环保局办公自动化解决方案

环保局办公自动化 解决方案书 2010 年年 11 月月 环保局办公自动化解决方案书 1 元亨通信 目目 录录 一 概述 2 二 办公自动化需求 4 三 解决方案 5 统一规划 标准建设 5 逐步完善 分步实施 5 依托现有 延伸应用 5 安全可靠 高效运行 5 适当超前 注重实用 5 3 1 系统特点 5 3 2 基本功能 6 3 2 1 公文处理 7 3 2 2 文件管理 11 3 2 3 信息发布 12 3 2 4 内部通讯 12 3 2 5 档案管理 13 3 2 6 辅助办公 13 3 2 7 系统定制 14 3 2 8 基础数据 18 3 3 系统扩展 18 3 3 1 电子签章 可选 18 3 3 2 手机短信 19 3 3 3 手机办公 可选 20 3 3 4 公文转换平台 可选 21 3 3 5 空气自动监测系统 22 3 3 6 环境在线自动监测监控应用系统 22 3 3 7 环境地理信息管理系统 23 3 3 8 污染源普查综合管理系统 23 四 运行环境 24 五 实施与服务 25 六 报价 26 七 其他优惠 26 环保局办公自动化解决方案书 2 元亨通信 一 一 概述概述 保局 1984 年 12 月建局 是主管全市环境保护工作的鹰潭市人 民政府工作部门 负责对本辖区的环境保护工作实施统一监督管理 内设办公室 监督管理科 污染控制科 机关党支部 纪检组 监 察室 下辖鹰潭市环境监测站 鹰潭市环境监理所 鹰潭市环保监 察大队 鹰潭市环境科研所四个事业单位 根据 鹰潭市环境保护 局职能配置内设机构和人员编制规定 鹰府办发 2002 47 号 文 件精神 其主要职责为 贯彻执行国家环境保护方针 政策和法律 法规 拟定并监督 实施全市环境保护管理办法 对全市环境保护工作实施监督管理 受市人民政府委托对重大经济和技术政策 发展规划以及重大 经济开发计划进行环境影响评价 拟定并组织实施全市环境保护规 划 组织编制全市环境功能区划 贯彻执行并组织实施国家和省有关大气 水体 土壤 噪声 固体废物 有毒化学品及机动车等污染防治的法规和规章 负责对 全市大气 水体 土壤等环境污染防治工作的监督管理 监督对生态环境有影响的自然开发利用活动 重要生态建设和 生态破坏恢复工作 监督检查自然保护区 风景名胜区的环境保护 工作 负责调查处理重大污染事故和生态破坏事件 受市政府委托协 环保局办公自动化解决方案书 3 元亨通信 调处理市际环境污染纠纷 协调市内跨行政区域的污染纠纷 组织 协调市重点流域水污染防治工作 负责环境监理和环境保护行政稽 查 组织开展全市环境保护执法检查活动 监督执行国家环境质量标准和污染物排放标准 审核城市总体 规划中的环境保护内容 组织编报全市环境质量报告书 定期发布 重点城市和流域环境质量状况 参与编写全市可持续发展纲要 贯彻执行国家各项环境管理制度 按照国家规定审定开发建设 活动环境影响报告书 指导城乡环境综合整治 负责农村生态环境 保护 指导全市生态示范区和生态农业建设 负责全市环境监测 环境统计 环境信息工作 制定环境监测 制度和技术规范 组织建设和管理市级环境监测网和全市环境信息 网 组织全市环境质量监测和污染源监督性监测 负责环境保护宣 传教育工作 推动公众和社会各界参与环境保护 组织实施环境保护科技发展科学研究和技术示范工程 管理全 市环境管理体系 负责环保产品认定的管理工作 建立和组织实施 环境保护资质认可制度 指导和推动环境保护产业发展 负责全市辐射环境 放射性废物的管理和污染防治工作 参与 放射性事故 辐射环境事故的应急处理工作 对电磁辐射 放射性 技术应用和伴有放射性矿产资源开发利用中的污染防治工作实行统 一监督管理 