当前企业合同管理存在的问题与对策

1 当前企业合同管理存在的问题与对策当前企业合同管理存在的问题与对策 陈显明 市场经济要求企业必须在遵循市场行为规则的前提下参与竞争 规范管理和经营 合同是企业开展 各类经济活动的重要形式 企业的合同管理工作显得尤为重要 但是 当前企业合同管理工作仍面临着 一些问题 企业应当引起高度重视 要从加强企业的合同管理入手 加强企业的法律风险管理 一 企业合同及管理中存在若干的问题 1 合同风险管理意识差 一些企业的领导对合同管理的重要性认识不够 没有建立完善的合同管理机构 对合同风险更缺乏 防范意识 没有认识到合同管理是企业管理不可或缺的重要组成部分 没有建立合同管理制度 在机构 设置 人员配备和经费等方面支持不够 没有设置相应的管理部门或专门的管理人员 没有明确的授权 制度和合同签订的流程管理 合同签订的随意性很大 各部门权责不分明 意见很难统一 造成权力大 家争 责任大家推的局面 合同签订后 不注意保存合同及相关的履行凭证 2 不注重合同的主体资格的审查 在对外交往中 对方有时往往以办事处 项目部名义等签订合同 更有一些企业的业务人员直接代 表法人对外签订合同 在这种情况下 一些企业往往不注重审查对方签约是否适格 只要对方有人签字 就万事大吉 一旦发生纠纷 谁应承担合同责任 争议较大 有的企业不承认签字人的身份 而签字人 又无法找到 也没有证据证明其身份 在这种情况下 合同的风险就相当大了 3 合同文本不规范 条款过于简单 模糊 有的企业在签订合同时 往往是自己临时草拟 不使用已成文的合同示范文本或格式合同 一些合 同的条款过于简单 合同条款约定的意思不明确 不具体 有的合同没有根据交易特有的风险来设置特 定条款 有的合同由于缺乏必要的框架体系导致内容混乱 有的合同与实际需要相脱节 未就双方的具 体内容作充分约定 如 有的合同约定按需供货 以合同法解决争议 由违约者承担违约责任等 这种 约定等于没有约定 争议解决的约定涉及解决途径 管辖约定等具体事项 根据 民事诉讼法 规定 合同纠纷可以由被告住所地或合同履行地的法院管辖 同时 合同法 又规定 合同当事人可以在合同 中约定原告住所地 被告住所地 合同履行地 合同签订地 合同标的物所在地的法院管辖 因此 合 同当事人应明确 具体地约定合同纠纷管辖法院 否则则是无效约定 违约责任需要根据本合同的交易 情况进行具体的约定 4 忽略合同的效力问题 有的企业在签订合同 往往不注意合同的效力问题 在法律上 有合同成立 合同生效两个概念 合同的生效不同于合同成立 一般情况下当事人采用合同书形式订立合同的 自双方当事人签字或者盖 2 章时合同成立 有些合同约定自双方签字盖章之日起生效 但是合同上面仅有签字或盖章 殊不知签字 盖章的意思是法定代表人或其授权委托的人签字加单位公章 还有一些合同没有明确合同的履行期限 5 不善于运用合同法赋予的权利 根据合同法第六十六条 第六十七条 第六十八条的规定 合同当事人可行使的抗辩权包括 同时 履行抗辩权 后履行抗辩权和先履行抗辩权 同时 合同法第七十三条 第七十四条 第七十五条规定 了合同的保全制度 目的是在债务人与第三人在危害债权时 债权人可依法运用排除对债权的侵害 但 一些企业不知道也不善于运用这些抗辩权 保全措施 6 合同盖章 签字方面存在的的问题 合同的条款并不要求当事人自行书写 但需要亲自签字或盖章 签字人应当是当事人本人 或单位 的法定代表人 负责人 或经授权的部门机构的负责人 代理人 但在实务中常出现 合同当事人一栏 与盖章主体 签字不符 这会给合同的履行 主体的确定带来不必要的麻烦 一般订立合同时当事人都 要同时签字并盖章 虽不必要 但应当说是有利而无害的 在签字人无权代表或无权代理时 