异常商品处理流程2010

第 1 页 共 13 页 文档信息文档信息 文件名称华润万家华南大超门店异常商品处理流程 文件编号 华南 营 大超 0203 业态 商品 0012 文件密级机密 批复信息批复信息 负责人日期意见 拟制宋婷婷 2010 9 01 审核白九红 2010 9 15 文件版本记录文件版本记录 日期 作者版本变更说明 2010 9 15 宋婷婷V1 0 2010 文件说明文件说明 目的明确异常商品的定义 相关部门的工作职责 保证异常商品的处理效果和运作效率 加强商品有效管理及汰换速度 适用范围适用于华南大超处理异常商品的日常处理 注 项为必填项 第 2 页 共 13 页 流程编号 华南流程编号 华南 营 大超 营 大超 0203 0203 业态业态 商品商品 0012 0012 流程名称 华润万家华南大超门店异常商品处理流程流程名称 华润万家华南大超门店异常商品处理流程 生效日期 生效日期 20102010 年年 1010 月月 1 1 日日 第一部分 流程说明第一部分 流程说明 1 1目的目的 明确异常商品的定义 相关部门的工作职责 保证异常商品的处理效果和运作效率 加强商品有效 管理及汰换速度 2 2适用范围适用范围 本流程适用于华南大超采购 营运处理异常商品的操作 异常商品的范围包括 虚库存商品 负库 存 待处理 商品 高库存商品 滞销商品 冻结商品 供应商清场商品等 3 3流程规则流程规则 3 1虚库存商品 负库存 待处理 商品 处理频率为每周一次 主要跟进处理部门为 大超营运 各门店 各店必须每周检查 核实 通过抽盘 单据核查等方式 及时调整系统库存数 3 2高库存 滞销商品 处理频率为每月一次 主要跟进处理部门为 华南采购 大超营运各门店 由华南采购提取相关数据 作出相关处理建议 门店负责跟进落实 3 3冻结商品 处理期限为21周 150天 主要跟进处理部门为 华南采购 大超营运各门店 第 1至4周 由采购按各品类折扣方案 跟进调价 供应商承担毛利损失 第5周至21周 由采购 按各品类折扣方案 制作长期生效的促销调价单 门店跟进销售情况 如门店要加大降价幅度 可通过削价模块操作 但毛利损失只能由门店承担 供应商不再承担 21周期限过后 商品状 态变为 已清理 系统库存自动归零 盈亏金额记入 销售成本 冲抵销售毛利 3 4供应商清场商品 门店处理期限为60天 DC为30天 主要跟进处理部门为 华南采购 大超营 运各门店 期限过后 该供应商在系统中默认经营的所有SKU商品状态变为 已清理 系统库 存自动归零 盈亏金额记入 销售成本 冲抵销售毛利 4 4流程涉及部门主要职责 流程涉及部门主要职责 4 1大超门店 负责对门店虚库存 负库存商品的检查 处理 对高库存商品的退货及控制补货 对滞销商品的陈列检查 促销 对冻结商品 清场商品的退货及清仓销售 4 2配送中心 负责对配送中心虚库存 负库存商品的检查 处理 对高库存商品 的退货及控制 补货 对冻结商品 清场商品的退货 4 3采购部 负责分析门店高库存 滞销商品情况 提出处理建议并落实 跟进冻结 供应商清场 商品的处理 对不可退商品作特权退货或促销调价 跟进门店处理不可退 或可退但账款不足 冻结 清场商品的库存 4 4财务部 负责根据门店申请 对财务库存数进行账务调整 第 3 页 共 13 页 4 5控制部 负责整理和提供各类异常商品报表 5 5流程结构流程结构 5 1本流程与 大超订货流程 大超退货 返配流程 大超削价流程 大超盘点流程 相衔接 第二部分 流程描述第二部分 流程描述 1 1虚库存商品虚库存商品 1 1定义 在门店系统中 有系统库存但找不到实物 或实物库存数量小于系统库存数量的商品 1 2门店 虚库存商品 信息采集 1 2 1有储位管理的门店 商品部门员工在每日销售排面补货时 需核实 销售区 存储 区 的库存 1 2 1 1 如销售区系统有库存无实物 由商品部门员工采集该商品信息 输入处理意 见为 销售区盘点 1 2 1 2 如销售区系统无库存 商品部门员工向存储区支货 如存储区系统有库存无 实物 由收货部员工采集该商品信息 输入处理意见为 存储区盘点 1 2 2没有储位管理的门店 商品部门员工在每日销售排面补货时 如在货架 存货区都找 不到实物 由商品部门员工采集该商品信息 输入处理意见为 销售区盘点 1 2 3收货部员工在每日与商品部门或与供应商交接退货时 如发现系统有库存但无实物 通过RF或电脑 采集该商品信息 输入处理意见为 销售区盘点 或 存储区盘点 1 2 4每周一 门店库审在门店系统 RF数据采集明明表 中 提取上周一至本周日需盘点 的库存异常商品 注意 同一虚库存SKU的重复盘点需求 以最近一次日期为准 分 部门整理 打印 传给各商品部门经理 不含生鲜 收货部经理 1 2 5商品部门经理 收货部经理核实需盘点的虚库存商品明细 签名确认 1 2 6每周二 商品部门经理 收货部经理将确认后的盘点明细 反馈给库审 1 2 7经确认的RF采集盘点明细 由库审整理 