负责局机关及下属单位机构编制与人事管理工作 协助县 市 区 党委 政府对环境保护部门领导干部进行管理和监督 组织开 展全市环境保护系统行政管理体制改革 指导全市环境保护队伍建 设 但是现阶段本单位信息化程度较弱 所有日常工作基本都是通 过纸质来记录 这为信息管理及日常的信息查询 统计带来很大不 便 市环保局信息管理平台可以有效的提高日常工作效率 解决现 阶段日常工作中出现的问题 环保局办公自动化解决方案书 4 元亨通信 根据数字鹰潭小平台建设工作方案 结合本单位现有信息化情 况及工作职责 建设适用于环保局的信息化管理系统 环保局信息 管理平台 全面提升环保局信息化水平 提高工作效率 实现无纸 化办公 更好的为群众服务 二 办公自动化需求二 办公自动化需求 经过探讨分析 我们发现现有环保局需要如下功能 1 1 公文处理 公文处理 解决日常办公需求 实现无纸化办公 以提高工作效率 2 文档管理 能够实现文档一体化 文档管理 能够实现文档一体化 实现对文件和档案的有效管理 实现文档一体化 为全体办公 人员查阅利用相应的文件和档案提供方便 3 界面直观 操作简单 界面直观 操作简单 机关全体办公人员 办公人员电脑使用水平参差不齐 如果办 公自动化系统的界面与纸质办公差异很大 充满技术术语 操作复 杂 将会使一些人员产生畏难情绪 如果领导无法掌握 办公自动 化将无法进行下去 4 可靠性和安全性要好 可靠性和安全性要好 由于公文数量大 处理环节多 责任大 时效强 办公自动化 之后 所有的公文都在办公自动化系统中处理 这就要求办公系统 持续可用 系统的任何错误 故障和漏洞都可能严重影响工作 所 以系统应具备高度的可靠性和安全性 5 具有一定的灵活性 具有一定的灵活性 办公系统对各个办公要素均应提供自定义功能 当管理或业务 环保局办公自动化解决方案书 5 元亨通信 发生变化时 通过简单的设置调整即可满足需求 而非经常需要修 改程序代码 这样一来就可以避免由于修改程序代码造成的不可靠 6 支持手机移动办公 可选 支持手机移动办公 可选 随着 3G 移动时代的来临 随时随地轻松办公已成为党政机关 的强烈需求 办公系统应能够支持手机移动办公 当领导外出公干 时 可以利用手机随时访问单位的办公系统 查看和处理本人的待 办工作和邮件 查询单位最新信息 三 解决方案三 解决方案 通过对环保局自动化需求全面与深入的分析 本着 适用 易 用 可靠 为设计理念 基于主流的 J2EE 开发架构 我们参照 统一规划 标准建设统一规划 标准建设 系统建设在统一领导下 统一规划 统一接入平台 统一技术标准 逐步完善 分步实施逐步完善 分步实施 以实现数字环保应用为目标 以应用为导向 成熟一个 建设一个 应用 一个 逐步实现市环保信息化 依托现有 延伸应用依托现有 延伸应用 充分依托现有应用系统 以延伸应用的方式完成市环保信息管理平台系统 建设 安全可靠 高效运行安全可靠 高效运行 把安全放在重要位置 确保具有稳定性 可靠性 高效性 适当超前 注重实用适当超前 注重实用 选择先进并且成熟的技术 满足当前的实用性要求 五大原则进行设计 下面简单介绍一下系统的特点 3 13 1 系统特点系统特点 符合党政机关办公规范符合党政机关办公规范 环保局办公自动化解决方案书 6 元亨通信 系统功能逻辑符合党政机关办公规范 完全符合 中国共产党 机关公文处理条例 国家行政机关公文处理办法 国家行政机 关公文格式 中华人民共和国档案法 归档文件整理规则 等规范 对党政机关办公的各种要素均提供有效的支持 并实现文 档一体化办公 灵活的自定义功能 充分满足各单位的办公自动化需求灵活的自定义功能 充分满足各单位的办公自动化需求 系统中组织机构 表单格式 工作流程 文件管理体系 