电大基础会计电子教案五

第五章第五章 会计凭证与账簿会计凭证与账簿 第一节第一节 会计凭证概述会计凭证概述 一 会计凭证的概念 企业日常发生的各项经济业务 为证明其发生的真实性和明确经 办人员的责任 需借助具有一定格式 事先印刷好的纸张加以记 录 在已记录该经济业务的基础上 还应运用一定的会计方法 如 设置账户 复式记账等 整理这一书面记录 为下一步登记账簿奠 定基础 会计凭证简称凭证 是记录经济业务的发生和完成情况 明确 经济责任 并作为记账依据的书面证明 二 填制 取得和审核会计凭证的意义 作用 会计凭证是记录会计信息的重要载体 填制 取得和审核会计 凭证是会计核算方法之一 是整个会计核算工作的开始环节 也是 对经济事项进行反映和日常监督的重要手段 一 通过取得和填制会计凭证 可以客观及时地反映经济业务的 发生及完成情况 确保会计核算资料的客观性和真实性 为记账提 供直接和间接的依据 二 通过会计凭证的填制和审核 能够监督各项经济业务的合法 性和真实性 三 填制和审核会计凭证 便于分清经办业务部门和人员的经济 责任 可以加强经济管理中的岗位责任制 三 会计凭证的种类 会计凭证最基本的分类是按其填制程序和用途不同 分为 原始凭证和记账凭证 原始凭证原始凭证 由经办业务的部门 人员填制 用以证明经济业务 的 发生和完成情况 明确经济责任 是登记账簿的原始依据原始依据 记账凭证记账凭证 由会计人员根据审核无误的原始凭证填制 借助于 账 户和复式记账原理以确定会计分录 是登记账簿的直接依据直接依据 第二节第二节 原始凭证原始凭证 一 原始凭证的概念和分类 一 原始凭证的概念 原始凭证又称单据 是指在经济业务事项发生时从外单位取得 或自行填制的 用以记录和证明经济业务的发生或完成情况 明确 经济责任 并作为记账原始依据的书面证明 注意 注意 凡不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证 均不能作 为进行会计核算的原始依据 如签订的购销合同 编制的购料申请 单 填写的派工单 编制的银行存款余额调节表等都不属于原始凭 证 二 原始凭证的分类 1 按取得的来源渠道不同 或填制单位不同 分为 外来原始凭证 自制原始凭证 外来原始凭证 又称外部凭证 含义 是指同外单位发生经济业务往来事项时 本企业从外单 位或个人处取得的原始凭证 举例举例 购货时从销货单位取得的购货发票 普通发票或增值税专 用发票 向对方单位交款时取得的收款收据 收到银行开具的收款 或支款通知 上缴税金的缴款书 职工出差回来报销的车票等 自制原始凭证 又称内部凭证 含义 是指在经济业务事项发生或完成后 由本企业经办业务 的部门或人员自行填制的原始凭证 举例举例 购入材料验收入库和各部门领用发出材料时由仓库保管 员填制的收料单和领料单 本月完工产品入库和产品销售出库时由 仓库保管员填制的产品入库单和出库单 职工出差前预借和出差回 来报销差旅费时填写交由财务科的借款单和差旅费报销单 月末人 事部门编制的职工工资计算单 月末根据生产车间上交数据由财务 科编制的产品生产成本计算表和制造费用分配表等 2 按填制手续和方法不同 或填制次数不同 分为 一次原始凭证 累计原始凭证 汇总原始凭证 一次原始凭证 含义 是指只记录一项经济业务或同时记录若干项同类性质的经 济业务 其填制手续是一次完成的原始凭证 特点 外来凭证都是一次原始凭证 自制凭证多数也是一次原始 凭证 举例举例 收 领 料单 产品入 出 库单 差旅费 借款 报销 单 工资计算单等 累计原始凭证 含义 是指在一定时期内 在同一张凭证上连续记录不断重复发 生的若干项同类性质经济业务的自制原始凭证 特点 累计原始凭证一般为自制原始凭证 它是随着经济业务 的发生而分次登记使用的 可以简化核算手续 减少凭证数量 便 于控制管理 举例举例 限额领料单 累计销售凭证 汇总原始凭证 含义 是指将一定时期若干项记录同类经济业务的多张原始凭 证汇总编制的 用以集中反映某项经济业务发生情况的一张自制原 始凭证 举例举例 收料凭证汇总表 发料凭证汇总表 工资分配汇总表等 3 按填制手段不同 分为 手工原始凭证 机制原始凭证 4 按填制用途不同 分为 通知原始凭证 执行原始凭证 计算原始凭证 5 按格式标准不同 分为 统一原始凭证 专用原始凭证 二 原始凭证的基本内容 各种原始凭证虽其名称 格式和具体内容不完全一致 但作为 记录经济业务的原始证据 都应具备一些共同的基本内容 主要包 括 1 原始凭证的名称 2 填制凭证的日期及编号 3 接受凭证的单位或个人名称 4 填制原始凭证的单位名称或填制人姓名 5 经济业务事项的名称 数量 单价和金额 6 经办人员的签名或盖章 凭证的联次说明 如增值税专用发票为一式四联 分别是存 根联 发票联 