IT资产管理制度

1 分发号 管理标准 001 2012 IT 资产管理制度资产管理制度 版本号 A 受控状态 IT 资产管理制度 版 次 D 2012 0 001 2012 第 2 页 2 2012 1 1 发布 2012 1 1 实施 发布 IT 资产管理制度 版 次 D 2012 0 001 2012 第 3 页 3 1 目的目的和范围和范围 1 1 为规范对 公司 IT 设备的使用管理 保证公司 IT 设备安全有效运行 降低 IT 资产管控的风 险 更好地为公司生产经营活动服务 特制订本制度 1 2 本制度适用于 公司有关 IT 资产的管理活动 2 引用 相关 标准和文件引用 相关 标准和文件 无 3 定义定义 IT 设备 主要指办公自动化设备及外部设备 包括软件和硬件 软件包括 ERP PLM 等 硬 件包括台式机电脑 笔记本电脑 服务器 交换机等 4 职责职责 4 1 信息部 4 1 1 负责 IT 设备的使用统筹管理及年度 IT 设备预算控制 4 1 2 负责监督 IT 设备日常使用 维护和管理 4 1 3 负责审核公司 IT 设备采购申请 选型 建立 IT 设备配置标准 4 1 4 参与 IT 设备采购商务谈判 4 1 5 负责建立 IT 设备台帐 配合管理部进行 IT 设备资产盘点工作 4 2 采购部 4 2 1 负责按照信息部提交的采购需求进行采购 并保障质量和及时到位 4 2 2 在信息部需要时 采购部根据其提供的由经理签字的工作协调单借阅或提供相关资料 4 3 管理部 版 次 D 2012 0 001 2012 第 4 页 4 4 3 1 管理部是固定资产归口管理部门 IT 设备作为固定资产管理的一部分 管理部负责制定 统一规定 4 3 2 管理部负责组织 IT 设备的盘点工作 及时做好 IT 设备盘点记录表 并将盘点记录提交 给财务管理部与经理 4 3 3 IT 设备等固定资产的采购需管理部会审 方可进行 4 3 4 归口管理投影仪 打印机 复印机 扫描仪等办公设备的采购工作 4 4 各部门 4 4 1 负责指定信息对接人 并到信息部备案 配合信息部相关工作 如因工作需要更换 必 须提前通知信息部 4 4 2 向信息部提交本部门 IT 设备需求表 4 4 3 负责建立本部门 IT 设备台帐 粘贴标签及报修工作 4 4 4 负责本部门 IT 设备的申领 并及时将闲置的设备退还至信息部仓库 办理固定资产转移 手续 4 4 5 对本部门使用的 IT 设备负有保管维护责任 保持清洁 保证正确使用 5 管理流程管理流程 5 1 IT 资产管理流程 5 1 1 流程图 P10 001A 略 版 次 D 2012 0 001 2012 第 5 页 5 5 1 2 活动描述 任务名称节点活动描述与管控要求输出 关键 控制点 目标备注 申请 A1 1 单位或个人根据实际情况 进行借用 IT 设备或提出 IT 设备维修的申请 维修 B1 B2 1 对保修的 IT 设备进行维修 维修完 成后通知保修单位或个人 2 对没有维修价值或已经不能维修的设 备转入报废程序 3 IT 设备报废后 转入领用程序 IT 设备维修单 IT 003 领用 B3 B4 B5 1 接收到 IT 领用申请后 信息部进行 库存查询 2 存在适用的 IT 设备 办理固定资产 转移程序 3 不存在设备 转入 IT 设备采购流程 IT 资产借用登记表 IT 002 采购 C5 D5 1 先判定是否进行采购 不采购则向申 请单位或个人进行反馈 2 采购需要参照信息部出具的办公室电 脑配置标准 XXXX 年版 进行采购 3 进行采购的 IT 设备 在采购完成后 进入 IT 设备入库程序 办公电脑配置标准 IT 001 入库B4 1 IT 设备采购到货后 信息部需要对 到货的设备进行清点 2 清点后办理入库手续 并建立 IT 设 版 次 D 2012 0 001 2012 第 6 页 6 备台帐 回收C2 1 进行报废或转让的 IT 设备需要信息 部进行评审是否不可使用 6 管理内容管理内容 6 1 办公电脑申请要求办公电脑申请要求 6 1 1 根据公司规定 公司原则上要求 各单位所有人员使用自带笔记本电脑 公司不为员工 单独配备电脑 6 1 2 公司财务管理部 核心岗位 各单位财务部 