有盖章便 不会影响合同的成立 另外 有的企业不太注重签字和盖章的具体操作要领 签字时最好用蓝黑色的 墨水 易于分辩是否是原件 签字时最好是页签 即每页签字 或在盖章时加盖骑缝 二 防范企业合同风险的基本对策 一 强化合同风险管理的意识 企业的一半财富来自合同 在现代企业规模越来越大 生产 经营的内容也越来越繁复 合同 的作用也越来越重要 但随之而来的风险也越来越大 不规范的合同会损害企业的形象 也会因此暴露 企业自身的弱点 不规范的合同给履行带来歧义和不必要的损失 不重视合同风险管理的企业管理不可 能是成功有效的 企业经营存在风险 而合同管理的工作目标是防范企业经营风险 因此 在合同管理 时必须强化风险管理的意识 作为现代企业家 应当崇尚法律 合同就是企业经济活动的法律 树立并 强化合同风险管理 有利于规范企业的行为规范 有利于企业的健康有序地成长 二 建立企业的合同管理机构和管理模式 首先 建立合同管理机构 在市场经济条件下 企业为实现一定的经济目的 明确相互权利义务关 系而签订的合同是民事合同 企业通过合同所确立的民事关系 是种受法律保护的民事法律关系 所以 通过签订合同建立民事法律关系的行为是一种民事法律行为 由此可见 由于合同本身的特征 决定了 合同不同于企业内部的生产人事 财务等管理工作 已超越了企业自身的界限 使之成为一种受法律规 范和调整的社会关系 涉及大量的法律专业问题和实际操作技巧 鉴此 合同管理应当设立专门的机构 并配备相关人员进行有效的专业管理 其次 合同管理应采取企业合同管理部门统一归口管理和各业务部门 各单位分口管理的模式 合 同管理部门作为企业合同的统一管理部门 对企业 3 合同的签订和履行负有监督 检查和指导的职责 在具体操作上 对合同实行分级 划块管理 各业务 部门和所属各单位 主要有各个分公司 驻外机构 作为合同二级管理单位 负责本部门 本单位的合 同签订和履行 并向合同管理部门定期汇报有关合同的执行情况 这样 企业和所属各部门 各单位对 合同的管理做到机构 人员 制度三落实 形成完善的合同管理体系 三 加强合同管理 建立合同管理制度 企业应当根据自己的业务特点制定一套常用的合同范本 确定常见的法律风险种类并规定相应的合 同条款加以管理 企业合同管理部门应当更多的参与甚至主导合同管理的整个过程 包括对合同对方当 事人进行资信调查 合同谈判 起草 修订 签署 履行以及事后审查等 加强合同管理是防范企业法 律风险的基础性工作 要建立以事前防范 事中控制为主 事后补救为辅的合同管理制度 企业的合同 管理制度包括但不完全包括 合同管理办法 法人授权委托制度 合同专用章管理制度 合同审批制度 合同台账管理制度 合同档案管理制度 招投标管理制度 合同相对方管理制度等 各相关部门要根据 自身特点制定合同管理实施细则 做到有章可循 可重点地在以下几方面加强合同的具体管理 1 重视合同签订关 注意防范合同订立过程中的欺诈行为 合同法 第五十四条第二款规定 一方以欺诈 胁迫手段或者乘人之危 使对方在违背真实意思 的情况下订立合同的 受损害方有权请求人民法院或者仲裁机构变更或者撤销 具体而言 该规定应作 如下理解与适用 1 对方在订立合同的过程中故意隐瞒与订立合同的重要事实或故意告知虚假事实 使你产生了错误认识 并基于此错误认识订立了合同 那么这个合同是可以向人民法院申请撤销的 2 对于此种情形只能申请向人民法院申请撤销 仅做撤销通知 不生撤销效力 3 在订立合同的 过程中 对方没有使用欺诈手段 不适用该规定 4 在合同的履行过程中出现的欺诈行为 不适用该 规定 5 向人民法院申请撤销的期限是从你知道或者应当知道撤销事由之日起一年内行使 过期失权 法律不保护躺在权利上睡觉的人 2 正确估价自己的履约能力 