工程资料归档管理办法

第 1 页 共 6 页 陆美装饰工程股份有限公司陆美装饰工程股份有限公司 工程资料归档管理办法工程资料归档管理办法 为适应公司新的组织架构 明确资料管理程序 按照国家规范 标准和地方的有关规定 结合公司的实际情况 特制定本管理办法 目 录 第一章 总 则 第二章 管理职责 第三章 施工前期工程资料管理 第四章 施工中工程资料管理 第五章 竣工验收阶段工程资料管理 第六章 工程资料归档管理 第七章 附 则 一 总 则 1 1 为适应公司新的组织架构 明确资料管理程序 按照国家规 范 标准和地方的有关规定 结合集团公司的实际情况 特制定本管 理办法 1 2 工程资料指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括基建文件 监理资料 施工资料 竣工图等内容 1 3 工程资料是项目施工的一个重要组成部分 是施工项目进行 竣工验收的必备条件 也是对工程进行检查 维修 管理 使用 改 建和扩建的重要依据 是城建档案的重要组成部分 1 4 工程资料的编制 整理 依据国家 地方现行的有关工程建 设的法律 法规 规范 标准执行 第 2 页 共 6 页 二 管理职责 2 1 生产技术部 2 1 1 负责制定 陆美装饰工程股份有限公司工程资料归档管理 办法 并推广实施 2 1 2 负责公司内部工程资料管理的交流 推广先进的工程资 料管理经验 2 2 分公司 2 2 1 负责监督本公司内在施项目对于 陆美装饰工程股份有限 公司工程资料归档管理办法 的落实 建立健全项目工程资料管理体 系 设立资料管理岗位 配备专 兼 职人员从事工程资料的日常管 理工作 2 2 2 负责对所属项目工程资料管理工作进行业务指导 并对 其进行监督和检查 2 2 3 负责组织本单位的工程资料管理交流和培训 推广先进 的建筑工程资料管理经验 2 2 4 负责对竣工工程资料进行审核 按期向生产技术部移交 所属单位的工程竣工资料 2 3 各项目部 2 3 1 建立健全项目部工程资料管理岗位责任制 严格执行公 司工程资料管理办法 资料员应持有效的资料管理岗位证书上岗 2 3 2 负责工程资料的收集 整理 归档 保管工作 并采取 有效措施 保证工程资料的安全 2 3 3 负责工程竣工资料的组卷 移交工作 第 3 页 共 6 页 2 3 4 项目部人员调动工作时 应将自己管理的所有工程资料移 交项目部资料员 办理交接手续后方可离开 不得将工程资料带走或 据为己有 三 施工前期工程资料管理 3 1 分公司应组织项目部配备资料管理人员 成立资料管理组织 机构 制定资料管理制度 确定项目部工程资料管理目标 并分解到 相关岗位 做到责任明确 流程清晰 管理有据 3 2 工程开工前一周内 项目部依据施工组织设计 施工图纸 结合地方 行业 公司及分公司关于工程技术资料的有关规定 编制 工程资料管理计划 经分公司审核后报工程技术部备案 3 3 工程资料管理计划的内容应包括以下内容 3 3 1 编制依据 3 3 2 工程总体概况 旨在明确工程资料中统一的工程名称 工 各参建单位 建筑规模 结构形式 开竣工时间等内容 3 3 3 工程资料清单 包括资料类别 组成内容 原件份数 3 3 4 工程资料管理组织机构 3 3 5 工程资料填报 整理职责分工 3 3 6 工程资料管理制度 包括项目部内部移交时限 奖罚措施 等 3 3 7 竣工组卷及对外移交要求 3 4 对与项目部签订施工合同的分包单位 项目部宜在分包项目 施工前与其签订资料管理协议 依据 谁施工 谁负责 的原则对分 包单位施工资料的编制 报审 移交等提出具体要求 第 4 页 共 6 页 四 施工中工程资料管理 4 1 项目部资料员应根据资料内容进行资料盒的脊背 封面标识 做到整齐 美观 便于查阅 资料盒内应包括总目录 卷内目录 资 料封面 分目录和资料内容五部分 各级目录及资料内容必须对应一 致 层次清晰 4 2 工程资料应随工程进度及时收集 整理 项目齐全 字迹清 楚 图面整洁 签章齐全 必须使用档案规定用笔 资料编制表格式 样应符合国家 行业或地方有关规定 4 3 项目部管理人员应根据工程进度及时填写工程资料内容的真 实性 准确性负责 4 4 项目部资料员随时掌握工程进度情况 保证资料与工程同步 发现滞后情况时 应依据项目部资料管理制度进行报告 催交工作 4 5 项目部资料员负责对工程资料的编制情况进行初检 根据地 方规定及相关规范要求对工程资料中的工程名称 施工部位 内容填 写 签名盖章 交圈情况进行检查并督促相关人员整改 保证其正确 性 对检查合格的资料 做好编目 外观整理 组卷等工作 4 6 项目经理应定期组织工程技术人员对工程资料进行自检 留 下检查记录 按项目部规定对相关责任人进行奖罚并限期整改 并组 织工程技术人员对资料检查中存在的问题进行认真分析 总结和再培 训学习 4 7 分公司应定期或不定期对所属在施项目部的工程资料进行检 查 对存在的问题填写检查记录并限期整改 并跟踪验证整改结果 确保工程资料的完整性 真实性 及时性 准确性 第 5 页 共 6 页 五 竣工验收阶段工程资料管理 5 1 工程竣工验收前 项目部必须按当地工程技术资料管理规定 完成工程技术资料的整理 组卷 自查工作 为工程竣工验收提供必 要条件 5 2 实行工程总承包的项目部 应负责汇总整理分包单位编制的 全部工程资料 统一管理 5 3 工程竣工验收通过后 项目部应及时收集各项验收记录的原 件 经整理 汇总后形成完整的竣工资料 六 工程资料归档管理 6 1 归档范围的基本原则 与工程建设有关的重要活动 记载工程建设主要过程和现状 具 有保存价值的纸质资料 声像资料等各种载体的文件 均应收集齐全 整理组卷后归档 具体要求应符合各地方及公司档案管理相关规定 6 2 工程资料归档审查 需归档的工程资料 由项目经理组织自检 自检合格后 报分公 司审查 经分公司审查合格后方可向建设单位 公司工程技术部进行 移交 6 3 工程资料归档时限 经分公司审查合格的竣工资料 项目部应按合同约定及时向建设 单位移交 办理移交手续 在向建设单位移交后 项目部还应在三日 内将竣工资料移交工程技术部一套 建