OA系统使用说明书详解

1 OAOAOA 企业办公自动化网站企业办公自动化网站企业办公自动化网站 用用用 户户户 使使使 用用用 说说说 明明明 书书书 震海知创科技有限公司 2012 年 1 月 2 OAOAOA 企业办公自动化网站企业办公自动化网站企业办公自动化网站 1 1 日常办公 4 1 1 日常办公 4 1 1 1 我的公文 4 1 1 2 我的会议 5 1 1 3 我的通知公告 6 1 1 4 信息发布 6 1 2 我的邮件 6 1 2 1 撰写邮件 7 1 2 2 我收到的邮件 7 1 2 3 我发出的邮件 7 1 3 工作日志 8 1 3 1 日志列表 8 1 3 2 撰写日志 8 1 4 考勤管理 8 1 4 1 查询考勤 9 2 公文流转 9 2 1 公文流转管理 9 2 1 1 我的公文 10 2 1 2 撰写公文 10 2 1 3 收文登记 10 3 会议管理 11 3 3 1 会议管理 11 3 1 1 会议列表 11 3 1 2 会议发布 12 4 内部论坛 12 4 1 论坛版块 13 4 1 1 生活娱乐 13 4 1 2 行政发文 14 4 1 3 生产交流 14 4 1 4 财务信息 14 4 1 5 采购资讯 15 5 资产管理 15 5 1 办公用品管理 15 5 1 1 办公用品登记 15 5 1 2 办公用品申领 16 5 1 3 办公用品查询 16 5 2 1 车辆资料登记 17 6 人事管理 17 6 1 1 员工列表 18 6 2 1 增加员工 18 6 2 1 考情查询 19 6 2 2 打卡登记 19 7 客户管理 20 4 7 1 1 客户列表 20 7 2 1 名片列表 21 7 2 2 添加名片 21 8 常用工具 22 8 1 列车查询 22 8 2 航班查询 23 8 3 邮编查询 24 8 4 手机归属 24 8 5 邮件查询 25 8 6 天气预报 25 8 7 万年历 26 9 系统管理 27 9 1 1 网站基本信息 27 9 1 2 系统基本参数设置 27 9 2 1 部门列表 29 9 2 2 添加部门 29 9 2 3 岗位列表 30 9 2 4 添加岗位 30 10 采购管理 31 10 1 采购申领 31 10 2 采购清单 31 10 3 入库清单 32 5 办公自动化系统是基于先进的网络互连基础上的分布式软件系 统 通过有效的资源共享和信息交流 发布 达到优化管理流程 提高工作效率 降低劳动强度 减少重复劳动的目的 办公自动化系统采用最新的信息技术手段 实现了公文的在线 起草 在线审批 在线传阅等功能 它有效的解决了以下几方面的 问题 1 异地网络公文起草 审批 查阅 显示 2 外部来文传 阅功能 3 考勤管理规范化 4 客户管理条理化 5 方便内部员 工交流 6 实现采购 资产统计等功能的有序化管理 1 日常办公日常办公 1 1 日常办公日常办公 处理日常办公 查阅会议列表 公文列表 考勤信息 发布公 告 处理邮件以及工作日志的撰写 收发流程 方便工作日志的建 立和查阅 1 1 1 我的公文我的公文 查看未处理和已处理的公文 图 1 1 点击 未处理公文 中的 办理 时 出现图 1 2 在对话框中 键入相关内容后 点击继续流传 则公文处理完毕 6 图 1 2 当点击 是否结束 时 出现图 1 3 图 1 3 当点击 已完成公文 出现图 1 4 查看已完成公文时 办理与 催办为变为灰色 不能点击 图 1 4 1 1 2 我的会议我的会议 点击会议类型 查阅相应的会议信息 图 1 5 7 1 1 3 我的通知公告我的通知公告 点击图标便可查阅公文信息清单 勾选后可删除过时的通告信 息 图 1 6 1 1 4 信息发布信息发布 填入主题 发布时间 上传附件 选择发布部门及接收人员后 点击确定 生成发布信息 图 1 7 1 2 我的邮件我的邮件 实现了撰写 查阅 收发邮件的功能 在撰写邮件时可以上传 添加附件 8 1 2 1 撰写邮件撰写邮件 当鼠标点击 确定 时 将会保存发送邮件的信息 点击 浏 览 即可添加附件 图 1 8 1 2 2 我收到的邮件我收到的邮件 当点击 撰写邮件 可跳转到 