西软操作前台手册

接待接待 1 第一节第一节 宾客列表宾客列表 1 1 1 本日将到 1 1 2 当前住客列表 3 第二节第二节 散客接待散客接待 3 2 1 排房 3 2 1 1 综合排房 3 2 1 2 逐个排房 5 2 2 散客登记 6 2 2 1 预订转登记 6 2 2 2 直接上门 6 2 3 其他 8 2 3 1 Q ROOM 8 2 3 2 换房 9 2 3 3 本日结帐退房客人入住 10 2 3 4 散客续住 11 2 3 5 消费帐 14 第三节第三节 团队接待团队接待 16 3 1 团队房类资源控制 16 3 1 1 排房 16 3 1 2 释放房类资源 18 3 2 登记 19 3 2 1 团队主单登记 19 3 2 2 成员登记 19 3 3 团队成员批量处理 20 接待接待 第一节第一节 宾客列表宾客列表 1 11 1 本日将到本日将到 本日将到宾客列表默认显示本日将到预订宾客 按 CTRL D 或执行接待接待 本日将到本日将到 打 开 本日将到宾客列表 列表的结构 使用方法与 预订宾客列表 类似 不再赘述 图 1 21 2 当前住客列表当前住客列表 当前住客列表默认显示当前所有在住客人 按 CTRL I 或执行接待接待 当前住客当前住客 打开 当前住客档案 如下图所示 列表的结构 使用方法与 预订宾客列表 类似 不再赘述 图 第二节第二节 散客接待散客接待 2 12 1 排房排房 为预订客人排房 一般有两种方式 综合排房 批量排房 逐个排房 操作员要掌握 两者之间的异同点 视具体业务需求选择最合适的方法 2 1 12 1 1 综合排房综合排房 执行接待接待 综合排房综合排房 或按 CTRL B 打开 综合排房 该窗口与分房功能打开的窗 口类似 操作员关键要掌握两者之间的区别 图 左边 默认显示本日将到但未排房客人列表 同时操作员可根据实际需要 通过输入不同的 条件 改变查询目标 系统提供条件有 到达日期 房类 名称 Only VIP 包括已分房 包括在住 如上 图所示 功能按钮说明 项项 目目说说 明明 主单 单击 可打开当前预订记录主单 档案 单击 可打开当前预订记录档案 入住 单击 预订转入住处理 拆分 当某记录的房数大于等于 2 时 可使用该功能 如 某记录预订 T 类房 3 间 单击 拆分 输入拆分后的数量 如 3 则系统自动生成另外 2 个主单 该 功能主要是便于操作员录入或更换客人档案 右边 默认显示与左边选中预订记录匹配的可住房类列表 同样 操作员可通过选择 输入条件 根据客人要求搜索符合要求的房类资源 可使用的条件有 项项 目目说说 明明 到达 离开默认与选中预订记录的抵离日期一致 楼层可指定楼层 使得列表上只显示该楼层满足条件的客房 特征客房特征 可输入或多选 项目含义 项项 目目说说 明明 可住房当前满足条件的直接可登记入住的客房 一般包括脏房 干净房 可订房当前满足条件的可预订入住的客房 一般包括脏房 干净房 预计将离客 房 功能按钮 项项 目目说说 明明 查找输入或选择房类资源查询条件后 单击查找 即显示查询结果 分房单击选择房号后 单击该按钮 即可分房 注意注意 选择房数必须 预订房数 否则系统将提示 选择房间数超过需 要房数 取消分房分房后 若需取消 单击该按钮即可 自动单击该按钮 系统将根据预订房数 自动分配房号 该功能常用于团队排 房 操作步骤操作步骤 1 综合排房 窗口 单击选择分房目标 若即为第一条 则可直接进行步骤 2 2 选择符合客人要求的客房 单击房号前 使其显示 单击 分房 分 房即成功 该预订记录不再显示在该界面 3 若需查阅已经分房的预订记录 只需单击选中 包括已分房 即可 注意 注意 1 综合排房 窗口 右边 房间列表 房号红色表示该客房在抵离时间内是在住 房 2 主要区别在于综合排房窗口 系统默认显示本日将到宾客 操作员可通过输入 条件 VIP 抵达日期 姓名等 过滤宾客列表 占用标记 表示时间区间 表示到日或离日 与 的距 离表示时间的远近 标标 记记含含 义义 该房当前无人住 终止日期后有预订 该房当前无人住 终止日有预订 该房当前无人住 起始日期前有预订 该房当前无人住 起始日有预订 该房当前无人住 起止日期内有预订 占用标记含义 维修 维修房表示在该周期内要维修 在整个系统中 有很多显示房间信息的图表 