记账联和抵扣联 以供同一凭证在不同单位的使用 凭证的附件 如职工差旅费报销单上应在 附件 一栏中填 写出差时取得的各种车票 餐饮发票张数 以增值税专用发票为例 讲解原始凭证填制时应包括的基本内 容 特殊原始凭证填制时包括的附加内容 1 从外单位取得的原始凭证 必须盖有填制单位的公章 财务 专用章 结算专用章 发票专用章等 没有公章的原始凭证不能作没有公章的原始凭证不能作 为编制记账凭证的依据为编制记账凭证的依据 但几种公认的特殊外来原始凭证例外 如 火车票 汽车票等 从个人取得的原始凭证应有填制人的私章 2 付款的原始凭证 必须要有收款单位和收款人开具的收款证 明 而不能仅以支付款项的有关凭证做代替 如购买一批办公用品 开出一张转账支票付款 则作为证明该购货业务发生的原始凭证必 须包括转账支票存根和购货发票两项 而不能只有支票存根或只有 发票一项 防止舞弊行为的发生 3 购买实物资产的原始凭证 必须有购货发票和购买人以外的 第三方 仓库保管员 查证核实后出具的验收证明 防止盲目采购 避免物资短少和流失 4 销售货物发生退回并退还货款时 必须以退货发票 退货验 收证明和购货方开具的收款收据或银行汇款凭证作为原始凭证 而 不能仅以退货发票代替收款收据 防止退货流失和发生舞弊行为 5 职工公出借款填制的借款单 必须附在记账凭证之后 收回 借款时 应另开收据或退还借款单副联 而不能退还原借款单 因 为借款和还款是有联系的两笔经济业务 须分别在账簿中单独反映 6 经上级有关部门批准的经济业务事项 应将批准文件作为原 始凭证的附件 若批文需单独归档的 应在原始凭证上注明该文件 的批准机关名称 日期和文号 三 原始凭证的填制方法 四 原始凭证的填制要求 一 记录真实可靠 原始凭证的填制 要由填制人或经办人根据经济业务的实际执行 和完成情况填写 不得弄虚作假 伪造或变造原始凭证 二 内容完整 原始凭证填制的内容必须完整 齐全 凭证的填制日期 经济业 务的内容 数量 金额等都必须认真填写 不得遗漏 有关单位 经办人员要签名盖章 做到手续完备 三 填制及时 各种原始凭证必须在经济业务发生 完成的当时当地及时填写 或取得 并应按规定的程序及时送交财务部门 由财务部门加以审 核并据以编制记账凭证 四 书写清楚 文字摘要应简练 数量 单价 金额计算要正确 各种凭证必须 连续编号 以便查证 凭证如果已有预先编号的 在写错作废时 应加盖 作废 戳记 连同存根一起保存 不得销毁 书写要符合规 定 按规定使用蓝黑 碳素墨水钢笔或水笔书写 字迹要工整 清 晰 大小写数字规范 金额一致 各种原始凭证不能随意涂改 刮 擦或挖补 应按正确方法更正 文字 数字的填写应按 会计基础工作规范 的要求填写 阿拉伯金额数字不得连笔书写并在其前书写币种符号 且不得留有空 白 以元为单位的阿拉伯金额数字 除表示单价外 一律填写到角分 无 角分的 角位和分位应用 00 补位 如 36 00 未印有金额栏的可写 如 36 汉字大写数字金额如零 壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿等 一律用正楷或者行书体书写 不得任意编造简化字 如 另 等简化字 凡预印有大写金额数字位数的 应按预印的空格填写 实有大写金额 的前一空位用 或 注销不需用的空格 凡未预印大写金额数字位数的 应在 人民币 等货币名称之后书写 大写金额 大写数字到元或者角为止的 在 元 或者 角 字之后写 整 字以断尾 如 人民币叁拾陆元整 人民币叁拾陆元伍角整 但 人民币叁 拾陆元伍角玖分 后面不需加写整字 阿拉伯金额数字满拾元而不足二十元的 应在 拾 字前加写 壹 字 如 人民币壹拾贰元肆角柒分 阿拉伯金额数字中间有 0 时 汉 字大写金额应写 零 字 连续有几个 0 时 汉字大写金额中可以只写 一个 零 字 如 60054 16 人民币陆万零伍拾肆元壹角陆分 阿拉伯金 额数字元位是 0 或者数字中间连续有几个 0 元位也是 0 但角 位不是 0 时 汉字大写金额可以只写一个 零 字 也可以不写 零 字 如 1320 56 人民币壹仟叁佰贰拾元 零 伍角陆分 各种原始凭证不能随意涂改 原始凭证填写如有错误 要使用正确的 改错方法更正 不得涂改 刮擦 挖补或用褪色水改 更正处还应当加盖填 制单位的公章 五 原始凭证的审核 一 原始凭证审核的内容 1 真实性和合法性审核 是否如实 客观地反映了经济业务的 本来面貌 有无漏记或有意隐瞒 是否符合财经政策法令 企业财 务通则和会计准则 制度的有关要求 与企业的计划 预算和合同 是否相符 2 合理性审核 业务是否符合厉行节约 反对浪费 有利于提 高经济效益的原则 3 完整性审核 应填项目是否填写完整 全面 各项手续是否 齐备 经办人员是否签章 4 正确性审核 有关数量 