1 2 1 中的撰写邮件列表 图 1 9 1 2 3 我发出的邮件我发出的邮件 当点击 撰写邮件 可跳转到 1 2 1 中的撰写邮件列表 图 1 2 1 9 1 3 工作日志工作日志 1 3 1 日志列表日志列表 查看日志清单 勾选第一列的复选框可选择删除相关信息 图 1 3 1 1 3 2 撰写日志撰写日志 日志详情中 可以修改字体的大小 格式 样式 可以添加图 片表情 图 1 3 2 1 4 考勤管理考勤管理 减少手工统计工作量 统计更准确 使用更方便 实现员工上 下 班打卡 轻松记录员工考勤 10 1 4 1 查询考勤查询考勤 对员工的打卡情况的统计 点击 打卡登记 跳转到图 1 1 5 图 1 1 4 图 1 1 5 填写上班备注后点击 上班打卡 即可保存打卡记录 11 2 公文流转公文流转 公文流转管理通过在公司部门间建立标准的 统一的公文交换 和共享机制 将相关应用系统有机地连接在一起 实现上下级不同 部门之间 平级部门之间快捷 便利的公文流转 交换和管理 2 1 公文流转管理公文流转管理 实现了公文的撰写 附件上传 发送 登记功能 2 1 1 我的公文我的公文 点击相应图标 查看未处理和已处理的公文 可以勾选过时的 公文信息进行删除 2 1 2 撰写公文撰写公文 在对话框中键入相应的内容 点击确定后 生成公文信息 12 图 2 1 2 1 3 收文登记收文登记 对接受的公文进行登记 并选择转发人批量发送 图 2 2 13 3 会议管理会议管理 适用于企业综合办公室对于会议要求进行统一组织 管理所有的 会议 并可以灵活的通过短信 即使信息 公告板等方式进行通知 省去 了由人进行逐个通知的繁琐细节 3 1 会议管理会议管理 实现了会议的查阅 发布功能 对具体的发布时间 发布部门 发布 对象进行了详细的记载 方便组织和管理会议信息 3 1 1 会议列表会议列表 点击图标 可以阅览当前用户已参加的会议以及发布的会议的详 细内容 3 1 2 会议发布会议发布 在对话框中键入相应的内容 选择接受人后 点击 确认 便成 功发布新的会议信息 14 图 3 1 15 内部论坛内部论坛 它提供一块公共电子白板 内部都可以在上面书写 可发布信息或 提出看法 它是一种交互性强 内容丰富交流系统 内部员工可以获得 各种信息服务 发布信息 进行讨论 聊天等等 4 1 论坛版块论坛版块 设置了生活娱乐 采购资讯 行政发文 生产交流 财务信息等论坛版块 4 1 1 生活娱乐生活娱乐 发布 浏览各种生活娱乐信息 图 4 1 当点击时 及出现图 4 1 2 点击确定时即可发帖 图 4 2 当点击主题时 及出现图 4 1 3 即可发表帖子 16 图 4 3 最新跟帖人即为最后留言的人 4 1 2 行政发文行政发文 与 生活娱乐 一样 都可发帖跟帖 用来发布行政单位或政 府机构发的文件 4 1 3 生产交流生产交流 与 生活娱乐 一样 都可发帖跟帖 用来加强生产调度工作 对于及时了解 掌握生产进度 研究分析影响生产的各种因素 根 据不同情况采取相应对策 4 1 4 财务信息财务信息 与 生活娱乐 一样 都可发帖跟帖 讨论资本的筹措 投放 耗费 回笼 分配等内容 17 4 1 5 采购资讯采购资讯 与 生活娱乐 一样 都可发帖跟帖 内部员工可在此版块发 布商品信息 提供各种详细的商品参数和价格 相互交流各种采购 资讯 还可以发布二手货信息 内部成员之间互相交易 18 4 资产管理资产管理 主要包括各种固定资产的新增 修改 退出 转移 删除 借 用 归还等日常工作 5 1 办公用品管理办公用品管理 5 1 1 办公用品登记办公用品登记 办公用品进入仓库时都要记录信息 如数量 价格 入库时间 图 5 1 5 1 2 办公用品申领办公用品申领 点击 确定 即可保存每个部门申领的办公用品情况 19 图 5 2 5 1 3 办公用品查询办公用品查询 查询每个部门的申领用品 数量 单价及负责人 图 5 3 品当点击 办公用品登记 即可跳转到图 5 4 图 5 4 20 5 2 车辆管理 5 2 1 车辆资料登记车辆资料登记 点击 确定 即可保存车辆的登记信息 21 5 人事管理人事管理 人事部增加或删除员工信息 