访问 和操作权限 打印格式等全面提供自定义 自定义项目丰富 能够 很好的满足各单位现在和未来的办公自动化需求 良好的易用性良好的易用性 系统具备充分的易用性 无须安装客户端程序 全部应用和管 理操作都采用浏览器 操作界面直观易懂 符合日常办公习惯 独创的可视化表单定制方法和向导式流程定制方法 大大降低 了表单和流程定制的复杂度 使定制工作高效并且不容易出错 高效和安全的系统高效和安全的系统 系统设计开发全面贯彻 负载均衡 效率优先 原则 使系统 在大用户量 5000 人以上同时使用 和大文档量 1 亿个文档以上 具有良好的使用性能 同时 系统提供了全面的信息安全控制框架 可以适合各种组织对信息安全的需求 支持手机办公 大大提高了办公的便利性 可选 支持手机办公 大大提高了办公的便利性 可选 手机办公采用 Client Server 结构 办公中只传输内容 不用传输 界面 内容呈现逐级展开 解决了无线互联网传输速度较低的问题 同时采用专门的手机显示界面 使手机屏幕能够清晰显示办公内容 这些技术的应用使手机办公真正达到成熟实用 手机办公能够支持 Symbian Windows Mobile Windows CE 和 Linux 等操作系统的手 机客户端 环保局办公自动化解决方案书 7 元亨通信 3 23 2 基本功能基本功能 环保局办公自动化系统 平台 党政版 公 文 处 理 文 件 管 理 信 息 发 布 内 部 通 讯 辅 助 办 公 系 统 定 制 基 础 数 据 扩 展 系 统 档 案 管 理 系统组成 系统主界面 环保局办公自动化解决方案书 8 元亨通信 3 2 13 2 1 公文处理公文处理 公文处理能够支持收文处理和发文处理的各个环节 实现收文 处理和发文处理的电子化 具有文件修改痕迹保留 文件自动编号 发文和收文登记簿 文件套打 电子签章 流转监控 委托办理等 功能 系统功能示意图 收文处理收文处理 凡外单位 上级单位 下级单位或相关单位 发至本单位的所 有公文统称收文 根据文件性质的不同 收文可分为办理性文件和 阅知性文件 收文处理就是对收到公文的办理过程 包括签收 登 记 拟办 批办 传阅 承办 办理 归档等环节 一般单位的收 文处理流程又按文件性质分为办文处理流程和阅文处理流程 环保局办公自动化解决方案书 9 元亨通信 办文处理流程实例 阅文处理流程实例 发文处理发文处理 以本单位名义发出的一切公文统称发文 是具有效力和规范格 式的文书 接收单位可以是上级机关 下属单位或相关单位 发文 处理指以本单位名义制发公文的过程 包括拟稿 核稿 会稿 审 稿 签发 编号 排版 校对 打印 分发 归档等环节 发文按 文件性质又可以分为多种发文 如正式发文 内部呈报件发文或专 报件发文等 发文处理流程一般采用自由流程 环保局办公自动化解决方案书 10 元亨通信 发文处理流程实例 表单和流程自定义表单和流程自定义 公文处理的表单和流程可以由用户单位自定义 自定义项目丰 富 自定义方法直观 用户单位的系统管理员能够快捷地定义出符 合本单位实际业务需要的收发文处理表单和流程 文件修改痕迹保留文件修改痕迹保留 系统集成 Word 和 WPS 作为文件编辑工具 在发文处理过程中 可以完整保留每个改稿人的修改痕迹 对不同人员的修改痕迹以不 同的颜色显示加以区分 并能在修改区域标识修改人姓名及修改时 间等信息 保证文件修改的严肃性和责任性 处理信息记录处理信息记录 每个流转公文都带有 意见汇总 和 流转历史 两个域 意 见汇总 自动记录了每个办理人填写的意见 流转历史 自动记录 了公文流转处理的过程信息 文件编号文件编号 系统提供了定义 流水号 的功能 可以根据本单位收文和发 文的分类定义文种流水号 