预防不合理索赔 在实践中 有的会利用对方签订合同的急切心理 签订一些履行困难的合同 包括一些对方以索取 违约金为目的的合同 因此在签订合同时 要准确估价自己的履约能力 防止被无故索赔 3 加强履约管理 防范合同内容及效力变化时的风险 在合同履行中 必须对确认合同履行的全部义务 首先对合同的数量 质量标准要求 履行期限 履行地点 履行方式 履行费用等项目是否认识清楚 如果约定不明 要充分利用法律关于依照合同性 质 目的确定履行内容的原则 比如 关于合同标的的质量问题 有行业标准的 优先适用行业标准 无行业标准或者行业标准低于国家标准的 适用国家标准 既无行业标准也无国家标准的 使用通常标 准 适用通常标准不能达到目的时 可使用适用于本合同性质和目的的特定标准 其次 正确合理确认 合同的履行顺序 同时要注意对方履约情况 另外 4 有时会出现合同的一方可能因商事原因或法定原因改变已签订且正在执行的合同等情况 这涉及合同变 更 合同转让 合同解除 合同终止 合同撤销等行为 要达到上述目的 首先是双方协商 否则只有 在法定情形下 拥有法定权利的一方通过行使相应的法定权利获得实现 4 建立合同纠纷解决的基本流程 任何企业都不希望发生合同争议及纠纷 但是 合同争议及纠纷并不能主观地避免 企业只能预防 可能产生的合同纠纷 积极依法且合理解决对业已形成的合同纠纷 如何解决合同纠纷是合同管理的重 要环节 企业面对合同纠纷 要积极应对 要及时成立合同纠纷处理小组 召开纠纷分析会 提出解决 纠纷的法律意见 确定合同纠纷的处理方式 根据合同法第一百二十八条的规定 当事人可以通过和解 调解 仲裁和诉讼来解决合同争议 及时处理合同纠纷 千万不要拖延 目前 有些企业的债权无法获 得实际执行 事实上与其迟延主张权利有关 一些企业非要等到对方人去楼空 才肯下决心诉诸法律 效果与损失是可想而知的 正确认识诉讼功能 企业要准确认识诉讼功能 诉讼是解决问题实现利益的 途径而非目标 企业要科学树立诉讼目标 诉讼的目的在于实现合法利益的最大化 而绝非简单地胜诉 因此 及时 合理及有效地处理合同纠纷 是避免合同风险的有效措施之一 四 合同管理部门要加强人员的培训和法律事务的外包 协作 要加强合同管理的实效性与专业性 首先要对企业内部的合同管理机构和合同管理人员进行合同法 公司法等法律法规的专门培训 特别要对企业的经营人员和管理层进行培训 提高他们的合同意识 掌 握合同法律制度 强化合同的证据意识 并自觉地运用到企业的经济活动中 使企业从被动地应付和处 理合同纠纷转到主动地预防合同纠纷 从而增强企业的应变 发展和竞争能力 避免经济损失 其次 要加强与律师的协作 引入紧密型的企业法律顾问服务模式 成为本企业合同管理机构的专业支持 在 一定条件下 企业根据自身的战略选择 也可以将本企业合同管理中的法律服务职能与事务外包 交由 顾问律师团队承担企业的法律服务事务 由律师根据企业的需求组织人力资源 指派主办律师与协办律 师等构成辅助团队 为企业提供全面而专业 高效而优质的法律服务 从而帮助企业把主要精力投向核 心竞争能力的提升 帮助企业提升合同管理与防范法律风险的能力 作者系绍兴仲裁委员会仲裁员 浅论大中型企业合同管理存在的问题及对策浅论大中型企业合同管理存在的问题及对策 天津四方君汇律师事务所 刘文涛 律师 摘要摘要 5 合同是市场主体自由谈判 以促进资源向更高价值转移的最主要交易形式 是当事人双方为确认某 种事实而达成的具有权利与义务内容的协议 企业是市场经济的主体 而合同则是市场主体之间相互联 系的经济纽带 是对外经济交往的主要载体 同时也是企业经营风险的重要来源 合同管理是现代企业管理的一个重要课题 作者着眼于我国企业的管理实际 从企业所处的宏观环 