核心岗位 销售内勤 生产部门 库房 车间物料管理等 其他岗位若需配备电脑需提出申请 填写计算机需求申请表 见附录 计算机需求申请表 经部门负责人 信息部负责人 公司主管签字后由信息部按配置表配备 6 1 3 配备电脑人员 不再享受公司发放的电脑补助 6 2 IT 设备分类 IT 设备根据管辖部门的不同可分为办公设备和信息设备 其中办公设备由管理部制定采购计 划 信息设备由信息部负责制定采购计划 6 3 IT 设备采购设备采购 6 2 1 常规采购 各部门于每月 20 日提交本部门 IT 设备需求 无需求不需提交 根据设备种 类提交至信息部或管理部 信息部与管理部每月 25 日汇总 IT 设备需求 并根据以下原则对各部门 需求进行统筹调配 6 2 1 1 根据年度 IT 设备需求预算及现有的 IT 设备资源情况进行总体统筹审批 6 2 1 2 可内部调配的原则上不予采购 内部资源无法满足需要 且在预算内的可批准采购 6 2 1 3 超出年度预算的执行预算追加流程后方可进行采购 版 次 D 2012 0 001 2012 第 7 页 7 6 2 2 信息设备需求计划经信息部负责人 管理部负责人审核后 经公司主管审批后于 27 日提 交 执行 办公设备需求计划经管理部负责人 信息部负责人审核后 由管理部行政人员执行办公用品采 购流程 6 2 3 紧急采购 各部门有紧急采购需求 需经信息部 管理部负责人核准后报公司主管批准 后提交 执行 6 2 4 负责按照信息部提供的 经公司经理签字审批的采购需求 品牌 规格型号 数量 进 行采购 采购到货时间以 与供应商确认的到货周期为准 6 2 5 信息设备采购到货 3 个工作日内 信息部进行验收并出具验收报告 6 2 6 IT 设备中办公电脑配置标准由信息部制定 具体见 办公电脑配置标准 并经公司 主管副经理批准后生效 配置标准之外的须打报告申请 由各单位负责人审核 公司副经理审批后 执行 6 3 IT 设备领用设备领用 6 3 1 申请部门提交 IT 设备领用申请后 经部门负责人审核 报信息部审批后办理相关领用手 续 6 3 2 IT 设备的领用须根据员工工作性质和实际需要进行申请 经批准后由信息部统一办理领 用手续 非特殊性质的岗位不允许领用电脑 其中电脑的领用须按照电脑配置标准予以办理 6 3 3 公司部长及以上人员直接领用笔记本电脑并做好登记 6 3 4 公司部长以下员工因工作需要笔记本电脑的 经各部门负责人审批后发放笔记本电脑 同时收回台式电脑 6 4 日常管理日常管理 6 4 1 办公电脑管理 非个人电脑 版 次 D 2012 0 001 2012 第 8 页 8 6 4 1 1 办公电脑使用责任人应严格遵守电脑操作规程 要认真做好电脑设备的防盗 防碰 防雷等工作 遇雷电等恶劣天气 应切断电脑与网络的连接 下班时必须将电脑关机 关闭电源 使用人不得更改或安装公司规定以外的办公软件和公司 上班期间不得下载与工作无关的影视 音乐等 以确保公司网络顺畅和安全 各部门信息对接人负责监督 信息部不定期检查 检查结果 全公司公布 6 4 1 2 办公电脑实行责任人管理制度 电脑及其附件属公司固定资产 任何个人不得将其据 为已有或挪作他用 使用时要严格按规范操作 因违规操作或因个人使用不当所造成的电脑维护费 用和损失 酌情由使用者赔偿 6 4 1 3 所有电脑及其附件 未经授权同意 不得擅自改变位置 拆 换任何零件 配件 外 设 6 4 1 4 员工离职时 在工作交接完毕后 电脑交回信息部 信息部负责检查电脑状态及完好 程度 6 4 1 5 信息部配备一定数量的笔记本电脑和普通台式机 供全公司特殊部门 信息涉密部门 等 临时借用 公用笔记本电脑和普通台式机由信息部统一管理并进行编号以便于日常管理 借用 需做好登记 见附录 IT 资产借用登记表 6 4 2 其他 IT 设备管理 6 4 2 1 公共区域复印机 打印机 传真机 办公区域内的电视机等 IT 办公设备 由信息部指 定专人负责日常的维护和管理 各部门区域内的复印机 打印机 传真机 碎纸机等 IT 办公设备 由所在部门指定专人负责日常的维护和管理 不得人为损坏 6 4 2 2 交换器 网络 机房保障设备 视频设备等由信息部负责日常的维护和管理 6 4 2 3 