行政物资管理制度

行政物资管理制度 1 目的 目的 为规范公司行政物资管理 明确行政物资管理流程 保证公司行政物资合理配 置 特制定本制度 2 范围 范围 指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购 入库 领用 维修 报废 清查等一系列管理工作 适用于公司全体部门及个人 3 行政物资分类 行政物资分类 公司行政物资主要分为两大类 分别为固定资产类和低值损耗品类 3 1 固定资产 价值 1000 元以上 如打印机 电脑 空调 投影仪等 3 2 低值损耗品 价值 1000 元以下 3 2 1 价值 50 元 1000 元的低值损耗品 如电话 传真机 文件柜 办公桌椅 等 3 2 2 价值 49 元以下的低值易耗品 其中包括部门所需品和个人所需品 3 2 2 1部门所需品 传真纸 复 写 印纸 打印纸 墨水 胶水 订书机 回 形针 计算器 文件栏 笔筒 文件夹等 3 2 2 2个人所需品 签字笔 芯 圆珠笔 芯 铅笔 笔记本 双面胶 回形 针 信笺纸等 4 管理部门 管理部门 行政部是公司日常办公用品的管理部门 负责行政物资的管理工作 5 行政物资采购 行政物资采购 5 1 行政物资采购条件行政物资采购条件 5 1 1 行政物资由行政人员每月 5 号前进行集中采购 5 1 2 各部门每月 填制办公用品需求单 经本部门主管审批后递交行政部 以 下两种条件至少满足一种时 应着手办理行政物资采购相关事宜 a 各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品 b 库房该类行政物资数量低于用品需求量 5 2 行政物资采购流程行政物资采购流程 5 2 1 在满足物资采购条件时 行政部跟据库存记录 提出采购申请 填写 行 政物资采购申请单 详见附件 1 5 2 2 价值 1000 元以下的低值损耗品 由分管行政的副总经理审核 5 2 3 价值 1000 元以上的行政物资 由分管行政的副总经理审核 总经理审定 5 2 4 价值 20000 元以上的行政物资 由分管行政的副总经理 总经理双审核后 经管会审定 5 2 5 行政部物资管理相关人员凭审定后的 行政物资采购申请单 进行采购 1 凡采用单一来源采购方式 包括定点采购 的 遵循择优的原则 按照权限由行政部门与行政部分管副总共同确定供应商 2 所采购的办公用品到货后 由行政人员按送货单进行验收 经核 对 名称 规格 数量 单价 金额 质量等 无误后 在送货单上 一式 二联 签字 并逐一登记电脑中 然后将送货联留存归类 另一送货回单联 交送货人带回送货单位做结算凭据 3 付款方式 行政部收到供货单位发票后 须与电脑中登记数据及 存根的送货单核对无误后 填写付款通知单 逐级审核签字后 做好登记 最后交财务处负责支付或结算 4 办公用品由行政部根据各个部门所提需求进行分发 各部门登记 写明日期 品名与数量等 另有需要时领用人要填写领用登记表 注意事项 a 各部门每25 30号递交办公用品需求表到行政部 b 按照先审批后购置的原则 未经审批购置的办公用品将不予报销 c 各部门及个人领用的办公用品 固定资产 不得挪做私用 避免浪费 损坏和丢失 5 2 6供应商的选择由行政部年初向三家以上供应商进行综合比价 选择价低质 优的供应商对日常采购货物进行供货并签定协议供货合同 5 2 7行政物资一般由行政部向供应商采购 电子类行政物资 如个人计算机 可以经行政副总同意并授权相关部门采购 5 2 8对特殊需求的行政物资由行政部进行三家以上供应商比价 选择价低质优 的供应商方能采购 5 2 9 行政部应建立行政物资库存量档案 每月限定时间清查账本 发现库存物 资不够应及时添置 6 行政物资入库 行政物资入库 6 1 经检验合格的采购物资可以办理物资入库手续 6 2 行政物资入库流程 6 2 1 采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理 6 2 2 物资管理人员再次清点 购销合同 和 行政物资采购申请单 上所列各 项指标 对照质量和数量 6 2 3 清点无误后根据入库物品 时间 型号等填写 行政物资入库明细表 详 见附件 2 同时备份存档 6 3 行政物资入库要求 6 3 1 拒绝不合格或手续不齐全的物资入库 杜绝只见入库单不见实物的现象 6 3 2 入库时 行政部相关人员必须查点物资的数量 规格型号 合格证件等项 目 如发现物资数量 质量不合格时 不得办理入库手续 6 3 3如有多领的行政物资需要退库时 必须由物资管理员填写物资入库单 办 妥手续后方可入库 6 3 4人员离职时 由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库 