境变化和企业自身的历史经验进行对比分析 总结以往合同管理的利弊得失 探索合同管理的新途径 以达到通过合同管理有效防止企业经营风险的目的 本文紧紧抓住合同是企业对外意思表示这个核心 运用法律经济学 系统理论的研究方法 从分析合同管理存在的问题入手 论证合同管理系统化建设措 施 以及实施后取得的成效 以期对企业合同管理起到借鉴作用 关键词 合同 管理 风险 体系建设 合同管理对于一个现代企业而言 其重要性不言而喻 它是防范企业风险的最后一道也是最重要的 一道防线 在我国企业的合同管理中 因为历史上的 认识上的 法律上的 制度上的原因 存在诸多 问题 使企业总是处于经营风险之中 对企业经济效益产生负面影响 为了解决这些问题 我们必须建 设完整的合同管理体系 包括完善的管理机制 系统化的管理制度 健全的管理机构和先进的管理手段 建设一支高素质的合同管理人员队伍使上述体系得以有效运转 下面本文将分合同管理的地位 存在问 题 解决措施三部分展开论述 一 合同管理在现代企业管理中的重要性一 合同管理在现代企业管理中的重要性 1 1 加强企业合同管理是市场经济条件下的必然要求 加强企业合同管理是市场经济条件下的必然要求 企业合同管理是指企业对自身为当事人的合同依法进行订立 履行 变更 解除 转让 终止以及 审查 监督 控制等一系列行为的总称 其中订立 履行 变更 解除 转让和终止是合同管理的内容 审查 监督 控制是合同管理的手段 企业合同管理是市场经济的产物 在计划经济条件下 企业是政府的附属品 不具有真正的主体地 位 而在市场经济条件下 实行政企分离 企业被赋予市场主体资格 成为自己的主人 市场主体之间 6 的行为通过意思表示来完成 而如何进行意思表示则必须在法律规定的范围内进行 因此 在某种意义 上说市场经济就是法制经济 再贴近些说 是合同经济 现代社会也是合同社会 在充满各种风险的市 场中 一个企业的经营成败与合同管理有密切关系 对市场来说 企业合同管理的重要性和必要性在于 实现企业对市场的承诺 体现企业的诚信 提 升企业品牌和形象 使企业更牢固的立足市场 实现可持续性发展 对企业来说 企业合同管理的重要性和必要性在于 一方面使企业的生产经营与市场接轨 满足市 场的需要 提高企业适应市场和参与市场竞争的能力 另一方面是使企业在履约过程中维护自身合法权 益 提高企业经济效益 由此可见 企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容 2 2 我国合同法律的完善使合同当事人自身责任加重 我国合同法律的完善使合同当事人自身责任加重 我国民法通则第 85 条规定 合同是当事人之间设立 变更 终止民事关系的协议 合同的成立 意味着各方当事人的意思表示一致 我国原经济合同法对合同应具备的主要条款的规定过于严苛 当事 人必须被迫就合同的各项条款达成一致意见 无形中增大缔约成本 八十年代平均每年有合同总数的 10 15 的合同被法院宣告是无效合同 这也使某些企业一旦违约处于不利状况 就设法把合同说成 是无效的 如说合同没有加盖合同专业章或公章 签字人没有经过领导的授权 营业执照上没有相应的 经营范围 等等 无效合同的当事人只承担缔约过失责任 不用承担违约责任 而之所以会采取这种手 段 是因为当时的合同法和政府管理经济方式提供了这种可能 这种情况显然不利于经济的发展 1999 年合同法修订以后 规定具备主要条款即可成立合同 或者合同不具备某一条款时可以通过一些附随性 条款来弥补 从而放宽对合同成立的限制 促使当事人达成更多的交易 并极大地减少合同履行以后 又因被宣告不成立而产生的财产的损失和浪费 i i 法律环境的这种变化使合同当事人意思表示更加自由 合同法律的前提条件是假设合同当事人是有 