材料采购制度

材料采购制度材料采购制度 总则 为了进一步加强材料的管理和经营工作 提高工作效率 降 低工程成本 规范材料管理 采购 周转过程 增收节支 提 高企业经济效益 本着分清职责 保证材料正常供应的原则 现结合本项目的实际情况 经研究特制定本制度 第一条 工作职责 1 负责分公司自营项目所用材料 设备 租赁材料的采购供 应工作 汇总各部周转材料及使用材料计划 公司投标工 程材料的询价及报价 样品样本的收集 编制项目材料入 库物资验收登记簿 入库物资 大堆料 验收登记簿 劳 务分包主要消耗核算表 收集材料信息 加强公司材料设 备 材料出入库 盘点 材料记帐及各项目材料成本的核 算 进行工程材料的管理与控制 及时反映各个工程材料 的实际支出 盈亏 2 负责并监督在施工过程中能多次周转使用及辅助材料的采 购 运输 调拨等工作 负责办理转卖和报废的统计等前 期工作 3 负责对工程施工过程中项目所使用材料的询价报价 样品 样本的收集 建立材料信息库 由项目总工或者项目经 理根据工程图纸 工程量 施工进度对所需材料编制采购 计划 4 材料科 机料部 负责本项目使用的主要材料 设备的询 价 采购 合同签订等工作 项目部以及工程科对所进材 料质量进行监督 使用及调拨管理保管 监督项目部自购 零星材料及辅材类材料的采购 验收 调拨程序 监督抽 查采购价格 合约部对所签合同进行复审 审批工作 5 材料科 机料部 负责项目材料 设备 周转材料的使用 管理及项目的材料台帐登记工作 对工程上使用材料进行 抽查 监督 6 材料入库必须有监控程序 材料科 机料部 工程科要 对每批入库的材料进行定期或不定期的抽检 大宗材料入 库每批都要入检 7 承办领导交办的其他临时工作 第二条 物资 材料分类 1 构成工程实体的主要材料 主要包括沥青 钢筋 型钢 钢绞线 桥梁支座 防水材料 土工材料 给水管材 电 缆线 混凝土 水泥 粉煤灰 矿粉 外加剂 砂石料 片石 石灰 墙体材料 声测管等 2 不构成工程实体的辅助性主要材料 主要包括柴油 燃烧 油 煤炭等 3 周转材料 主要包括组合钢模 方木 竹 木 胶板 桥 墩 台 钢模 预制 现浇 梁钢模 钢管脚手架及扣件 碗扣式脚手架及上下托 门式脚手架 周转使用的工字钢 及槽钢 贝雷梁 张拉顶进设备 拖拉设备及钢丝绳 隔 离墩 反光锥 围挡 施工标示牌等 4 除以上材料外 项目经理部也可根据项目特点增加核算范 围 第三条 材料询价 定价程序 1 材料科 机料部 在收到项目部提出的材料计划单后视工 程的施工进度的需要缓 急一周内完成材料的询价工作 填写 材料采购申请单 材料询价表 需附 3 5 家 材料供应商的明细报价 联系人 联系电话 供应商名称 地址等报价单需盖供应单位公章 材料询价表 经项 目总工 项目经理 分公司负责人 工程管理部 总工办 财务部 总经理审核批准后进行材料的合同签订及采购工 作 2 材料科 机料部 在完成 材料询价表 后一年内完成会 签 材料科 机料部 要拿出主导意见并经项目总工 项 目经理 分公司负责人 工程管理部 总工办 财务部 总经理认可 3 对大宗材料 设备的询价 定价 采购 有机料部 项目 部组织采取公开招标或议标的方式 确定供应商合同 经 分公司负责人 工程管理部 总经理审核批准后方可采购 4 对小型材料 零星材料 设备的询价 定价 采购 由材 料科 机料部 自行询价报项目部审核 由采购员进行采 购 采购时必须有两人以上参加 并要注明采购地点 供 应商名称 联系人 联系电话 确保信息准确 出现材料 组织困难应及时通知工程科 第四条 材料采购流程 1 由项目经理或者项目总工根据工程的施工图纸 工程量 工程的施工进度来编制工程材料需求计划表 2 施工现场主要负责人根据当月的施工情况编制当月的材料 采购计划表 填写材料采购申请单交予材料员 机料部 3 材料员呈报材料主管领导审批 在呈报采购申请单时 要 先进行询价 必须有三家以上的询价记录 大宗材料需 上报总公司工程管理部 总工办 财务部 总经理处审批 4 审核完毕后由材料科 机料部 组织实施具体采购 采购 材料时必须有两人以上进行 材料员持签字完善的 材料 采购申请单 到财务科 财务部 办理付款手续 5 材料购入后 施工现场主要负责人 材料员 机料部人员 仓库保管员必须亲自进行验收 并移交仓库保管员 开 具入库单 在入库单上签字确认 留有验收记录 6 材料员 机料部人员 持签字完善的报销单 后附发票 入库单 材料采购申请单到财务科 财务部 