文种流水号记录该类文件的编号信息和 当前序号 收发文表单中可以直接调取当前文种流水号 当前流水 环保局办公自动化解决方案书 11 元亨通信 号被使用后序号会自动加 1 发文登记和收文登记发文登记和收文登记 公文发送之前可以调用发文登记操作 在发文登记簿中进行发 文登记 收文处理之前可以调用收文登记操作 在收文登记簿中进 行收文登记 登记信息可以从表单中自动提取 无须重复输入 文件套打文件套打 文件套打功能可以将文档中的内容提取到 word 形式的套打模板 文件中 充分利用 word 对文档的排版优势 按照套打模板文件预先 定义的格式完成内容打印 流转监控流转监控 相关领导可对工作流转进行实时监控 了解每个人员和每个文 档的办理情况 并可进行催办和特送 委托办理委托办理 可将相关工作委托给其他人办理 可设置委托时限 时限到后 自动收回委托办理权限 日常审批日常审批 单位中各项日常审批工作 如 请示报告 工作交办 电话记 录呈阅 部门间的工作联络 出差申请 采购申请 报销 请假等 等 也可定义成表单与流程 通过网上进行流转办理 办理结束自 动提醒相关人员并将文档归档到相应的文件库中 3 2 23 2 2 文件管理文件管理 可以根据需要设置文件库可以根据需要设置文件库 用户单位可以根据实际需要设置文件库 文件库可用于保存流 转结束的文件 也可用于存储各种日常文件 在文件库中可以设置 文件夹 文件夹可以多级设置 文件存放在末级文件夹中 环保局办公自动化解决方案书 12 元亨通信 文件管理 发文库 收文库 法律法规库 市政府来文 市委来文 综合处发文 办公室发文 规章制度 国家法律 文件库设置实例 文件库中提供多重访问权限控制文件库中提供多重访问权限控制 文件库权限有 管理者 编辑者 作者 读者 4 类 文件库权 限向下递延到文件夹 文件夹权限有 管理者 编辑者 作者 读者 4 类 文件夹权 限向下递延到下级文件夹 文件的访问受文件夹权限控制 管理者还可进行文件级访问权 限设定 用户单位可以根据实际需要设置有效的文件访问权限 确保单 位中的文件按权限进行管理和访问 3 2 33 2 3 信息发布信息发布 电子公告电子公告 用于单位内部重要信息的发布 如公告 通知 表彰 批评等 环保局办公自动化解决方案书 13 元亨通信 电子公告的发布人由系统管理员设置 发布人可以发布公告 发布 时可以设定保留天数和公告对象 在保留天数内的公告出现在 近 期公告 视图中 并且只有公告对象才能看到公告 可针对用户单 位全体 部门或个人发布各种公告 在线新闻在线新闻 用于单位内外部新闻的发布 近期新闻在主界面的左下角滚动 显示 电子论坛电子论坛 提供一个信息交流 思想沟通和问题讨论的空间 根据需要可以 发起并创建某方面的议题 其他人可在此进行自由的谈论和发言 包括进行咨询 解答和收集意见等 3 2 43 2 4 内部通讯内部通讯 电子邮件电子邮件 为每一个办公人员提供了一个内部邮箱 用于内部办公邮件的 收发 在线短信在线短信 可以即时感知用户是否在线 可以进行实时交流和留言 系统中 其它功能模块调用在线短信进行提醒 3 2 53 2 5 档案管理档案管理 实现文档管理的一体化实现文档管理的一体化 档案管理子系统与协同办公系统无缝衔接 办公中处理完的文 件可直接归档到档案系统 办公人员可直接查看档案目录对档案进 行借阅利用 环保局办公自动化解决方案书 14 元亨通信 档案阅览 借阅申请 目录查询 文件归档 文件库 档 案 利 用 档档 案案 管管 理理 借阅管理 传统组卷 简化整理 未整理文件 系统设置 档案管理原理图 符合档案管理规范符合档案管理规范 档案管理系统严格遵循国家档案局颁布的档案工作标准 支持 文书档案归档新规则 可实现对电子档案和实物档案的全面管理 