理性的 对合同的权利义务有充分的理解 对合同可能带来的后果有充分的预测 一旦企业做出意思表 示 就必须对由此带来的法律后果负责 中国有句成语叫 尾大不掉 对于那些大型企业来说 对外 意思表示行为复杂 控制难度也大 因此更加需要完整的合同管理体系和完善的合同管理机制 7 3 3 入世之后合同管理在企业管理中的地位更加重要 入世之后合同管理在企业管理中的地位更加重要 2001 年 12 月 11 日 我国成功加入世贸组织 在入世之后的新形势下 中国企业被置于与国外企业 基本相同的市场规则尤其是法律规则之中 对于国内企业来讲 要达到具有国际竞争力的大企业的目标 必须实施 走出去 请进来 的战略 积极参与经济全球化进程 一方面 中国企业的产品要走向世界 参加全球范围内的市场竞争 在加入 WTO 后 企业更要应对国外大公司在国内市场的竞争 及面对国际 市场上的反倾销 反补贴的种种压力 这些情况使得国内企业在参与国际竞争时要面对更多 更大的风 险 防范这些风险就需要了解 掌握 通晓国际市场竞争规则 并遵守国际市场规则 做到这一点首先 要提高企业合同管理水平 企业在引进吸收国外先进技术中离不开合同 目前我国企业都是以合资 合作 转让等形式从国外 引进技术为我所用 在这一过程中最重要的就是谈判 制订合同 如果这一过程把握不好将严重损害我 方利益 导致投资失误 这就需要企业有较高的合同管理水平和高素质的法律人才 国内企业不仅要缩 小资源 科技等方面与国外大公司的差距 更需要在法律方面特别是合同管理有所作为 在法律制度层 面 我国的 合同法 大部分条款借鉴了 联合国国际货物购销合同公约 吸收了以英美法系合同原 理的许多东西 如要约和承诺 不安抗辩权 预期利益赔偿等等 这些都是和国际惯例接轨的新的法律 思维和做法 与国外制度差距已经不大 但是我国企业管理方式和水平 特别是合同管理与国外企业比 存在较大的差距 这也是国内企业缺少竞争力的重要原因 二 我国企业合同管理中的主要问题二 我国企业合同管理中的主要问题 一 合同签订阶段的问题 一 合同签订阶段的问题 1 应当签订书面合同而没有签订 使企业存在风险 法律经济学依据交易所需要的时间 社会经济 活动中的交易区分为瞬间交易和缓期交易 缓期交易是一种承诺交易 从承诺的作出到承诺的实现之间 存在着一段完成承诺交易所需要的时间 对于缓期交易必须通过书面合同的形式确定双方的权利义务关 系 以减少风险的发生 2 合同主体不当 合同当事人主体合格 是合同得以有效成立的前提条件之一 而合格的主体 首 要条件应当是具有相应的民事权利能力和民事行为能力的当事人 这里要防止两种倾向 一是虽然具有 8 上述能力 但不是合同当事人 即当事人错位 也是合同主体不当 二是虽然是合同当事人 但不具有 上述两种能力 同样是合同主体不当 3 合同文字不严谨 容易发生歧义和误解 导致合同难以履行或引起争议 依法订立的有效合同 应当体现双方的真实意思 而这种体现只能靠明晰的合同文字 可以说 合同讲究咬文嚼字 4 合同条款挂一漏万 就是说不全面 不完整 有缺陷 有漏洞 常见漏洞的往往是违约条款 详 尽的违约责任条款可以一一把合同对方将来从事机会主义行为的可能性降到最低程度 并根据对方当事 人的交易信誉和对合同未来结果的预期 设计对自己有利但又能为对方所接受的 双赢 合同 5 违反法律法规签订无效合同 合同法的目的就是 通过强制履行承诺帮助人们实现他们的私人目 标 ii ii 合同法 第五十二条规定 违反法律 行政法规的强制性规定而签订的合同属于无效合同 而无效合同是不受法律保护的 如企业之间的借贷合同 联营合同中的保底条款 政府机关作为保证人 的担保合同等 6 直接引用境外合同文本 我国加入 WTO 后 