Q／SX-CW01文件控制程序

上上 海海 新新 海海 信信 通通 信信 息息 技技 术术 有有 限限 公公 司司 程程 序序 文文 件件 文件控制程序文件控制程序 文件编号 Q SX CW01 版序 A 0 拟 制 年 月 日 审 核 年 月 日 批 准 年 月 日 1 目的 对公司质量 职业健康安全 环境管理体系所要求的文件进行控制 确保各相关场 文件名称文件名称文件控制程序文件控制程序 上海新海信通信息技上海新海信通信息技术术有限公司有限公司编编 号号Q SX CW01版本版本 修改次数修改次数A 0 第第 2 页页 共共 6 页页 所均能使用有效的文件 2 范围 适用于公司质量 职业健康安全 环境管理体系所要求的文件及公司所确定的策划 和运行管理体系所需的外来文件的管理和控制 3 职责 3 1 行政人事部是文件的归口管理部门 3 1 1 负责综合管理体系文件 包括 手册 程序文件 管理性作业指导书 技术文件 包括 图纸 标准 规范 技术作业指导书等 外来文件和行政文件的归档管理 3 1 2 负责文件的分发 传阅 回收 更改和销毁 3 2 市场部负责销售合同文件的管理和控制 3 3 生产部负责采购合同文件的管理和控制 3 4 总经理批准发布综合管理手册 3 5 管理者代表批准程序文件和管理性作业指导书 3 6 总工程师或主管领导批准企业技术性标准及技术性作业指导书 3 7 各使用部门负责本区域内文件的识别和保管 4 工作程序 4 1 文件控制流程 见下页文件控制流程图 4 2 文件分类 4 2 1 受控文件 a 综合管理手册 内部使用 程序文件及管理性作业指导书 b 企业技术标准 设计图纸 工艺文件及技术性作业指导书 4 2 2 控制性文件 a 综合管理手册 外部使用 上级主管部门及与本所相关的管理性文件 b 质量 环境 职业安全健康体系外来标准 规范 标准图册 c 招投标文件 合同文件 d 外来文件及资料 如 其它管理部门的通知 来往函件及相关文件 文件名称文件名称文件控制程序文件控制程序 上海新海信通信息技上海新海信通信息技术术有限公司有限公司编编 号号Q SX CW01版本版本 修改次数修改次数A 0 第第 3 页页 共共 6 页页 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 件 文件控制流程图 4 3 内部文件编制和批准 4 3 1 综合管理手册 由总经理组织编制 审定并批准发布 4 3 2 程序文件和管理性作业指导书 由管理者代表组织编制 会签并批准发布 4 3 3 企业技术标准 工艺 技术性作业指导书 由总工程师或主管研发副总经理组织编制 会签或评审 并批准发布 4 3 4 招标文件及合同文件由主管销售副总经理组织编制 评审并批准签订 4 3 5 物资采购合同文件由主管生产的副总经理组织编制 评审并批准签订 文件名称文件名称文件控制程序文件控制程序 上海新海信通信息技上海新海信通信息技术术有限公司有限公司编编 号号Q SX CW01版本版本 修改次数修改次数A 0 第第 4 页页 共共 6 页页 4 4 外来文件的确认 行政人事部负责综合管理体系策划运行所需的外来技术文件标准的确认和及时发布 传递 4 5 文件的编码和发放 4 5 1 行政人事部文件管理员应按 文件编码规定 对文件进行登记编码 并注明分发号 4 5 2 受控文件发放 a 文件起草部门需发放文件时 应填写 文件发放 领用 审批表 经本部门负责人和 行政人事部负责人批准后 由行政人事部发放至相关部门 b 文件领用人应在 文件发放登记表 上签名后领取文件 c 部门需申领文件时 应填写 文件发放 领用 审批表 经本部门负责人和行政人事 部负责人批准后办理领用手续 