1 房屋维修合同长期 2 房屋维修 维护申请单 报修单 委托书 长期 3 房屋维修 维护计划 批准文件长期 4 房屋维修 维护质量验收文件长期 5 房屋维修 维护预算 结算文件短期 6 图纸长期 7 房屋维修 维护制度长期 8 房屋维修 维护记录短期 房 屋 维 修 维 护 01 9 其它 1 公共设施维修申请单 委托书长期 2 公共设施维修计划 批准文件长期 3 公共设施维修质量验收文件长期 4 公共设施维修委托施工文件 长期 5