2015-4-28婚礼策划项目管理设计方案

1 项目管理作业项目管理作业 婚庆策划 婚庆策划 组员 程组员 程 勇勇 方前明方前明 许许 建建 胡胡 伟伟 郑斌斌郑斌斌 谷谷 权权 2015 年年 4 月月 28 日日 2 一 项目背景 包括环境分析 项目选择 一 项目背景 包括环境分析 项目选择 3 项目的提出原因项目的提出原因 3 项目环境背景项目环境背景 3 项目优势分析 资源 技术 人才 管理等方面 项目优势分析 资源 技术 人才 管理等方面 3 项目运作的可行性项目运作的可行性 3 项目的独特与创新分析项目的独特与创新分析 3 项目章程项目章程 4 二 项目的范围管理 包括需求的识别 范围说明书 项目成果目标 工作分解等 二 项目的范围管理 包括需求的识别 范围说明书 项目成果目标 工作分解等 4 需求的识别需求的识别 4 项目范围说明书项目范围说明书 5 项目目标项目目标 5 工作分解 工作分解 WBSWBS 6 三 项目的组织结构三 项目的组织结构 6 四 项目的人力资源安排 包括人员的职责分配 四 项目的人力资源安排 包括人员的职责分配 7 项目人力资源需求计划项目人力资源需求计划 7 团队介绍团队介绍 7 项目责任分配矩阵项目责任分配矩阵 7 五 项目的成本管理 时间管理 质量管理中的任何一个环节五 项目的成本管理 时间管理 质量管理中的任何一个环节 8 项目时间管理项目时间管理 8 项目清单和时间估算表项目清单和时间估算表 8 项目进度双代号网络图项目进度双代号网络图 9 婚庆项目进度计划甘特图婚庆项目进度计划甘特图 10 项目实际进度偏差分析项目实际进度偏差分析 前锋线比较法前锋线比较法 检查日期检查日期 9 9 月月 1010 日日 11 项目成本管理项目成本管理 12 项目质量管理项目质量管理 12 六 项目的风险管理六 项目的风险管理 13 项目风险管理的主要内容项目风险管理的主要内容 13 项目风险管理计划项目风险管理计划 14 项目风险管理计划的制订依据项目风险管理计划的制订依据 14 项目风险管理计划的编制方法项目风险管理计划的编制方法 14 项目风险管理计划的主要内容项目风险管理计划的主要内容 14 项目风险的识别项目风险的识别 15 SWOT SWOT 简要分析简要分析 15 头脑风暴头脑风暴 15 风险项点的确立风险项点的确立 16 项目风险的研判项目风险的研判 17 项目风险的预防项目风险的预防 18 项止风险的控制项止风险的控制 19 定期会议制度定期会议制度 19 检查表法检查表法 19 3 一 项目背景 包括环境分析 项目选择 一 项目背景 包括环境分析 项目选择 项目的提出原因项目的提出原因 受朋友之托 为郑先生和杨小姐策划一场难忘的婚礼 项目内容包括 婚纱 摄影 会场布置 化妆师 司仪 摄影师 酒店等的联系 喜帖 红包 婚车 队 烟酒等的准备 来宾的联系及安排等 郑先生和杨小姐准备在 2015 年的国庆节结婚 本项目的目的就是在 2015 年 10 月 1 日为郑先生和杨小姐举办一个他们满意的有特色的西式婚礼 在各方 人员的支持和配合下来完成该项目 并且保证不触犯和违反相关规定与政策 项目环境背景项目环境背景 项目主题 今夜让爱升华 实施对象 新郎 新娘以及双方的亲人和朋友 同学等 实施区域 天上人间大酒店 预计成果 2015 年 10 月 1 日在新郎家乡所在地举办一个西式婚礼仪式 项目期限 2015 年 9 月 4 日到 2015 年 10 月 3 日 项目成本 项目总投资为 5 万元人民币 项目优势分析 资源 技术 人才 管理等方面 项目优势分析 资源 技术 人才 管理等方面 该项目在我公司所在地组织实施 我公司有相关成熟的经验可复制 许 多资源可以共享 可大大降低相关成本 本公司与我市知名的司仪 摄像师 高端汽车租赁公司等建立了良好的 合作关系 并签有合约 新郎 新娘与项目策划人员较为熟悉 沟通问题不大 项目运作的可行性项目运作的可行性 委托人资金可上浮 10 尽量以节省为原则 比较以往同类型项目 该 项目基本能保持微利 如今互联网较为发达 