办理报销手 续 月底施工现场人员根据进料情况 实际盘存情况将数 据传达至材料科 机料部 由材料科 机料部 登记主 要物资限额供应台帐等 第五条 合同签订 1 壹万元以上 含壹万元 材料 设备合同的签订 材料 部 机料部 根据 材料采购询价表 确定供应商 综 合市场询价情况 拟订出材料合同样本 技术性指标需 会同项目部技术人员 实验室人员确认 随附供应商资 质证明 材料合格证明 交由合约部审核签订合同 2 壹万元一下的零星材料采购 本材料整个工程项目用量 不超过壹万元 原则上可以不签订合同 项目部填写 备案说明 相关人员签字后交材料科 机料部 备案 3 对项目上拟包工包料分项工程 签订合同时 需材料部 机料部 工程部共同参与 材料费占较大数额时由 合约部为主会同合同处签订合同 材料部 机料部 工程部配合 人工费占较大数额是以合约部为主会同合 同处签订合同 工程部 材料科 机料部 配合 项目 部负责对整个分项工程施工过程中进行监督管理 第六条 材料付款程序 1 主要材料拨款 材料员 机料部人员 根据施工现场主要 负责人呈报的项目材料采购申请单 统筹规划 编制 材 料采购申请单 经分公司负责人 工程部 总工办 财 务部审核 报总经理审批 作为付款依据 2 材料进场后由财务科按合同签订的付款比例及付款方式进 行材料款的拨付 财务科在付款前需与材料供应商和材料 科 机料部 核对进场材料数量 核实无误后由材料科 机料部 填写 付款审批单 经项目经理 分公司负 责人 财务科审核后办理付款手续 付款金额大于 10 万 元 需经总公司总经理 总公司财务部审批后方可付款 付款金额大于 50 万元 需经总公司总经理 总公司财务 部 董事长审批同意后方可付款 3 对于公司指定的长期合作的小型材料 成批量的零星材料 供应商 签订合同备案说明后 原则上不必签合同 每月 对所供材料的价格审核无误后 按月拨付总产值的 95 余留 5 作为质量保证金 在工程顺利结束后 拨付总产值 的 3 货款 工程验收后 拨付余留的 2 货款 签字程序 同上 注 供应商应提供所供材料的生产厂家 品牌及 单价并附供应商的资质证明材料 如 营业执照 税务登 记等 第七条 材料备用金 台帐管理 1 原则上每个项目设一名材料员 材料员可兼 负责该项 目材料总账的管理 材料验收 调拨 明细账 租赁材料 周转材料明细账 与供应商对账 材料验收单 收料单 月盘点的统计和上报工作 2 需要现金购买的材料 原则不超过 1000 元 由材料员 填写暂借款借款单 经项目经理 分公司总经理批准后到 分公司财务科领取 凭签字完善 手续齐全的报销单到财 务科报销冲账 3 材料科 机料部 负责监督采购员材料资金的使用 严格 控制资金在合同范围内执行 财务科在付款时要工作严谨 小心求证 4 材料对账 报账与盘点 1 每个工程项目必须建立材料采购台帐 材料出入库台帐 周转材料明细账 租赁台帐 填写 材料对账单 由材 料科负责 财务科负责人 材料员分别签字留存 2 对账时间 每月 26 日到次月 25 日为一周期 公司材料 科 机料部 现场施工主要负责人进行对账 3 盘点时间为每月 26 日到 31 日到现场进行物资盘点 第八条 材料 设备 验收 调拨 出入库管理 1 材料 设备入库管理 1 材料 设备进场 材料员应立即组织仓库管理员 项目 现场施工负责人办理入库 登记入账手续 入库前仓管 员应清点好材料的数量 核对对材料 设备的外观 形 状 检验材料的质量 对所进材料的证明 规格型号确 认 材质核对 核对无误后由材料员 仓管员 现场施 工员应立即填写材料入库单办理入库 材料进场和材料 入库管理附带的各种文件资料由材料员提供给资料员编 入资料档案 2 所有材料入库材料员必须填写 材料验收单 同时填 写入库单 收料单 填写时必须与实际收料的类别 型号 数量 单价 金额相符 2 材料验收管理 1 材料进场后材料员在第一时间组织项目施工人员对材料 进行验收 砂石料按车量方进行抽检 钢筋 木方 水 泥 红砖 路缘石等材料按车点数进行抽检 需要附件 的材料应会同施工员 供应商采取样本报检 2 材料科 机料部 负责对进场验收 调拨后材料的使用 秦广进行全程管理 对退场材料进行整理达到验收标准 材料员组织材料退场 3 对现场报废的材料 物资 由项目部负责进行清理 报 公司批准后进行处理 报总公司批准后进行处理 处理 费用上交公司财务 3 材料丢失 退场 报废管理 1 项目部材料员 机料部人员 在日常工作中 如发现周 转物资及现场材料有丢