电子档档案管理实施细则

第 1 页 共 7 页 档案管理实施细则档案管理实施细则 一 一 目的目的 规范档案管理工作 是公司发展过程中一项重要的基础性工作 企业拥有 健全的档案资源 对维护企业权益 开发新产品 开发人力资源 研究潜在客 户 减少企业成本 提高经济效益等都有重要意义 公司档案工作必须坚持统 一集中管理的原则 档案管理也必须逐步向系统化 标准化 科学化 现代化 发展 二 二 适用范围适用范围 本 细则 适用于公司各部门及以后新开工项目或新成立公司的所有须存 档的各类资料 三 三 术语和定义术语和定义 1 档案管理员 专职档案管理员 兼职档案管理员 指在各部门中被指派负责 本部门档案管理的人员 2 档案管理 文书档案 图表档案 音像档案 实物等不同载体的档案材料 四 四 档案分类及编号 文字 图纸 表格 音像 电子版 档案分类及编号 文字 图纸 表格 音像 电子版 一 立档单位划分及档案划分 1 行政部 办公室 1 与公司业务发展有关的政策 法令 法规文件 2 各类诉讼档案 3 公司工作报告 专题报告 4 召开大型会议纪要 会议记录 重要讨论稿 公司年度工作总结与 工作计划 重要外事活动记录 5 公司章程 升级认证 领导人更选 大事记 机构成立 合并 撤 消 更改名称 启用印章 6 公司下级单位的请示与批复 员工来信来访记录 7 公司发出和收到的重要贺信 贺电和题词 公司简报 8 公司财产清理 统计 购物计划 9 部门年度工作总结 10 公司各项活动形成的有关音像材料 第 2 页 共 7 页 11 车辆管理相关文件 12 网络通讯 办公设备管理制度 13 公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件 2 人事部 1 人事任免 2 员工名册 考核 晋升 奖惩 劳保福利 职称考评 教育等文件 3 广告策划部 1 各类企划文件 2 投放发布的原件及复印件 3 各项活动形成的有关音像材料 4 销售部 含客户服务 1 买卖合同 2 客户档案 5 成本部 项目管理过程中的施工文件 合同 结算书 招投标书 工作 联系单及费用结算凭证 按单项工程施工进度进行分类整理 6 工程部 1 前期文件 拓展 咨询 方案 勘察 测绘 可行性研究报告 2 各种证书原件 3 合同 设计 施工 材料 4 施工图及电子版 7 财务部 1 执照 资质年检资料原件 2 公司各种证书 合同的原件 3 各类财务报表及文件等由财务部自行保管 二 档案编号 由资料员统一编号 公司代码 部门 年号 数字流水号 以行政为例 AJYAJY 行行 20152015 001001 AJYAJY 行行 20152015 001001 1 1 如一份文件包含多少小项 在数字流水号后添加小编号 第 3 页 共 7 页 五 五 档案的收集组卷档案的收集组卷 1 有关人员在收集 整理档案资料时 应按严格把好质量关 组卷要遵循项 目档案文件资料的自然形成规律和成套性特点 保持卷内文件的有机联系 分类科学 组卷合理 2 档案资料上所反映的图形尺寸 材质 规格等内容须与实物相符 做到字 迹清楚 图面整洁 规格统一 反差良好 签字手续完备 3 凡由易褪色书写材料 如复写纸 热敏纸等 形成的文件资料 应附该文件 资料的复印件 4 照片 含底片 和声像材料 要求图像清晰 声音清楚 解说与画面同步 照片与声像材料的文字说明准确精炼 电子档案 软盘 光盘等 应符合公 司有关标准 5 在整理图纸档案资料时 遇下列情况 应要求责任部门进行重新制作 1 一张图纸上改动部分超过图面 35 或改绘后致使图面混乱 模糊 分 辨不清的图 表 2 使用破损 受过光照图面不清 纸张有明显油渍 水渍和有霉变的图 纸或资料 3 结构 工艺 平面位置 或局部 改变 无法在原图上通过修改来反映 的 4 管线平面位置变动 长度超过总长的五分之一 线位平移超过 2m 构 造形式改变 5 断面尺寸变化 竖向位置变动等 6 未按施工图位置施工的管线工程 6 所有竣工图应有竣工图章 内容有 编制单位名称 编制人 技术负责人 和编制日期 签字要求填写清楚 齐全 不得代签 7 有关人员收集的设计 勘察 施工 监理等单位的档案资料须两套以上 原则以工程合同规定为准 8 以上档案收集整理无误后 管理员填写 表 1 文字档案存档记录 和 表 2 图纸档案存档记录 由本部门保存 作为本部门档案管理台帐 由本部门保存 作为本部门档案管理台帐 第 4 页 共 7 页 六 六 档案的移交归档档案的移交归档 1 凡公司各部门在项目施工管理 经营活动中形成的文字材料 包括文字 图表 声像 实物 承办部门应指定专人写出说明 系统立卷 按期向档 案室移交 不得私自保存 2 项目技术文件资料要按单项工程组卷 项目竣工图按建筑 结构 水电 暖通 消防 环保顺序组卷 项目管理性文件按问题 时间文件组卷 3 施工技术文件资料要按管理 依据 施工安装记录 检测实验 审定证明 排列 竣工图按专业 图号排列 文字在前 图样在后 文字装订 图纸 不装订 4 其它部门档案按时间顺序组卷 5 案卷必须填写卷内目录 备案表和封面 脊背 编写案卷页号 页号位置 时文件资料正面右下角 双面书写文件资料背面为左下角 6 移交档案时应如实填写 表 3 文字档案交接表 如有图纸填写 表 4 图纸交接表 一式两份 档案室一份 部门一份 七 七 档案来源 级别 移交时间及保存期限档案来源 级别 移交时间及保存期限 部门档案内容档案级别移交时限保存期限 1 与公司业务发展有关的政策 法令 法规文件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 2 各类诉讼档案 