秘书基础知识要点

秘书基础知识要点秘书基础知识要点 基础知识要点顾名思义就是比较重要的方面 下面是为你整理 的秘书基础知识要点 希望对你有用 秘书基础知识要点 1 应用文书的概念与制发 一 文书的含义与分类 1 含义 应用文书是各级机关 企事业单位 社会团体以及个 人处理事务中经常应用到的具有一定格式的文体总称 2 分类 1 行政公文 通用公文 党的机关独有 5 种 决议 指示 公报 条例 规定 行政机关独有 4 种 命令 公告 通告 议案 党政机关共有 9 种 通知 通报 决定 报告 请示 批复 函 会议纪要 意见 2 事务文书 传真稿 备忘录 请柬 邀请信 贺信 感谢信 启事 简报 会议记录 计划 总结 述职报告 讲话稿 3 商务文书 意向书 订货单 商品说明书 市场调查报告 招标书 投标 书 合同 可行性研究报告 二 通用公文的制发程序 包括 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发 1 草拟 1 人名 地名 数字 引文准确 2 结构层次序数 一 一 1 1 3 使用国家法定计量单位 4 公文的数字 除成文日期 部分结构层次序数和惯用的词素 的数字必须使用汉字 其余应当使用阿拉伯数字 2 审核 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求 3 签发 上行文应交由主要负责人或者主持工作的负责人签发 下行文或者平行文由主要负责人或者授权的其他责任人签发 应用文书的格式 一 通用公文的格式 一 通用公文用纸和印装规格 1 公文用纸 A4 纸 尺寸 210mm 297mm 2 公文页边与版心 天头 上白边 37mm 1mm 订口 左白边 28mm 1mm 版心尺寸 156mm 225mm 二 各要素标识规则 分为眉首 主体 版记三部分 1 主题词 先标类别词 再标类属词 主题词 用三号黑体字 居左顶格标识 词目用三号小标宋体字 词目之间空 1 字 坚持 谁办文 谁标 引 的原则 2 抄送 主题词下空 1 行 左空 1 字 用三号仿宋字体标识 名称中间用逗号 隔开 最后一个标句号 3 印发机关和印发日期 印发机关左空 1 字 印发日期右空 1 字 三号仿宋字 体 印发日期用阿拉伯数字标识 4 版记中的反线 版记中上各要素下均加一条黑色间隔横线 即反线 宽度同 版心 三 通用公文的特定格式 1 信函式 发文名称后不加 文件 两字 范文机关全称下 4mm 处为一条横线为武文 线 上粗下细 居下页边 20mm 处为文武线 上细下粗 2 会议纪要格式 会议纪要 第 期 XXXXXXX 办公室 X 年 X 月 X 日 应用文书的要素 一 材料 一系列的事实和依据 包括四个环节 材料的占有 鉴别 选择 使用 一 材料的占有 二 材料的鉴别 三 材料的选择 1 围绕主题选择材料 2 选择典型材料 3 选择真实准确的材料 4 选择生动新颖的材料 四 材料的使用 二 主题 要求 正确 深刻 新颖 集中 三 结构 一 内容 标题 开头 结尾 层次 段落 过渡 照应 1 开头的方式 概述式 目的式 开门见山式 引述来文式 2 层次 总分式 并列式 递进式 因果式 时序式 三段式 3 段落 提行式 条款式 篇段合一式 4 照应 首尾照应 文题照应 行文前后照应 5 结尾 强调式 期求式 希望式 说明式 禿尾 二 要求 严谨 自然 完整 统一 四 语言 一 标准 准确 简洁 平实 二 应用文书专用语言 1 开头用语 为了 根据 鉴于 目前 兹有 2 承启用语 根据 决定 为了 现决定 拟采取以下措施 经 研究 答复如下 3 引述用语 悉 收悉 4 批转用语 批示 阅批 审批 批转 转发 印发 5 称谓用语 我 贵 你 本 该 6 经办用语 经 拟 施行 审定 会议听取了 7 表态用语 不同意 不可 批准 8 结尾用语 1 请示 当否 请批示 2 函 请研究函复 请予复函 3 报告 请指正 请审阅 4 复函 特此专复 特函复 5 知照性公文 特此公告 应用文书的表达方式 一 叙述 1 六要素 时间 地点 人物 事件 原因 结果 2 叙述人称 第一人称 第三人称 3 叙述方式 顺叙 倒叙 二 议论 1 三要素 论点 论证 论据 2 类型 立论 反驳 3 方法 例证法 分析法 引证法 对比法 因果法 三 说明 1 方法 定义和表述 分类和比较 数字和图表 秘书基础知识要点 2 文书的拟写和处理 文书拟写 一 批转转发性通知 1 概念 批转 转发 印发公文的通知 2 类型 批转通知 转发通知 印发通知 3 拟写要点 标题 主动机关 正文 落款 成文日期 转发文件 原文 4 所有的批转转发性通知均附带文件 此类附带文件不属于附 件 二 报告 1 概念 汇报工作 反映情况 答复上级机关询问的公文 2 特点 汇报性 陈述性 3 报告与请示的区别 1 性质要求不同 请示必须答复 报告则不必 2 行文时限不同 事前请示 事后报告 4 类型 汇报工作报告 反映情况报告 答复询问报告 5 拟写要点 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 6 主送机关只有一个 若还需呈送其他上级机关 应采用抄送 形式 7 尾语 特此报告 专此报告 请审阅 请指正 8 报告不得夹带请示事项 三 请示 1 概念 向上级机关请求指示 批准的公文 2 特点 一文一事 请批对应 事前行文 3 类型 求示性 求批性 4 拟写要点 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 附注 5 请示只主送一个机关 逐级请示 语言温和谦恭 