秘书五级考证重点整理(二)

秘书五级考证重点整理 二 秘书五级考证重点整理 二 第二单元 文书基础及文书拟写与处理 在理论知识试卷中 本章比重为第二单元 文书基础及文书拟写与处理 在理论知识试卷中 本章比重为 15 25 在技能操作卷中 本章占 在技能操作卷中 本章占 30 1 应用文书 是各级机关 企事业单位 社会团体以及个人处理事务经常应用的具有一定格式的文体总称 2 应用文书可分为行政公文 事务文书 商务文书 3 类 3 行政公文 是行政机关在行政管理过各中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和公务活动的重 要工具 又称 通用文书 行政公文有 13 种 分别为 命令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 4 事务文书 是机关 单位 团体和个人为处理日常事务所使用的文书 主要有传真 备忘录 请柬 邀请信 贺信 电 感谢信 启事 简报 计划等 事务文书中各种文种的拟写是五级考证的重点 5 商务文书 是机关 单位 团体为处理商务业务所使用的文书 主要有意向书 市场调查报告 招标书 投标 书 合同等 五级考证不会涉及 知道即可 6 通用公文的制发程序 又叫发文办理 发文办理指以本机关名义制发公文的过程 包括草拟 审核 签发 复 核 缮印 用印 登记 分发等程序 7 草拟就是拟写公文草稿 审核就是对公文文稿进行审查核定 签发就是负责人对已审核的文稿予以审定 签字 准予印发 复核就是再一次对公文制发的工作环节进行审查核对 8 通用公文的格式要素可划分为眉首 主体 版记三部分 红色反线以上的要素统称为眉首 红色反线 不含 以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 主题词以下的各要素统称版记 9 007秘 密 急 件 文件 发 5 号 附件 1 2 日期 印章 主题词 抄送 印发日期及印数 10 眉首包括 公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程序 发文机关标识 发文字号 签发人和红色反线 11 公文份数序号 是将一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 用阿拉伯数码顶格标识在版面左上角第一行 至少不低于两位数 12 秘密等级 分为绝密 机密 秘密三个等级 标识在版面右上角第一行 两字之间空一格 如同时要标明保密 期限 之间要用 隔开 如 机 密 15 年 13 紧急程度 紧急公文分为 特 急 和 急 件 两种 同样两字之间要空一格 14 发文机关标识 由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或 规范化简称 公文份 数序号 秘密 等级 发文机 关 发文字号 标题 主送机关 正文 版记 主题词 抄送单位 印数 和印发日期 15 发文字号 由发文机关 年份和序号组成 其年份 序号要用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用六角符号 括入 序号不编虚位 即 1 不编为 001 不加 第 字 16 签发人 是最后审定公文文稿签字印发的行文机关负责人 上行文才要签发人 目的是让上级机关了解下级单 位谁对上报事项负责 17 主体包括 公文标题 主送机关 公文正文 附件 成文日期 公文生效标识和附注 18 公文标题 位于红色反线下 2 行 居中 标题中除法规 规章名称加书名号以外 一般不使用标点符号 19 主送机关 指受文办理机关 应标识主送机关的全称 规范化简称或同类机关的统称 一般上行文如请示 特 指性下行文如批复 通知等 平行文如函等 只写一个主送机关 普法性下行文如决定 通报等写同类型机关 的统称 周知性公文如公告 通告可以不写主送机关 同类机关间用顿号 不同类别机关间用逗号 20 正文 位于主送机关下 1 行 3 号仿宋体 正文中数字和年份 