3 2 63 2 6 辅助办公辅助办公 日程安排日程安排 提供个人日程 共享日程和日程提醒等功能 使用户能够更有 效地安排自己的工作时间 会议室管理会议室管理 可以查看会议室的状态 进行使用申请和审批 并具有使用记 录 物品管理物品管理 可以设置多个物品仓库 提供物品的入库 库存和出库管理 具有物品领用申请与审批功能 并可以进行各种查询与统计 人事管理人事管理 提供人事档案 劳动合同 奖惩记录及培训记录等功能 可方 便进行查询和报表输出 环保局办公自动化解决方案书 15 元亨通信 考勤管理考勤管理 提供电子打卡 去向登记 去向牌 查询和统计等功能 3 2 73 2 7 系统定制系统定制 组织机构组织机构 设置本单位的组织机构 包括部门设置 岗位设置和人员设置 以及各部门 各岗位职能的描述 组织机构是系统进行工作管理和 权限分配的基础 表单定制表单定制 可视化表单定制功能 可以根据本单位业务需要自定义表单 表单定制功能强大 能够支持实际业务中的各种表单格式 系统还 具有表单预览 表单导入和表单导出等功能 环保局办公自动化解决方案书 16 元亨通信 表单定制界面 流程定制流程定制 向导式流程定制功能 通过对自定义项的选择和打勾就可以快 捷地完成工作流程的定义 流程的自定义项目丰富 可以很好地满 足组织中各种工作处理的需要 这里还提供了一种自由流程定义模式 在现实中有些工作无法 用固定的流程运转 这时可将这类工作定义成自由流程 自由流程 无须定义流向 工作可以在各个环节之间自由流转 完全由办理人 根据具体情况来决定下一个办理环节 环保局办公自动化解决方案书 17 元亨通信 流程定制界面 环保局办公自动化解决方案书 18 元亨通信 3 2 83 2 8 基础数据基础数据 常用意见常用意见 可以定义常用的意见文字 减少日常办公中填写意见时的输入 数据字典数据字典 各种常用的输入信息可以做成字典 表单中可以调用相应的字 典 输入时只需选择字典项 方便输入 又规范了输入信息 流水号流水号 可以定义各种文档的编号格式并记录当前序号 文档中调用流 水号可以取得相应文种的当前编号 并对流水号自动进行 1 计数 打印模板打印模板 可以预先定义各种打印模板 日常办公中可以调用打印模板进 行文档套打或正文转换 3 33 3 系统扩展系统扩展 3 3 13 3 1 电子签章 可选 电子签章 可选 电子签章系统由签章功能组件和印章钥匙盘组成 安装签章功 能组件之后 具有印章钥匙盘的用户可以在文档中加入印章或个人 手写签名 其他用户可以对签章进行验证 环保局办公自动化解决方案书 19 元亨通信 表单中进行签章 3 3 23 3 2 手机短信手机短信 为了提高办公系统的效率 加快响应和信息流转速度 系统中 设计了手机短信息辅助办公子系统 该系统可以人工或自动的向用 户发送办公相关短信息 短信息的发送时通过连接办公服务器的 GPRS MODEM 实现的 GPRS MODEM 中需要插入一张移动的手机卡 具 体包括如下功能 人工发送 人工输入号码或勾选内部用户 利于控制短信费用 录入短信内容 通过系统 手工发送短信 支持勾选群 如领导班 子群 部门负责人群等 的短信群发 自动发送 系统可以设置定时向指定人员发送系统内数据 如 当日生产情况汇总数据 的短信 也可通过人工干预后 系统自动 环保局办公自动化解决方案书 20 元亨通信 向相关人员发送工作催办短信 如文件复核催办 事务提醒催办 公文通知催签等 短信统计 系统能统计各时间段 各部门 各用户 各类型的 短信发送数量 以便控制费用 手机短信系统工作原理示意图 3 3 33 3 3 手机办公 可选 手机办公 可选 手机办公子系统将办公应用从电脑延伸到手机 各级领导外出 