四 问答函 1 概念 不相隶属机关就工作问题进行询问或答复的函 2 拟写要点 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 3 尾语 请速回复 盼复 请予复函 即请函复 此复 特此专 复 特此函复 专此函告 五 简报 1 概念 国家机关 企事业单位 社会团体为汇报工作 交流 经验 反映情况 沟通信息 报道动态而编发的内部常用事务文书 2 特点 简 快 新 实 3 类型 工作简报 会议简报 动态简报 4 拟写要点 报头 报核 报尾 5 一事一报 切忌面面俱到 控制在 1000 字以内 XXXXXXXXXXXXXXX 公司 情况简报 第 x 期 XXXXX 办公室 XXXXX 党群部 XX 年 X 月 X 日 大写 编者按 xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx 标题 X 月 X 日 XXX 公司在 XXX 地方召开 XXXXXX 会议 会上 领导传达了 xxxxx 精神 XXXX 文件 以上为导语 XXX 领导作了重要讲话 提出 X 点意见 一 二 三 四 以上为正文 最后再次强调 XXXXXXXXXXXXXXX 结尾 送 XX 办公室 公司各部门 共印 30 份 以上为报尾 六 意向书 1 概念 当事人双方或者多方之间 在对某项事务正式签订条 约 达成协议之前 表达初步设想的经济意图和目的的意向性文书 2 特点 协商性 灵活性 简略性 3 结构 标题 文种即可 正文 导语 主体 分条款写明 结尾 未尽事宜 在正式签订合 同或者协议书时予以补充 尾部 意向书签订各方单位的名称 代表人姓名并加盖公章 私章和日期 一 通告 1 含义 公布社会各方面周知或遵守的事项的公文 2 与公告的区别 使用范围不同 公告 国内外 通告 国内社 会 宣布事项不同 公告 法定事项 通告 具体遵守周知事项 制发者不同 公告 国家权力机关和行政机关 通告 企事业单 位等 3 类型 制约性 告知性 4 拟写要点 标题 正文 发文缘由 通告事项 尾语 落款 成文 日期 5 与通知的区别 通知有特定的发文对象 通告没有 二 通报 1 概念 表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况的公文 2 类型 表彰通报 批评通报 传达通报 3 拟写要点 标题 主送机关 正文 发文缘由 通报事项 分析 决 定 号召要求 附件 落款 成文日期 4 与通知的区别 通知带有一定的指令性 三 决定 1 概念 对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及 人员 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文 2 特点 决策性 制约性 3 类型 指挥性 知照性 4 拟写要点 标题 主送机关 正文 发文缘由 决定事项 要求 附件 落款 成文日期 属于领导机关的决定 成文日期通常置于落款 下方 也可加括号置于标题下居中 属于会议通过的决定 加括号置 于标题下居中 常用形式 X 年 X 月 X 日 XXXX 会议通过 四 请批 批答函 1 含义 不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的公文 2 拟写要点 标题 主送机关 正文 发文缘由 函事项 尾语 请审查批 准 当否 请审批 此复 特此专复 特此函复 专此函告 落款 成文日期 五 计划 1 特点 针对性 预见性 2 结构 文章式 表格式 3 文章式计划写法 标题 文种 正文 前言 主体 结尾 尾部 4 语言简洁明了 朴实自然 表达方式以说明 叙述为主 行 文中不夹杂不必要的议论 六 总结 1 类型 综合性 专题性 2 拟写要点 标题 公文式标题或者非公文式标题 正文 前言 主体 结尾 尾部 3 注意事项 正确的指导思想 坚持实事求是 总结出规律性 的东西 分清主次 突出重点 语言简明 准确 七 述职报告 1 概念 各级机关 企事业单位 社会团体的各级领导干部及 管理人员 向上级管理机关陈述自己在任职期间履行岗位职责情况 的书面报告 2 特点 个人性 真实性 通俗性 3 拟写要点 标题 文种 称谓 各位领导 董事会 组织人事部 正文 开头 主体 履行职务的基本情况 所取得的成绩和实践经验 存 在问题和努力方向 结尾 以上报告 请领导们指正 落款 成文日 期 4 注意事项 实事求是 突出特点 语言简洁 八 讲话稿 1 特点 内容针对性强 语言平易通俗 交流具有互动性 2 拟写要点 开头 主体 结尾 九 市场调查报告 1 概念 对市场调查所获得的信息资料 进行整理 得出结论 提出采取行动的合理化建议之后撰写的书面报告 2 特点 针对性 真实性 典型性 时效性 3 拟写要点 标题 前言 正文 情况部分 预测部分 建议部分 尾部 4 注意事项 深入调查 充分占有材料 实事求是 十 招标书 1 概念 招标人利用投标者之间的竞争 从而达到优选投标人 的一种告知性文书 2 特点 明确性 竞争性 具体性和规范性 3 拟写要点 标题 秘书基础知识要点 3 收发文处理 一 缮印文书 1 含义 对文件进行抄写誊抄缮写和打字 油印 电脑打印以 及复印机复印等工作 2 要求 文字准确 字迹工整清晰 符合规定体式 页面美观大 方 不随意改动原稿 装订齐整牢固 注意保密 3 文件的缮印应该以定稿为依据 以签发批准的份数为准 不 能随意增减 4 工作程序 确定印制的文书 确定印制格式 完成印制 交付印制的文书 二 校对文书 1 含义 根据定稿对文件校样进行核