单价 金额的填写是否清楚 计算是 否正确 大小写是否一致 二 原始凭证审核结果的处理 1 对审核中发现不真实 不合法 不合理的原始凭证 应拒绝 付款 拒绝报销或拒绝执行 同时向有关领导报告 请求查明原因 追究当事人的责任 2 对于填写不齐全 手续不完备 书写不清楚 计算不正确的 原始凭证 应责成经办人员补填齐全 补办手续 更正错误或更换 原始凭证 第三节第三节 记账凭证记账凭证 一 记账凭证的概念和分类 一 记账凭证的概念 记账凭证又称传票 是指由企业财会部门的会计人员根据已审 核无误的原始凭证或原始凭证汇总表填制的 载有会计分录 并作 为记账直接依据的书面文件 填制程序 根据审核无误的原始凭证 概念的分解 主要内容 会计分录 账户名称 金额 记账方 向 主要用途 登记账簿的直接依据 实际工作中 由于原始凭证来自不同单位 种类繁多 数量庞 大 格式大小不一 不便于据此记账和查账 因此 需将审核无误 的原始凭证 按照登记账簿的要求先进行归类整理 指明账户的名 称 记账方向和金额 并填制具有统一格式的记账凭证 然后将相 关的格式不一 数量繁多的原始凭证附在其后面 这样操作既有 利于原始凭证的保管 也便于账簿的登记和对账 查账和减少差错 的发生 二 记账凭证的分类 1 按其适用的经济业务不同 分为 专用记账凭证 通用记账凭证 专用记账凭证 含义 是专门用于记录某一类经济业务的记账凭证 分类 按所记录的经济业务是否与现金 银行存款收付有关 又分为 收款凭证 付款凭证 转账凭证 收款凭证 是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的 记账凭证 是根据有关现金和银行存款收款业务的原始凭证填制的 付款凭证 是用来记录现金和银行存款等货币资金付款业务的 记账凭证 是根据有关现金和银行存款付款业务的原始凭证填制的 转账凭证 是用来记录与现金 银行存款等货币资金收付款 业务无关的转账业务 即在经济业务发生时不需要收付现金和银行 存款的各项业务 的记账凭证 是根据除现金和银行存款收付业务 以外的转账类经济业务的原始凭证填制的 通用记账凭证 含义 是指各类经济业务共同使用的 统一格式的记账凭证 对于经营规模较小的单位 行政事业单位 为了简化会计凭证 一 般使用通用记账凭证进行核算 2 按其填制方式不同 分为 单式记账凭证 复式记账凭证 单式记账凭证 含义 是指把一项经济业务所涉及的应借应贷的各个会计科目 分别填制两张或两张以上的记账凭证 即每张记账凭证上只填列一 个会计科目 分类 按单式记账凭证上会计科目填列的方向不同 分为 借项记账凭证 贷项记账凭证 优缺点 单式记账凭证的内容单一 有利于汇总计算每个会计 科目的发生额 可以减少登记总账的工作量 但不能在一张凭证上 反映经济业务的全貌 不便于查找记录差错 且记账凭证数量多 制证工作量较大 因此 实务中使用单式记账凭证的单位很少 复式记账凭证 含义 是指将一项经济业务所涉及的应借应贷的各个会计科目 都集中填列在一张记账凭证上的记账凭证 优缺点 会计科目对应关系明确 有利于反映经济业务的全貌 便于了解资本运动的来龙去脉 同时还可以减少记账凭证的数量 便于查账 但不便于汇总计算每一会计科目的发生额 不便于分工 记账 大部分企业均采用复式记账凭证进行会计核算 如上述第一 种分类中的收 付 转凭证都是复式记账凭证 二 记账凭证的基本内容 不论是专用记账凭证还是通用记账凭证 都必须具备以下相同 的基本内容 1 记账凭证的名称 2 记账凭证的填制日期 3 记账凭证的编号 4 经济业务的内容摘要 5 经济业务所涉及的会计科目 包括一级科目和明细科目 的名称 金额 方向 6 记账凭证所附原始凭证的张数 7 过账备注 以防重登 漏登或便于查账 8 有关责任人的签名或盖章 包括制证 审核 记账 会计 主管 出纳等 三 记账凭证的填制方法 一 专用记账凭证的填制方法 1 收款凭证的填制 讲解收款凭证的具体填制 2 付款凭证的填制 讲解付款凭证的具体填制 注意 凡涉及两种货币资金之间收付业务的情况 一律选择填制付 款凭证 其中 将多余现金送存银行时 填制现付凭证 从银行提 取现金时 填制银付凭证 3 转账凭证的填制 讲解转账凭证的具体填制 二 通用记账凭证的填制方法 讲解通用记账凭证的具体填制 四 记账凭证的填制要求 1 以审核无误的原始凭证作为填制记账凭证的依据 2 选择正确的记账凭证 若采用专用记账凭证的单位 还应根 据业务内容选择收款凭证 付款凭证或转账凭证 3 记账凭证日期的填写 一般即为填制当天的日期 但也有几 种特殊情况 报销差旅费的记账凭证 填写报销当日的日期 现金 收付款记账凭证 填写办理收付现金的日期 银行收款业务的记账 凭证 按财会部门收到银行进账单或银行回执的戳记日期填写 银 行付款业务的记账凭证 