阿拉伯数码 不能回行 21 附件 正文下空一行左空 2 字 用阿拉伯数字编号 上下排布 附件名称后不加标点符号 22 成文日期 用汉字标全年 月 日 阿拉伯数字与汉字不能混写 如不能写成 2002 年 2 月 2 日 也不能写 成 二零零二年二月二日 更不能写成 贰零零贰年贰月贰日 应为 二 二年二月二日 23 公文生效标识 包括发文机关印章或签署人姓名 24 版记 包括主题词 抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 25 抄送机关 指除主送机关之外而需要执行或知晓公文内容的其他机关 它只需了解或协调办理公文事项 不承 担主要办理和答复的责任 26 版记中的反线 版记中各要素之下均加一条黑色反线 与版心同宽 以显示各要素之间的区别 27 应用文常用表达方式 叙述 议论 说明 28 事项性通知 指传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的通知 是通知的一种 其应用范围很广 凡向下级告知事项 布置工作 安排活动 设置机构 召开会议等等均可使用此文种 事项性通知类型有事务 通知和会议通知 事务通知是传递信息或交代任务的通知 会议通知是告知有关单位和人员参加会议的通知 29 事项性通知事项性通知结构 标题 主送机关 正文 附件 落款 成文日期 30 标题 一般为 发文机关 事由 文种 如 宏远公司关于召开如何加强企业管理的会议的通知 31 正文的结构是 发文缘由 通知事项 执行要求 希望 发文缘由是说明下发通知的意义 根据等 一般常 以 根据 或 为了 出现 然后自然地过渡到 通知事项如下 如通知事项较多 最好用条款 式 结尾可提出希望 执行要求 或用结束语 当然也可以秃尾形式 标准例文如下 河北省商务厅关于召开全省机电产品进出口工作会议的通知河北省商务厅关于召开全省机电产品进出口工作会议的通知 各设区市商务局 为全面贯彻落实国务院办公厅 42 号文件精神 促进我省机电产品进出口工作 经研究决定 召开全省机 电产品进出口工作会议 现将有关事项通知如下 此为通知常用的过渡语 一 一 会议时间会议时间 2006 年 8 月 22 23 日上午开会 会期一天半 8 月 21 日报到 二 二 参加人员参加人员 各设区市商务局主管局长 三 三 会议地点会议地点 石家庄市中山宾馆 乘车路线 从为车站乘 17 路 23 路到中山宾馆下 东行 100 米即可 四 会费标准 会费标准 每人 500 元人民币 请各设区市商务局于 8 月 15 日前将参加会议人员名单报省商务厅 联系人 何 电话 123456 附件 报名回执 河北省商务厅 二 六年八月十日 32 商洽函 商洽函 是不相隶属机关之间商洽 沟通 协调某一问题的函 不相隶属机关是指在行政组织系统中没有上下 级关系的机关 因此 函是平行文 33 函的结构与写法 标题 主送机关 正文 落款 成文日期 34 标题可以是 发文机关 事由 文种 如 宏远公司人力资源部关于人事调查的函 也可以是 事由 文 会议通知是考试 重点 其中会议 时间 地点 与 会人员 会费标 准是必备事项 切记 种 如 关于人事调查的函 注 以文种作标题是不妥当的 35 正文 发文缘由 函事项 结尾 发文缘由中如果是去函的话 应说明发函意义 根据或背景等 如果是复函 即引述对方函的标题或发文字号 表示收悉 其结构是 你单位 来函标题 发文字号 收悉 函事项应说明 具体事项 或商洽事宜 复函应回复发文机关的事项 回答其提出的问题 书写事项时如事项单一 可采用一 段式 如事项复杂 可采用条款式 36 结尾 商洽函的去函尾语常用 恳请协助 盼复 望大力协助 盼复 复函常用 此复 特此专复 特此函复 专此函告 37 备忘录备忘录 是商务机构用以安排日常工作的简便文书 作用是录以备忘 38 备忘录的结构 文头 正文文头 正文 文头的结构是 受文者 发文者 发文日期 主题文头的结构是 受文者 发文者 发文日期 主题 正文一般不需分段 直截了 当写清要办的事务即可 