都需要用到以上这些图标 熟记这些表 示能帮助操作者快速有效的从图表中获取不同信息 提高工作效率 2 1 22 1 2 逐个排房逐个排房 预订主单下 单击 房号 打开 客房选择 单击选择房号 单击 确定 退 出该窗口 预订单上存盘即可 图 2 22 2 散客登记散客登记 2 2 12 2 1 预订转登记预订转登记 相关接待员业务重点 预订转登记的情况是最为常见的 操作步骤操作步骤 宾客预订主单下 执行状态状态 登记登记 宾客状态由 R I 注意注意 预订转登记后 到店时间系统自动记录 2 2 22 2 2 直接上门直接上门 X5 系统中 上门散客的处理集中在 Walk in 功能中 操作步骤操作步骤 1 预订主窗口下 执行接待接待 直接上门直接上门 打开电脑预订单 图 注意注意 Walk in 电脑单据与普通散客预订单据的一个重要区别是 单据右下角 Walk in 选项是自动选上的 系统通过这个参数 统计饭店的 Walk in 数据 2 输入客人 姓名 回车 与普通散客预订一致 系统将自动与客史档案匹配 如果该客人有客史 系统将自动匹配客史 待操作员确定后 调出客人的客史信息 提高 预订效率 如果客人在酒店没有客史 回车后 系统将自动产生 姓 名 姓名 2 3 确定 国籍 语种 4 输入 抵离时间 5 选择 房价码 房类 输入 房数 如果是直接入住 则需分配房号 6 确定 房价 7 确定客人的 来源 市场 8 确定客人的其他要求 如 客房布置 客房特征 等 9 基本信息输入完整后 单击工具栏上的存盘按钮 弹出提示框 当前 Walk In 宾客是否马上入住 单击 是 Y 直接入住 单据状态显示 I 反之则单击 否 N 图 2 32 3 其他其他 2 3 12 3 1 Q ROOMQ ROOM 饭店房类资源紧张时 可能会出现这样的情况 预订宾客到店了 但是客房还是脏房 这种情况下 接待员就可以使用 Q Room 功能 向客房中心传达紧急打扫客房的信息 即 Q Room 功能的实现 涉及到前台和客房中心两个部门 系统中关于 Q Room 的业务流转图 如下 设置设置 Q Room 操作步骤操作步骤 1 执行接待接待 本日将到本日将到 或 CTRL D 打开 本日到达宾客列表 2 按 ALT A 使光标至快速查询处 输入查询条件 回车 显示查询结果 3 双击打开目标主单 执行状态状态 Q room 弹出确认框 单击 是 Y 设 置 Q Room 成功 图 执行接待接待 Q Rooms 打开 Q Room 窗口 如下图所示 操作员能查询到当前所有 的 Q Room 及等候时间 也能做一些基本的处理 预订转入住 取消 Q Room 取消预订 查阅主单 调用档案 F O 本日预订宾客到店 本日预订宾客到店 客房还是脏房客房还是脏房 F O 安排客人休息等待安排客人休息等待 设置设置 Q Room 通知客房中心紧急打扫 通知客房中心紧急打扫 系统开始记录等待时间系统开始记录等待时间 Housekeeping 根据前台提供房号 根据前台提供房号 紧急打扫紧急打扫 Housekeeping 打扫完毕 通过取消打扫完毕 通过取消 Q Room 通知前台客 通知前台客 房打扫完毕房打扫完毕 F O 通知客人 请客人通知客人 请客人 进房进房 图 2 3 22 3 2 换房换房 换房就是客人从一个房间转到另一个房间 客人的帐号和帐务都不会发生变化 只是 房号变了 住店散客的换房操作很简单 步骤如下 操作步骤操作步骤 1 宾客登记单 房号 处 单击 打开 客房选择 窗口 选择新的房号 2 单击 存盘 弹出 选择换房理由 窗口 单击选择相应的理由 换房完成 图 团体成员换房必须要注意该房类团体房价定义 对于不同房类的换房情况应特别留心房价 换房类后 系统将自动显示该房类的房价 需要操作者根据实际情况进行修改 换房时还必须留心客人的 VOD 电话等开关 注意保 持设置的一致 2 3 32 3 3 本日结帐退房客人入住本日结帐退房客人入住 酒店业务中经常会出现因飞机 火车等其它原因而重返酒店的客人要求入住 对于这 种情况 X5 利用已有的客人信息 提供了多种灵活 快捷的处理方法 为便于操作者的理 解 下面逐个说明 方法一方法一 撤消客人的结帐状态 恢复入住 操作步骤操作步骤 1 当前住客列表下 结帐状态中 