公司公文管理规定

公司公文管理规定公司公文管理规定 1 总则 1 1 为提高公文处理工作的效率和质量 使之规范化 科学化 制度化 结合公司 以下简称公司 实际工作情况 特制 定本规定 1 2 公司综合部是公文的归口管理部门 负责建立健全公文工作制度 加强公文的统一协调与管理 按期进行汇总分析 保证公文处理工作高效运转 1 3 公司综合部负责公文处理工作 具体岗位人员应忠于职守 廉洁正派 保密观念强且具备相关公文专业知识 1 4 公文处理指公文的办理 管理 整理 立卷 归档等一系列相互关联 衔接有序的业务工作 1 5 公文处理应坚持实事求是 精简 高效的原则 做到及时 准确 安全 规范 公文由综合部统一收发 分办 传递 用印 立卷 归档和销毁 1 6 公司各类发文在有效期内均实行受控管理 所谓受控文件就是指有效文件 有效文件是指正在执行的指导和布置公司 工作的文件 有效文件分两类 一是有效的业务指导性文件 二是有效的工作安排性文件 明确文件的有效性并通过受控 的方式管理公文 是防止各级部门出现执行无效文件的主要措施 2 公文种类及使用范围 2 1 公司的公文种类主要有 命令 令 决定 决议 通告 报告 请示 通知 通报 批复 函 会议纪要等 2 2 各类公文使用范围 2 2 1 命令 令 适用于采取重大或强制性措施嘉奖或惩戒管理权限内的有关人员 撤销公司不适当的决定等 2 2 2 决定 决议 对重要事项或重大行动做出的安排 用 决定 经过会议讨论通过 并要求贯彻执行的事项 用 决议 2 2 3 通告 适用于在一定范围内向员工或者往来单位公布应当遵守或者需要知晓的事项 2 2 4 通知 适用于发布规章制度 包括规定 办法 章程 规程 细则等 和措施 传达上级部门的指示 要求下级部门办理或者需 要知晓的事项 转发上级部门 同级部门和不相隶属部门的公文 批转下级部门的公文 印发公司领导的讲话 人事任免 事项等 2 2 5 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 2 2 6 报告 适用于向上级部门汇报工作 反映情况 提出意见或建议 回复上级部门询问或交办事项的处理结果 2 2 7 请示 适用于向上级部门请求指示 批准的事项 2 2 8 批复 适用于答复下级部门或相关部门的请示事项 2 2 9 函 适用于平级部门之间或不相隶属部门之间相互商洽工作 询问和答复问题 2 2 10 会议纪要 适用于记载和传达会议情况和议定事项 2 3 公司的公文类别主要包括 2 3 1 公司文件 格式一 公司的发字文件文种代号为 甬博字 xxxx xxx 号 公司人事劳资配备单独发文字号 发文字号为 甬人资字 xxxx xxx 号 2 3 2 公司批件 格式二 公司批件文种代号为 甬批字 xxxx xxx 号 2 3 3 公司函件 格式三 公司函件文种代号为 甬函字 xxxx xxx 号 2 3 4 公司传真电报 格式四 公司传真电报文种代号为 甬传字 xxxx xxx 号 2 4 签报 作为内部文件 是各部门向公司主管领导请示或报告工作的一种形式 签报 要纳入公文一体管理 签报 必须由 主办部门负责人亲笔签名 签报 原件只报一份 交综合部登记编号后送公司主管领导批示 或由公司主管领导根据情况分 送其他领导批示 公司领导批阅的原件由综合部登记 复印后将复印件退各部门 综合部保留原件 并存档 各部门须妥 善保管 并按公司领导批示要求落实有关工作 3 公文格式和行文规则 3 1 公文一般由秘密等级 保密期限 紧急程度 发文单位标识 发文字号 收文单位标识 收文字号 标题 主送单位 正文 附件说明 成文日期 文件编号 印章 主题词 抄送单位 印发单位等部分组成 3 1 1 涉密公文应当根据密级分别标明 绝密 机密 秘密 绝密 机密 还应当标明份数序号 公文是否定为密级文件由 拟稿部门和综合部根据公文内容共同掌握 3 1 2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明 特急 急件 3 1 3 发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称 3 1 4 发文字号应当包括单位代字 年份 序号 3 1 5 公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类 一般应当标明发文单位 3 1 6 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或者规范化简称 