有些合同使用境外文本 由于国情不同 语言文字不 同 加上翻译的问题 这些合同文本存在不少疑问 对这些疑问不能回避 必须在合同上加以澄清 以 弄清其含义 或堵塞其漏洞 因此对于即使是国际通用的文本也不能简单地直接引用 二 合同履约阶段的问题 二 合同履约阶段的问题 1 应变更合同的没有书面变更或没有及时书面变更 在履约过程中合同变更是经常发生的事情 实 际中存在合同内容变更和合同主体的变更两种情形 合同变更的目的是通过对原合同的修改 保障合同 更好履行和一定目的得到实现 在一定程度上也相当于重新合同 必须采取书面形式 2 应当发出的书函 会议纪要等 没有发 在履约过程中及时的发出必要的书函是合同动态管理的 需要 是履约的一种手段 也是企业自我保护的一种招数 可惜这一点往往遭到忽视 结果受到惩罚 一般的合同文本应把双方有关合同内容的洽商 变更等书面协议或文件视为合同的组成部分 因此必须 给予足够的重视 3 应签证确认的没有办理签证确认 履约过程中的签证是一种正常行为 但有的管理人员对此并不 重视 当发生纠纷时 也因无法举证而败诉 常见于建筑施工合同中的施工变更 9 4 诉讼时效内不及时行使诉讼权利 在石化 建筑等行业被拖欠合同款的情况相当严重 有些欠款 没有诉诸法律 但当起诉时发现已超过了诉讼时效 超过了诉讼时效等于权利人放弃了胜诉权 5 应当行使的权利没有行使 合同法 赋予了合同当事人的抗辩权 但大多数企业不会行使 如 在 建设工程施工合同 里 发包方不按合同约定支付工程进度款 施工方可以行使抗辩权停工 但承 包人却没有行使 怕单方面停工要承担违约责任 结果客观上造成了垫资施工 发包方的欠款数额越来 越大 问题更难解决 三 在合同审查 监督和控制过程中存在的问题 三 在合同审查 监督和控制过程中存在的问题 1 1 合同管理思想落后 合同管理思想落后 部分企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性 或者对合同管理的全过程性 动态性和系部分企业高级管理人员或者认识不到合同管理的重要性 或者对合同管理的全过程性 动态性和系 统性认识不够 导致在实际管理当中走弯路 统性认识不够 导致在实际管理当中走弯路 2 2 规章制度不完善 合同签订权限不明 规章制度不完善 合同签订权限不明 有的企业制度只是在原则上规定了各类合同如何签订 而对合同管理的其它方面规定的不多 实际有的企业制度只是在原则上规定了各类合同如何签订 而对合同管理的其它方面规定的不多 实际 可操作性不强 一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章 无论签什么样的合同都是自己说了算 可操作性不强 一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章 无论签什么样的合同都是自己说了算 上级单位很少对下级单位签订的合同进行审批 上级单位很少对下级单位签订的合同进行审批 3 3 合同管理人员专业水平不高 法律意识不强 合同管理人员专业水平不高 法律意识不强 有的企业合同管理员队伍建立时间比较短 经验不成熟 有的企业合同管理人员所学专业是理工类 有的企业合同管理员队伍建立时间比较短 经验不成熟 有的企业合同管理人员所学专业是理工类 没有法律专业的学习经历 虽然对企业的生产经营比较了解 但是法律专业水平不高 法律意识不强 没有法律专业的学习经历 虽然对企业的生产经营比较了解 但是法律专业水平不高 法律意识不强 一些合同管理人员把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作 轻视合同条款审查 