留存三个月备查 1 3门店库存调整 1 3 1每周二 门店库审根据商品部门经理 收货部经理确认后的盘点明细 制作抽盘计划 1 3 2每周三 四 门店商品部门 收货部进行抽盘 按公司 华南大超盘点流程 子流程2 商品抽盘流程 进行抽盘 调整库存 2 2负库存商品 待处理商品 负库存商品 待处理商品 第 4 页 共 13 页 2 1定义 系统库存为零 但由于实物库存大于系统库存而出现有销售记录的商品 此部分商品不 在 零销售零库存 及 有销售零库存 清单中 2 2门店 负库存商品 信息收集 2 2 1每周一 门店库审在门店系统库存查询模块中 查询 门店负库存商品明细表 分 部门整理 打印 传给各商品部门经理 不含生鲜 2 2 2商品部门经理核实负库存商品明细 必须对每条记录确认处理方式 签名确认 2 2 2 1 属于 带货安装 的待处理商品 按带货安装流程操作 2 2 2 2 确认团购导致负库存的商品 跟进订货验收单据确认情况 2 2 2 3 涉及多店提货操作导致负库存的商品 需按 门店多店提货操作流程 跟进 库存处理 2 2 2 4 不明原因的负库存商品 建议抽盘后调整库存 2 2 3每周二 商品部门经理将确认后的 门店负库存商品明细表 反馈给库审 2 2 4经商品部门确认的 门店负库存商品明细表 由库审整理 留存三个月备查 2 3门店库存调整 2 3 1每周二 门店库审根据 门店负库存商品明细表 上商品部门经理的抽盘建议 制作 抽盘计划 2 3 2每周三 四 门店商品部门 收货部进行抽盘 按公司 华南大超盘点流程 子流程2 商品抽盘流程 进行抽盘 调整库存 3 3高库存商品高库存商品 3 1定义 3 1 1门店已陈列销售 但连续30天库存周转天数大于N天 且库存数量 MAX 1个包装规 格 的非试销期的正常经营商品 不含零销售商品 3 1 2品类发展部按照年度MBO库存周转天数指标 分解到年度品类 大类库存标准天数 具体标准定义 详见当年年度 各品类高库存天数定义标准 3 2高库存责任人确定标准 3 2 1按照最后一次补货人进行考核 不考虑订单是否验收 如商品最后一次补货为系统 管理 则高库存考核门店 如商品最后一次订货 分货为采购部某人 则高库存考核 采购部责任人 3 2 2为避免对门店续订商品因营采重复订货造成高库存 确定采购分货范围包括 自采商 品 一次性买进 DM首单 高值酒 自营服装 新品首单 团购商品 季节性商品应 季前备货 3 3采购部收集 处理高库存数据 第 5 页 共 13 页 3 3 1控制部每天更新高库存数据 在数据平台上体现 采购支持部供应链组每月进行汇总 统一发给各品类负责人和采购买手 3 3 2采购买手针对高库存明细进行处理 并由部门助理汇总反馈给采购支持部 3 3 3采购支持部每月以邮件形式知会大超营运部收货督导 由其转发各门店跟进处理 3 4高商品库存处理 3 4 1对高库存商品原则上不允许按非批发 团购因素原因补货 补货时系统给予提示但不 限制审核 3 4 2对于超过时间未完成处理的采购品类 采购支持部负责人在认为必要的情况下 将启 用更高层级的处理方式 例如 采购支持部将该品类的正常商品 除DM商品 新品 零库存商品 自动补货商品 季节性商品 团购商品 进行暂停订货处理 采购支持 部将不予接受该品类的所有采购订单 待库存周转天数转为合理天数后方可订货 3 4 3可退商品由门店自行退货 将商品的库存周转天数降至合理范围 原则上在一个月内 完成 3 4 3 1 分店库审打印高库存报表 与商品部门经理确认合理的退货品种及数量 传 收货部做单 3 4 3 2 收货部制作退货单 3 4 3 3 商品部门收到退货单后 必须在两天内整理出好货商品交接给收货部 3 4 3 4 收货部等待供应商办理退货 两天内没有交接的商品收货部消单处理 收货 部将消单明细知会分店库审 3 4 4不可退商品 账款不足的可退商品 由采购部处理 并于两个月内完成 处理方式包 括 3 4 4 1 由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨 调入和调出门店无条件执行 或由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存 3 4 4 2 采购买手与供应商 包括按照非批次供应商退货 协商办理特权退货 本地 或异地 3 4 4 3 采购买手对现有商品进行折价促销 3 4 4 4 因滞销导致高库存商品 由采购买手进行汰换 冻结清理 4 4滞销商品 滞销商品 4 4周有库存零销售商品 周有库存零销售商品 4 1定义 4 1 1连续4周有库存零销售正常状态的商品 4 1 2不包括 新品标识生效28天内的商品 联营商品 以及不参与断货考核商品 如 带 货安装商品 均价商品 大家电 大型家居用品等 第 6 页 共 13 页 4 1 3门店按单店提取数据 华南采购在提取数据时 取全华南60 以上门店数出现4周有库 存零销售的数据 4 2门店核查滞销商品数据 