职务代理管理办法

Doc No BHH18 0 Page 1 of 5 职务代理管理办法 爱普拉斯集团爱普拉斯集团 A PLUS GROUPThis document is and remains the property of APIHK PROLINK 职务代理管理办法职务代理管理办法 OriginatorOriginator 初始人初始人 CheckCheck 审核审核 EffectiveEffective DateDate 生效日期生效日期 ApprovedApproved ByBy 签核人 签字 签核人 签字 职务代理管理办法职务代理管理办法 一 目的一 目的 为保证各部门各项职务之日常工作的连续性 不受人员出缺 公出 含出差 缺勤 含请假 等因素影响正常运行 及培育储备主管的领导和管理能力 特订定本管理办法 二 适用范围二 适用范围 各级主管和负责一般行政业务之间接员工 三 代理权产生与消失三 代理权产生与消失 1 代理权产生 凡被代理人因出差 请休假 缺勤 异动等从缺八小时 含 以上时 除经 上级主管特别指定外 职务代理人之代理权自然产生 2 代理权消失 待被代理人出任或返回岗位后 职务代理人之代理权自然消失 四 代理原则四 代理原则 1 代理人资格以公司发布之名册为准 2 代理人行驶代理权时 为明确责任 应签名并加 代 字 3 代理人有多位时 其代理顺序规定如下 同部门正副主管互为当然职务代理人 部门内之次级主管 部门内职务较高人员 部门内对业务状况最了解人员 同部门内年资较长的人员 五 代理方式五 代理方式 1 从业人员有下列情事之一 职务代理人应执行代理权 被代理人出缺 被代理人公出 请假或出席会议时 经被代理人指示或经被代理人于相关 表单 如出差单 请假单等 签认 无法同时处理之日常事务 经被代理人委托或指定者 如代理出席会议 接待宾客等 被代理人因公出 请假等未指定代理人或请代理人签认而发生重要事情 得按公布之 职务代理人名册 表一 由代理人代行职务 2 各级主管为工作需要 得视实际情况主动协调或调整所属人员之职务代理 且于部门内公布并以书面通知来往密切部门 厂商或客户等 六 代理申报作业六 代理申报作业 各级主管至少应设置二位职务代理人 并依下列方式提出申请 1 公司人事部门应于每年 6 及 12 月 25 日前应制作各部门之 职务代理人名册 注明各级职务被代理人 各级主管 代理人名字及签名式后 以 签办单 呈工厂总经理核签后 送沪办人事部门汇集呈公司总经理核准后 发布实施 并存档一份备查 2 职务被代理人或代理人若有异动时 公司人事部门应依上述申报作业方式进 行修正 七 被代理人权责七 被代理人权责 1 各部门在实施职务代理工作时 被代理人应将交办代理事项向职务代理人交 代清楚 2 被代理人从缺时间在一周以上时 应由被代理人填具 职务代理通知单 表二 载明所指定之职务代理人及代理事项 通知有关单位知悉 以免 影响正常业务之进行 出差在一周 含 内 认有必要办理代理时 得视 实际情况比照办理之 3 被代理人返职时 应主动向职务代理人查询被代理期间所交办各项代理事 务的执行情况 八 代理人权责八 代理人权责 1 被代理人从缺时 代理人之权责同于被代理人 2 被代理人公出 缺勤等因素不在职时 代理人在行使代理权期间之权责如 下 除与公司政策有关及费用核准权限外之各项行政业务 责权同被代理人 代理期间应坚决执行各项事务 不得有推脱 敷衍的行为 代理人应于被代理人返职时 第一时间将代理期间所处理和知悉事务 向被代理人进行汇报 被代理人和代理人不得同时缺勤 九 责任九 责任 1 被代理人离开岗位前 应将工作内容 要求 完成时限等代理事项向职位代 理人作详细交待 因工作交待不清发生的工作失误由被代理人负责 2 代理人在代理职位期间 应严格按被代理人岗位职责认真履职 保证工作的 正常运转 不得借故推诿 因代理人工作原因造成失误的 由代理人和被代 理人共同承担责任 表一 职务代理人名册职务代理人名册 厂别 发布日期 年 月 日 第一代理人第二代理人 部门职称姓名签名式 职称姓名签名式职称姓名