文件格式补充说明.doc

公文格式和其他问题的补充说明前面咱们共同学习的是国家、省、市规定的公文格式，在我们日常应用中，还会遇到一些具体的问题，下面我就这些小问题，根据自己的归纳和理解和各位继续进行学习。一、常用办公软件目前党政企事业单位正在使用的比较普遍办公软件有两类，一是比较常用的微软的office，里边包括WORD,EXCEL,POWERPOINT,OUTLOOK,ACCESS,VISIO,PROJECT,ONENOTE这几个功能软件。第二种是WPS，它是金山软件公司的一种办公软件，最初出现于1989年，主要包括WPS文字、WPS表格、WPS 演示三大功能软件。这两款软件相比较功能基本相同，只是WPS是国产软件，也是不收费的，而office是国外的收费软件，我们经常接触的是盗版。由于受版权问题的约束，市级以上党政单位和大型公司一般使用WPS的较多，有的则是两款软件一起在用。为了实现两款软件的自由切换，WPS对软件进行了修改，可以直接保存成office模式。我们一般办公只会用到WORD和EXCEL。二、公文的一般常识我们在具体工作中一般会用到两种类型的纸张，具体是A4和B5，前面在国家行政处理规范里说到的是A4型公文的处理规范。下面，我们学习一下两种纸张文件的具体要求。B5纸的一般规范：党务文件一般采用B5型纸打印，页面设置页边距一般为：上2.2-2.4（单位为厘米），下2.0-2.2，左2.6，右2.0-2.2，段落设置段前段后值都为“0行”，行距设置为“单倍行距”或者“固定值”一般应在26-30磅，具体根据文件页面情况决定。表册竖排的页面设置页边距一般为：上2.0，下2.0，左2.4，右2.0；表册横排的页面设置页边距一般为：上2.5，下2.0，左1.1-1.9，右1.1-1.9，表内字体一般为宋体。，A4纸的一般规范：政务文件一般采用A4型纸打印，页面设置页边距一般为：上2.4（单位为厘米），下2.2，左2.8-3.0，右2.2-2.4，段落设置段前段后值都为“0行”，行距设置为“单倍行距”或者“固定值”一般应在28-30磅，具体根据文件页面情况决定。表册竖排的页面设置页边距一般为：上2.0，下2.0，左2.5-3.0，右2.0；表册横排的页面设置页边距一般为：上2.5，下2.0，左1.9，右1.9，左右边距最小一般不能小于1.0，表内字体一般为宋体。表内项目太多时，可调整页面的缩放比例，但最小要能满足清晰打印的要求，一般没有标准要求。注：文件格式注意文件题目（方正小标宋,A4用2号，B5用小2）主题词 三字为黑体 主题词内容 为方正小标宋抄送：平级单位（单位名称用仿宋）抄报：上级单位。年月日后有4个字的位置三、其他问题随着科技日益发展，街道社区办公条件的逐步改善，在日常工作中，我们已经离不开电脑和办公软件。所以各位要加强学习，掌握软件操作知识和技巧，如果用得熟练，可以起到事半功倍的作用。1、要养成良好的习惯，文件多了要归类存放，保存时要给文档修改文件名，在用时便于查找，也有利于其他人查找文件。2、办事处发下去填的电子表册不能轻易修改格式、随意添加项目。如的确需要修改的，要协商后统一修改。3、要定期给办公电脑查杀病毒、木马，确保自己的电脑安全，避免感染其他电脑。4、要将各自文件定期打包备份到其他电脑，避免硬盘损坏造成文件彻底丢失。5、文件标题要用“方正小标宋简体”字体，但大多电脑字库里默认的没有，下去后在办公室统一拷贝安装到字库里备用。6、各社区统一领取便函后要由专人负责开具并收费，确保证明、介绍的准确可靠，谁出现的问题自己承担相应后果。7、各社区要加强对印章的管理，平时除常规行文之外，对