采购与付款业务流程

采购与付款业务流程采购与付款业务流程 一 一 业务目标业务目标 1 1 经营目标 经营目标 通过规范采购业务流程 确保采购业务按规定程序和适当授权进行 实现 预期目标 2 2 财务目标 财务目标 确保采购与付款业务及相关会计账目的核算真实 完整 规范 防止差错 和舞弊 保证帐实相符 财务会计报告合理揭示采购业务享有的折扣 折让 3 3 合规目标 合规目标 保证采购及付款业务 相关采购 招标合同等符合国家有关法律法规 确保付款 与采购有关的货币资金管理符合中国人民银行等国家有关部门 的法规要求 二 二 业务风险业务风险 1 1 经营风险 经营风险 由于采购业务流程设计不合理或控制不当 可能导致采购物资及价格偏离 目标要求 或出现舞弊和差错 2 2 财务风险 财务风险 可能导致会计核算多记 错记 漏记物资采购成本和应付帐款以及其他应 付负债 造成核算和反映不真实 不完整 不规范 3 3 合规风险 合规风险 可能导致采购业务处理违反国家有关规定而受到行政处罚或法律制裁 三 业务流程步骤与控制点 三 业务流程步骤与控制点 1 1 采购申请和采购计划 采购申请和采购计划 1 使用单位根据生产经营 建设需要和预算 提出采购申请 注明所需 物资的名称 规格 数量 技术质量标准与要求等 经单位 部门领导审核后 报仓储部门审核 2 仓储部门根据物资储备定额 符合储备定额的给予办理发货手续 定额不足的编制物资请购计划 经部门领导审核后报采购部门 3 采购部门根据采购申请计划编制物资采购实施方案 报部门领导 签字后再报主管领导审批 2 2 编制 审定采购实施方案 编制 审定采购实施方案 1 经审批的采购计划 交财务部申请资金计划 采购计划需按照货币 资金内部控制制度的规定审批 2 采购部门依据经审定的采购实施方案和资金计划制定相关采购计 划 包括选择确定采购价格 供应商 采购合同 采购物资的技术指标等 3 3 选择确定采购价格及供应商 选择确定采购价格及供应商 1 采购部门依据批准的物资采购实施订单和资金计划 通过询比价 招标 网上采购和公开采购信息等公平 透明的方式 并按公司物资采购的有 关规定提出选择和确定采购价格和供应商的方案 经部门领导审核确定 2 需与供应商就价格 付款方式或供货质量及要求等进行谈判确定 的 由采购 财务及相关技术部门等人员组成谈判组 提出初步意见 报授权 领导审定后由采购部门前头谈判 3 对公司要求实施统一采购的大宗或进口物资 应按公司的相关规 定办理 属招标采购范围的 应组织采标采购 4 4 签订采购合同 签订采购合同 1 大宗 批量或比较重要的物资采购必须签订采购合同 合同文本 由采购部门拟订 传送财务 法律或技术有关部门 岗位审核 2 财务 法律或技术部门 岗位依据职责权限对合同有关条款进行认 真审核 提出修改意见交拟订部门修改合同文本 3 分管业务的领导和财务总监审定合同 交授权人员签订合同 合 同需报财务部 检验部 法律部门等备案 原件留采购部门 4 采购合同需要变更或提前终止时 应报原审批领导同意 重大合同 变更需报公司总经理办公会研究同意 5 5 跟踪监督合同执行 跟踪监督合同执行 1 采购部门采购人员 合同管理人员及有关部门在合同签订后 应 当跟踪并监督合同的执行 2 物资采购 技术 设计等部门和需用部门对长周期运行的关键重要 设备 材料实行过程监造 确定监造方式 编制大纲 签订监造协议 落实监 造责任人 3 采购人员按照采购合同中确定的制造周期 交货时间 工程项目进 度计划落实催交催运措施 监督合同按期执行 6 6 采购物资验收入货 采购物资验收入货 1 质检部门对到货物资进行质量检验 出具质量检验报告书传送给 采购部门 仓储部门 财务部门 2 采购部门编制物资入库单或系统自动生成入库单 入库单应连续 编号 仓储部门对到货物资进行外观和数量检验并审核入库单 对符合合同 要求的合格物资办理验收入库手续 并将入库验收单传送给财务部门和采购部 门分别审核编制入帐 经会计主管复核后过帐 对检验不符合合同要求的物资 不得办理入库手续 3 不合格物资由采购部门办理退货索赔事宜或提出折让方案 报授 权部门或人员审批后进行处理 7 7 发票检验 货款支付及核算记帐 发票检验 货款支付及核算记帐 1 财务部门对购货增值税发票进行校验认证 未能通过发票认证的 必须退回重新开具 将校验审核够的发票 采购合同 货物入库验收单等信息 录入系统中生成会计凭证或编制会计凭证 经会计主管审核后过帐 2 采购部门根据采购合同规定的货款支付方式及合同执行情况 提出 采购资金支付申请 填制付款申请单并附采购合同 验收单据等付款依据 经 采购部门领导审核签字后传送到财务部门办理货款支付和结算手续 3 财务部门收到采购部门的货款支付申请 首先要对采购合同 购 货发票 货物入库验收单等进行审核 同时对应付 预付帐款和分期付款等付 款约定 以及采购享有的折扣和折让等进行审核 在审核确认无违反合同 程 序和其他问题的情况下 编制付款会计凭证和填制银行付款单据 经会计主管 复核 财务部门负责人审核签字后付款入帐 若需提前付款 更改合同约定条 件的以及金额较大的 按规定权限报批 4 月末财务部门与采购部门对采购预付款 备用金以及未结算的货 款进行核对 发现问题即使报告并查明原因和处理 享有采购折扣或折让的 应在会计报表中恰当披露 5 季末或半年末 仓储部门和有关资产管理部门必须对存货等实物 资产进行盘点 财务部门应当派人监督盘点 6 公司财务和采购部门应定期与客户核对确认应付 预付帐款 发 现问题即使查明原因和处理 8 8 清理 关闭合同 清理 关闭合同 1 合同执行完毕后 采购部门应对合同执行情