以财会部门开出银行付款单据的日期或承 付日期填写 月末转账业务的记账凭证 以当月最后一天的日期填 写 4 记账凭证的编号 必须按月从 1 开始连续编号 不得跳 号 重号 其中 通用记账凭证采用一类 总字 编号法 即从本 月第一笔经济业务发生后填制的记账凭证第 1 号开始 至本月最后 一张记账凭证第 号为止 专用记账凭证可采用三类或五类编号法 三类为 收字第 号 付字第 号 转字第 号 五类为 现收字 第 号 现付字第 号 银收字第 号 银付字第 号 转字第 号 若一项经济业务需编制两张或两张以上记账凭证 应采用 分 数编号法 编号 如转字第 20 1 2 号 转字第 20 2 2 号 5 记账凭证的摘要填写 应真实准确 简明扼要 完整清楚 6 记账凭证中的分录编制和科目填写 会计科目应写全称 也 可以同时填写科目 编号与名称 但不能用科目编号代替科目名称 通用记账凭证和转 账凭证中的科目应按先借后贷的顺序填写 不同类型 内容的经济 业务不得合并填制在一张记账凭证上 7 记账凭证金额栏中的数字填写 金额数字应填写至 分 位 若 角分 位上没有数字的 应以 00 补位 合计 行应填写 合计金额 并在其前一格填写货币符号 若一笔经济业务需填 写多张记账凭证的 只在最后一张记账凭证的 合计 行填写合计 金额 8 记账凭证中的空行应注销 不得跳行或留有余行 应自金额 栏最后一笔金额数字下的空行处到合计栏的金额数字上的空行处划 一斜线或 S 形线予以注销空行 堵塞漏洞 9 记账凭证所附原始凭证的张数 除月末结账和更正错账的记 账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必附有相应原始凭证 并将其粘贴在记账凭证之后 五 记账凭证的审核 1 审核记账凭证是否按已审核无误的原始凭证填制 2 审核记账凭证所列会计科目 应借 应贷的会计科目方向 和金额是否正确 借贷双方的金额是否平衡 明细科目金额之和与 相应的总账科目的金额是否相等 3 审核记账凭证摘要是否填写清楚 日期 凭证编号 附件 张数以及有关人员的签章等各个项目填写是否齐全 第四节第四节 会计凭证的传递 整理与保管会计凭证的传递 整理与保管 一 会计凭证的传递 一 会计凭证传递的概念 会计凭证的传递 是指从原始凭证的填制或取得时开始 经过 填制 稽核 记账 直到归档保管为止的整个过程中 在本单位内 部有关职能部门和人员之间的传递路线 传递时间和处理程序 正确组织会计凭证的传递 对于提高会计核算资料的及时性 正确组织经济活动 加强经济责任 实行会计监督 具有重要意义 二 会计凭证传递中应注意的问题 1 要根据经济业务的特点 企业机构的设置和人员分工的情况 及经营管理上的需要 恰当地规定各种会计凭证的格式 份数 传 递的程序 使会计凭证的传递 既能满足会计核算的要求 也能兼 顾计划 统计 管理上的需要 既避免凭证上的不必要的传递环节 又不影响按规定手续进行处理和审核 2 要根据有关部门和人员对经济业务办理必要手续 如计量 检验 审核 登记等 的需要 确定凭证在各个环节停留的时间 保证业务手续的完成 但又要防止不必要耽搁 从而使会计凭证以 最快速度传递 以充分发挥它及时传递经济信息的作用 3 建立凭证交接的签收制度 为了确保会计凭证的安全和完整 在各个环节中都应指定专人办理交接手续 做到责任明确 手续完 备 严密 简便易行 二 会计凭证的整理 一 会计凭证整理的概念 会计凭证的整理 是指各种记账凭证在办完各项业务手续 并 据以记账以后 须由会计人员定期清点 整理和分类的程序和方法 二 会计凭证整理的程序和方法 会计凭证一般每月装订一次 装订好的凭证一般是按月保管归 档 1 会计凭证装订前的整理工作 分类整理 按顺序排列 检查日数 编号是否齐全 按凭证汇总日期归集 如按上 中 下旬汇总归寨 确定装 订成册的本数 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大的 张页或附件要折叠成同记账凭证大小 且要避开装订线 以便翻阅 保持数字完整 整理检查凭证顺序号 如有颠倒要重新排列 发现缺号要查 明原因 再检查附件有否漏缺 领料单 入库单 工资 奖金发放 单是否随附齐全 记账凭证上有关人员 如财务主管 复核 记账 制单等 的印章是否齐全 2 会计凭证装订时的要求 用 三针引线法 装订 装订凭证应使用棉线 在左上角部 位打上三个针跟 实行三眼一线打结 结扣应是活的 并放在凭证 封皮的里面 装订时尽可能缩小所占部位 使记账凭证及其附件保 持尽可能大的显露面 以便于事后查阅 凭证外面要加封面 封面纸用上好的牛皮纸印制 封面规格 略大于所附记账凭证 装订凭证厚度一般 1 5 厘米 方可保证装订牢固 美观大方 3 会计凭证装订后的注意事项 