采购及外包管理程序

采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 1 页 共 8 页 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 1 目的目的 为使采购材料及外包产品适时 适量 适价 适地 适物之提供生产 为使采购材料及外包产品适时 适量 适价 适地 适物之提供生产 2 范围范围 凡经由本公司材料 包括原物料 耗材 材料 半成品 成品 的采购凡经由本公司材料 包括原物料 耗材 材料 半成品 成品 的采购 及外包等均属之 及外包等均属之 3 定义 定义 3 1 采购 物料的购买过程 采购 物料的购买过程 3 2 外包 把本分司的材料外发给供应商加工 付其加工费的过程 外包 把本分司的材料外发给供应商加工 付其加工费的过程 4 4 权责 权责 4 1 开发采购开发采购 采购采购 4 1 1 开发采购开发采购 4 1 1 1 负责新供应商开发 确保同一种物料至少有三家供应商进行对比负责新供应商开发 确保同一种物料至少有三家供应商进行对比 评估和至少两家供应商接订购单后 可配合安排生产供货 评估和至少两家供应商接订购单后 可配合安排生产供货 4 1 1 2 负责新供应商现场考察之相关事项 负责新供应商现场考察之相关事项 4 1 1 3 研发样品之订购与交期跟催 研发样品之订购与交期跟催 4 1 1 4 协助采购不断降低采购成本 协助采购不断降低采购成本 4 1 2 采购采购 4 1 2 1 负责公司生产所需之原物料 材料及外包产品之采购与交期跟催 负责公司生产所需之原物料 材料及外包产品之采购与交期跟催 4 1 2 2 负责供应商之交期 价格 配合度之考核 负责供应商之交期 价格 配合度之考核 4 1 2 3 负责旧规格物料打样之相关事宜 负责旧规格物料打样之相关事宜 4 1 2 4 负责与供应商联络处理品质异常和不断降低采购成本 负责与供应商联络处理品质异常和不断降低采购成本 4 1 2 5 协助开发采购开发新供应商 协助开发采购开发新供应商 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 2 页 共 8 页 4 2 物控课 负责工单所需原材料和安全库存量的请购 物控课 负责工单所需原材料和安全库存量的请购 4 3 资材部 负责消耗品之请购 采购材料与外包材料之收料 报告 入库 资材部 负责消耗品之请购 采购材料与外包材料之收料 报告 入库 储存与发料作业 储存与发料作业 4 4 品管部 负责采购及外包材料之检验 判定 参与供应商之评鉴 考核品管部 负责采购及外包材料之检验 判定 参与供应商之评鉴 考核 及样品管理 及样品管理 4 5 开发开发 工程部 负责采购及外包材料之样品的确认 工程部 负责采购及外包材料之样品的确认 4 6 副总经理 负责采购订货单的最难终核准 副总经理 负责采购订货单的最难终核准 5 作业内容 作业内容 5 1 作业流程如附件一 作业流程如附件一 5 2 供应商开发供应商开发 5 2 1 供应商及外包开发之时机供应商及外包开发之时机 A A 原供应商不能满足生产需求或取消其合格许可证 原供应商不能满足生产需求或取消其合格许可证 B B 本公司生产扩大要求增加供应商或外包商 本公司生产扩大要求增加供应商或外包商 C C 原供应商拒绝合作时 原供应商拒绝合作时 D D 供应商不足两家时 供应商不足两家时 5 2 2 供应商及外包商选择原则供应商及外包商选择原则 A A 经调查评价鉴合格 并被列入合格供应商 外包商名录者 经调查评价鉴合格 并被列入合格供应商 外包商名录者 B B 足够生产能力满足本厂生产之需要 足够生产能力满足本厂生产之需要 C C 确保产品之质量 数量及交期者 确保产品之质量 数量及交期者 D D 符合降低成本条件者 符合降低成本条件者 E E 服务方式 配合度能满足需求者 服务方式 配合度能满足需求者 5 2 3 供应商及外包商之资格取消及考核 依据供应商及外包商之资格取消及考核 依据 供应商评价作业程序供应商评价作业程序 办理 办理 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 3 页 共 8 页 5 3 价格管理价格管理 5 3 1 议价 比价时机议价 