现代化管理方法在合同管理中的配套应用

1 现代化管理方法现代化管理方法 在合同管理中的配套应用在合同管理中的配套应用 公司主要从事复合管及配套管件的生产 销售工作 2001 年 1 月 5 日注册成立 公司现有员工 397 人 资产总额 28000 万元 具有年产钢骨架塑料复合管 750 多公里的生产能力 但是公司成 立时间短 各项规章制度还有待于进一步的建立和完善 其中合同 管理是企业管理的一个不可缺少的重要组成部分 它是企业取得 经济效益的桥梁和纽带 但同时也是产生纠纷的根源 轻信 口头 承诺 的君子协议 使用非格式合同文本 或对相关合同人员监控 不到位 都可能引发合同纠纷 因而采取有效的管理方案堵塞合同 管理漏洞 是企业管理中的重中之重 针对我公司合同签订行为不 规范 合同管理制度不完善 合同履约率不理想的现状 为维护公 司的经济利益和合法权益 保障公司生产经营活动的有序进行 我 们积极探讨 寻求科学合理的合同管理方案 旨在为企业合同管理 找到一种便捷 高效的方法和途径 通过把目标管理 全面质量管 理和 ABC 管理法结合 经过方案设计 实施 监控 收到了良好的 效果 一 应用现代化管理方法的构想 为了提高经济合同管理水平 改善经济合同管理现状 我们把 目标管理 全面质量管理和 ABC 管理法配套应用于合同管理 具 本构想如下 我们认为并不是有了工作才有目标 而是相反 有了目标才能 确定每个人的工作 如果一个领域没有目标 这个领域必然被忽视 因此管理者对一项工作的管理必先确定目标 然后对其有效分解 2 转变成各个部门以及个人的分目标 最后由管理者对目标的完成 情况进行考核评价和奖惩 目标管理就是这样一种方法 它是在一定时期内组织活动的 期望成果 是组织使命在一定时期的具体化 是衡量组织活动有效 性的标准 因此只有各个员工 各个部门的工作对组织活动做出期 望的贡献 组织目标才可能实现 所以如何使员工 各个部门积极 主动 想方设法为组织的总体目标努力工作是管理活动有效性的 关键 目标管理与传统的管理方法相比 有鲜明的特点 一是重视人的因素 它是一种参与的 民主的 自我控制的管 理方法 也是一种把个人需求与组织目标结合起来的管理方法 目 标分解之后 部门或个人在承诺目标和被授权之后是自觉 自主和 自治的 二是在目标分解过程中权 责 利三者已经明确 这使目标方 向一致 环环相扣 相互配合 形成统一的目标体系 只有每个员 工完成了自己的分目标 整体工作的总目标才有完成的希望 三是重视成果 目标管理以制定目标为起点 以目标完成情况 的考核为终结 工作成果是评定目标完成程度的标准 也是人事考 核和奖评的依据 至于完成目标的具体过程途径和方法 管理者并 不过多干预 则在目标管理方法下 监督的成分很少 因此我们基于其重视成果的特点把目标管理应用于合同管理 中能有效的对经济合同的签订率和履约率进行控制 但是任何一项管理方法都不可能是完美的 则我们在运用过 程中必须客观分析其优势 劣势 扬长避短 才能真正收到实效 首先目标管理对组织内易于度量和分解的目标会带来良好的效果 有助于改进组织结构的职责分工 启发了自觉 调动了职工的积极 3 性 主动性 但是目标管理的哲学假设不一定都存在 其所依据的 Y 理论认为在目标明确的条件下 人们能够对自己负责 这是过于 乐观的假设 在实际中是有 机会主义本性 的 尤其在监督不力的 情况下 因此许多情况下目标管理所要求的承诺 自觉 自治气氛 难以形成 此方法应用于合同管理这种情况也会不同程度的出现 影响到管理效果 因此 我们用另一种管理方法 全面质量管理 来弥补目标管理过程控制的弱点 全面质量管理是通过 PDCA 循环对管理过程的各环节及出现 的质量问题进行分析 预防和控制 其 PDCA 循环不仅适用于质 量管理活动 而且适用于人们一切有目的的实践活动 此循环把整 个工作过程划分为互相紧密联系而顺次进行的四个阶段 通过不 断循环 促进工作的不断改善和提高 全面质量管理的特点是 它 不仅包括产品质量还包括工作质量 管理过程全面 其渗透到工作 过程的各个阶段 各个环节 同时参加管理的人是全面的 是全员 性的 管理方法也是综合多样的 它不只针对结果进行检验 重点 对管理过程进行预防和控制 通过把目标管理和全面质量管理结合运用解决了合同管理中 目标的制定 分解 并做到了对实施的全过程进行控制 但是任何 事情都有主次 轻重 合同管理也不例外 