备忘录通常不用快结尾的致敬语 又因为前面已经写明发文者 故结尾也不需要签名 39 传真 利用电子通讯技术在用户之间超时空传送的文书 是唯一的真迹传输 是唯一的真迹传输 可传送任何平面的 视觉可见的 文书 包括文本 图表 照片 符号 签名等 40 传真的结构与写法 传真文本的结构是 文头 正文文头 正文 文头的结构是 受文者 发文者 发文日期 信函页数 主题 41 受文者 包括受文者姓名 单位和传真号码 必须写清 不能有遗漏 发文者 包括发文者姓名 单位和传真 号码 发文日期可标于信纸右上方右侧空白处 也可以居左依次排列 应注意要完整标示日期 如 2011 年 4 月 1 日或 2011 4 1 42 页数 传真在文头要标明页数 是为了避免信息遗漏或缺失 同时 传真是按页计费的 标明页数便于计算费 用 43 主题 信函主要内容的概括 44 正文结构 称谓 主体 落款 与传统书信相同 45 请柬 是为邀请客人来参加某项活动而提前发出的礼仪文书 请柬内容简单 但礼仪性强 通常用语典雅 格式固定 请柬内容简单 但礼仪性强 通常用语典雅 格式固定 按用途 分有宴会 展览 会议等 按受文对象分有专发式的 普发式的 按书写方式分 有横排式和竖排式的 按语言形式分 有白话文 和文言文式的 46 请柬结构 标题 称谓 正文 署名 日期 标题一般只写文种 即写明 请柬 即可 称谓按传统书信格式 居左顶格写 为表示恭敬 有时可有前面加 尊敬的 等敬语 正文结构是 引语 时间 地点 活动名称 结尾 引语只是三两字 即 订于 兹订于 现订于 等 活 动举办的时间一定要明确 活动名称要写完整 结尾 请柬的尾语都是邀请语 如 敬请光临 欢迎届时光临 等 署名 按书信格式 在正文下另起一行居右署名 署名要完整 日期 署名之下 备忘录 发给 秘书初萌 发自 经理苏明 日期 2011 年 4 月 1 日 主题 起草 大地公司副总经理来访接待方案 大地公司副总经理定于 2011 年 4 月 10 日来我 公司访问并洽谈技术合作事宜 请按公司要求草 拟接待方案 要详细 明早交我确认 宏远公司传真 收件人 陈明 单位 大路运输公司 传真号 010 123456 发件人 初萌 单位 宏远公司 传真号 010 654321 日期 2011 4 1 页数 共 3 页 主题 联系运输 大路运输公司 我公司现在 100 吨化肥急需运往甘肃 灾区 希望贵公司能予以协助 关于运费报 价及有关储运事宜 盼速答复 宏远公司 二 一一年四月一日 请柬 尊敬的尊敬的通讯集团董事长刘明先生 兹订于 2011 年 4 月 2 日上午 10 时在东方广场举行信息 大厦开业典礼 敬请届时光临 东方广场管理委员会 二 一一年三月二十日 47 邀请信 贺信 感谢信 与请柬一样 邀请信是为邀请客人来参加活动而发出的文书 但邀请信内容比较具体 要说明活动的基本情况和具体安排 说明邀请客人原因 语言礼貌 比较平易 感谢信 是对关心 帮助 支援 过自己的个人或团体表示感谢的专用书信 贺信 电 是他人获得成功 成就时表示祝贺的专用书信 篇幅一 般比较简短 感情充沛 这三个文种的结构都是 标题 称谓 正文 署名 日期 标题一般只写文种 即写明 感谢信 贺信 邀请信 即可 也可以用完整的标题 发文者 发文机关 事由 文种 48 贺信 电 标题有四种写法 只写文种 贺信 贺电 写谁发出的贺信 电 如 公司贺信 电 写给谁的贺信 电 如 给 公司的贺信 电 写明谁给谁的贺信 电 如 公司给 集团的贺信 电 49 贺信正文 开头 主体 结尾 开头 写出祝贺的理由表示祝贺 常用的有 值此 之际 谨代表 向 表示热 烈的祝贺 主体 如祝贺对方取得成绩 在主体里就要充分肯定对方取得成绩的意义 表示向对方学习 提出 希望或勉励 如祝贺对方升官 就要侧重于提出祝愿 祝愿对方在任期内取得橷成就 并祝愿双方的友谊进一步 加强 50 感谢信正文 简要回顾对方的事迹 说明对方帮助的意义和作用 向对方表示赞美和学习 表达自己的感 谢之情 正文结尾是致敬语 表示祝愿 敬意 51 启事 用公开发布的方式 