并对员工信息进行查询或更改 对员工进行考勤管理 6 1 员工管理 对员工的信息进行统一管理 完成了员工列表 增加员工 考勤管理等功能 6 1 1 员工列表员工列表 查看员工信息 勾选第一列的复选框 可以选择删除过时 的信息 图 6 1 6 2 1 增加员工增加员工 在对话框中键入相应的信息 点击 确定 按钮 可生成 22 新的员工信息 图 6 2 6 2 考勤管理 实现了打卡登记功能 并可以对考勤信息进行查询 6 2 1 考勤查询考勤查询 可查看考勤信息 勾选每行第一列的对话框 可进行相应信息 删除 图 6 3 6 2 2 打卡登记打卡登记 记录员工工作的初始时间 对员工进行考勤管理 23 图 6 4 图 6 5 24 6 客户管理客户管理 在客户列表中添加客户信息 并查询 给每个客户制定名片 并进行名片信息查询 7 1 1 客户列表客户列表 按照客户类别 我的客户 共享客户 来查询客户信息 并删除 过时的客户信息 图 7 1 客户信息查询 7 1 2 添加客户添加客户 填入相关信息 点击确定 生成新的客户信息 可在客户列表 中查询 图 7 2 填客户信息 25 7 2 1 名片列表名片列表 图 7 3 查看名片信息 7 2 2 添加名片添加名片 在此页面填入相关信息 添加客户名片 图 7 4 添加名片 26 7 常用工具常用工具 为方便员工办公 提供常用的信息查询版块 包括列车查 询 航班查询 邮件查询 邮编查询 手机归宿查询 天气预 报查询功能 8 1 列车查询列车查询 在对话框中键入相应的内容 便可查询相应的列车信息 图 8 1 8 2 航班查询航班查询 当鼠标点击下拉菜单中选择要查询的航班信息后 便可自动显 示出某天需要的到某地的机票的价格 点击查看折扣价 将会给出 对应的实价信息 27 图 8 2 航班查询 8 3 邮编查询邮编查询 在对话框中键入相应的内容 便可查询邮编信息 图 8 3 邮编查询 28 8 4 手机归属手机归属 输入手机号码 单击查询按钮 便可得到手机归宿地信息 图 8 4 手机归属 8 5 邮件查询邮件查询 选择快递公司后 输入运货单号 点击查询 便可跟踪快递信 息 图 8 5 邮件查询 29 图 8 6 快递选择 8 6 天气预报天气预报 在对话框中键入相关的城市信息 点击提交后 便可得到天气 预报信息 图 8 7 天气预报 8 7 万年历万年历 点击相应对话框 查询时间信息 30 图 8 8 万年历 31 8 系统管理系统管理 方便用户管理 维护网站 可以在网站上灵活的设置公司基本 信息 并对网站进行版块的设置 9 1 网站基本信息网站基本信息 将网站的基本信息填入相应的对话框中 点击确定后 将更改 网站基本信息 图 9 1 网站的基本信息 9 2 系统基本参数设置系统基本参数设置 当鼠标单击 论坛版块设置 图标 键入版块名 备注等信息 后 点击 新增 按钮 便在论坛清单上显示增添信息 点击论坛 清单最后一栏的 编辑 可对相应的论坛信息进行修改 点击 参 32 数设置 图标 可对论坛基本参数进行相关设置 图 9 2 图 9 3 图 9 4 图 9 5 33 图 9 6 9 2 1 部门列表部门列表 查询部门信息 在勾选框中进行勾选 点击 删除按钮 进行 信息的删除 点击 新增部门 可进入添加部门的页面 图 9 7 部门列表 9 2 2 添加部门添加部门 在对话框中键入需要添加的新的部门信息 然后点击 确定 按钮 添加成功后 可点击左侧功能表中的 部门列表 选项 查 询新建信息 34 图 9 8 添加部门 9 2 3 岗位列表岗位列表 查询岗位信息 在勾选框中进行勾选 点击 删除按钮 进行 信息的删除 点击 新增岗位 可进入添加岗位的页面 图 9 9 9 2 4 添加岗位添加岗位 在对话框中键入需要添加的新的岗位信息 然后点击 确定 按钮 添加成功后 可点击左侧功能表中的 岗位列表 选项 查 询新建信息 图 9 1 1 添加岗位 35 9 采购管理采购管理 从计划下达 采购单生成 到货接收 检验入库全过程 对采 购过程中物流运动的各个环节状态进行严密的跟踪 监督 实现对 企业采购活动规范化处理 10 1 采购申领采购申领 在对话