找到已结帐的目标客人 2 打开该客人帐务主单 执行帐务处理帐务处理 重新入住重新入住 图 3 系统提示 确信要重新入住 单击 是 Y 会出现两种情况 情况一 当前客房是空房 则入住成功 情况二 原客房已有住客 则需要把该客人转成挂帐状态 再做处理 以下着重说明 图 4 假设原客房已有住客 系统提示 该客房已经有人入住 需要将当前客人转为 S 状态吗 图 5 单击 是 Y 宾客状态由 O SO S 6 打开目标客人主单 修改 到达 离开 选择 房号 单击 入住 重 新入住成功 注意注意 当前系统中重新入住功能用于将主单状态恢复到前一状态 方法二方法二 重新登记客人 系统将调入 只要输入姓名 系统将调用客史信息 使登记 成功 操作者可根据自己的操作习惯 选择适合的方法 2 3 42 3 4 散客续住散客续住 散客续住操作比较简单 只需直接修改离开日期即可 若该房有其他预订 系统将提 示注意冲突的信息 排房冲突警告一般有两种 一种是与某主单抵离时间交叉冲突 另一种是与某主单抵 离时间刚好接上 如下图所示 图 图 实时房态表 2 中也可进行续住处理 操作步骤操作步骤 1 按 F6 打开 实时房态表 2 窗口 2 选中目标住房 单击右键 打开快捷菜单 单击 续住处理 如下图所示 图 3 弹出 宾客续住处理 如下图所示 修改 离开 日期 单击 确认 即可 图 2 3 52 3 5 消费帐消费帐 消费帐一般用于记录酒店内部的各种费用开支 如内部长话费 在电话计费模块定义 自动转账 会议室 宴请客人费等 每一个部门均可有一个固定帐号 消费帐也可用于输入没有使用电脑的收银点的营业收入 收银点每天营业结束后 可 把营业收入在总台输入该账号 再用部分结账结掉该费用 本日的该收银点的营业收入就 可反映在总报表上了 这样的收银点如 美容室 洗衣房 楼面电话等 执行接待接待 消费帐消费帐 打开 消费帐管理 窗口 该窗口默认显示所有当前有效的消费 帐 当有多个消费帐时 操作员可通过查询 查找目标帐务 图 双击某一记录 打开消费帐主单 如下图所示 消费帐帐号 七位 首位是字母 C 后六位为流水号 帐号由系统自动生成 图 单击 帐务处理 打开帐务主单 如下图所示 消费帐处理同前台帐务处理 请参 照收银说明 图 第三节第三节 团队接待团队接待 一般团队预订业务由预订部完成 团队排房则可能由预订做 也有可能由前厅接待人 员完成 一般依据团队的重要程度定 有些酒店也可能规定由接待员完成 因此 作为接 待员处理团队接待时 首先要学会排房 3 13 1 团队房类资源控制团队房类资源控制 3 1 13 1 1 排房排房 实实 例例 假设 FOXHIS NET 团已有预订 并预留 10 间双人房 团队要求客房在同 一楼层 最好是 7 楼 先为团队分房 8 间 操作步骤操作步骤 1 预订宾客列表下 单击 团队 会议 标签页 查找到目标团队 双击打开主 单 如下图所示 图 2 单击 分房 打开 综合排房 窗口 楼层 处选择 7 楼 单击 查找 窗口右边显示当前可住的 7 楼客房共 24 个 图 3 单击选择八个房号 如上图所示 4 单击 分房 分房成功 图 5 单击 退出 团队主单显示如下图 双击某一成员记录 即可切换至成员主 单 图 3 1 23 1 2 释放房类资源释放房类资源 团队房类资源的释放 大致分两种情况 1 已分房 或分房后房号被取消的 成员因各种原因取消行程 需取消预订 操 作同散客取消 2 团队实际需要客房数 少于预留数 可通过释放纯预留或者修改预留数来释放 房类资源 首先要求操作员明确纯预留的含义 可以从两方面来理解纯预留 1 从操作上看 有预留 未分房的 即为纯预留 2 从信息上看 团队主单有效记录中有 房类 信息 同时没有产生成员帐号的 预留 可以理解为纯预留 操作步骤操作步骤 团队主单下 按 F8 或执行客房客房 释放所有纯预留释放所有纯预留 弹出确认信息提示框 单击 是 Y 即可 图 3 23 2 登记登记 团队 会议登记关键 先主单 再成员 3 2 13 2 1 团队主单登记团队主单登记 操作步骤操作步骤 1 查找目标团队 可使用本日将到 预订宾客列表等功能 以本日将到为例 单 击 团队 会议 标签页 快速查询处 输入查询条件 可以是团队预订号 名称等 回 车 即可显示目标团队 双击打开团队预订主单 2 团队主单下 执