向公众告知某事或希望他人协助办理某事的告白类应用文书 特点是公开告知和事 一启 按内容分 有声明类启事 征招类启事 寻找类启事 52 声明类启事 包括开业 停业 更名 迁址 结婚 校庆等 征招启事 包括征订 征稿 征友 征婚 招聘 招生等 寻找类启事 包括寻人 寻物 53 启事结构 标题 正文 署名 发布时间 标题可只写文种 如 启事 即可 也可由 事由 文种 如 寻 人启事 也可 发布者 事由 文种 如 出版社招聘启事 正文 具体事项 联系方式 正文 具体事项 联系方式 如声明类启事 应简洁明了地说明要告知的事项即可 如涉及时间 地点等 应准确清晰 征招灯启事必备项目有 征招原因 征招灯启事必备项目有 征招原因 征招对象 征招条件或要求等 寻找类启事 不论寻人寻物 必备项目有 名称 特征 数量 丢失原因 时间 征招对象 征招条件或要求等 寻找类启事 不论寻人寻物 必备项目有 名称 特征 数量 丢失原因 时间 邀请信 各位学友 今年 6 月 20 日是我们初中毕业二周年的日子 我们想在这一天搞一个 重返母校 师生再聚首 活动 咱们 1 班同学一起 再一次携手漫步在校园熟悉的青青小道上 再 一次坐回到我们班教室的老座位上 再一次与亲爱的老师促膝欢谈 沐浴师恩 今年 6 月 20 日恰好是周六 大家一起来吧 咱们 一个也不能少 请各位收到信后在 6 月 15 日前给一个答复 回复电话是 期待再聚首那一天 初三 2 班 李大明 二 一一年五月一日 贺信 联通公司全体员工 喜闻十月一日是贵公司成立 10 周年纪念日 谨此表示热烈祝贺 10 年来 贵公司 全体员工发扬了自力更生 锐意创新的可贵精神 不仅国产计算机芯片研究领域获得了 重大突破 而且培养了大批技术人才 支援了兄弟单位 多年来 贵公司在技术力量方 面 给我公司以无私的帮助和支援 为此我们表示衷心地感谢 并决心以实际行动向贵 公司全体职工学习 努力钻石技术 提高产品质量 最后 祝贵公司在新的世纪中取得更辉煌的成就 此致 敬礼 天地公司 二 二年十月一日 大致方位等 联系方式 声明类启事主要是告知 使公众了解即可 不一定要写联系方式 而征招类 寻找类必大致方位等 联系方式 声明类启事主要是告知 使公众了解即可 不一定要写联系方式 而征招类 寻找类必 须写清楚联系方式 须写清楚联系方式 例子请参看书本 145 页 秘书五级考证重点整理 三 秘书五级考证重点整理 三 第三单元 事务管理第三单元 事务管理 此章内容分别以单选题 比重为此章内容分别以单选题 比重为 20 20 情景录像题和工作实务题形式来表现 比重为 情景录像题和工作实务题形式来表现 比重为 45 45 1 秘书着装的 4 个基本原则 1 着装要与场合相应 2 着装要明确目的 3 着装要符合自己的社会角色 4 着装要适合自身的条件 2 2 首饰佩戴原则 1 要与服装风格相配合 2 要符合自身特点 3 3 女士职业妆要求 1 淡妆 2 化妆与补妆都要避人 4 4 姿态得体 1 站姿 应挺拔 给人精力充沛的印象 2 坐姿 应端庄 给人以稳重之感 3 行姿 轻 快敏捷 体现积极向上的状态 4 工作中的基本表情 微笑 目光是表情的另一方面 不同场合注视不同部 位 公务场合 应注视对方双眼以上的额头部位 社交场合 应注视双眼以下 下颚以上的部位 亲密注视 可 注视对方上半身 越严肃的场合 目光所注视的范围就越窄 5 5 接听电话 这一部分内容主要是通过情景录像题来考测 接听电话 这一部分内容主要是通过情景录像题来考测 基本要求 1 态度礼貌 友好 要尽量使用礼貌用语 如 您好 请 及时向对方问候 2 声音积极 自然 要微笑着接打电话 语速适中 音量适中 3 通话简洁 高效 一般的通话尽量控制在 3 分钟之内 电话摆放位置 电话应放在办公桌的左边 来电话时左手接听 右手作记录 接电话步骤 1 电话铃响三声之内拿起话筒 2 应对的第一句话应该是问候语 如 你好 早上好 下午 好 然后是 自报家门 3 在对方说话的时候 要适时给以反馈和回应 4 如果电话掉线 应把 电话 挂上等待 主动拨打电话的一方应该再次重拔 