财务夫浅知识读本

1 笔者前言笔者前言 此读本是根据我从事四十五年来财会工作 在实 践中的一点体会 谈不上教课本 供在财会工作中参 考 为后人在工作 事业 企业上起个抛砖引玉的作 用 在此基础上发扬光大 艰苦创业 努力工作 养儿育女都离不开钱 钱是人的物质基础 人们常说 有钱才万能 无钱 万万不能 这个道理大家都懂得 可是在相当一部 份人不会管钱 不会用钱 没有充分发挥一分钱的作 用 就连你一个月的工资是怎样花光的 结果全不知 还时常念道 这个月的钱怎么又没得了呀 用在哪些 去了呢 足以说明你不会管钱 不会用钱 胸中无 数 我写此读本是为了后人出身社会能够很好地管钱 用钱 充分发挥钱的潜再力 使你的工作 事业 企 业蓬勃发展 为社会主义建设做出应有的贡献 笔者 吴应和 2012 年 10 于蓉 2 第一章财务人员的基本概念 第一节财务人员的设置及职能 一般财务由会计员 出纳员 保管员三部份人员组成才称为财务 他主 要是管好 用好钱和物 真实地反映经济活动情况 为领导做合理的经济决策 提供依据 第二节 会计 会计是你在任职的一个单位 一个部门 一个企业所发生的经济活动情况 进行全面地 真实地 系统地 分明别类地准确记录在一个专门的薄子上 进 行会计核算 经济核算 会计主要的工作范围是会计核算 会计分析两种 会计核算 是将钱和物 的收进 付出进行记录计算 为会计分析 也称为经济核算 打基础 提供依 据 会计分析 根据会计核算中的钱 物活动情况进行全面地 系统的成本核 算 盈亏核算 会计的职能是记帐 算帐 核算 不管钱和物 通常说的会计只管账 不 管钱 第三节 出纳 出纳是根据钱 物的收进 付出的原始单据 即发票 进行逐笔记录在一 个专门薄子上 出纳的主要职能一是管理好库存现金 银行存款 代金卷和一切原始单据 二是依据原始单据做好现金日记账 即现金流水账 三是保管好现金支票 代 金卷 银行存 取款的专门印件 第四节 保管 保管是将你所任职单位的一切物质 配件 原材料凭验收入库单和实物领 取单 也叫领料单 逐笔 分项记录在材料 商品采购登记薄上 保管的职能是管理好一切库存物资 当好库存物资的保母 以仿火失盗 霉 变和损坏 第二章 凭证 第一节 凭证种类 凭证大体分原始凭证和记账凭证两大类 一 原始凭证 也称为原始单据 它是出纳 会计记账的唯一法律依据 3 原始凭证分两种 一种是外来凭证 外来凭证是指在发生经济业务时向对 方取得的真实的合法的发票 另一种是自制凭证 在发生经济业务时无法取得 对方的真实票据时由会计填制好付款凭证 由收款人和付款人签字认可出纳足 额支付和收取 凡是自制凭证必须有会计 出纳 对方三者人员的印件和笔记 再交财务审批人签字会计才能入账 严禁白条入账 二 记账凭证 称为会计凭证 记账凭证是会计在记账前根据出纳交来的 原始凭证分科目填制 作为记账的依据 第二节 凭证的填制 审核和整理 一 凭证的填制 包括实物 材料入库单 出库单在填制时先写单位名称 后写年月日 再写用途摘要 数量 单位 单价 金额 大写 制单人 收付 款人 二 凭证的审核 无论是出纳 会计应对所有的凭证认真审核单位名称 日期 单价 金额 大写金额是否准确 有无经手人印件和签名 有无涂改 反之据绝入账 三 凭证的整理 装订 任何凭证按时间的先后秩序编制顺序号整理 清 除铁钉以左上角为准加盖好专用的凭证封面和封底打一至二个小孔用细线装订 成册 由装订人在左上角处包角盖上专用装订骑缝章 凡是原始凭证超过会计 凭证的应折叠起来 不超出封面和封底 第三章 科目的设置 含义 第一节 会计科目 会计科目是会计用来反映经济往来的真实情况 根据企业经济状况来设置 通俗明了易懂的科目名称 没有固定的名词 