时可以通过手机随时随地了解本单位的状况和处理紧要工作 大大 提高了办公的便利性 互联网 远程办公用户 协同办公服务器 无线网络 手机办公用户 局域网办公用户 手机办公用户 环保局办公自动化解决方案书 21 元亨通信 3 3 43 3 4 公文转换平台 可选 公文转换平台 可选 公文转换平台实现各个单位之间的公文自动转换 协同办公系 统带有公文转换接口 发文处理完成后 可以直接通过公文转换接 口发送到公文转换平台上各个收件单位的收件箱中 通过公文转换 接口还可以把外单位来文从公文转换平台自动接收到办公系统中 公文转换平台一般有以下两种应用形式 1 上级单位建立协同办公系统和公文转换平台 办公系统联结公文 转换平台 自动与平台进行公文转换 下属单位没有办公系统可直 接登录公文转换平台收发公文 公文 转换平台 下属单 位 A 下属单 位 B 下属单 位 n 上级单位 办公系统 公文转 换接口 2 下属单位部署了自己的办公系统后 也可与公文转换平台进行联 接 实现办公系统与公文转换平台之间公文的自动转换 环保局办公自动化解决方案书 22 元亨通信 公文 转换平台 下属单 位 C 下属单 位 D 下属单 位 n 上级单位 办公系统 公文转 换接口 下属单位 B 办公系统 公文转 换接口 下属单位 A 办公系统 公文转 换接口 3 3 53 3 5 空气自动监测系统空气自动监测系统 方案背景方案背景 通过 OA 系统整合原有空气自动监测系统软件 方案需求方案需求 自动监测可吸入颗粒物 二氧化硫 二氧化氮 可吸入颗粒物每小 时一个数据 二氧化硫 二氧化氮每分钟一个数据 每年 365 天 24 小时监测 自动形成环境空气日报 实施方案 实施方案 对原有系统的综合分析 日志监控等数据进行手工录入 含手工填 写电子文档后 上传导入 做成单点登录模式 直接通过 OA 访问 空气自动监测系统 无需再重新输入用户名与密码 3 3 63 3 6 环境在线自动监测监控应用系统环境在线自动监测监控应用系统 方案背景方案背景 通过 OA 系统整合原有环境在线自动监测监控应用系统软件 方案需求方案需求 环保局办公自动化解决方案书 23 元亨通信 重点污染源污水在线监控 重点污染源烟气在线监控等工作 实施方案 实施方案 对业务系统包含的信息 污染源远程监测 现场数据采集 自动判 断是否超标 超标报警 统计查询 信息公告等从上级数据库中抽 取需要数据到新建缓存库中 然后再从缓存库中抽取到前置数据库 中 应用系统技术手册 调用接口说明 接口协议种类 版本 文 字编码 IP 地址 直接通过二次开发通过 API 接口函数 抓取环 境在线自动监测监控应用系统数据并且导入 OA 系统中 3 3 73 3 7 环境地理信息管理系统环境地理信息管理系统 方案背景方案背景 通过 OA 系统整合原有环境地理信息管理系统软件 方案需求方案需求 本系统是基于反映江西省在线监控污染源站位和污染物排放的分布 情况 实施方案 实施方案 业务系统包含的信息 地理信息 发文管理 收文管理 查询检索 等从上级数据库中抽取需要数据到新建缓存库中 然后再从缓存库 中抽取到前置数据库中 应用系统技术手册 调用接口说明 接口 协议种类 版本 文字编码 IP 地址 直接通过二次开发通过 API 接口函数 抓取环境地理信息管理系统数据导入 OA 系统中 3 3 83 3 8 污染源普查综合管理系统污染源普查综合管理系统 方案背景方案背景 通过 OA 系统整合原有污染源普查综合管理系统软件 环保局办公自动化解决方案书 24 元亨通信 方案需求方案需求 用于江西省在线监控污染源的查询 实施方案 实施方案 对原有系统的统计分析 信息公告 领导查询等从上级数据库中抽 取需要数据到新建缓存库中 然