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 3 公司工作报告 专题报告 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 4 召开大型会议纪要 会议记录 重要讨论稿 公司 年度工作总结与工作计划 重要外事活动记录 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 5 公司章程 升级认证 领导人更选 大事记 机构 成立 合并 撤消 更改名称 启用印章 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 6 行政部各项管理制度 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 7 公司各项活动形成的有关音像材料 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 8 公司下级单位的请示与批复 员工来信来访记录 B 类 当月最后一个 星期二 五年 9 公司发出和收到的重要贺信 贺电和题词 公司简 报 B 类 当月最后一个 星期二 五年 行政部 10 部门年度工作总结 B 类 当月最后一个 星期二 五年 第 5 页 共 7 页 11 公司财产清理 统计 购物计划 C 类当年年底三年 12 车辆管理相关文件 C 类当年年底三年 13 公司日常经营管理过程中出现的阶段性文件 C 类当年年底三年 部门档案内容档案级别移交时限保存期限 1 人事任免 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 人事部 2 员工名册 考核 晋升 奖惩 劳保福利 职称考 评 教育等文件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 1 各类企划文件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 2 投放发布的原件及复印件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 广告策 划部 3 各项活动形成的有关音像材料 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 1 房屋买卖合同 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 2 客户档案 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 销售部 含客 户服务 3 各项活动形成的有关音像材料 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 1 执照 资质年检资料原件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 2 公司各种证书 合同的原件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 财务部 3 各类财务报表及文件等由财务管理部自行保管 B 类根据财务制度五年 成本部 项目管理过程中的施工文件 合同 结算书 招投标 书 工作联系单及费用结算凭证 按单项工程施工进 度进行分类整理 B 类 取得竣工备案 表后半年内 五年 1 前期文件 拓展 咨询 方案 勘察 测绘 可行 性研究报告 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 2 各种证书原件 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 3 合同 设计 施工 材料 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 4 施工图蓝图及电子版 A 类 取得后 一个 工作日内 永久 工程部 5 竣工图文资料 报城建档案馆相关资料 A 类 取得竣工备案 表后一周内 永久 注 注 各部门向资料员移交资料时需注明类型和保存年限 各部门向资料员移交资料时需注明类型和保存年限 B B C C 类文件到期后如予销毁 专职档案管理员应提出书面申请 经董事长 类文件到期后如予销毁 专职档案管理员应提出书面申请 经董事长 第 6 页 共 7 页 总经理 档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁 表总经理 档案来源部门负责人签字批准后由专职档案管理员统一销毁 表 6 6 档案销毁审批表档案销毁审批表 八 八 档案的查档案的查 借阅借阅 1 凡因公务需要公司员工借阅档案 应事先填写 表 5 档案借阅申请表 请相关领导签字后方可到档案室办理有关手续 并按期归还 到期未还 档案管理员要及时催还 1 查 借 阅 A 类档案 须经董事长签字 董事长不在 需总经理和行 政经理双方签字 2 查 借 阅 B 类档案 须经总经理签字 总经理不在 由行政经理签 字 后由总经理补签 3 查 借 阅 C 类档案 须由行政经理签字 2 外单位要求查 借 阅有关档案 原则上不外借 特殊情况的必须经董事 长批准并按有关规定办理查 借 阅手续 并按期归还 3 借阅者离职时 离职清单上需经档案室管理人员确认归还 签字方能办理 离职手续 4 借阅时间不超过 5 天 由于工作需要延长借阅时间 须补办手续 5 查 借 阅期间未经分管领导或档案室同意不得擅自复印 九 九 附表附表