4 2 1门店库审每月第一周 查询 打印连续4周零销售有库存商品报表 传给各商品部门 经理 4 2 2各商品部门经理检查此部分商品是否有陈列位 对于找不到实物的商品 按虚库存商 品处理流程操作 4 3采购部收集 处理滞销商品数据 4 3 1采购支持部每月提取滞销商品报表 连续4周零销售有库存商品 对于滞销商品报表 中 每月第一周和第五周重复出现的单品 定义为需要清理单品 4 3 2采购支持部将需要清理单品明细发给采购买手 买手在第2个工作日回复 4 3 3采购各品类买手回复后 采购支持部统一汇总 挂网知会门店跟进处理 4 4滞销商品库存处理 4 4 1滞销商品原则上不允许按非批发 团购因素原因补货 补货时系统给予提示但不限制 审核 4 4 2滞销可退商品 如采购部回复意见为 退货 则由门店自行安排退货 原则上在一 个月内完成 4 4 3滞销不可退 滞销可退但账款不足的商品 采购买手需于跟进处理 两个月内完成 处理方式包括 4 4 3 1 由品类采购部根据各店的库存情况安排调拨 调入和调出门店无条件执行 或由门店联系其它门店进行横向调拨消化现有库存 4 4 3 2 采购买手与供应商 包括按照非批次供应商退货 协商办理特权退货 本地 或异地 4 4 3 3 采购买手对现有商品进行促销调价 4 4 3 4 冻结汰换 按冻结商品处理流程操作 4 5后续跟进 4 5 1采购支持部按照采购买手回复处理方案进行跟进处理结果 4 5 2采购支持部每月进行系统查询冻结清理超过150天商品是否已经库存清零 5 5冻结商品冻结商品 5 1定义 5 1 1供应商申请不再经营或买手确定在一定时间内淘汰不经营 且商品状态已改为 冻结 的商品 第 7 页 共 13 页 5 2处理规则 5 2 1商品冻结21周 150天 以内 商品状态为 冻结 系统不允许生成订货单 但可以 收货 退货 调拨 配送 销售 报损等 5 2 2商品冻结21周 150天 后 商品状态为 已清理 系统不能订货 收货 退货 调 拨 配送 销售 只可以报损 以及库存调整 5 2 3可退商品 冻结后5周 35天 内 门店 DC需完成所有的退货 库存调整清理工作 5 2 4不可退商品 5 2 4 1 DC库存处理要求 采购必须在冻结后4周 28天 内 将DC库存商品分至各 店销售 冻结超过4周 28天 后 如需分货 必须经品类GMM审批 并知会 大超营运品类督导跟进门店处理情况 5 2 4 2 门店库存处理要求 按以下 不可退冻结商品各阶段处理方案 操作 第一阶段 第第一阶段 第1 1至至4 4周 周 由采购与供应商沟通 由采购支持部按以下折扣方 案 制作促销调价单 降低促销进价 供应商承担毛利补差 门店跟进销 售 第二阶段 第第二阶段 第5 5至至2121周 周 采购支持部制作长时间促销调价单 生效日期为第 5周至第21周 也就是促销调价直至商品清理期的前一天结束 从第六周开始 门店可根据销售情况 门店可根据商品的实际状况及销售情况 在当前售价 基础上加大降价幅度 使用削价模块进行削价处理 其中促销进价保持不变 但毛利损失由门店承担 供应商不再承担 第第2121周后 周后 属于系统自动清零范围的商品 则系统库存清零 不在此范围内 的商品 按采购下发的库存清理计划操作 不可退冻结商品折扣方案表不可退冻结商品折扣方案表 第一阶段第一阶段 采购跟进 采购跟进 第二阶段第二阶段 门店跟进 门店跟进 部门部门大类大类品类名称品类名称 第第 1 1 2 2 周周 第第 3 3 4 4 周周第第 5 5 周至周至 2121 周周 第第 2121 周后周后 是否系统自是否系统自 动库存清零动库存清零 1010 冷藏日配品冷藏日配品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1111 速冻食品速冻食品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1212 香烟香烟不参与折扣不参与折扣不清零0202 食品食品 部部 1313 酒 不包括洋酒 不包括洋 酒 高档白酒 酒 高档白酒 原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折不清零 第 8 页 共 13 页 洋酒 高档白洋酒 高档白 酒酒 不参与折扣不参与折扣不清零 1414 饮料奶制品饮料奶制品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1515 粮油米面粮油米面原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1616 南北干货南北干货原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1717 宠物食品宠物食品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1818 