主动拨打电话的一方应该再次重拔 注 注 如何处理同时打过来的几个电话 原则 尽快回到第一个电话上 原则 尽快回到第一个电话上 请正在交谈的一方稍等 告诉他有电话进来 需要马上处理 迅速接听另一部电话 快速处理完 赶快回到第一个电话 如第二个电话一时涌处理完 也不属于紧急内容 则应告诉他还有一个电话没结束 建议稍候再给 他回电 然后马上回到第一个电话 如第二个电话是紧急的事情 则要马上向第一个来电者致歉 建议他先挂上电话等候或迅速处理完 第一个电话 Anyway 回到第一个电话时 都要向来电者致歉 打电话步骤 1 提高效率 集中时段打出 2 适时拨出 不要选择上班后半小时下班前半小时及午餐时间 打出 3 写下要点 内容复杂的先把要点记下以免遗漏 4 控制时间 3 分钟之内 如预计超出 3 分钟 则应先与对方商量 可能会占用你比较长时间 你现在方便吗 5 自报家门 6 以问候 开 始 以感谢结束 7 对录音电话的应对方法 要像对其本人一样 以问候始 以感谢终 6 6 迎送来访者迎送来访者 1 做好准备工作 心理准备 a 诚恳 的心情 b 合作精神 物质准备 a 环境准备 接待环境应清洁 明亮 美观 办公桌文件文具电话等各归其位 b 办公用品准备 前厅有座椅 茶几 会客室桌椅整齐 茶具 茶叶 饮料要齐 全 还应有良好的照明及空调设备 2 迎接来访者的礼节 自我介绍 主动 为他人作介绍 尊者有优先知情权 一般应先把职位低者 年轻人 男土 来访者介一般应先把职位低者 年轻人 男土 来访者介 绍给职位高者 年长者 女士 主人 绍给职位高者 年长者 女士 主人 握手 握手次序 职位高者 年长者 主人 女性先伸手 职位高者 年长者 主人 女性先伸手 表示握手意愿 而职位低 者 年轻人 客人 男性则应该马上伸手回握 注 握手不必大幅抖动 不要交叉握手 握手时要脱开手套 墨镜 互换名片 一般应是来访者 男性 身份低者先向一般应是来访者 男性 身份低者先向被来访者 女性 身份高者递名片 而后者在接到名片后回赠对方自己的名片 递名片理应双手拿着名片上方 让名片上字让名片上字 的正面朝向对方的正面朝向对方 以便对方接过后就能马上看清楚 接名片礼节 双手接过 表示谢意 然后认真拜读一下 看清楚对方的姓名 身份 如对姓名中的某个字认不准的话 应恭敬地向对方请教 对不起 请问您的名字中这 个 字怎么读 拜读完后郑重地把它放在桌子上 注意不要把文件压在上面 事后保存时 则 应放在名片盒中或名片夹中 既方便查找 也利于保存 陪车 注意座位次序 有专职司机时 通常是 前下后上 客右主左前下后上 客右主左 来宾和主人坐在后 排 且让来宾坐在主人的右侧 秘书坐在前排 如下图 如果上司兼任司机 则第一主宾安排在前 排司机副座上 3 迎接来访者步骤 见到客人 第一时间做出 3S 的动作表情 最初应对语 您好 欢迎您的来访 您好 我能为您做什么 引领来访者的方法 引导来宾途中 秘书应配合来宾步调 在来宾左前方左前方 1 1 1 51 5 米米处引 导 并可与来宾进行适当的寒暄 转弯或上楼梯时用手示意且说 请这边走 请上楼梯 乘电梯时 先按住电梯开关 让来宾先入先出 进门后为客人安排上座 一般以离门远 面对门的位置为上座 如果与门等距离 按惯 例 是 以右为尊 即把来宾安排在主人右侧 为客人端茶倒水 上司与客人谈话其间适时进去添茶 4 恭送来访者 一般送到电梯前或楼梯口 要帮助客人按电梯的按钮 等客人上电梯后微笑着向客人挥手告别 送客之后 及时整理会客室 以便迎接下一位客人 7 7 办公环境管理办公环境管理 1 办公环境的构成要素包括硬环境与软环境硬环境与软环境 硬环境包括室内的空气 4 度 温度 湿度 清洁度 流通度 光线 颜色 声音 绿化环境 软环境包括工作气氛 接待人员的个人素养等社会环境 2 上司工作环境的要求及维护 要求 保持地面 台面 电脑 办公设备 家具等的清洁与整齐 步骤 经常整理上司办公室和办公桌 文件物品摆整齐 定时开窗 保持空气清新自然 授权后 定期对上 司文件柜进行清理 对上司的绿化植物要照顾 上司接待客人之后要及时对接待室进行整理 