每本封面上填写好凭证种类 起止号码 凭证张数 会计主 管人员和装订人员签章 在封面上编好卷号 按编号顺序入柜 并要在显露处标明凭 证种类编号 以便于调阅 三 会计凭证的保管 每月记账完毕 要将本月各种记账凭证加以整理 检查有无缺 号和附件是否齐全 然后按顺序号排列 装订成册并加具封面 为 了防止任意拆装 在装订线上要加贴封签 并由会计主管人员盖章 如果在一个月内 凭证数量过多 可分装若干册 在封面上加 注共几册字样 如果某些记账凭证所附原始凭证数量过多 也可以 单独装订保管 对重要原始凭证 如合同 契约 押金收据以及需 要随时查阅的收据等在需要单独保管时 应编制目录 并在有关的 记账凭证上注明附件另行保管 以便查核 装订成册的会计凭证应集中保管 并指定专人负责 查阅时 要有一定的手续制度 会计凭证的保管期限和销毁手续 必须严格执行会计制度 其 中 原始凭证 记账凭证和汇总记账凭证保管期限为 15 年 涉及外 事的应永久保管 银行存款余额调节表保管 3 年 第五节第五节 会计账簿的含义和分类会计账簿的含义和分类 一 会计账簿的含义 账簿设置的原因 账簿设置的原因 记账凭证虽能详细具体地记录经济业务 并对经济业务进行整理 和归类 但由于其数量多且每张记账凭证上只是零星分散地记录个 别经济业务 不能连续 集中 系统地反映企业在某一时期内所发 生的某一类经济业务的变动情况及其变动结果 为了把分散在会计 凭证上的会计信息加以集中和分类汇总 就需要设置序时 分类地 记录和反映经济业务的簿籍 即账簿 账簿是由具有一定格式 相互联系的账页所组成的 以审核无 误的会计凭证为依据 用来序时 分类地全面记录一个企业 单位 经济业务事项的会计簿籍 二 会计账簿的作用 设置和登记账簿是会计核算的专门方法之一 是会计核算工作 的中间环节 对加强企业经济核算 提高经营管理水平具有十分重 要的意义 概括起来有如下几个方面 一 可以全面 系统地反映单位经济业务的发生和完成情况 二 可以为定期编制会计报表 提供数据资料 三 可以为考核经营业绩 加强经济核算 进行会计监督和会计 分析提供依据 三 会计账簿的分类 一 按用途不同 分为 序时账簿 分类账簿 备查账簿 联合账簿 1 序时账簿 日记账 含义 是按照经济业务发生或完成的时间先后顺序时间先后顺序 逐日逐笔逐日逐笔 进行登记的账簿 用途 发挥序时登记经济业务的作用 分类 按记录经济业务的内容范围不同 分为 普通日记账 特种日记账 普通日记账 通用日记账 分录日记账 会计分录簿 是用来序时记录序时记录各单位全部经济业务全部经济业务发生 完成情况的日记 账 具体格式为 在账簿中 按每日发生经济业务的先后顺序 逐 项编制会计分录 作为过入分类账的依据 普通日记账 两栏式 普通日记账 两栏式 2006 年 月日 摘要账户名称 借方贷方 过账 42从银行提取现金现金4000 银行存款4000 适用范围 规模较小 经济业务不多且又较为简单的单位 应 用一本普通日记账便能集中 序时地记录全部经济业务 满足管理 的需要了 但在业务繁多的单位 使用这种日记账在过入分类账时 需逐笔转记 工作量很大 且查阅不方便 也不利于会计人员的分 工记账 故一般不采用这种账簿 特种日记账 是用来专门序时登记序时登记某一类经济业务一类经济业务发生 完成情况的账簿 如现金日记账 银行存款日记账 材料采购日记账 销货日记账等 适用范围 在未设置普通日记账的单位 都应专门设置现金日专门设置现金日 记账和银行存款日记账记账和银行存款日记账 以加强对货币资金的管理 2 分类账簿 分类账 含义 是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行 分类登记的账簿 用途 发挥按类别登记经济业务的作用 分类 按账户分类提供核算指标的详细程度不同 分为 总分类账簿 明细分类账簿 总分类账簿 总分类账 总账 是按照总分类账户总分类账户设置 登记全部经济业务全部经济业务 提供总括核算 资料的账簿 适用范围 任何单位都必须设置总分类账簿任何单位都必须设置总分类账簿 明细分类账簿 明细分类账 明细账 是按照明细分类账户设置 登记具体某一类经济业务 提供 明细核算资料的账簿 3 备查账簿 备查登记簿 辅助账簿 含义 是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全 的经济业务进行补充登记补充登记的账簿 如租入固定资产备查账 委 受 托加工材料备查账 代销商品备查账 应收票据登记簿等 用途 发挥为序时账和分类账等正式账簿提供必要有用的参考 资料 补充信息的作用 特点 第一 它不是根据记账凭证登记的 第二 它的格式与 日记账 分类账的格式不同 更注重用文字记叙某项经济业务的发 生和注销情况 适用范围 