我们基于合同标的额的 大小分为一般合同与重大合同 这样就根据不同的情况进行分类 管理 在实际工作中采取保证重点 照顾一般的方法 这样才能使 整个管理过程取得事半功倍之效 ABC 管理法就是对经济活动进 行分析和加强管理的一种方法 它又叫分类管理法或重点管理法 凡属可按不同指标进行相关数据分析的 都可以采用这一方法 以 掌握重点 区别对待 进行科学的管理 因此 合同管理中我们基 4 于合同标的将其分为一般合同与重大合同进行分类管理 以上三种现代化管理方法应用于合同管理的思路图如下 图 一 二 应用现代化管理方法的实施 一 应用全面质量管理对合同管理工作进行问题分析 以 利于目标的制定与实施 年初 我公司成立合同管理小组 对以前年度的合同管理工作 中存在的问题与不足进行全面分析 经过我们的综合调查和诊断 共查出合同条款 合同审查 规章制度 相关人员能力等几个方面 都不同程度的存在问题 其中合同审查是合同管理中存在的主要 问题 针对主要问题我们综合分析原因如下 合同审查存在问题原因分析图 图二 5 合合 同同 审审 查查 存存 在在 问问 题题 制制度度实实质质审审查查 不统一 不规范 深度不够 缺少培训 客观因素 未集中管理 审批不严 不完善 执行力度不够 形形式式管管理理 员工认识 流程不畅 针对以上合同审查存在问题的原因 我们主要采取了以下措 施进行纠正和完善 1 针对合同形式方面的问题 我们按照有关法律 法规的要 求统一制定合同文本格式 规定涉及合同部门今后所签合同一律 使用统一合同文本 否则不予审查通过 并对合同文本统一编号 填写合同台帐 统一管理 实现了合同形式的规范化 2 实质审查方面 我们加大合同管理力度 力求今后对每项 合同都在资质 履行能力 信誉等方面进行全面审查 必要时进行 实地调查 以维护公司的合法权益 最大可能的减少公司的损失 3 管理方面 加强对合同相关人员的合同知识培训 提高业 务能力 完善合同审批手续及流程 实行合同管理 一枚章 制度 委托授权制度 公司对外签订合同 统一使用公司合同专用章 并 填写 合同审批单 在分别落实计划 资金后 由合同主管部门对合 同的合法性 真实性及格式等进行认真审查后 送主管领导批准 6 方可由合同管理部门加盖合同专用章 这样能有效的堵塞合同审 批管理上的漏洞 4 加强 完善合同管理制度 制订切实可行的业务流程 使工 作程序清晰 职责明确 把合同管理制度 职责 流程以文件形式 下发到各部门 并组织召开研讨会进行学习 使其得到真正的贯彻 执行 二 应用目标管理方法制定合同管理目标并层层分解 责 任到人 以保证合同的签订率和履约率 我们以上的问题分析为合同管理目标的制定提供了依据 只 有明确合同管理的现状 才能制定出科学合理的目标 在合同管理 中 我们将目标的制定与运行分三个阶段进行 1 总目标的设置与分解 在此阶段 公司结合合同管理现状 并结合预计合同发生情况 制定了 2002 年合同管理工作总目标 提高业务能力 明确职责完 善流程 强化合同管理工作 合同签订率达 100 当年履约率 95 全年无合同纠纷 在明确了合同管理总目标之后 下一步按目标管理的要求进 行目标分解 在目标分解时我们采用 PDCA 循环法制定目标分解 表如下 7 序号 目标值 大庆油田长垣管业有限公司 2002 年合同管理目标分解表 注 为责任部门 为协办部门 为关联部门 P 计划D 实施 C 检查 阶段 A 总结评比 目标展开 销售 部 生产 部 物 资 部 财 务 部 经营 管理 部 办 公 室 技术 质量 部 研发 中心 生主 服务 部 后勤 保障 部 负 责 人 一 季 度 二 季 度 三 季 度 四 季 度 监督人检查内容结果评价人 1 合 同 签订率 100 1 00 1 00 1 00 1 00 合同 签订率 2 合 同 履约率 95 9 5 95 9 5 95 合同 履约率 3 合同相关 人员培训 100 100100100100100100100100100100 培训情况 及资料 4 报表 台 帐准确率 100 1 00 1 00 1 00 100 1 00 1 00 各 相 关 部 门 负 责 人 各部门 负责人 及合同 管理部 门 合同报表 台帐 合同管 理部 合同管 理小组 目标 内容 目标展 开部门 8 2 实施目标过程的管理 目标的实施是目标管理体系的一个重要环节 目标管理重视 结果 强调自主 