统称 主送单位置于标题之下 正文之上 顶格 排列 有些不便于在首页列出主送单位的公文 如决定 决议 会议纪要 法规性文件等 主送单位可以写在公文末页抄 送单位之前 主送 抄送 内部发送单位一律用全称或规范的简称 3 1 7 公文如有附件 应当在正文之后 成文时间之前注明附件顺序和名称 3 1 8 公文除会议纪要外 应当加盖印章 3 1 9 公文成文日期以负责人签发日期为准 3 1 10 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位 应当使用全称或规范化简称 3 1 11 公文用纸一般采用国际标准 A4 型 210mm 297mm 左侧装订 3 2 公文行文要按照隶属关系和职权范围行文 一般不越级行文 因特殊情况 必须越级行文时 应同时抄送越过的机关 3 3 公司发文行文规则 3 3 1 凡是对公司外发文 公司发布指令 决定 决议 颁布规章制度 管理办法和操作规程等用 电字或 电函字 3 4 上行文 报告 请示等 应根据内容写明主送单位 如需同时发送其他单位 还应写明抄送单位 请示 应坚持一文 一事 一般只写一个主送单位 请示 不得抄送下级单位 3 5 报告 中不得夹带请示事项 3 6 精简公文 对可发可不发的和能用电话 面谈等方式解决问题的事项 不要行文 4 发文办理 4 1 发文办理是指以公司名义制发公文的过程 包括拟稿 会签 核稿 签发 校对 印制 用印 登记 分发立卷 存 档等程序 4 2 拟稿 拟稿一般按照职能部门分工负责的原则和日常工作程序 谁主管谁主办 涉及两个部门以上的事项 应以一个 部门为主 与有关部门协商一致后再办理行文 4 2 1 草拟公文应当做到 4 2 1 1 符合党和国家的方针 政策 法律 法规和上级机关的有关规定 4 2 1 2 情况属实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清晰 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 4 2 1 3 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应先引标题 后引发文字号 公文中的数字除成文日期 部分结构层次 序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外 其它应当使用阿拉伯数字 4 2 1 4 公文结构层次数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 4 2 1 5 应当使用国家法定计量单位 4 2 1 6 公文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现 时注明准确的中文译名 4 2 1 7 公文呈批要按照 公司发文稿纸 见附件一 要求 详细 准确填写有关内容 4 2 1 8 公文拟稿应采用 A4 纸型 同时必须提供电子版文件 会签 核稿 签发必须用钢笔 签字笔书写 签名应写清 姓名 日期 4 2 1 9 对公司重大事项或涉及多个部门 又需有关部门配合解决的事项 主办部门应先征求相关部门意见 再签报主办 部门的分管领导审阅 分管领导根据情况签署是否发文或提出处理意见 如公司主管领导批示发文 则由主办部门草拟文 稿 4 3 公文审核 4 3 1 公文审核实行层层负责制 拟文部门负责人要严格把关 对所拟公文进行初审 对发文的必要性 文稿内容 文内 数字的真实性 准确性负责 并签名后送综合部 4 3 2 各类发文在送综合部后 由综合部负责核稿把关 4 3 2 1 核稿工作要求 审核文稿与已发文件的口径是否一致 审核文稿内容是否需要行文 审核文稿内容是否符合有关 政策 审核文稿内容部门间的一致性 审核文稿中所提解决问题的意见 办法 措施是否切实可行 审核文稿格式是否符 合有关规定 文字表达是否准确精练 专用术语和人名 地名 引文是否正确 标点使用是否正确 文字书写是否规范 审核公文主送 抄送单位 内部发送范围是否恰当等等 4 3 2 2 综合部预对文稿做大的改动 应征求主办部门的意见 对不合格的文稿 综合部有权退回拟稿部门进行修改 4 3 2 3 发文需会签的 应由拟文部门送有关部门会签后 再交综合部核稿 根据来文拟办的文稿 必须把来文原件附在 文稿后 4 4 发文编号 打印 校对 盖章 分发 4 4 1 公文打印 编号由综合部负责 密级公文要指定专人打印 