部分事项可借助互联网 能够保证项目进度 婚礼创意无特殊要求 但尽量个性化 彰显形式新颖 项目的独特与创新分析项目的独特与创新分析 因新郎 新娘均海归派 崇尚自由 浪漫 能够接受新鲜事物 性格活 泼开朗 婚礼风格为西式 4 新郎 新娘个性化的需求 譬如与宾客互动环节 新人出场场景设计等 等 我公司均有成熟的运作经验 项目章程项目章程 项目名称婚庆策划 举办婚礼日期 2015 10 1 项目时间2015 年 9 月 4 日至 2015 年 10 月 3 日 资金预算5 万元 交付结果婚礼各方面准备就绪 新娘 新郎及家人满意 工作描述方案设计 物品采购 与酒店 车队等联系 项目控制 所需资源人 车 场地 喜炮 烟酒 气球 蜡烛等 重大里程碑设计工作完成 场地布置完成 婚纱摄影完成 婚礼仪式结束 二 项目的范围管理 包括需求的识别 范围说明书 项目成果目标 工作分二 项目的范围管理 包括需求的识别 范围说明书 项目成果目标 工作分 解等 解等 需求的识别需求的识别 市场需求 随着社会的进步 年轻人的思想越来越新潮 结婚是人生中 的一件大事 人们在婚姻仪式的形式上也越来越追求浪漫 比照西方模式办婚 庆 中国传统结婚仪式 旅游结婚 网上婚庆 农村新式婚庆等形式不断涌现 越来越受到年轻人的欢迎 我公司如果能抓住这个市场需求 做大做强新型婚 礼策划 对公司的发展将是一个拓展 商业需要 虽然单项策划费用相对较少 但市场基数庞大 随着人们生 活水平的不断提高和项目的做大做强 今后公司的投入费用成本可以进一步降 低 如策划范围更广更深 市场占有份额也越来越多 对公司的盈利有很大的 潜力可以挖掘 顾客要求 新婚夫妇希望办一次有特色的西式婚礼 婚礼创意要求尽量 个性化 彰显形式新颖 这与公司下一步努力的发展方向相一致 借此机会可 以优化组织人员 积累经验的同时 起到对外宣传的效果 技术需求 目前 公司有一批海归策划团队 对国内各类策划需求进行 了一次全面调研 方向把握比较明确 且应用推广了国外先进的技术 完全有 能力做到国内领先 国际接轨 最大程度满足顾客的需求 5 项目范围说明书项目范围说明书 时间范围 2015 年 9 月 4 日 2015 年 10 月 3 日 样式范围 西式 规模范围 中型 地点范围 天上人间大酒店 工作范围 拍摄 喜帖设计及派发 场地布置 化妆 婚车乐队预订 婚 礼 婚宴 进行 蜜月安排 婚庆相关物资提供范围婚庆相关物资提供范围 婚庆项目内容婚庆项目内容数量数量说明说明 婚纱照拍摄一套五星级婚纱照 请帖100 份包含设计 乐队一支供婚礼现场使用 婚礼现场工作人员30 人 现场布置所需物资若干根据被服务方认定设计方案所需物资购买 婚礼仪式摄像一套从本店挑选 亲朋接送车5 部租借 婚礼使用婚纱礼服各一套 共 2 套 采购 项目目标项目目标 成果目标 成功举办婚宴 婚礼浪漫有新意 满足干系人要求 工期目标 项目在一个月之内完成 成本目标 成本控制在 5 万元左右 上下浮动不超 2000 元 来宾约 100 人 市场目标 成功宣传公司形象 积攒社会人气 为今后争取客源打下基 础 管理目标 在新技术应用 人员组织管理 分工合作 对外宣传项目上 总结经验 完善管理制度 为标准化管理提前谋划 6 工作分解 工作分解 WBSWBS 婚礼策划 技术管理物资采购公关协调现场布置项目财务 确定主题 各类设计 确定场地 进度 质 量控制 确定物资 确定人员 礼炮采购 花艺采购 烟酒采购 糖果采购 音响设备 采购 摄影联系 司仪联系 会场联系 婚车联系 调酒联系 造型联系 人员安排 请帖分发 fen d 物资安排 会场布置 会计管理 成本控制 三 项目的组织结构三 项目的组织结构 虽然本项目较小 但考虑到利益相关方较多 包括婚礼主办方 酒店 租 赁公司等市场方面 并且由于新婚夫妇为 海归 双方家长又极要面子 对婚 礼的满意度要求较高 为此 我公司抽调精兵强将组成一个项目团队 采用项 目型组织的组织结构 以最大地发挥项目经理的权力 协调整个团队内部有效 运转 为完成此次策划提供有效保障 鉴于此 我公司确定由谷权任此次项目经理 