如物资回 收时因保管 使用不当或故意损坏造成损失 由使用者酌情赔偿 7 行政物资领用 行政物资领用 7 1 行政物资领用依据 7 1 1被规划为公司固定资产的行政物资 在员工入职时按各岗位 职级等对应 标准领用 原则上不再增补 若破损 残旧需更换的必须向行政部提出申请 7 1 2低值损耗品的领用可依据历史记录 如以过去半年耗用平均数 经验法则 估 计消耗时间 设定领用频率 并可随部门或人员的工作状况随时调整发放频率 同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则 但纯消耗品不在此列 7 2行政物资领用流程 行政物资由领用人填写 行政物资领用申请单 详见附件3 由部门负责人签 字确认后方可领用 7 3行政部将 行政物资领用申请单 附着在 行政物资出库明细单 后存档 按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资 7 4行政物资领用要求 7 4 1本着节约与自愿的原则 可不领用或少领用的应尽量节约 7 4 2需要以旧换新的行政物资 如发生遗失 更换时视具体情况给予一定经济 赔偿 7 4 3新入职职员到职时如需要领行政用品的 由人力资源部按流程统一向行政部 提出行政用品申领要求 7 4 4物品领用后 遵从谁领用 谁管理的原则 个人物资由申请者个人负责 部门物资由该部门负责人负责 具体界定范围参考本制度第三条 7 4 5领用的行政物资严禁个人带回家使用 8 行政物资报修 行政物资报修 8 1行政物资的报修条件 以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修 其中属个人物资由 个人提出报修申请 部门物资由该部门负责人申请 8 1 1 价值为 50 元以上的低值损耗品或固定资产 8 1 2 物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏 8 2 行政物资报修流程 8 2 1 损坏物资为电脑 传真机等电子产品 由物资使用人先行联系系统集成部 技术人员进行初期检查 维修 调试 8 2 2 经系统集成部调试确定为发生严重损坏的行政物资 由物资使用者向行政 部提出维修申请 并填写 行政物资报修申请单 详见附件 5 按照物资采购 相应审批标准由相关负责人审核 审定 8 2 3 行政部凭审定通过的 行政物资报修申请单 联系维修单位维修 并将申 请单存档 8 2 4 修理完毕后由管理员归还使用人员 并做维修记录 物资使用者在记录单 上签字 8 2 5 维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程办理 相关手续 8 3 行政物资报修要求 8 3 1 由于使用不当等个人原因造成物资损坏的 也可报行政部维修 但产生费 用须个人承担 8 3 2 把个人办公物资借给他人而造成损坏的 维修费用由借出者个人承担 8 3 3 行政部作维修记录时必须将 行政物资报修申请单 附在维修簿上存档 以便公司日后的物资清查管理 9 行政物资报废 行政物资报废 9 1行政物资报废条件 以下两种条件同时满足可办理行政物资报废 9 1 1被划分为公司固定资产的行政物资 9 1 2 使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维修价 值 9 2行政物资报废流程 9 2 1物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求 9 2 2由行政部人员填写 行政物资报废申请单 详见附件7 详细填写物资分 类号 编号 名称 规格型号 单价 数量等资料 9 2 3行政部将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审 并提出报废 初审意见 有再利用价值的交还报修人员 无再利用价值的交由分管行政副总 经理审核 并作报废处理 9 2 4行政部人员根据 行政物资报废申请单 所列名目 向部门收回报废物资 9 2 5行政部人员凭 行政物资报废申请单 到财务处销账 做到帐 物同时注 销 9 3行政物资报废要求 9 3 1为保证物资经常处于良好状态和账实相符 除因无法妥善存放的物资专项 报废外 物资报废每年年终进行一次 9 3 2固定资产报废必须由相关领导 专业人员 行政部人员 财务人员等相关 人员会同鉴定 按照物资报废流程严格执行 9 3 3因个人或部门保管 保养不善造成的物资报废 应由个人或部门负责人写 出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿 9 3 4报废物资一经批准报废 必须将实物交回行政部处理 