组织架构和岗位职责

1 第一章第一章 采购中心的组织架构 部门职能和岗位职责采购中心的组织架构 部门职能和岗位职责 一一 采购中心的组织架构 采购中心的组织架构 二 采购中心人力负荷 人员配置 二 采购中心人力负荷 人员配置 按照集团目前采购情况 将采购物资 标的物 分为四类 种类最多的为 设备类 而占用资金最多的是土建类 但设备 土建多为大型项目 需要组织 谈判小组谈判后执行采购 因此 宜按照专业分工进行人员配置 其方案如下 序号工作范围人员岗位人员备注 1采购业务和管理 部门管理1 人 2化工类采购 专员或采购工程 师 1 人 3设备类采购 专员或采购工程 师 1 人 采购专 员或工 程师 负责化 工类采 购 采购专 员或工 程师 负责设 备类采 购 采购专 员或工 程师 负责土 建和工 程类采 购 采购专 员 负 责资料 录入 对帐 跟单 付款跟 踪 采购专 员或工 程师 负责后 勤 行 政和其 他采购 采购专 员 负 责交货 联络及 协调 主管副总 采购中心经理 2 4 土建和工程类采 购 专员或采购工程 师 1 人 5 后勤 行政和其 他采购 专员或采购工程 师 1 人 6 资料录入 对帐 跟单 付款跟踪 专员1 人 7交货联络及协调采购客诉服务1 人 小计7 人 三 采购中心的工作职能和权限 三 采购中心的工作职能和权限 一 采购中心的工作职能 1 制定相关采购制度和流程 并按照规定程序实施采购 2 制定和实施部门目标 指标和管理方案 执行公司关于质量和环境管理的相 关要求 并持续改进 3 组织对供应商的调查 评价和选择 并编制 合格供应商名录 等采购过程 的管理 4 根据采购计划进行市场调查研究 选择 评价 考核供应商 并建立完善的 供应上档案 5 根据设计要求 库存 生产情况签定合同或订单 实施物资采购 6 负责采购信息 供方信息 所购文字的市场信息 质量 价格 售后服务 供货及时性等 统计 分析 总结经验 召开供方会议 改进供货状况 7 实施对不良品的处理 并针对合同使与供应商交涉 8 供应商评审体系 对供应商及采购物资的质量进行跟踪 认证 确保采购物 资符合使用要求 9 建立并更新常用物资的价格档案 指导采购作业与谈判 10 定期对部门人员的绩效进行考核 分析采购过程的薄弱环节和问题 提高 工作绩效 二 采购中心的职责权限 二 采购中心的职责权限 1 对于未经领导批准的采购计划有权拒绝采购 2 对不合格供应商有权索赔或结束供应关系 3 采购权 公司生产所需要的的化工类需求 机械设备类需求 土建和工程类 需求 后勤 行政和其他具有共性的物资的采购 四 四 岗位人员的工作职责 岗位人员的工作职责 一 采购管理人员的岗位职责 3 岗位名称采购经理 所属 部门 采购 中心 部门 人数 7 人 职务概况 直接上级主管副总 管辖 人数 6 人 管辖 下属 采购专员或采购工程师 跟单员 采购客服人员 管理权限行驶对采购 供应的管辖权 并承担公司规章制度及工作指令的义务 管理职能合理地组织采购 并及时地供应生产所需要的物资 工作职责 1 负责内部岗位 职能的策划 并参与实施相关改进 2 组织采购程序 采购监控 信息收集 价格体系 管理制度的拟订 检 查 监督 控制 执行 3 组织对采购人员的培训 考核 评比 激励 推荐等 4 拟订部门工作计划 并组织实施和监督执行 5 根据计划单 审核后组织实施 跟踪监督采购计划的执行进度 对异常 情况随时作出调整 并及时上报 6 组织对物资市场信息进行收集和分析 适时了解掌握市场价格 技术信 息 不断为公司推荐新产品 新技术 开拓新资源 优化进货渠道 降 低采购费用 7 对供应商实施调研 考核 评审和管理 监督供应商档案的建立和实施 8 制定并上报付款计划 合理安排付款 提高资金利用 9 收集已使用物资的性能和质量信息 以谋求改进 10 发展 选择和处理供应商关系 组织和供应商谈判和合同签订 11 定期或不定期组织本部门人员进行分析 讨论 总结经验 改进工作 方法 提高工作效率 4 工作标准 1 负责订单的审核 采购合同起草 管理 2 采购价格管理 成本分析与控制 制定物料采购计划 配合生产 销售 计划之达成 配合公司资金运用 周转 3 实施和跟踪采购计划 确保物料交期 4 采购制度 流程发生缺失时 及时制定并贯宣完成 5 每周至少召开一次部门例会 沟通采购问题 并形成记录 6 建立供应商管理机制 供方资质证明 供方调查表 供方评价记录 合 格供应商名单录 合同 价格表 合同评审表等 记录完整 7 后备供应商资源充足 不发生因突发事件影响供应 8 每月月底完成该月应付款计划 不发生因付款招致的司法后果或延迟交 货情况 9 保证产品质量符合技术要求 10 在合同签订前进行合同评审 价格确认至少两人同时参加 并明确合 同条件的几大要素 标的 数量和质量 交付方式 付款方式 质保周期 违约责任等内容 岗位权限 1 有权向研发 技术部门索要物资的技术标准 图纸等 有权拒绝无标 采购 2 有权拒绝不符合质量要求的采购 3 在数据统计的基础上 有权取消不符合要求的供应商的供货资格 4 有权对质量检验结果提出复议 5 采购专员或采购工程师的岗位职责所赋予的权限 5 有权对采购物资的要求提出建议 并沟通协商 二 采购专员或采购工程师的岗位职责 岗位名称 采购专员 工程师 所属部门 采购 中心 部门人数 7 人 职务 概况 直接上级采购经理管辖人数 0 管辖下属无 5 工作 职责 1 经办一般性物料采购 2 查访供应商 3 与供应商谈判价格 付款方式 交货日期等 4 要求供应商执行质保期的工作 5 确认交货日期 6 一般索赔的处理 7 处理退货 8 收集价格信息及替代品资料 9 申购单 验收单的登记 10 订购单与合约的初步拟订 11 交货商来访的安排与接待 12 供应商来访的安排与接待 13 采购费用的申请与报销 14 采购文件及手续的申请 15 电脑作业与档案管理 16 承办物资保险或公证事宜 工作 标准 1 及时统计申购单并整理汇总 2 询价不少于三家 结合使用单位 技术部门等部门的要求来确定供应商 3 与供应商谈判前有充分的文字化的准备资料 在产品的数量 价格 质 量 时间 售后 运输 付款等谈判至少两人以上同时参加 谈判完成 后形成合同草案 4 根据合同模板 合同内容无明显遗漏 采购合同审批各部门签字齐全 不发生缺漏 5 按照合同时间计划采购 每天统计采购进度情况 汇报给部门领导 6 负责将采购记录归档 7 采购中出现不合格物资能够正常退换货 8 经申请单位领导同意的采购单 要有该领导书面签字确认 否则 不予 采