调味品调味品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 1919 方便食品方便食品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2020 健康食品健康食品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2121 奶粉奶粉原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2222 饼干糕点饼干糕点原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2323 休闲小食休闲小食原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2424 糖巧克力糖巧克力原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 2525 特色食品特色食品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 8 折清零 3030 洗护美发洗护美发原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3131 沐浴用品沐浴用品原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3232 婴儿用品婴儿用品原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3333 美容护肤美容护肤原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3434 口腔护理口腔护理原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3535 纸制品纸制品原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 3636 家庭清洁家庭清洁原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折清零 化妆品 不包化妆品 不包 括 玉兰油 括 玉兰油 露得清 欧莱露得清 欧莱 雅 雅 原价 9 折原价 8 1 折原价 7 3 折不清零 0303 HBAHBA 3737 玉兰油 露得玉兰油 露得 清 欧莱雅清 欧莱雅 不参与折扣不参与折扣不清零 4040 家居厨房用品家居厨房用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4141 家居塑料用品家居塑料用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4242 家居清洁工具家居清洁工具原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4343 派对季节用品派对季节用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4444 汽车用品汽车用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4545 五金工具五金工具原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4646 家具家具原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4747 床品床品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 4848 精品家纺精品家纺不参与折扣不参与折扣清零 4949 精品家居精品家居不参与折扣不参与折扣清零 5050 玩具玩具原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 0404 SLSL 5151 体育用品体育用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 第 9 页 共 13 页 5252 箱包箱包原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 5353 文具办公用品文具办公用品原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 5454 图书音像图书音像原价 8 折原价 6 4 折原价 5 折清零 6060 视听产品视听产品 1 采购支持部月底将大家电冻结商品明细发 给品类 品类买手填写冻结商品售价 2 门店大家电有议价权 需要报给买手审核 买手在每月进行差额补回 