投影仪由管理部行政人员负责日常的维护和管理 各部门因工作需要使用投影仪的 必须提前向管理部申请和登记 6 4 2 4 数码产品 如 相机等 由管理部归口管理 各部门指定专人负责日常的使用 保管 和维护 不得人为损坏 指定负责人因工作调动 离职的 应做好内部交接 版 次 D 2012 0 001 2012 第 9 页 9 6 4 3 IT 资产台帐建立 信息部建立 IT 资产台帐 在验收 领用 更换 报废等过程中应及时 更新 IT 资产台帐 6 5 IT 设备维修 保养 6 5 1 经信息部检测需要委外维修的 填写 IT 设备维修单 进行申请 正常损坏的 相关维 修费用走公司流程 2000 元以内 含 2000 的授权信息部部长核准 超过 2000 元的 报主管副经 理 或授权人 审批后方可进行委外维修 6 5 2 经信息部检测发现 IT 设备属于人为损坏 丢失的 根据财务部核准价格 由责任人负责 修复或赔偿 6 5 3 公共区域 IT 设备信息部定期 每三个月 进行检测 维修及养护 需维修的 IT 设备在 2 个工作日内维修完善 特殊情况的不超过 5 个工作日 6 6 IT 设备报废 转移 对于符合报废标准的 IT 设备 由信息部鉴定后 按照固定资产报废程序办理 涉及到 IT 设备公司内部转移的 按照公司固定资产转移程序办理 6 7 IT 设备档案管理 6 7 1 设备的使用单位 归口管理部门 财务管理部应对 IT 设备分别建账 6 7 2 IT 设备的编码执行固定资产编码管理规则 6 7 3 管理部组织信息部 财务部管理部对公司 IT 设备每年进行设备财产清查 并将清查结果 报至公司经理 7 记录记录 编号 名称 保存期 保存地点 7 1 IT 001 办公电脑配置标准 1 年 管理部 7 2 IT 002 资产借用登记表 1 年 管理部 版 次 D 2012 0 001 2012 第 10 页 10 7 3 IT 003 IT 设备维修单 2 年 管理部 7 4 IT 004 计算机需求申请表 1 年 管理部 8 附录附录 附录 A IT 001 办公电脑配置标准 附录 B IT 002 IT 资产借用登记表 附录 C IT 003 IT 设备维修单 附录 D IT 004 计算机需求申请表 附附加加说说明明 本标准由 起草 本标准由 审核 本标准由 批准 本标准由信息部负责解释 IT 资产管理制度 版 次 D 2012 0 001 2012 第 11 页 11 附录 A IT 001 办公电脑配置标准 办公电脑配置标 编号 IT 001 序号序号类型类型品牌品牌 型号型号建议配置建议配置价格范围价格范围 元元 适用范围适用范围 1台式机 DELL CPU I3 2100 硬盘 500G 内存 2G DVDRW 显 卡 HD Graphics4400 键盘 鼠标 显示器 联想 19 5 液晶 WIN7 服务 5 年质保 4500 普通办公员工 2商用笔记本 DELL CPU I5 6200u 硬盘 500GB 内存 4G 14 HD 鼠标 包 WIN10 服务 5 年质保 7000 经理级别以上人员 3备注 1 计算机设备配置按以上标准执行 2 标准之外的配置 须专门报告 由公司分管副经理或公司经理批准 3 以上配置标准每半年更新一次 价格范围不变 版 次 A 2017 0 CJGZ G1001 2017 第 12 页 12 版 次 A 2017 0 CJGZ G1001 2017 第 13 页 13 附录 B IT 002 资产借用登记表 IT 资产借用登记表 编号 序序 号号 资产编号资产编号资产名称资产名称规格型号规格型号数量数量使用部门使用部门领用时间领用时间领用人领用人归还时间归还时间归还人归还人经办人经办人经办时间经办时间 检查设备完好检查设备完好 情况情况 备注备注 1 2 3 4 5 6 7 8 版 次 A 2017 0 CJGZ G1001 2017 第 14 页 14 9 10 11 12 IT 资产管理制度 版 次 D 2012 0 001 2012 第 15 页 15 附录 C IT 003 设备维修单 公司 I T 设 备 维 修 单 编号 申请部门 设备名称 规格型号 资产编号 故障描述 申请部门签字 日期 信息部送修情况