不得随意丢弃 9 3 5凡有修旧利废价值的 应充分实现其再利用价值 进行物资维修工作 不 得随意做报废处理 10 行政物资清查 行政物资清查 10 1行政物资清查条件 公司应对价值 100 元以上的行政物资做定期清查核算 10 2行政物资清查流程 10 2 1在行政物资清查工作开始之前 由行政部负责人布置清查工作 确定清查 范围 时间和应达到的要求 10 2 2行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资进行 核对 并跟据 行政物资领用申请单 行政物资入库明细单 和 行政物资 出库明细单 做具体校对 同时行政部人员应停止行政物资的收发活动 将物 资分类摆放有序 严禁实物流动 10 2 3物资清查中发现帐实不符 应及时查明原因 以书面形式给出相应处理意 见 并按照价格根据物资采购报批标准上报相关负责人审核 审定 10 2 4由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定 10 3行政物资清查要求 10 3 1行政部负责人每季季末进行行政物资清查 每年年末会同物资使用部门 财务部等部门进行年度盘点 并将工作记录装订成册保管存档 10 3 2清查过程中要分配专人负责清点 专人负责记录 专人负责监督 清查过 程中 除了要保证清点数量准确外 还要关注各类行政物资的价值有无减损 有无超储积压 浪费等现象 10 3 3清查过程中如有固定资产需作报废处理的 必须按审批程序经相关领导审 核批准后才可处理 否则一律不准自行调整 10 3 4清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题 如超期 老化 变质或损坏等 应及时用书面的形式向相关领导汇报 如因台帐管理人员等由于疏忽等自身 原因造成公司固定资产帐实严重不符 须视具体情况给予经济处罚 11 附 附 则则 11 1行政物资管理严格按照本制度执行 责任落实到岗位 失责将按相关制度惩 处 11 2本制度的修订及解释归属行政部 11 3本制度签发之日起生效 附件 1 行政物资采购申请单 2 行政物资入库明细单 3 行政物资领用申请单 4 行政物资出库明细单 5 行政物资报修申请单 6 行政物资报废申请单 7 行政物资采购流程图 8 行政物资入库流程图 9 行政物资领用流程图 10 行政物资报修流程图 11 行政物资报废流程图 12 行政物资清查流程图 以下无正文 附件 1 行政物资采购申请单行政物资采购申请单 申购部门 年 月 日 物资 名称 参考型号 及规格 库存 采购 数量 预计 单价 预计使用 年限 采购 用途 审核人意见审定人意见备注 附件 2 行政物资入库明细单行政物资入库明细单 采 购 日 期入 库 日 期 入 库 物 品 清 单 序 号物 资 名 称 型 号 及 规 格数 量单 价 采购人签字物资管理员签字 附件 3 行政物资领用明细单行政物资领用明细单 领用日期领用人 出 库 物 品 清 单 序 号物 资 名 称型 号 及 规 格数 量单 价 部门负责人签字物资管理员签字 附件 3 行政物资出库明细单行政物资出库明细单 出库日期 出 库 物 品 清 单 序 号 物 资 名 称 型 号 及 规 格数 量单 价 物资管理员签字 附件 5 行政物资报修申请单行政物资报修申请单 申请部门申请人申请日期 物资名称型号及规格损坏原因申 请 内 容 行政部负责人 审核人 审定人 备注 附件 6 行政物资报废申请单行政物资报废申请单 申请部门 年 月 日 财产编号 物资名称单 位数 量单 价金 额型号及规格 类别号财产号 生产厂家出厂年月使用人使用年限使用部门负责人意见 物资现状及 报废原因 检测单位 意见 技术鉴定情况 鉴定人 行政部负责人 意见 审核人意见 审定人意见 附件 7 行政物资采购流程 采购部行政部分管行政副总总经理董事长 填写 物资采 购申请单 审核 审定 审核 审定 价值499元以下采购同意 不同意 同意 不同意 价值500元以上采购同意 不同意 同意 采购 同意 不同意 附件 8 行政物资入库流程 采购部物资管理人员质检部门 物资质量检验 物资交行政部 管理 质量合格 不相符 填写 行政物 资入库明细 单 存档 清点物资型 号 数量 相符 附件 9 行政物资领用流程 物资管理人员分管行政副总总经理董事长领用人 提出领用申请 填写 行政物 资领用流程 审核 审定 审核 审定 发放物资 表单存档 价值499元以下同意 同意 不同意 价值500元以上同意 同意 同意 不同意 不同意 10元以下物资 登记明细 不同意 附件 10 行政物资报修流程 董事长信息部行政部分管行政副总总经理报修人员 提出报修申 请 填写 行 政物资报修申 请单 电子产