第九期分享：提升你的工作计划能力

2013管理知管理知识识分享九分享九 工作计划能力工作计划能力 一 一 工作计划的作用工作计划的作用 管理人员可以通过工作计划 利用各种资源 统筹规划 按照事先设定的策略 方 法 完成时间与要求 完成各项工作目标 这也是管理水平与能力的体现 二 二 工作计划的形式工作计划的形式 工作计划的形式一般有两种 工作计划的形式一般有两种 1 消极式的工作 也称为救火式工作 是指当灾难和错误已经发生后 再赶快处理 这样做的作用类似于亡羊补牢 但并不是最佳策略 2 积极式的工作 称为防火式工作 是指提前预见灾难和错误 提前计划 消除错误 这样做要求计划的制订者有更多的经验和更高的素质 三 三 工作计划的五大原则工作计划的五大原则 1 对上负责的原则 要坚决执行上级的指示精神 服从全局利益 反对本位主义 2 切实可行的原则 要从实际情况出发定目标 定任务 定标准 3 集思广益的原则 广泛听取意见 博采众长 众人参与 反对主观臆断 4 突出重点的原则 分清轻重缓急 突出重点 以点带面 不能眉毛胡子一把抓 5 防患未然的原则 写明相关保护或者防备的措施 四 四 做好工作计划的要求做好工作计划的要求 工作计划不是写出来的 而是做出来的 计划的内容远比形式来得重要 要拒绝华 丽的词藻 欢迎实实在在的内容 工作计划要求简明扼要 具体明确 用词造句必须准 确 不能含糊 简单 清楚 可操作是工作计划要达到的基本要求 评价工作计划的好坏往往涉及下面几个要素 评价工作计划的好坏往往涉及下面几个要素 1 工作内容 做什么 what 工作目标与任务 计划应规定出一定时间内所完成的 目标和任务应达到的要求 任务和要求应该具体明确 有的还要定出数量 质量和时间 2 工作方法 怎么做 how 采取的措施与策略 要明确何时实现目标和完成任务 就必须制订出相应的措施和办法 这是实现计划的保证 措施和办法主要指达到既定目标需 要采取什么手段 动员哪些力量与资源 创造什么条件 排除哪些困难等 总之 要根据客 观条件 统筹安排 将 怎么做 写得明确具体 切实可行 特别是针对工作总结中存在的 问题进行分析 拟定解决问题的方法 2013管理知管理知识识分享九分享九 3 工作分工 谁来做 who 工作负责 这是指执行计划的工作程序和时间安排 每项任务 在完成过程中都有阶段性 而每个阶段又有许多环节 它们之间常常是互相交错 的 因此 订计划必须胸有全局 妥善安排 哪些先干 哪些后干 应合理安排 而在实施 当中 又有轻重缓急之分 哪是重点 哪是一般 也应该明确 4 工作进度 什么时间做 when 完成期限 在时间安排上 要有总的时限 又要 有每个阶段的时间要求 以及人力 物力的安排 这样 使有关单位和人员知道在一定的时 间内 一定条件下 把工作做到什么程度 以便争取主动 有条不紊地协调进行 五 五 制订好工作计划的步骤制订好工作计划的步骤 1 计划草案 根据上级的指示精神和市场的现实情况 确定工作方针 工作任务和工 作要求 再据此确定工作的具体办法和措施 确定工作的具体步骤 环环紧扣 付诸实现 2 提前排除可能的障碍 根据工作中可能出现的偏差 缺点 障碍 困难 确定克服 的办法和措施 以免发生问题时 工作陷于被动 3 合理分配资源 根据工作任务的需要 组织并分配力量 资源 明确分工 4 反复论证 计划草案制订后 应交相关联的人员讨论 5 不断调整 在实践中进一步修订 补充和完善计划 六 六 工作计划的表现类型工作计划的表现类型 1 条文形式 一般详细的计划多采用条文形式 通过详细的信息记录 明确各项标准 与行为要求 统一行动规范 2 表格形式 简单的计划多采用表格形式 对于熟练而简单的事务和常识性工作 要求 计划能一目了然 以便提高工作效率 3 文件形式 时限长的计划多采用文件形式 各阶段性的计划往往涉及的工作内容和 工作范围都比较广 因此需要以文件的形式来承载信息和存档管理 七 七 工作计划的一般格式工作计划的一般格式 1 计划的标题 有四部分 计划单位的名称 计划时限 计划内容摘要与计划名称 2 计划单位名称 要用规范的称呼 3 计划时限 要具体写明 一般时限不明显的 可以省略 4 计划内容 要标明计划所针对的问题 用词要明确简洁 5 计划名称 要根据计划的实际 明确地使用名称 2013管理知管理知识识分享九分享九 6 备注 对于未确定的内容 如所订计划还需要讨论定稿或经上级批准 就应该在 标题的后面或下方用括号加注 草案 初稿 或 讨论稿 字样 7 个人计划 对于个人计划 不必在标题中写上名字 而须在正文右下方的日期之上署名 八 八 常用表格示例常用表格示例 1 