比价时机 A A 新物料时使用时 新物料时使用时 B B 寻求降低材料成本时 寻求降低材料成本时 C C 供应商通知调价时 供应商通知调价时 D D 材料需求大幅度提升时 材料需求大幅度提升时 E E 原材料材质设计变更时 原材料材质设计变更时 F F 市场景气有大幅度改变时 市场景气有大幅度改变时 5 3 2 价格评估方式价格评估方式 至少找两家以上之供应商进行打样询价 比价作业经副总批准后进行至少找两家以上之供应商进行打样询价 比价作业经副总批准后进行 采购 采购 5 4 采购作业采购作业 5 4 1 原材料原材料 采购依据生产计划及物控计划提供的采购依据生产计划及物控计划提供的 工单用量需求表工单用量需求表 确认物料的 确认物料的 品质及单价后 开据相关之品质及单价后 开据相关之 订购单订购单 并详细注明厂商名称 联络电并详细注明厂商名称 联络电 话 联络人 料号 品名 规格 数量 价格 付款方式 送货地点 话 联络人 料号 品名 规格 数量 价格 付款方式 送货地点 包装方式及其它要求内容 经副总经理核准后 以传真方式发出并要包装方式及其它要求内容 经副总经理核准后 以传真方式发出并要 求供应商在次日以内将订单确认后回签 若没有回签时 采购应联络求供应商在次日以内将订单确认后回签 若没有回签时 采购应联络 供应商确认落实订单之相关事项后在订单上注明联络日期 联络人和供应商确认落实订单之相关事项后在订单上注明联络日期 联络人和 联络结果 以方便查寻 联络结果 以方便查寻 5 4 2 消耗物品消耗物品 采购依据资材部开具之采购依据资材部开具之 请购单请购单 以原材料同等方法进行采购作业 以原材料同等方法进行采购作业 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 4 页 共 8 页 5 4 3 外发加工外发加工 以原材料采购相同做法拟制订单 以原材料采购相同做法拟制订单 需在订购单上注明 需在订购单上注明 外发外发 字样字样 以及领料时间 经副总经理核准后 分发至相关部门 资材部在收到以及领料时间 经副总经理核准后 分发至相关部门 资材部在收到 外发订购单后 依据外发订购单后 依据 仓储作业程序仓储作业程序 执行发料 执行发料 5 5 交期管理交期管理 5 5 1 资材部依据采购资材部依据采购 订购单订购单 和客户之和客户之 送货单送货单 核对进料之品名 核对进料之品名 规格 数量 材质等无误后予以签收 规格 数量 材质等无误后予以签收 5 5 2 跟催跟催 采购员结合生产计划 于交期前二天进行跟催供应商掌控物料交期 采购员结合生产计划 于交期前二天进行跟催供应商掌控物料交期 确保生产持续性 跟催状况需记录于确保生产持续性 跟催状况需记录于 采购订单追踪表采购订单追踪表 5 5 3 变更作业变更作业 A A 供应商变更 供应商变更 供应商通知采购订货单所载之规格 数量要求条件无法达成时 采购供应商通知采购订货单所载之规格 数量要求条件无法达成时 采购 应立即知会物控 生管进行相应对策处理 如影响产品之交期或品质应立即知会物控 生管进行相应对策处理 如影响产品之交期或品质 状况时 需知会到客户依据状况时 需知会到客户依据 合约审查作业程序合约审查作业程序 B B 客户变更 客户变更 客户对其所下订单变更时 生管人员应及时更改生产计划 通知厂内客户对其所下订单变更时 生管人员应及时更改生产计划 通知厂内 各相关人员采取相应措施 采购人员亦需及时通知供应商 依据变更各相关人员采取相应措施 采购人员亦需及时通知供应商 依据变更 之条件作出相应之处理 之条件作出相应之处理 C C 因生产或其它因素影响需作变更时 由生管依据修正后的生产计划开 因生产或其它因素影响需作变更时 由生管依据修正后的生产计划开 出出 生产变更通知单生产变更通知单 通知制造部变更之 如果交期或品质 数量有通知制造部变更之 如果交期或品质 数量有 变更时 就由生管课通知台北公司进行处理 变更时 就由生管课通知台北公司进行处理 5 6 紧急采购紧急采购 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 5 页 共 8 页 5 6 1 生管收到交期需提前之台北订单及台北开具之紧急订单后在最快时生管收到交期需提前之台北订单及台北开具之紧急订单后在最快时 