更谈不上资信一些合同管理人员把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作 轻视合同条款审查 更谈不上资信 调查 合同谈判 组织论证等管理内容 甚至有的认为人情关系 市场优势等因素才是最重要的 签合调查 合同谈判 组织论证等管理内容 甚至有的认为人情关系 市场优势等因素才是最重要的 签合 同只不过是走形式 审查条款 分析论证都是多余的事 同只不过是走形式 审查条款 分析论证都是多余的事 4 4 合同管理制度执行不力 监督力度弱 考核不严格 合同管理制度执行不力 监督力度弱 考核不严格 有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度 但是在制度落实上做的不够 在大型企业里 上级有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度 但是在制度落实上做的不够 在大型企业里 上级 部门对下级单位没有做到经常性的监督 检查和考核 考核没有和薪金报酬挂钩 缺乏必要的威慑力 部门对下级单位没有做到经常性的监督 检查和考核 考核没有和薪金报酬挂钩 缺乏必要的威慑力 5 管理手段落后导致合同管理效率低 信息传递不及时 10 在大型企业中 相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时 很容易出现合同审批环 节多致使审批效率低的问题 一份合同的签订前的审查 常常要花上几个星期的时间 如果是纸质合同 还存在人工送审跑腿费力的问题 甚至丢失合同文本等合同资料 给工作带来被动 合同管理效率低有 时会使企业错过某项业务的良机 信息传递不及时则会使各部门之间沟通变得困难 三 解决合同管理问题的主要对策三 解决合同管理问题的主要对策 一 建设企业合同管理体系 一 建设企业合同管理体系 理论和实践要求我们设计出适当的合同管理机制来管理企业的合同行为 从一定意义上讲 合同管 理就是用来防止企业经营风险从而保证企业意思表示行为所取得的经济效益最大而发生的风险最小 使 企业成为市场中真正的 理性人 全过程把关 动态跟踪管理是合同管理的基本原则 贯穿于合同管 理工作中的每一个环节 目前 在一些大型企业建立了内控制度 实际上就是企业管理体系的具体体现 对企业的生产经营起到了良好的作用 有效降低了经营风险 由于企业意思表示行为的复杂性 合同管 理也是一个复杂的系统工程 1 1 完善合同管理机制 完善合同管理机制 法律经济学认为 企业风险主要来源于对未来预测不足和对方的机会主义行为 这对我们有理论指 导意义 合同管理机制也应当主要针对这两点 企业若对未来可能发生的情况作充分估计 对对方行为 做出准确判断和制约 需要经过技术 经济商务等职能部门和法律部门做详细的论证 然后将论证结果 传递给企业决策机构 做出尽可能准确的决定 并对做出决定的合同行为进行跟踪管理 完善的合同管理机制应当包括下列内容 一是明确职能分工 企业里没有任何一个部门能了解 判断一切问题 在专业化分工越来越精细的 现代社会 只有分工明确 方向专一才能做得更好 因此需要把合同管理的各项职责分解到企业相应部 门或机构 如 企业商务技术部门负责论证和审查合同的经济性 技术性和合同项目的可行性 财务部 门负责论证和审查合同资金资产的可支配性 价款或报酬结算的合理性 法律部门负责审查合同的合法 性和严密性 11 二是设计合理管理程序 这一程序既要整体表现企业的管理理念 又要具体的体现授权权限 部门 分工 流转顺序等内容 一般要重点突出法律部门的把关职能 因为合同的合法性和严密性是合同得以 生效的基础 在大部分企业里 管理程序通过会签审批来体现 从而实现对合同的立项 签订 履行 结算全过程管理 