有建造师课程学习经验 程 勇任设计主管 曾在设计院混过一段时间 方前明任采购主管 与大量物资打 过交道 许健任公关协调主管 干过大车间的一把手 郑斌斌任现场布置主 管 长期从事现场技术工作并多次获得公司领导认可 胡伟任项目财务主管 在家里掌握经济大权 在此基础上 通过抽调一些部门专业人员及适当外聘 7 人员充实到各小组当中 打造一个强有力的项目团队 我们的团队口号是 我们的团队口号是 非常非常 5 1 5 1 幸福生活从这里启航 幸福生活从这里启航 项目经理 A 设 计 主 管 B 采 购 主 管 C 公 关 协 调 主 管 D 布 置 主 管 E 项 目 财 务 主 管 F 设 计 小 组 采 购 小 组 现 场 小 组 四 项目的人力资源安排 包括人员的职责分配 四 项目的人力资源安排 包括人员的职责分配 项目人力资源需求计划项目人力资源需求计划 项目经理 1 人 设计主管 1 人 物资采购主管 1 人 外部联系协调主管 1 人 现场布置主管 1 人 财务预算主管 1 人及部分专业人员 团队介绍团队介绍 团队主要成员职责分配如下 谷权全面负责本团队工作 主要负责理念及批准 与主要干系人沟通 程勇主要负责主题 会场设计 人员物资安排 进度 质量控制 方前明主要负责婚礼所需物资采购 许建主要负责会场 酒店 司仪 车辆 摄影等联系协调 郑斌斌主要负责现场布置 人员管理等 胡伟负责财务预算监督 资金保障 成本控制 项目责任分配矩阵项目责任分配矩阵 8 F 负责 P 批准 C 参与 J 监督 项目名称 项目 经理 设计采购公关协调现场布置 项目 财务 确定主题 场地PF C 会场设计PF 确定物资 人员PF C C 烟酒 礼炮采购PCFJ 鲜花 糖果采购PCFJ 婚纱礼服采购PCFJ 音响设备采购PCFJ 酒店 会场 司仪联系PFJ 摄影 化妆联系PFJ 车队联系PFJ 分发请帖PFF 工作人员安排PFF 物资安排PFC 现场布置P C F 成本控制PCF 进度 质量控制PF 五 项目的成本管理 时间管理 质量管理中的任何一个环节五 项目的成本管理 时间管理 质量管理中的任何一个环节 项目时间管理项目时间管理 项目清单和时间估算表项目清单和时间估算表 工作工作 项目项目 内内 容容 持续时间持续时间 单位 天 单位 天 设计工作 确定主题 场地 设计会场方案 物资 人员 人员包括 亲朋好友的邀请通知以及策划团队需要的人员 3 场地选择现场查勘场地5 物资采购鲜花 喜糖 烟酒 炮 礼服 请帖 音响10 前期联系进行市场调查 选择婚车 摄影 化妆 酒店 司仪6 场地布置根据主题设计 利用采购物资对场地进行安排3 婚纱摄影按照日程安排进行外景和室内拍摄18 发放喜帖采用送达和转交的方式7 婚车准备按照车型和数量进行准备 在结婚仪式当天保证准时使用4 婚礼仪式举行婚礼 招待亲朋1 9 收 尾清理节余物资 结算各类费用等2 10 项目进度双代号网络图项目进度双代号网络图 11 婚庆项目进度计划甘特图婚庆项目进度计划甘特图 12 项目实际进度偏差分析项目实际进度偏差分析 前锋线比较法前锋线比较法 检查日期检查日期 9 9 月月 1010 日日 13 通过对前锋线进行分析 得到以下结论 场地选择场地选择工作实际进度拖后 1 天 物资采购物资采购工作实际进度提前 2 天 前期联系前期联系工作进度与计划进度相同 项目成本管理项目成本管理 通过估算 整合行程项目的费用基准 对项目费用变更加以控制 目的是 确保项目按照规定的预算完成 序号项目名称数量单价预算实际 支出 向上累计备注 1请帖80 个0 8646464 2喜字10 张1101074 3婚纱照1 套4880488058805954赠婚纱 化 妆 4新房装饰5004506404 5红包20100200014007804 6烟酒 饮料150001350021304 7喜糖120101200100022304 8鲜花20018022484 9烟花炮竹50050022984 10酒席11 桌1500165001650039484 11婚纱礼服500039484赠送 12化妆800039484赠送 