学生组织财务管理通则

文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 1 8版本号 V1 UIC 学生组织财务管理通则 RevisionRevision RecordRecord 文件修订记录 VersionVersion 版本号 EffectiveEffective DateDate 生效日期 RevisionRevision RemarksRemarks 修订说明 First Issuing 首次发布 V1 Draw Up 编 制 Check 审 核 Approve 批 准 Control 控制印记 Signature 签 署 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 2 8版本号 V1 UIC 学生组织财务管理通则 1 1 目的 目的 为了促进 UIC 学生组织的健康发展 进一步规范学生组织的财务管 理 UIC 学生组织管理机构学生事务处学生服务型领袖发展组 SAO SSLDT 及全人教育兴趣社团管理委员会 WPE ICMC 联合 UIC 财务处 FO 共同出台了 UIC 学生组织财务管理规定 旨在引导学生熟悉现代 组织财务管理模式 逐步建立起科学 合理 规范 灵活 民主和公开 的财务运作体系 切实保护广大社团成员权益 促进学生组织的成熟与 发展 2 2 范围 范围 所有在 SAO 登记注册的 经学校批准成立的学生组织均适用此管理 通则 除上述范围内其他学生组织 团体 其财务管理有关规定参照此通 则执行 3 3 机构和工作职责 机构和工作职责 3 13 1 机构设置机构设置 每个学生组织必须建立健全的会计机构 配备合格会计人员 至少 有出纳 1 名 会计 1 名 可设置财务负责人 1 名 单独由一人担任或 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 3 8版本号 V1 由学生组织内部高层管理人员兼任均可 不论何方方式会计机构设置 该学生组织的总负责人即为该组织财务最高管理责任人 总体负责本组 织财务管理督导和风险控制 另外 应设置资产管理人员一名 可单独 由一人担任 也可由出纳 会计或本社团其他管理人员兼任 负责管理 耐用资产的登记与实物管理 3 23 2 工作职责工作职责 会计机构职责 遵循相关财务制度的规定 实施日常财务核算 严 格财务监督 合理使用资金 保障学生组织活动 工作顺利进行 财务负责人 负责本学生组织财务的单据的审批以及财务工作的全 面监督 监管 会计职责 负责本学生组织账务的管理 单据的审核及审批 月度 及年度报表的编制以及组织财务事务的全面管理 对组织的财务管理和 会计记录负主要责任 出纳职责 负责现金实物 业务及现金账务的记录和管理 每月要 与会计进行现金账的核对 资产管理员 负责组织实物资产以及资产明细账的管理 每月与会 计进行资产账目的核对 4 4 会计记录 会计记录 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 4 8版本号 V1 会计记录包括会计账册 原始凭证簿 会计报表等记录和反应会计 数据的资料 针对学生组织而言 会计账册主要包括现金账 非现金账 会计报表以及资产登记簿 现金账 现金是指库存现金和存放于银行卡上的存款 现金账由财 务人员根据业务发生的原始凭证进行登记 发生的现金的变动均通过此 账目进行记录 由于现金的特殊性质 每次发生现金的变动都要进行及 时的登记 而且账目必须做到日清日结 每个月末要与现金的银行记录 等进行对账 双方账目一致后 方可进行结账 非现金账 由财务人员根据业务发生的原始凭证进行登记 发生的 非货币资产的变动均通过此账目进行记录 如果为实物资产需经过资产 管理员验收后才可入账 每个月要与资产登记簿进行对账 双方账目一 致后 方可进行结账 资产登记簿 由资产管理员根据实物及业务发生的原始凭证对耐用 资产进行登记 每个月末要与非现金账进行对账 年终进行盘点 原始凭证簿 原始凭证是指在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的凭据 