各单位可根据实际需要可灵活设置备查账灵活设置备查账 且其格 式也无固定要求 4 联合账簿 含义 是将不同性质的各种账簿相结合各种账簿相结合而设置的多用途账簿 如将日记账和总分类账结合而成为日记总账 用途 发挥合并账簿设置 一账多用 能在一本账簿中综合反 映多方面的会计信息 二 按外表形式不同 分为 订本式账簿 活页式账簿 卡片式账簿 1 订本式账簿 订本账 含义 是在启用之前就将一定数量并编有顺序页码的账页固定固定 装订成册装订成册的账簿 优缺点 适用范围 一般带有统驭性的总分类账总分类账和较重要的现金日记账 现金日记账 银行存款日记账银行存款日记账采用订本式账簿 2 活页式账簿 活页账 含义 是将一定数量的零散账页置于活页夹内置于活页夹内 可根据记账内 容的变化而随时增减 取放部分账页的账簿 优缺点 适用范围 一般适用于明细分类账明细分类账 3 卡片式账簿 卡片账 含义 是将一定数量 具有各种格式 使用分散的卡片式账页 按一定顺序存放于专设的卡片箱中存放于专设的卡片箱中 账页可根据需要随时存取的账 簿 如固定资产卡片账 低值易耗品卡片账等 优缺点 它实质上也是一种活页账 除具有一般活页账的优缺 点外 它还可跨年度使用 但在使用结束 不再继续登记时 也必 须装订成册 予以妥善保管 三 按所使用账页的格式不同 分为 单栏式账簿 双栏式账簿 横线登记式账簿 三栏式账簿 多栏式账簿 数量金额式账簿 1 单栏式账簿 是在账页中只设置一个金额栏的账簿 适用 于资金变化方向较为单纯的明细分类账 2 双栏式账簿 横线登记式账簿 是在同一张账页同一行 的借贷方两个金额栏内 记录某一项经济业务从发生到结束全部内 容的账簿 适用于需要逐笔对应反映某类经济业务 发生完成情况的明细分类账 如应收 付 账款 票据 明细账 物资采购明细账等 应收账款明细账应收账款明细账 2006 年 凭证摘要借方 金额 2006 年 凭 证 摘要贷方 金额 月 日 字 号月 日字号 24转 1销售 A 产品 1500 00216收8收回 欠款 1500 00 9转 4销售 B 产品 2000 00 3 三栏式账簿 是在账页中设置借 贷 余三个金额栏的账 簿 适用于只需进行金额核算的经济业务 应用最普遍应用最普遍 格式见书 P123 表 6 9 4 多栏式账簿 是在账页中的借贷栏下再分别设置若干专栏 以详细具体记载某一小类经济业务的活动情况 适用于登记成本 费用 收入和利润情况的明细分类账 如生产成本明细账 制造费 用明细账 管理费用明细账 主营业务收入明细账 本年利润明细 账 应交税费 应交增值税明细账等 5 数量金额式账簿 是在账页中的借 贷 余三栏内再分别 设置数量 单价 金额三个小栏的账簿 适用于既要进行金额核算 又要进行实物数量核算的各种财产物资明细分类账 如物资采购明 细账 原材料明细账 库存商品明细账 固定资产明细账等 第六节第六节 会计账簿的设置与登记会计账簿的设置与登记 一 设置会计账簿的原则 二 会计账簿的内容 一 封面 起保护账页的作用 封面上一般需写明账簿的名称及单位的名 称 二 扉页 用来登载 账簿启用表 账簿使用登记表 经管人员一览表 和 账户目录 明确账簿启用日期 记账人员等内容 三 账页 用来登记具体经济业务 连续系统的进行会计核算 三 会计账簿的启用 一 账簿启用的条件 1 新创立的企业及其他经济单位 应依法建账 并启用账簿 2 持续经营的单位 在每个新的会计年度开始时 除固定资产 明细账等少数明细分类账簿和备查账簿可以连续使用旧账外 其他 的分类账簿和日记账均要在新年度开始时启用新账 不能跨年度使 用 二 账簿启用规则 1 在账簿封面上应写明单位名称和账簿名称 2 扉页正面需填写 账簿启用表 总账和明细账扉页的背 面还应填写 账户目录 科目索引 标明每一个分类账户所在的 页数 以方便记账 四 会计账簿的登记规则 1 会计人员必须根据审核无误的会计凭证及时正确登记各类账 簿 2 应将会计凭证的日期 凭证字号 业务内容摘要 金额和其 他有关资料逐项填写入账 登记完毕后 记账人员要在记账凭证上 签名或盖章 并在记账凭证的 记账符号 栏内注明所记账簿的页 数 或划 符号 表示已经登记入账 3 记账必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水的钢笔 水笔书写 红 色墨水只能在下列情况中使用 按照红字冲账的记账凭证 冲销错 误记录 在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数 在三栏式账 户的余额栏前 如未印明余额方向的 在余额栏内登记负数余额 按照国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录 如 期末结账时所划的通栏红线 