13婚车6 辆10006000600045484 14司仪1000100046484 15摄像80080047284 合计499544728447284 项目质量管理项目质量管理 质量管理的目的是为求达到项目既定的质量要求 如果把项目整体管理看 成对项目进行战略层面的指导 那么质量管理则是项目具体工作在战术层次的 细化 是从技术层面指导个人实施项目工作的依据 由于本项目的终极目的是希望每个参与者都能快乐和积极的享受整个过程 而分配任务时基本也都是根据每个人自己擅长的领域 所以只要沟通积极得当 没有设置很死板的质量标准要求 更谈不上对参与者的指导 我们相信 亲情 友情和爱情维系起来的纽带 以及明确的分工和目标 会比对各关系人的硬性 14 指标要求更有积极的促进达成效果 六 项目的风险管理六 项目的风险管理 项目风险管理的主要内容项目风险管理的主要内容 分为六个方面的内容 项目风险管理的计划编制 风险的识别 风险的研 判 度量 风险的预防 制定应对或预防措施 风险的监控 跟踪 检查 风险的应急处置 此外 在风险解除后进入风险再识别的过程 在风险发生后 进入应急处置的过程 项目风险管理计划编制 项目风险的识别 项目风险的研判 项目风险的预防 项目风险的监控 风险解除 是 否 15 项目风险管理计划项目风险管理计划 项目风险管理计划是本项目组进行项目风险管理的纲领性文件 明确了制 定项目风险管理的一般性指导原则以及风险应对的计划与原则 主要包括以下 内容 项目风险管理计划的制订依据项目风险管理计划的制订依据 项目章程 根据本项目章程 由本人负责起草制定风险管理计划 交项目组集体讨论 后 由项目经理谷权谷权同志审批并实施 项目风险管理中的资金 人力 设备在 项目整体预算中予以安排 总体目标是确保婚礼成功举办 需方满意成功举办 需方满意 组织风险管理政策 本项目的基本风险管理原则是 目标第一 预防为主 团队作战 持续改目标第一 预防为主 团队作战 持续改 进进 一切原则以实现项目的目标为基准 加强风险的识别 把措施订在前面 发挥团队的力量 实现持续改进与创新的目标 项目风险管理计划的编制方法项目风险管理计划的编制方法 采取会议制度 参会的成员为全体项目组成员 会议达成的结果就是风险 管理计划 项目风险管理计划的主要内容项目风险管理计划的主要内容 项目风险管理方法 会议 头脑风暴 SWOT 分析 数据来源于团队经 验和互联网 项目风险角色与责任 按照 谁主管谁负责 的原则 按项目章程及 责任矩阵的分工进行角色分配 项目风险管理的预算 资源花费控制在 10 以内 项目风险管理的时间安排 原则上半个月进行一次风险识别 不定期 视情召开风险管理会议 项目风险度量和应对方法 以定性度量为主 定量为辅 项目风险阈值 通过风险研判确定重点项目 视为阈值 项目风险报告的格式与内容 以会议纪要与检查表的形式进行 项目风险的跟踪评估 项目结束进行总结进行一次完整评估 做好记 16 录 形成经验 项目风险的识别项目风险的识别 采用方法 SWOT 分析 头脑风暴法 SWOT SWOT 简要分析简要分析 优势 当前婚礼策划是比较成熟的行业 一方面 人文条件比较有利 对 于婚姻的形式 由于受传统文化的影响 新婚夫妇双方及父母都愿意大力投资 另一方面市场比较成熟 从婚礼餐饮行业状况 各类婚礼所需的婚车 礼品 婚纱摄影等都具备现成可选的条件 另外 从本项目组的情况来看 小组成员 都比较专业 项目经理 已经有 30 次以上的婚礼策划经验 具备带领团队完成 本项策划的实力 劣势 由于行业竞争激烈 市场价位相对较低 在完成项目的前提下 效 益上空间不是很大 同时 受天气 需方的要求等影响 还是有比较大的风险 特别是婚礼的失误所造成的损失有些是无法弥补的 还有一点是团队虽然有成 熟的经理带领 但是团队的五名成员是初次合作 团队间的融合存在不确定因 素 机会 从需方提供的条件并通过前期测算来看 如果通过合理的操作 节 约成本 在财务上可以获得 10 左右的利润 为项目团队的发展提供了机会 另一方面可以通过小型的项目 达到锻炼团队的目的 为以后的发展取得宝贵 