不清零 6161 数码产品数码产品原价 9 折原价 8 1 折原价 7 折不清零 6262 通讯设备通讯设备原价 9 折原价 8 1 折原价 7 折清零 6363 电脑与办公电脑与办公原价 9 折原价 8 1 折原价 7 折清零 6464 冰洗冰洗 1 采购支持部月底将大家电冻结商品明细发 给品类 品类买手填写冻结商品售价 2 门店大家电有议价权 需要报给买手审核 买手在每月进行差额补回 不清零 6565 空调空调 1 采购支持部月底将大家电冻结商品明细发 给品类 品类买手填写冻结商品售价 2 门店大家电有议价权 需要报给买手审核 买手在每月进行差额补回 不清零 6666 小家电小家电原价 9 折原价 8 1 折原价 7 2 折不清零 0505 HLHL 6767 厨卫电器厨卫电器原价 9 折原价 8 1 折原价 7 2 折不清零 7070IFIF 不参与折扣不参与折扣不清零 7171 男装男装原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7272 女装女装原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7373 鞋鞋原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7474 配饰配饰原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7575 童装童装 男童男童 原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7676 童装童装 女童女童 原价 7 折原价 5 折原价 4 折不清零 7777 男内衣袜男内衣袜原价 7 折原价 5 折原价 4 折清零 0606 自营自营 服装服装 7878 女内衣袜女内衣袜原价 7 折原价 5 折原价 4 折清零 5 2 5全华南冻结商品 原则上由各店自行消化 不予调拨 单店冻结商品 由采购安排调 拨 但门店调拨时必须符合调拨流程要求 5 2 6商品冻结后三个月内不允许解冻 特殊情况报品类采购GMM审批 5 2 7冻结商品状态变为 已清理 后 如需转为 正常 状态 视同旧品重新立项 收取 新品费 5 35 3具体操作步骤具体操作步骤 5 3 1收货部每周一 在公司报表平台查询 冻结有库存商品明细 整理冻结商品清单 跟进冻结商品的处理 5 3 2退货处理 第 10 页 共 13 页 5 3 2 1 退货标识为可退的商品 收货部对可退商品制作退货申请单 通知商品部门 准备退货 5 3 2 2 退货标识为特批不可退的商品 采购买手在申请冻结时 同时须申请将商品 退货状态全部改为可退 门店制作退货单 办理退货 5 3 2 3 退货标识为可退但账款不足的商品 由采购调价或门店削价处理 5 3 2 4 退货标识为不可退的商品 采购买手首先应与供应商 包括按照非批次供应 商退货 协商办理特权退货 本地或异地 如供应商同意退货 由采购买 手通知采购支持部统一制作特权退货单 门店办理退货 如不能退货 则促 销调价销售 5 3 2 5 收货部每周二查看退货失败报表 对于因账款不足造成退货失败的商品 门 店按照报表中提供的可用账款金额做部分商品退货单 并知会商品部门退货 5 3 2 6 各商品部门必须在一周内办理冻结商品退货交接 如商品部门在整理退货时 发现商品实物库存小于系统库存 必须申请在一周内抽盘 并按盘点结果调 整库存 数量账 财务账 5 3 2 7 对于已出退单供应商3周未退的冻结商品 按 大超门店出清流程 操作 5 3 3降价 削价销售 5 3 3 1 门店收货部每周一打印不可退商品清单 清仓促销调价价签 通知商品部门 5 3 3 2 各商品部门将已冻结不可退商品在正常陈列位下架 集中陈列保证销售 在本品类区域正常货架区或端架区 至少安排1至2个贝货架集中陈列冻结商 品 如某一单品数量过多或门店货架不足的情况下 可使用堆头陈列 但必须保 证陈列整齐 方便顾客选取 冻结商品集中销售区域 必须有明显的 清仓 标识 所有冻结商品陈列位 必须配备正确对应的标价签 所有冻结商品必须陈列整齐 外观完好 卫生情况良好 坏损商品直接报损 不得继续陈列销售 使用削价条码销售的商品 应注意将削价条码的粘贴技巧 原条形码上方的 线条部分需全部被覆盖 原条形码下方的数字部分仍需露出 如下图 第 11 页 共 13 页 5 3 3 3 门店商品部门经理 每周需关注冻结商品的销售 库存情况 关注采购是否按规则进行促销调价 如未调价 需及时与采购买手对接 跟 进调价 关注正在执行促销调价的冻结商品销售情况 如销售不佳 可加大降价幅度 自行削价销售 对于涉及虚库存的 应及时申请抽盘 调整库存 包括数量账 财务账 5 3 4过清理期限后系统库存自动清零 5 3 4 1 商品冻结21周 150天 后 其状态变为 已清理 针对该商品的所有批次 库存 系统自动生成 盘长盘短单 并自