甘特图 甘特图是 20 世纪初由亨利 甘特开发的 它是以图示的方式通过活动列表 和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间 甘特图直观地表明任务计 划在什么时候进行 以及实际进展与计划要求的对比 它是对简单项目进行计划与排序的一种常用工具 用于解决负荷和排序问题时较为 直观 能使管理者先为项目的各项活动做好进度安排 然后再随着时间的推移 对比计 划进度与实际进度 进行监控工作 从而调整注意力到最需要加快速度的地方 使整个 项目按期完成 甘特图如图 1 所示 时间 工作日 步骤 12345678910 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 1统计预测 2销售市场评估 3汇总需求评审 4供应评审 5S OP 预备会 6高层预审 7S OP 会议 8执行 S OP 图 1 2013管理知管理知识识分享九分享九 甘特图是基于作业顺序的目的 将活动与时间联系起来的最早尝试之一 该图能 帮助企业描述对诸如工作中心 超时工作等资源的使用情况 当用于负荷时 甘特图 可以显示几个部门 机器或设备的运行和闲置情况 可以使管理人员了解何种调整是 恰当的 例如 当某一工作中心处于超负荷状态时 则低负荷工作中心的员工可临时 转移到该工作中心以增加其劳动力 另外 制品存货也可在不同的工作中心生产 即 高负荷工作中心的部分工作移到低负荷工作中心完成 而且多功能的设备也可在各中 心之间转移 但甘特图也有一些局限性 它不能解释生产变动如意料不到的机器故障 及人工错误所形成的返工等 甘特图还可用于检查工作的完成进度 即清楚地表明哪 项工作如期完成 哪项工作提前完成或延期完成 在实践中 我们还可发现甘特图的 其他多种用途 2 工作计划表 表格是工作计划的工具 通过它将工作计划指标或要完成的工作项目列 明汇总 表明企业工作计划的基本内容 工作计划表就是使用表格的形式反映工作计划的内 容 工作计划表需要注意的问题有 工作计划表需要注意的问题有 1 要符合一定的格式要求 表格一般要有名称 编号 编制日期 编制部门或编制人 审核人 批准人等内容 有些企业还对字体 线条以及版式等有特殊的要求 企业可根据自 己的实际情况 来规定工作计划表格的格式 2 要与企业的其他表格协调一致 一般来说 每个企业的表格都有自己的固定格式 企 业各部门之间的表格无论在内容还是形式上也都存在紧密的联系 因此 在设计一个特定的 工作计划表格时 一定要考虑与其他表格的接口问题 要与其他表格协调起来 形成全面 系统 能够满足企业管理要求的工作计划表格结构 3 设计要科学 内容要完整 由于工作计划一般要包括做什么 为什么做等六个方面的 内容 所以 一般情况下 工作计划表要将这些内容完整地表达出来 另外 为使工作计划 能得到顺利的实施 主工作计划和派生工作计划之间的相互联系也要在表格中得到一定程度 的体现 4 简明扼要 用词概括 明了 为体现工作计划的权威性 一定要在用词上做到精准 和严谨 尽量避免用词过于随便 或用词含糊不清 出现歧义或前后不一致等情况 以避 免产生误解和增加工作量 降低工作效率 5 要便于数据和信息的传输与共享 随之信息科技的发展和企业信息化进程的进一步 加快 越来越多的企业在推行无纸化作业 在企业实际工作中 相对于制作繁琐的手绘表 格 简单而实用的电子表格得到了更为普遍的推广和应用 数据共享式企业信息化的基本 要求 所以在设计电子表格时 一定要设计好表格格式 并利用超级链接等手段 实现企 业各项数据之间的传输与共享 年度工作计划表 于年末提前制订下一年度的工作计划 主要强调战略性和方向性 通过全局把握 使目标的实现具有阶段性 有利于对进程的整体把控 年度工作计划表见 表 1 2013管理知管理知识识分享九分享九 月度工作计划表 月度工作计划是对年度工作计划的再次细分 对于各阶段的工作安 排更具体 更明确 同时强调工作安排必须具有灵活的应变调整方案 月度工作计划表见 表 2 周工作计划表 周工作计划强调的是每一项具体工作的完成进度 以及工作之间的相 互关联与衔接 要求计划的安排既要有高效而稳定的连续性 又必须具有应对突发或临时 事务的时间留存 周工作计划表见表 3 日工作计划表 即提前安排好每日需要完成的工作 并能够通过每日完成工作的情况 确定周工作计划的适时调整 日工作计划表见表 4 表 表 1 年度工作计划表 年度工作计划表 达成目标时间序号工作内容阶段目标 123456789101112 责任人 表 表 2 月度工作计划表 月度工作计划表 目标达成时间 月 序号