自治和自觉 此处我们补允应用全面质量管理和 ABC 管理法并结合年初合同管理现状 对从合同签订到合同完全 履行的全过程的各个环节进行有效控制 并把合同按标的额的大 小划分为一般合同和重大合同 根据我公司生产经营实际情况 我 们的重大合同规定为标的额在 1000 万元以上的合同 在合同管理 过程中对其进行重点控制和管理 为了加强管理 我们成立了以经 营管理部 财务部为主体的目标控制小组 负责各部室的目标监督 控制工作 及时掌握各段的目标完成情况 并采取有效措施克服目 标实施过程中所发生的问题 以保证目标的顺利实施 利用以上两 种现代化管理方法所采取的具体措施如下 1 严格合同审查程序 A 合同承办部门首先提出意向或申请 由业务主管部门审查 是否有计划或其必要性 B 经业务主管部门审查后 由财务资产部进行审查 C 持上述部门会签的 合同审批单 拟好的合同草本以及相 关材料报经营管理部审查 经营管理部提出审查意见后 承办部门 即可持 合同审批单 报请公司副总经理 副总工程师 副总会计师 或总经理审批 D 重大合同或标的额在 1000 万元以上的其它合同 由承办 部门提出意向 填写 重大合同签订审批单 由公司总经理签署意 见 经公司法律顾问认可后报董事长审批 E 经公司副总经理 副总工程师 副总会计师 总经理或董事 长审批后 由经营管理部合同管理人员加盖公司合同专用章 9 F 公司总经理 副总经理 总工程师或总会计师直接负责的 项目需对外签订合同时 应责成相关业务部门具体办理审批 签订 手续 2 加强合同履行的检查监督 A 合同履行由合同承办部门负责 履行合同应当遵循诚实信 用原则 并根据合同的性质 目的和交易习惯履行通知 协助 保 密等义务 B 合同履行完毕后 要由合同承办部门及相关部门人员 合 同管理员 采购员 检验员 保管员 共同作出履约认证 并由合同 承办部门填制 合同履约认证单 载明合同项目是否按时 按质 按量全面履行 C 合同履行完毕后 由财务资产部根据 合同文本 和 对外付 款审批单 办理结算付款 销售公司产品的款项回收由销售合同承办人按有关规定办理 D 合同履行过程中 尽一切努力克服困难 保障合同的履行 如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更或解除合 同时 在有关法律 法规规定的期限内与对方当事人协商变更或解 除 并履行必须的手续 合同对方当事人提出变更或解除合同的 我们从维护公司合法权益的宗旨出发 从严控制 必要时 报董事 长批准 3 加强合同管理基础工作 A 经营管理部定期 不定期地采取不同方式对合同对方的资 质等基本情况以及合同标的价格进行调查 发现违规操作现象及 时处理 10 B 由公司经营管理部负责建立全公司的合同资料档案 合同 资料包括 合同文本 原件 合同审批单 合同履约认证单 合同台账 与签订合同有关的信件 电报 传真 电子邮件等 合同对方资质审查资料 主要有营业执照复印件 法定代 表人身份证明 法人授权委托书及资信证明等 C 物资部 销售公司等合同业务量较大的部门建立合同台帐 编制合同签订及履行情况报表 D 年终将履行完毕的合同的资料档案移交公司档案管理部 门存档 我们结合以上合同目标管理内容绘制合同目标管理控制流程 图如下 图三 合同目标管理控制流程图 图三 一般合同 5000元 以上书面 合同 重大合同 1000万 元以上 审 查审 批履 行加盖合同专用章 业务主管部门 签订合同的必要性 审查 财务部 1 资金是否落实 2 价格的合理性 审查 与经营管理 部一起 技术质量部 技术指标的审查 经营管理部 1 实质审查 合同 内容 标的价格等 2 形式审查 3 合同计划性审查 主管领导 20万元以下 合同 总经理 20万元以上 1000万元以 下合同 经营管理部 合同文本原件 经营管理部 鉴证或公证 根据需要 合同台账 合同统计报表 审 查审 批加盖合同专用章 存档 经营管理部 1 合同对方资质 审查 2 合同文本的初 步审查 公司法律顾问 1 合同的合法性 审查 2 合同的规范性 审查 总经理 合同的可行性审查 董事长 在 重大合 同审批单 上签署意见 履 行 相关部门 履行情况监督 合同承 办部门 经授权 档案室 11 3 总结与评估 目标期间结束 为了正确评价合同管理总目标完成情况 分目 标的责任都先进行自我评估 提交书面报告 然后由合同管理部门 进行分