发生跳行 隔页时所划的红色对角线 以注销空行空页等 4 文字数字书写必须清晰 端正 书写时要留有适当空格 下 方紧靠底线 一般应占格距的 1 2 或 2 3 没有角分的整数 小数点 以下的两个 00 不得省略不写 5 记账时 必须按账户页次顺序逐页 逐行连续登记 不得跳 行 隔页 如不慎出现跳行 隔页 不得任意涂改 应在空行 空 页处用红色墨水划对角线注销 或者注明 此行空白 此页空白 字 样 并由记账人员签名或者盖章 以示证明 对订本式账簿 不得 任意撕毁账页 对活页式账簿也不得任意抽换账页 6 凡需结出余额的账户 应当定期结计余额 结出余额后 应 在标明余额方向的 借或贷 栏内写明 借 或 贷 的字样 没 有余额的账户 应在该栏内写 平 字 并在余额栏 元 位上 内 用 0 表示 现金和银行存款日记账必须逐日结出余额 7 每一张账页登记完毕需要结转下页继续登记时 要在该页最 末一行的摘要栏内填写 过次页 或转后页 字样 并在借 贷方 栏内登记本账页的发生额合计数 余额栏内结出余额 在下页第一 行的摘要栏内填写 承前页 字样 并在借 贷方栏和余额栏内将 上一页的发生额合计数和余额依次过入 然后再登记新的经济业务 对需要结计本月发生额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为 自本月初起至本页末止的发生额合计数 对需要结计本年累计发生 额的账户 结计 过次页 的本页合计数应当为自年初起至本页末止 的累计数 对既不需要结记本月发生额也不需要结记本年累计发生 额的账户 可以只将每页末的余额结转次页 8 账簿记录错误时 不得随意涂改 更不能任意刮擦 挖补或 用修正液更改消除字迹 而是应按规定的手续和更正错账的方法予 以更正 五 日记账的设置与登记 一 普通日记账的设置和登记 二 特种日记账的设置与登记 1 现金日记账 现金日记账的含义现金日记账的含义 现金日记账一般采用订本式账簿和三栏式账页格式 现金日记账登记的具体要求 2 银行存款日记账 银行存款日记账的含义银行存款日记账的含义 银行存款日记账一般采用订本式账簿和三栏式账页格式 银行存款日记账登记的具体要求 六 分类账的设置与登记 一 总分类账的设置与登记 1 总分类账一般采用订本式账簿和三栏式账页格式 2 总分类账的登记方式 根据收 付 转凭证及其原始凭证逐日逐笔进行登记 根据科目汇总表汇总进行登记 根据各种收 付 转汇总记账凭证进行登记 总分类账的登记依据和方式 主要取决于单位所采用的记账程 序 但无论采用何种登记方式 月末都应将全部发生的经济业务登 入总分类账 并结出其各账户的本期借 贷方发生额合计和月末余 额 二 明细分类账的设置与登记 1 明细分类账一般采用活页式和卡片式账簿 可采用三栏式 数量金额式 多栏式 横线登记式账页格式 2 明细分类账的登记方式 逐日逐笔进行登记 3 熟悉各种不同账页格式明细分类账的登记 三 分类账与明细分类账的关系及其平行登记 1 总分类账与明细分类账的关系 2 总分类账与明细分类账的平行登记方法 第八节第八节 错账的更正方法错账的更正方法 一 错账产生的原因与查找方法 一 产生错账的原因 1 会计凭证填制错误 主要表现为记录内容有误 计算错误 会计科目错误 借贷方向错误 借贷金额有误 2 记账错误 主要表现在账簿记录中出现重记 漏记 混记 错记等情况 二 查找错账的步骤与方法 1 一般情况下 如果发生了错账 应采取以下步骤进行查找 先计算出差错的数额 综合各种有关情况 确定可能出现差错的范围 确定查找的线索 采用适当的方法予以查错 2 主要查错方法有七种 差数查找法 尾数查找法 除 2 法 查找 除 9 法查找 顺查法 逆查法 抽查法 二 错账更正方法 记账发生错误后 不准涂改 挖补 刮擦或者用药水消除字迹 不准重新抄写 必须按规定的方法予以更正 常用的方法包括划线 更正法 红字更正法 补充登记法三种 一 划线更正法划线更正法 1 含义 是指对账簿记录中的错误文字或数字 用划红线注销 并作更正的方法 2 适用范围 结账前 发现记账凭证填制正确无误发现记账凭证填制正确无误 而账簿记 录由于会计人员不慎出现错误 包括文字或数字方面的笔误或计算 失误 记账方向错误 账簿登记错误 3 具体更正操作 在错误的文字或数字正中划一条红线 表示错误内容已被注 销 但应注意划红线后需保证原错误内容清晰可辨认 在划红线的被注销文字或数字上方空白处用蓝或黑色钢笔书 写正确的文字或数字 由更正人员在更正处盖章 文字错误盖章在差错处 数字错 误盖章在红线尾端 以明确相关人员责任 4 应注意的问题 应注意的问题 划红线注销时 若是文字错误 可只将错误的文字划线注销 划红线注销时 若是数字错误 必须将整笔数字全部划线注 销 而不能只划线注销错误部分的数字 5 