并根据先急后平 先上报后下发 先公文后资料的原则 进行安排 急件随到随办 4 4 2 公文校对由拟稿人或拟稿部门负责 属于密级的公文和上报的各类报表均由经办人亲校 要求做到准确无误 校对 人如发现原稿有问题时 应及时与有关人员联系 未经签发人同意不得随意改动 4 4 3 公文盖章按 公司印章管理暂行办法 办理 4 4 4 公文分发 公文发放范围由拟稿人提出 公司相关领导审核确定 发放公文时要在 公司文件发放登记表 见附件 一 上登记领用部门 并要求领用部门的经办人签名 凡发出的公文 要严格登记手续并进行编号 注明密级 邮寄地点 单位要书写准确 封闭要严密 绝密文件还要在封口处加盖封章 4 5 公文的更改 4 5 1 公文的更改应由文件原起草部门拟定文件修改稿或补充稿 经部门负责人审核 交综合部核稿后 报公司主管领导 签发 4 5 2 文件修改稿或补充稿应在原文件受控范围内发放 即保证修改后的文件发放到所有拥有原文件及原文件复印件的各 级机构和部门 5 收文处理 5 1 公文收文一般包括分发 登记 拟办 批办 送阅 传阅 承办 督办 立卷归档 销毁等程序 5 2 分发 凡署名公司的正式公文 会议文件 重要资料及信件 由综合部负责分发 署名部门的收件 由部门签收和处 理 署名领导的收件 送交领导本人收处 5 3 登记 有关部门 单位的正式公文 领导参加的各种会议的文件 及有关部门的重要资料由综合部人员采用 收文登记 表 对来文时间 单位 文号 标题 承办单位等进行登记 并填制 文件呈批阅办表 见附件二 5 4 拟办 综合部确定专人负责公文拟办工作 由综合部人员填制 文件呈批阅办表 后 即送拟办人提出拟办意见 经综 合部负责人阅审后 由综合人员按拟办意见统一传送 拟办工作从收到公文起 一般不得超过二小时 拟办人不在时 直 接送办公室领导阅处 急件和限时办理的公文 应随到随登记 随拟办 随送批 随送办 5 4 1 传阅卷由拟办人根据公司部门职责提出拟办意见 确定传阅顺序 经综合部负责人阅审后 由综合人员按拟办意见 先送公司领导传阅 再送有关部门传阅 5 4 2 涉及两个以上部门处理的请示件公文 由主办部门提出处理意见 协办部门会签办理 再送主办部门公司主管领导 批示 涉及公司发展的重大事项请示 由主办部门提出处理意见 协办部门会签后 先送主办部门公司主管领导 再送总 经理批示 5 5 送阅 传阅 和处理 5 5 1 公文送阅的范围 公司领导 以及其他相关的阅文部门 5 5 2 公文传阅 综合人员要根据批办 送阅栏中签署的阅文公司领导和阅文部门 用送文方式进行传阅 上级有关重要 文件及 绝密 机密 文件 应采取保密措施直接送总经理阅示 5 5 3 领导阅批公文和各部门在阅完公文后 均应在 文件呈批阅办表 有关栏目签上姓名和时间 5 5 4 公文要求处理的事项由主办部门办理 办完后应在 公文呈批阅办表 中写明处理结果 5 5 5 请示件公文主办部门必须明确提出处理意见 会签部门明确表示意见后报主办部门公司主管领导批示 5 6 立卷归档 收处的公文办结后 应将收文 文件呈批阅办表 办理结果的文件底稿立卷归档 6 公文的处理时限 承办和催办 6 1 公司综合部从收到文件到送阅的处理时限为一个工作日 对拟发文稿的处理 包括核稿 审核 公司领导阅批和打印 发送 其时限一般为二个工作日 6 2 各部门的处理时限 对传阅件来文 传阅部门的处理时限一般为一个工作日 请示件来文 主办部门的阅办时限一般 不超过二个工作日 会签部门的阅办时限一般不超过一个工作日 对转发的文件 直接转发的公文 主办部门的拟文时限 为一个工作日 转发公文需研究相应措施 或结合本公司实际提出贯彻方案的 主办部门的拟文时限为二个工作日 上述 公文处理 如有特殊情况可适当延长 但急件要随时处理 7 公文归档 7 1 公文办结后 综合部收集整理文件 文件底稿 附件及有关的签报 批示等附属材料 按规定立卷归档 7 2 分工立卷的具体方法 7 2 1 与外单位联合办理的公文 原件由主办单位立卷 7 2 2 本公司各类发文 以及以公司名义召开的会议文件 部门发文等文件的原稿 定稿 正本由综合部立卷 7 3 部门公文材料立卷程序 部门公文材料立卷程序包括 案卷类目的编制 文件的平时归卷 7 3 1 案卷类目的编制 各部门文书管理人员应根据本部门工作情况和任务 按照便于管理 查找 利用的原则制定本部门的案卷类目 对具有保 存价值的文件及时收集 归档 7 3 2 文件的平时归卷 根据案卷类目的条款名称 为每一条款准备一个卷夹 文件处理完毕 立卷人员根据文件所针对的条款