单证管理办法

中国人民财产保险股份有限公司中国人民财产保险股份有限公司 业务单证管理办法业务单证管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了规范业务单证管理 保障业务合规经营 防止单证风险 增强公司防风险能力 促进业务健康发展 根据省公司 单证管理办法 和 单证管理实务 结合全 市系统业务单证管理实际 制定本管理办法 第二条 本办法所管理的业务单证 是指印有公司形 象标识和名称的各类空白业务单证 包括投保单 保险单 保险证 保险卡 和批单 定额保险单是指保险单上印有保险责任 固定的保险 金额和保险费 通过手工或机打方式填写投保人和被保险 人姓名 身份证号码等信息的业务单证 包括保险凭证 有价定额保险单是指在保险单上直接印刷有保险金额 和保险费 并加盖公司签章 具有法律效力的定额保险单 第三条 业务单证管理是指业务单证的设计 审核 印 制 保管 配送 领用 变更 销毁 检查等方面的管理 第四条 业务单证管理坚持 流程管理 分级负责 规范 2 设计 计划印制 应用 IT 严格管控 的原则 第五条 公司对于在业务经营活动中形成的有效业务单 证 按照公司保险业务档案管理规定执行 第六条 本办法适用于全市系统保险业务单证管理工 作 第二章第二章 业务单证管理的职能业务单证管理的职能 第七条 各支公司经理作为本公司的单证管理第一责 任人 单证管理责任人对本公司单证的管理和风险控制负 责 定期组织单证管理的检查 确保单证管理的规范统一 并对单证管理责任事故承担管理责任 市分公司综合部是市分公司业务单证的职能管理部门 系统内单证工作实行垂直管理 各支公司单证管理部门 综合部或财务核算部 为本级公司业务单证管理的职能 部门 市分公司设立专门的单证管理岗 负责全市系统的单 证管理工作 各支公司要配备专职或兼职单证管理员 要 求工作责任心强 懂保险业务 并保持单证管理人员的相 对稳定性 支公司单证管理员因工作变动发生变动时 应 及时向市分公司书面报告 并填写 人员代码及权限变更 申请表 按规定上报各级管理部门批准后支公司留存一份 上交市分公司一份 第八条 市分公司综合部负责全市系统业务单证管理 3 实施办法的制定 负责全市系统业务单证的保管 配送 销毁等工作的统一管理 支公司不得自行印制和销毁单证 第九条 支公司根据市分公司业务单证实施管理办法 制定相应的管理办法 负责支公司业务单证的申请 领用 登记 发放 保管 使用 废旧单证的回收 负责使用单证 的日清日结 每天检查当日处理的纸制单证的使用情况 核 对是否与业务处理系统 单证管理系统中的单证流水号和 状态是否相符 以严格保险单的管理和保证数据质量的可 靠性 及时上报单证使用的重大事项 第三章第三章 单证发放与保管单证发放与保管 第十条 单证征订由市分公司综合部实行按季征订 每季度征订一次 市分公司各事业部和支公司单证管理部 门按市分公司综合部规定的 业务单证征订单 征订时间 的要求上报 因新产品开发需要增订业务单证 由市分公 司综合部按省公司要求统一时间组织征订 市分公司各事业部或支公司在征订业务单证时 应根据 险种 数量进行分类统计 为避免单证浪费 节约费用 统计的数量要尽可能地准确 经分管领导审批后 报市分 公司综合部 业务单证印刷费由市分公司财务部门统一向 省公司支付后 根据各支公司实际领用数量划账 第十一条 各支公司之间不得擅自调剂单证 确需调 4 剂时 申请调入支公司和同意调出支公司向市分公司综合 部提出 业务单证调剂申请 经确定系统内有被调剂单证 时 由市分公司综合部单证管理员负责调剂 第十二条 单证领取登记 发放和保管 各支公司单 证管理人员负责从市分公司单证管理部门领取业务单证 各支公司单证员从市分公司领取保险单时 需填写 业务 单证发放登记薄 单证收到后要清点数量 核对单证号码 清点无误后方可签收 保险单证领回后要及时做好入库登 记 填写 业务单证总帐 业务单证明细帐 支公司应 严格履行单证发放登记手续 建立 业务单证发放登记薄 业务单证的领取与发放 应遵循循序渐进发放的原则 既要满足业务发展需求 又要防止风险 支公司单证员发放 业务单证时 必须认真核对单证管理系统库存数据 严格 控制单证发放数量 第十三条 支公司出单员应对已使用的保险单进行日 结日清处理 支公司单证管理员每天检查当日处理的纸制 单证的使用情况 核对与业务处理系统 单证管理系统中 的单证流水号和状态是否相符 并填写 业务单证销号清 单 保险业务单证实行定期盘存 市分公司每季末 对辖 内业务单证按 业务单证明细表 进行一次盘存 详细清 5 点业务单证领用 发放 使用 作废 遗失 停用 核销 库存情况 支公司单证员于每月 5 日前 节假日顺延 将上 月盘存结果 含盘存表和业务单证明细表 业务单证销号清 单 通过新 OA 报市分公司综合部 每年 12 月底进行年度 盘存 通过盘存 做到 账单相符 账表相符 账账相符 账实 相符 手工台账与系统数据相符 第十四条 对停止使用的重要空白单证 支公司不得 擅自销毁 应按照市分公司有关通知精神进行清理盘点并 