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文档简介

为了规范学生的管理工作 学校实行封闭管理 凡出入学校的学生都必须佩戴校牌 上千名学生的校牌如何才能高效完成 按照规定 每名学生的校牌上必须有班级 姓名和照片等信息 下面以 Word2007 为例 来说明操作步骤 一 准备照片和制作表格 将学生照片存放在一个或几个文件夹 如 D photo 中 分班存放更合理 更规范 然 后制作如图 1 所示的 Excel 表格 学生信息表 xls 小提示 表示照片文件的路径要用双斜杠 如 d photo 二 通过邮件合并 插入姓名 班级等信息 选择 邮件 开始邮件合并 邮件合并分步向导 命令 打开操作向导 选择 使用现有 列表 并单击 浏览 按钮 找到刚才生成的学生信息 Excel 图 2 选择收件人 本例中选择所有学生 单击 确定 按钮 图 3 通过页面设置 更改纸张大小 页边距等 并输入标题文字等内容 结果如图 3 所示 图 4 点击 插入合并域 选择 姓名 和 班级 三 使用插入域的方法插入照片 由于 Excel 表格中只有照片文件名 而不是照片本身 如果使用插入姓名 班级的方法来 插入照片 那么 只能显示文件名 而不是照片本身 因此 要插入照片 还必须使用插 入域的方法 图 5 单击 插入 面板中 单击 文档部件 中的 插入域 按钮 打开 域 对话框 插入 IncludePicture 域 并在 文件名或 URL 下面输入一个名称 随意取 无限制 如 photo 图 6 按 Alt F9 组合键显示域代码 该组合键的功能是在域代码和域对象之间切换 如果已经显 示域代码 则无需操作 结果如图 6 所示 图 7 选定域代码中的名称 photo 插入合并域中的 照片 按 Alt F9 切换到显示域对象 状态 用鼠标调整照片框的大小 图 8 选择 完成并合并 编辑单个文档 命令 出现 合并到新文档 对话框 选择记录 的范围 因为每张校牌占一页 如果电脑的性能不够好 可以分批进行 合并以后 生 成一个新的文件 此时 照片仍未显示 按 Ctrl A 键选定整个文档 按 F9 键 从而显示 照片 至此 大功告成 小结 此项工作的关键有几个 邮件合并
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