间内通知采购 物控 采购可针对部分材料进行口头通知供应商备间内通知采购 物控 采购可针对部分材料进行口头通知供应商备 料生产 同时跟催物控开具料生产 同时跟催物控开具 欠料报告欠料报告 于 于 1 1 天以内补上订购单传天以内补上订购单传 真至供应商 真至供应商 5 6 2 若原供应商不能及时供应 满足需要时 可由采购联络临时供应商 若原供应商不能及时供应 满足需要时 可由采购联络临时供应商 在经 副 总经理批后执行采购作业 在经 副 总经理批后执行采购作业 5 6 3 紧急材料入库 资材部需立即开立验收单注明紧急材料入库 资材部需立即开立验收单注明 急急 按样给按样给 IQCIQC 先先 予以验收 予以验收 5 7 交期品质管理交期品质管理 5 7 1 代理物料之采购代理物料之采购 所有代用物料需经过开发所有代用物料需经过开发 工程部予以确认 如有影响产品品质顾虑工程部予以确认 如有影响产品品质顾虑 时需通报并取得客户同意后方可采购 时需通报并取得客户同意后方可采购 5 7 2 供应商之供应品经本厂检验不合格时 视生产紧急情况如下处理供应商之供应品经本厂检验不合格时 视生产紧急情况如下处理 A A 生产不紧急时依据品管开出之 生产不紧急时依据品管开出之 进料检验报告进料检验报告 知会采购 联络相知会采购 联络相 关之供应商作退货处理 关之供应商作退货处理 B B 因生产紧急需要 采购应联络供应商进行特采作业的赔偿处理 并 因生产紧急需要 采购应联络供应商进行特采作业的赔偿处理 并 填具填具 特采通知单特采通知单 依 依 特采作业程序特采作业程序 办理 办理 5 7 3 消耗物品采购回厂后 由资材部会同使用单位验收即可 消耗物品采购回厂后 由资材部会同使用单位验收即可 5 8 采购产品之验证采购产品之验证 5 8 1 本公司须到供应商处查证材料 半成品及各种物料时 需以书面通本公司须到供应商处查证材料 半成品及各种物料时 需以书面通 知供应商 注明查证放行之方式 知供应商 注明查证放行之方式 5 8 2 客户如要到供应商处查证时 由采购课及品管人员陪同 检验时由客户如要到供应商处查证时 由采购课及品管人员陪同 检验时由 品管人员配合进行 但客户所做之检验不可作为本公司品质管制之证品管人员配合进行 但客户所做之检验不可作为本公司品质管制之证 采购及外包管理程序采购及外包管理程序 第 6 页 共 8 页 明 进厂后仍须依明 进厂后仍须依 进料检验作业程序进料检验作业程序 之规定予以检验 之规定予以检验 5 9 外包材料之管理外包材料之管理 5 9 1 采购选择合格外包商依据采购选择合格外包商依据 供应商评价作业程序供应商评价作业程序 办理 办理 5 9 2 采购发行订单 联络供应商领料 并同原材料的同等方法进行交期采购发行订单 联络供应商领料 并同原材料的同等方法进行交期 跟进 跟进 5 9 3 资材部根据采购订单结合资材部根据采购订单结合 BOMBOM 表开具的发料单依据表开具的发料单依据 仓储作业程序仓储作业程序 发给外包商 发给外包商 5 9 4 外发之材料同原材料一样 需进行打样确认动作 外包商如需工程外发之材料同原材料一样 需进行打样确认动作 外包商如需工程 图面或样品时 由采购提供 并依据图面或样品时 由采购提供 并依据 文件及资料管制作业程序文件及资料管制作业程序 及及 样品管理程序样品管理程序 进行管制 进行管制 5 9 5 外包材料入库检查按外包材料入库检查按 进料检验作业程序进料检验作业程序 办理 办理 6 6 参考文件 参考文件 6 16 1 供应商评价作业程序 供应商评价作业程序 PB7401PB7401 6 26 2 文件及资料管制作业程序 文件及资料管制作业程序 DB4201DB4201 6 36 3 进料检验作业程序 进料检验作业程序 QB8203QB8203 6 46 4 样品管理程序 样品管理程序 EB7502EB7502 6 56 5 特采作业程序 特采作业程序 QB8302QB8302 6 66 6 仓储作业程序 仓储作业程序 WB7506WB7506 7 7 使用表单 使用表单 7 17 1 订购单 订购单 PB7402 01PB7402 01 7 27 2 采购订单追踪表 采购订单追踪表 PB7402 02PB7402 02 7 37 3 请购单 请购单 WB7506 08WB7506 08 7 4