d 当使用的文件破损严重 影响使用需要更换时 使用人应到行政人事部办理更换手 续 交回破损文件 补领新文件 新文件仍沿用原文件的分发号 破损文件应由行政 人事部回收作废并销毁 e 当使用的文件丢失时 使用人应按 d 条办理领用手续 但必须在领用申请中作出说 明 补发文件时应给予新的分发号 并注明丢失文件的分发号作废 f 文件发放及领用部门 均应建立收发文记录 并建立 受控文件清单 4 5 3 控制性文件发放 a 相关部门负责人决定文件的发放范围 行政人事部负责编制 文件发放登记表 b 文件领用人应在 文件发放登记表 上签名后领取文件 并建立文件接收记录 c 电子版文件的发放按 管理体系信息化管理办法 执行 4 6 文件更改 4 6 1 内部文件需更改时 应由文件原起草部门填写 文件借阅 更改 留用 销毁申请表 提 出文件更改申请 说明更改理由 经原审核 批准人审批后 实施修改 4 6 2 更改的文件应注明修改状态和生效时间 更改情况应填入文件更改一览表 4 6 3 更改方法 a 划改 用于个别文字的修改或增删 应使用双线划改并保持原字迹 对重要的数据和 文件名称文件名称文件控制程序文件控制程序 上海新海信通信息技上海新海信通信息技术术有限公司有限公司编编 号号Q SX CW01版本版本 修改次数修改次数A 0 第第 5 页页 共共 6 页页 结论性表述划改时 应加盖 校正 章并注明更改日期 b 换页 当用划改方法难以表达更改内容时 可更改换页 c 换版 同一文件经多次划改 换页更改或重大更改时 可进行换版 4 6 4 行政人事部应按原发放范围发放更改或换版的文件 收回作废发受控文件 并做好记 录 4 7 文件收回和处理 4 7 1 各类失效和作废的文件 应由文件原起草部门及时确认 审定 并发布通知 4 7 2 行政人事部负责及时收回失效和作废的受控文件 并在 文件发放登记表 中做好回收 记录 加盖 作废 章 填写 文件借阅 更改 留用 销毁申请表 经部门负责人批准 后 统一销毁 4 7 3 需作为资料保留的作废受控文件 由保留部门提出留用申请 经行政人事部负责人批 准后 加盖 保留 印章后方可留用 4 7 4 使用部门撤消 解体 或使用人调离本单位 行政人事部应及时收回受控文件 并做好 记录 4 7 5 控制文件失效和作废时 使用部门应及时进行标识 并在 文件接受登记表 中注明 防止误用 4 8 文件的归档与管理 4 8 1 各部门应将本部门需归档的文件 原版文件或手稿 填写 文件归档清单 移交行政 人事部归档管理 4 8 2 行政人事部按 资料档案管理制度 执行 4 8 3 需临时借阅文件的人员 应填写 文件借阅 更改 留用 销毁申请表 经行政人事部 负责人批准后方可借阅 原版文件一律不外借 已归档文件的借阅 按 资料档案管 理制度 执行 4 8 4 行政人事部应不定期检查各类使用文件的有效性 核查文件使用情况 发现问题及时 处理 4 8 5 行政人事部每年在管理评审前 应对管理性文件进行评审 评审这些文件对内 外部 环境的适宜性 充分性和有效性 评审结果记录在 文件评审记录表 并作为管理评 文件名称文件名称文件控制程序文件控制程序 上海新海信通信息技上海新海信通信息技术术有限公司有限公司编编 号号Q SX CW01版本版本 修改次数修改次数A 0 第第 6 页页 共共 6 页页 审的输入 5 相关文件 5 1 管理体系文件编码规定 SX RS 001 5 2 资料档案管理办法 SX RS 002 5 3 管理体系信息化管理办法 SX RS 003 6 相关记录 6 1 受控文件清单 Q SX CW01 001 6 2 文件发放 领用 审批表 Q SX CW01 002 6 3