上缴市分公司统一销毁 应特别注意及时清收分散在各代 理网点和营销员手中的单证 回收的单证应填定 业务单 证回收清理表 清理表应标明单证代码 单证名称 单证 流水号段 并同时在单证系统作好停用处理 上报市公司 综合部 第十五条 各支公司出单员要对已使用的单证按单证 流水号的顺序号及时进行整理 装订 非车险通用全打保 单有两联业务联 第一业务联 归档时按保单号装订 保 单附页 批单等其它附件与此联一并装订 第二业务联 归档时按单证流水号装订 对业务处理中作废的单证不得 擅自销毁 应在单证各联加盖 作废 印章 与已使用单证按 印刷流水号归档 不允许缺号 跳号 同时必须在业务处 理系统进行作废单证处理 第十六条 支公司要建立单证管理责任追究制 对单 6 证工作管理不善造成遗失 短缺的 要追究相关人员的责任 支公司发现单证遗失 应在 3 日内填报 业务单证遗失 报告表 节假日顺延 上报市分公司综合部 并采取相应 措施 查明原因 对相关责任人进行经济处罚 同时在所 在地报刊上发布遗失公告 声明作废 支公司在发布公告 后 要保存相关资料 遗失单证的支公司必须在 单证管理系统 中办理丢失登 记手续 同时登记相应的手工台账 保证电子账 手工台 账账账相符 库房被盗造成编号单证遗失的 被盗单位要注意保护 现场 立即向当地公安机关报案 并在第一时间内上报市 分公司综合部 同时 被盗单位立即清查单证库存 填制 单证遗失报告表 按照遗失单证程序办理作废手续 并作 为重大事件逐级上报 第十七条 支公司和出单点应配备业务单证存放专柜 单证存放专柜应牢实 有防盗锁 存放在安全地方 以免单 证被盗或丢失 第四章第四章 单证核销单证核销 第十八条 单证核销包括正常单证核销 作废单证核 销 遗失单证核销和停用单证核销 核销要求的原则 实 物与台帐相符 实物与系统相符 7 第十九条 正常单证核销 重要承保单证使用后 由支 公司单证管理人员按支公司出单员提供的业务单证销号清 单 含作废单证 在单证管理系统中进行核销处理 第二十条 作废单证核销 作废的单证 由支公司出 单员在单证管理系统进行作废登记 对单证全部联次加盖 作废章 并由支公司出单员按照流水号顺序归入已使用单 证存根联装订 第二十条 遗失单证核销 单证遗失人应向所在单位 单证管理部门提交书面遗失说明 经本级单证管理部门负 责人签字确认后 在地市级及以上正式媒体进行声明 并 将该声明提交单证管理部门保存备案 无故遗失单证的 必须由本级单证管理第一责任人签字确认 遗失单证核销由省级分公司单证管理岗人员负责 省 级单证管理岗人员对下级单证管理部门上报的遗失单证核 销手续审核确认后 在单证管理系统中进行核销处理 由监管部门或税务机关监制的单证遗失 应将流水号 及数量向当地行业监管部门或税务机关报告 第二十一条 停用单证核销 省级分公司单证管理部 门组织和监督辖内停用单证的销毁 并在单证管理系统做 核销登记处理 地市分公司 支公司不得自行销毁停用单 证 单证停用销毁前 应向当地行业监管部门 保密局 或 8 机关机构报告 第五章第五章 单证检查单证检查 第二十二条单证的检查工作 实行电子监控和实物盘存 相结合的方式 充分发挥单证管理系统的作用和功能 市 分公司和支公司单证管理岗 应分别按季 月 周对定额 保险单进行盘点 并与单证管理系统 台账进行核对 保 证账账相符 账实相符 单证检查采取现场检查与非现场检查相结合方式 应 重点加强对有价定额保险单的管控 随时跟踪检查使用情 况 监督是否及时回收 补录和核销 主要内容包括检查 机构设立单证管理岗和配备人员的情况 实行专库专柜专 人保管单证的情况 空白单证登记制度的建立和使用情况 单证签收 发放和领用手续的履行情况 是否对单证使用 实行日清日结 单证库存的盘查情况 是否做到 账账相符 账实相符 代理人领用单证的管理情况 以及单证管理系 统的使用情况等 在单证检查过程中发现问题的 应责成 有关分支机构限期整改 对于存在责任事故隐患的的问题 应追究有关责任人员的责任 在整改限期内未进行整改的 以及在单证检查过程中发现已发生单证管理责任事故的 应追究有关单证管理责任人和其他有关责任人员的责任 各级单证管理部门负责组织对未使用单证的发放 核 销和统计等环节开展常规性检查 单证管理的统一检查由 9 市分公司综合部牵头 组识各产品线部门 出单管理中心 按照每年不少30 比例对各支公司 部单证管理情况进行 检查 第二十三条 支公司单证管理员应分别按每月 每季 对实物单证进行盘点 并与单证管理系统 台账进行核对 保证账账相符 账实相符 市公司单证管理员应及时将盘 点结果以书面形式报上级单证管理部门 第二十四条 单证检查结果应及时在全市系统予以通 报 对未按照单证管理规定操作的 应要求限期整改 给 公司造成损失的 视情况给予相关责任人警告 记过 撤 职等处分 第二十五条 对违反本办法给公司造成损失的 市分 公司按以下规定予以处罚 1 未建立健全业务单证管理制度 给予单位口头批 评 责令整改 未整改的 给予单位通报批评 分管领导 警告处分 2 未使用 单证管