三是严格考核 保证各个部门或机构的权力和责任相统一 企业必须把合同管理内容纳入职能考核 目标 建立合同管理工作业绩考评制度 并与薪金挂钩 起到激励和监督的双重作用 2 构建合同管理制度网络 企业应就合同管理全过程的每个环节 建立和健全具体的 操作性强的管理制度 使合同管理有章 可循 这些环节包括 资质审查 合同的洽谈或谈判 草拟 评审 签订 业务下达和交底 责任分解 履约跟踪 变更 中止 解除 终止和合同争议处理等 企业合同管理制度必须符合我国 合同法 和其它合同法律法规 符合企业的实际情况 1999 年颁 布实施的 合同法 是建国以来特别是改革开放以来 我国合同领域的经验教训的总结 又是合同理论 的实际运用 合同法分则对每一类合同做出了专门的法律规定 有利于不同行业的企业规范自己的合同 管理 维护自身合法权益 企业合同管理制度必须落实 制度不是作出来摆样子的 有章不循和无章可循在效果上是一样的 因此合同管理制度的落实程序决定管理的成败 制度落实必须由上到下 从企业的最高层做起 严格执 行发布的管理制度 对执行不力的要给予相应的处罚 3 健全企业合同管理机构 企业合同管理机构随着市场经济的发展 在企业中的地位越来越重要 它是企业合同管理的中枢 是建立合同管理体系的重要一环 企业要由上而下的建立和健全合同管理机构 包括专职机构和兼职机 构 使企业合同管理覆盖企业的每个层次 延伸到各个角落 一般来说 中型企业总部要设合同管理 专职部门 如合同管理部 法律事务部等 分公司设合同管理专职岗位 分公司所属的项目部设合同管 理兼职岗位 对于大型企业和特大行企业则要求合同管理机构规模更大一些 在合同管理机构的建设方面 国有大型企业走得较早 2002 年 7 月国务院国资委组织召开了全国企 业总法律顾问制度试点工作会议 开始在中央企业推行总法律顾问制度 对于国有企业来说 这是 加 12 强国有资产监督管理的需要 是深化国有企业改革的现实需要 是加快国有企业发展的需要 iii iii 实 践证明 健全法律事务机构增强了企业的法制意识 推动企业依法经营管理 降低企业经营风险 4 4 制订合同示范文本 制订合同示范文本 合同示范文本一般是本行业多年经验教训的总结 具有全面 准确 严谨的特点 有很强的操作性 有利于堵塞由于合同管理人员法律水平和语言水平而产生的漏洞 有利于明确合同主体的责任 合同履 约率与合同文本质量有很大关系 好的文本有利于履约 减少合同争议的发生 降低合同风险 企业制 订统一的合同示范文本还能大大减少合同审查量 减少重复劳动 提高合同管理效率 在制订示范文本 时可以广泛参考国家部委推荐的文本以及国际通用文本 亦可组织本企业有关人员和法律专家共同论证 起草 在合同对方不使用示范文本的情况下 企业应当在审查时注意对照示范文本 防止错漏或产生歧 义 5 5 推进合同管理信息化 网络化 推进合同管理信息化 网络化 企业的合同数量与合同管理信息传递效果和效率成反比关系 合同管理比其它管理更需要信息沟通 和处理 合同管理信息的畅通是各个管理机构及时沟通协调必不可少的条件 合同管理效率的高低与否 决定着企业能否在瞬息万变的市场竞争形势下做出及时而正确的决策 同时 在合同管理工作中存在一 些 低技术含量 的工作 如合同登记 合同台帐 合同检索等 这些工作虽然 技术含量 低 但工 作量很大 出错率高 若借助电脑和网络来做 可以收到一箭双雕的效果 因此在合同数量较多的大型企业中 应当开辟合同管理的网络化途径 开发合同管理系统软件 网 络化管理能极大节省人力 提高工作效率 方便相关人查阅监督 能够实现合同事务管理自动化 避免 重复劳动 同时能有效避免合同补签 倒签现象 同时实现合同起草 合同会签审批 合同履行 合同 检索 合同统计分析