举例 例例 1 记账人员登账时 将 制造费用 账户借方发生额 5600 元误记为 5006 元 制造费用 5600 5006 例例 2 记账人员登账时 将应记入 生产成本 账户借方的 3000 元 误记在贷方 生产成本 3000 3000 例例 3 记账人员登账时 将应记入 制造费用 借方的 2000 元 误记入 管理费用 借方 管理费用 制造费用 2000 2000 二 红字更正法红字更正法 红字冲账法 赤字冲销法 1 含义 是在登账后 发现由于记账凭证错误记账凭证错误而使账簿记录发 生错误 需用红字冲销原记账凭证 以更正账簿记录的方法 2 适用范围 登账后 发现记账凭证中应借应贷的会计科目用错 或借贷 记账方向错误而导致的登账错误 登账后 发现记账凭证中应借应贷的会计科目正确 但所记 金额大于正确应记金额而导致的登账错误 3 具体更正操作 科目用错或记账方向错误的具体更正操作 先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全相同的记 账凭证 在其摘要栏摘要栏内注明 注销 月 日 字 号凭证 字样 并据此用红字登记入账 在账簿的摘要栏摘要栏内注明 冲销 月 日错 账 在其凭证字号栏凭证字号栏内写上该红字凭证的号数 将原错误记录冲销 然后用蓝或黑字重新填制一张内容正确的记账凭证 在其摘摘 要栏要栏内注明 订正 月 日 字 号凭证 字样 并据此登记入账 同时在账簿摘要栏摘要栏内注明 更正 月 日错账 在其凭证字号栏凭证字号栏内 写上该正确的蓝或黑字记账凭证的号数 将正确内容记录下来 金额多记错误的具体更正操作 按多记金额用红字填制一张记账凭证 而应借应贷的会计科目 与原错误记账凭证仍相同 在其摘要栏摘要栏内注明 冲销 月 日 字 号凭证多记金额 并据此用红字登记入账 同时在账簿摘要栏摘要栏内 注明 冲销 月 日 字 号账面多记金额 将原记录中多记的金 额冲销 4 应注意的问题 应注意的问题 不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭 证去冲销原错误记录或错误金额 因为蓝字记账凭证反方向记录的 会计分录反映某类经济业务 而不能反映更正错账的内容 5 举例 三 补充登记法补充登记法 蓝字补记法 1 含义 是在登账后 发现由于记账凭证错误记账凭证错误而使账簿记录发 生错误 需采用编制补充记账凭证以更正账簿记录的方法 2 适用范围 登账或结账后 发现记账凭证中应借应贷的会计 科目无误 只是所记金额小于正确应记金额而导致的登账错误 3 具体操作 按少记的金额用蓝或黑字填制一张记账凭证 而应借应贷的会 计科目与原错误记账凭证仍相同 在其摘要栏摘要栏内注明 补充 月 日 字 号凭证少记金额 同时在账簿摘要栏摘要栏内注明 补充 月 日 字 号账面少记金额 以补充原记录中少记的金额 4 举例 第九节第九节 对账和结账对账和结账 一 对账 一 对账的概念 对账 即核对账目 是指企事业 行政单位定期对会计账簿记 录的有关数字与相关的会计凭证 库存实物 货币资金 有价证券 往来单位或个人等进行相互核对 以保证账账相符 账证相符 账 实相符 通过对账 可以及时发现和纠正记账及计算的差错 保证各种 账簿记录的完整和正确 以便如实反映经济活动情况 并为会计报 表的编制提供真实可靠的资料 二 对账的内容 1 账证核对 含义 是指将各种账簿记录与记账凭证及其所附原始凭证进 行核对 核对的内容 总账总账 记账凭证记账凭证 科目汇总表科目汇总表 汇总收 付 转凭证汇总收 付 转凭证 日期 凭证字号 摘要 记账方向 金额是否相符 日记账 明细分类账日记账 明细分类账 记账凭证及所附的原始凭证记账凭证及所附的原始凭证 核对的时间 一般在填制记账凭证和登账的日常工作中进行 便于发现错误及时予以更正 2 账账核对 含义 是指对各种账簿之间的有关记录进行核对 核对的内容 全部总账总账的本期借方发生额合计数 全部总账总账本期贷方发 生额合计数 全部总账总账的期末借方余额合计数 全部总账总账期末贷方余额 合计数 总账总账的本期借 贷方发生额 期末余额 所属各明细分类所属各明细分类 账账的本期借 贷方发生额合计数 期末余额合计数 现金日记账 银行存款日记账现金日记账 银行存款日记账的本期借 贷方发生额合计数 期末余额 总账中的现金 银行存款账户总账中的现金 银行存款账户的本期借 贷方发生额 期末余额 财会部门财产物资明细分类账财会部门财产物资明细分类账的期末余额 财产物资保管财产物资保管 部门 使用部门的明细分类账 卡部门 使用部门的明细分类账 卡上记载的期末结存数额 核对的时间 至少每月月末核对一次 3 账实核对 含义 是指将账簿记录与各项财产物资和货币资金的实有数 额核对相符 核对内容包括 现金日记账现金