平日里要对 安全 卫生等进行检查 3 个人工作环境要求及整理 要求 保持环境和设备用品整洁 有安全隐患意识 步骤 办公桌必备物品及其整理 a 电话 左手边 方便右手记录 b 电脑 键盘不要被覆盖 不要在屏幕上贴纸条 司机 室 秘书 上司来宾 司机秘书 来宾 2 上司 来宾 1 上司兼司机来宾 1 来宾 3 秘书 来宾 2 c 参考书 常用的放在桌面或易取的抽屉中 少用的放公司书柜里 d 文具用品盒 常用文具放入其内 e 文件夹 把文档归类 存放于不同颜色的文件夹中 然后标明标签 技巧 a 不常用的移到其它地方 b 清理过期的文件 c 注意电脑显示器 d 充分利用办公空间 e 清理旧的阅读材料 4 恰当放置物品 常用的个人办公物品 a 纸簿类 b 笔尺类 如铅笔 钢笔等 各种尺子 修正液 c 小装订类 大头针 剪刀 订书机等 d 归档用品 各种文件夹 档案袋 收件日期戳 e 办公设备专用易耗品 复印机用墨盒 计算机用磁盘 磁盘盒等 恰当放置个人物品 a 自用的办公文具等按照使用频率及使用习惯安排 b 常用的文件夹应整齐地叠放在桌边或文件架上 c 专用的电话应放在左手边 右手记录 d 电脑 打印机等用电设备应放置在一起 便于电源接线和管理 常用公用物品 a 公用文件及文件夹 b 公用办公用品柜 c 公用电话号码本 字典等 d 接待区为访客阅 览 的宣传品 资料 如何放置常用公用物品 整齐摆放 用后要放回原位置 方便他人使用 办公日常事务管理包括 登记使用会议室和进行用车预定 处理邮件 协助处理其它事项 办公日常事务管理包括 登记使用会议室和进行用车预定 处理邮件 协助处理其它事项 8 8 登记使用会议室和进行用车预定登记使用会议室和进行用车预定 内部会议室登记的要求 1 责任到人 负责预订的秘书要认真核对有关信息 2 要提前 在时间上要留有余地 3 如使用时间上出现矛盾要善于协调 用车登记的要求 1 注意时间上留有余地 确保用车人能及时用到所需车辆 2 善于协调用车矛盾 9 9 处理邮件的工作程序处理邮件的工作程序 签收邮件 分发传阅邮件 寄发邮件 处理邮件时注意保密 签收邮件的基本程序 初步分类 及时拆封 不该拆的不拆 不错拆 不拆坏 不遗漏 保证文书安全 如实 登记 分送 阅办 分发传阅邮件 1 分发的邮件可分为两类 一类是需要呈交上司的邮件 一类是需要交给他人的邮件 呈交上司的 要及时 把相关邮件放在一起 询问是否需把亲笔信打印 根据轻重缓急 程 度区别分开放置 征询上司意见是否使用需使用不同颜色的专用文件夹 征询 上司意见是否需要对邮件进行评述 交给他人的邮件 用标准型自动粘贴 可移动的提示条写上你希望某人采取什么样的行动 2 邮件的传阅 一份邮件要供多个领导传阅时 秘书要根据实际情况在传送的邮件上附上 邮 件传阅顺序单 寄发邮件程序 邮件的签字 查对地址 核对邮件标记 附件 邮件的折叠和装封 汇总邮件 寄发 10 协助处理其它事项 包括协助同事印制名片 协助预订桶装饮用水 协助做好考勤工作 11 办公用品与设备的使用和管理 1 常用办公用品介绍 有 5 类 分别为 纸簿类 笔尺类 装订类 归档用品 办公设备专用易耗品 纸簿类 与笔尺类是要保持充分供应的 而有些有保质期的产品则不应大量购买 如办公设备专用易耗品类 2 办公用品领用申请表 包括领用部门 申请领用物品的名称与数量 领用人签名 主管签名 发放人签名 日期等内容 3 发放办公用品的工作程序 审核物品领用申请表 无论任何人领取办公用品都必须填写领用申请表 务必填清楚领用物品的相关项目 申请 表一定要有部门领导签字才能生效 发放物品 发放的物品名称与数量必须与申请中的一致 更新库存记录 备案清单 物品发放后 秘书必须及时更新库存记录 记下新的余数以便能够及时掌握物品的供 应状况 4 发放办公用品时的注意事项 由专人发放 发放时间应遵循单位有关规定 发放时必须依据事先填写好的物品需求单 紧急需要物品 时必须有相应的程序处理 制作备案清单 清点核实发放办公用品 对重要部门可实行倾斜政策 优先改善 这些部门的环境与条件 12 办公设