比如收 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 5 8版本号 V1 据 发票 合同等 将原始凭证按照统一规则进行编号 并按照业务发 生的时间或业务记录时间的顺序进行粘贴 即形成原始凭证簿 每一笔 经济业务均要有原始凭证作为经济业务发生的依据 真实 清晰 填写 完整 并经过经办人 验收 证明 人确认 负责人审批的原始凭证才 可以作为账目记录的依据 会计报表 将一段时间发生的会计数据进行分类 汇总 以一定的 格式呈报 从而使组织内 外部相关人员能够综合了解学生组织的财务 状况及资金运行情况 会计报表是组织向外传递会计信息的主要手段 账册可以先用电子数据进行登记 每个月结账后 需将所有当月账 册 报表打印出来 相关财务人员 财务负责人审核 签字确认后存档 会计数据必须真实 准确 任何 伪造数据 凭证 账目的人员要承担 相应的法律责任 5 5 会计监督 会计监督 内部监督 学生组织会计机构有责任建立起严格的业务审批制度 内部成员要互相监督 业务交叉审批 相互制约 专业监督 每个学年结束 SAO SSLDT 和 WPE ICMC 及 FO 会对学生 组织的财务状况及资金使用状况进行定期审计 另外 在学年中间 SAO SSLDT 及 WPE ICMC 及 FO 会也可能出于特殊目的对组织会计账簿进 行抽查审核 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 6 8版本号 V1 公众监督 每个专项活动结束后财务机构应对活动资金的使用情况 进行公示 接受资金提供者及活动参与者的监督 每个学期末 财务机 构也应该对本学期财务情况及资金使用情况进行公示 接受全体成员及 相关人员 部门的监督 另外 任何人士均有权力对学生组织的财务违规 情况进行检举 6 6 资产管理 资产管理 6 16 1 资金管理资金管理 资金是指学生组织的现金及银行卡存款 由于货币资金的特殊性 货币资金的管理要做到安全 有效 资金账户的银行卡和密码应由 2 名 会计人员独立保管 学生组织单笔 5000RMB 以上捐赠 赞助等收入 因可能涉及发票 合同等因素 将由 UIC FO 统一接收 学生组织通过其管理部门 SAO SSLDT 或 WPE ICMC 根据需求 依据相关规定向 FO 办理使用申请手续 低于 5000RMB 的收入由学生组织在其主管部门监控下自行管理 学校财政拨款将由 FO 按照相关规定办理 并进行财务管理 6 26 2 实物管理实物管理 实物资产可以分为易耗品和耐用品 对于可以反复使用的耐用资产 应另行登记入册 按统一规则编号 做好实物的管理 避免资源的浪费 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 7 8版本号 V1 无论任何形式 来源于何处的资产 一旦确认为组织资产 即为组 织所有 任何人不能以任何理由和手段侵占组织资产 组织资产要应用 到组织活动以组织发展相关的事项当中 对于组织成员的私人事项 无 权动用组织资产 7 7 会计资料的保存 会计资料的保存 根据学生组织的财务特点 会计资料可以分为 会计账册 原始凭证 簿和会计报表三大类 会计资料是记载组织经济往来 经济业务 反应 组织经济状况的重要凭据 一定要进行妥善 安全的保存 依照国家和学校有关的规定 会计账册 原始凭证 会计报表保存 期限至少为 5 年 对于保管期限内任意涂改 销毁 遗失会计资料的人员 要承担相 应的法律责任 超过保管期限的会计资料 只有得到学校财务部审批 并在财务部人员监督下 才可以进行集中的销毁 会计机构人员变动或 学生组织换届时 必须要办理会计资料的交接 8 8 法律责任 法律责任 学生组织的财务日常运作及管理要符合国家相关法律 如 会计法 民间非营利组织会计制度 及学校相关规定的要求 文件编号 F UIC 学生组织财务管理通则学生组织财务管理通则 页号 8 8版本号 V1 对于违反相关要求的组织 学校有关部门可以给予警告 并限期整 改 对于限期内未能进行整改的组织 学校有权停止对该学生组织的拨 款 情节严重的 将依照学生组织管理的相关规定取消该学生组织的申 办活