的经验 威胁 对本项目的来自四个方面 一是由于市场的变化或团队操作上的问 题造成预算超标 二是技术上的问题 造成摄影 照相或音响不符合需要 三 是进度上的问题 由于进度把关不严 造成不能按时完成所有准备工作 四是 不可控因素 包括各类意外情况的发生 得不到有效及时的处理 头脑风暴头脑风暴 通过 SWOT 分析 团队成员决定以头脑风暴的形式 对婚礼策划头脑风暴过 程中可能的风险进行逐条辨识 将可能的风险进行分类 从项目过程看 分为启动阶段 实施与控制阶段 项目结束阶段 各阶段 风险控制要点不同 从风险影响看 分为很大 较大 中等 较小 很小五个等级 分别给予 17 不同的偏移值 1 0 0 8 0 6 0 4 0 2 从风险分类看 分为技术风险 费用风险 时间风险 人力风险 管理风 险五类 风险项点的确立风险项点的确立 根据风险的识别 形成主要风险项 32 项 项目阶段风险分类序号风险点 技术风险1项目设计不合理无法执行 2需方不认可项目方案 3男方家附近没有合适饭店 费用风险4初步测算利润达不到 20 5由于沟通的问题 需方需求物品与市场价 格差别大 人力风险6项目团队内有人生病 7摄影师稀缺 8长期使用的化妆师改行拍电影 管理风险9无法达与一致的策划书 10项目经理与团队有不同意见 项目启动阶段 11整体策划与需方沟通不良 技术风险12婚车抛锚 新郎新娘迟到 13音响出错 婚礼进行曲只放了一半 自己 的音乐放不出 14电脑投影出错 制作的婚礼短片无法放映 费用风险15红包丢失 不够钱付帐 现场拆红包 16喜糖不够 临时增加购买 人力风险17联系不到位 来宾过多或者过少 18现场布景人员过少不能按时完成 19主持人迟到 时间风险20特制的喜贴订购时间过长 21场地与需方沟通后迟迟不能确定 22购买的其中一件婚沙不能按时到达 管理风险23新娘婚纱破了 新郎衬衫都是汗水 24上菜过快 来宾过早退席 25同楼层不同婚宴厅相互干扰 26来宾过分要求导致新郎新娘无法应对 项目实施与控 制阶段 27座位安排不当引起来宾不满 管理风险28 婚礼尚未结束 酒店开始收桌子 红地毯 撤鲜花烛台 技术风险29租来的音响坏了 时间风险30婚礼比预期的时间延长引起饭店不满 项目结束阶段 人力风险31婚礼结束后无人回收音响等物品 18 费用风险32由于个别意外 需方要求减免部分费用 项目风险的研判项目风险的研判 根据上述的 32 个风险点确立以下风险等级 风险阈值 序号风险项点 1 00 80 60 40 2 1项目设计不合理无法执行 2项目设计被需方不认可 3男方家附近没有合适饭店 4初步测算利润达不到 20 5 由于沟通的问题 需求物品与市场 价格差别大 6项目团队内有人生病 7摄影师稀缺 8长期联系化妆师改行拍电影 9无法达与一致的策划书 10项目经理与团队有不同意见 11整体策划与需方沟通不良 12婚车抛锚 新郎新娘迟到 13 音响出错 婚礼进行曲只放了一半 自己的音乐放不出 14电脑投影出错 制作的影片无法放 映 15红包丢失 不够钱付帐 现场拆红 包 16喜糖不够 临时增加购买 17来宾过多或者过少 18现场布景人员过少不能按时完成 19主持人迟到 20特制的喜贴订购时间过长 21场地与需方沟通后迟迟不能确定 22购买的其中一件婚沙不能按时到达 23新娘婚纱破了 新郎衬衫都是汗水 24上菜过快 来宾过早退席 25同楼层不同婚宴厅相互干扰 26来宾过分要求致新郎新娘无法应对 27座位安排不当引起来宾不满 28 婚礼尚未结束 酒店开始收桌子 红地毯 撤鲜花烛台 19 29租来的音响坏了 30婚礼比预期时间延长引起饭店不满 31婚礼结束后无人回收音响等物品 32由于意外 需方要求减免部分费用 重点控制重点控制 1212 个个 0 60 6 值以上的风险 值以上的风险 注 不可控风险 由于一些意外的 不可控的情况会造成不可控的风险 从风险角度来看是存在的 但是难以控制与预防 比如 因父母双方意见不和 婚礼现场大打出手 比如小夫妻因第三者插足临时取消婚礼 比如女方提前有孕 人身安全风险大增等等 均暂不在本项目考虑范围 项目风