主要按照两大类 三个部份来设 置 一 两大类 资金来源类和资金占用类 也称为资金来源和资金运用或资 金去向 它们是恒等的公式 即 资金来源 资金占用 1 资金来源类科目设置必须按照资金 现金 的收进项目或性质来确定 下面以几个方面来讲述资金来源类科目的设置 一个是生产型 所谓生产型是 具有一定技术能力和较强的劳动而获取的收入 比如工业 农牧鱼林业 加工 业的产品销售收入就应设置生产收入或加工收入科目 第二个是非生产型 一 般是指商业的购进与销售之间的差价 就设置一个进销差科目 还有向别人借 4 入的现金 向银行贷款来的现金 股东投入的现金 实物 在科目设置上不可 设置某某收入 要看清资金来源的本质 是要偿还的 在时间上是暂时的 主 权是别人的 所以他是属往来性的资金就应设置 应付款 科目 又如收自己 单位有关残值霉变物资的处理 银行存款获得的利息收入等 就只用一个统一 的名称即是 其它收入 科目 下面以东方皮鞋厂和鸿利皮鞋销售店举例 例一 东方皮鞋厂将生产的 600 双皮鞋 100 双售给鸿利皮鞋店收得现金 2 万元 另外 500 双以出厂价 150 元一双发往北京李明未收货款 根据东方皮鞋厂所获取的 2 万现金来划分性质 它是以工人生产出来的属生产 型 那么就当设置一个 生产收入 或者 经营收入 科目 参加成本核算 体现这笔经济业务的来源 例二 鸿利皮鞋店在东方皮鞋厂用 2 万元钱购回 100 双皮鞋 购入单价是 200 元一双 而销售价是 450 元一双 从中多取得 250 元一双的差价 那么从 这笔业务来看 它是属商业 属于非生产型 在这笔业务的处理上 除了设置 购进的科目 还要设置一个价差科目 就取名为 进销差 科目 例三 东方皮鞋厂年底收到银行转来存款利息收入 500 元 这笔业务属于 非生产型 无法确定性质 就用一个万能性科目 其它收入 不参加成本核 算 例四 东方皮鞋厂将已报废的设备和废旧设备和废纸箱 残鞋 空胶桶出 售 收得现金 2 万元 从这笔收进现金的来源上看是属出售报废物资和残次品 未通过任何加工 就设置一个 残置收入 和 其它收入 科目 不参加成本核算 例五 东方皮鞋厂向银行货款 50 万元作流动资金 从这笔资金业务的性质上不属生产型和经营型 是属借款要还的往来性业务 所以应设置 应付款 科目 不参加成本核算 1 资金占用 资金运用 科目的设置是按照资金 现金 的去向或占用来 确定 它是与资金来源类科目相对称的 有了资金来源类科目 就必须有资金 占用类科目 它们之间是对等的恒等式 如例题一至例题五当中的收入都是现 金 资金来源已设 生产收入 其它收入 残值收入 等 那么光设置资金 来源某某收入 不明确收进现金的去向和占用 所以在会计科目上必须要设置 5 一个 现金 和 存款 科目来与收入相对称 如例题一中生产的 500 双皮鞋已发到北京未收到款 这笔账不可能不记 要记账就得看这笔业务的实质是什么 他属于一笔在周转途中的产品业务 在 资金来源类进入了 生产收入 科目 但未得款项 这笔款是途中的货物所占 用 就必须在资金占用类设置相对称的科目 这个科目取名叫做 应收款 并 下设明细科目 即 北京 XX 客户 一 按资金来源和资金占用划分设置科目 图示 资金来源类 等于 资金占用 应用 类 收 入 减 支出 等于 余额 结存 我们从这个图示就可以看出三个部份的运动情况 所以说资金来源类科目 算第一部份 即收入部 另外两个部份从资金占用类来划分出支出部份和余额 结存 部份 通常称为 收入 支出 余额 反过来是 余额 支出 收入 第 一个部份是反映资金增加的项目 第二个部分是反映资金运用和占用的项目 也就是说资金来源被资金运用类某个项目 科目 占用了 第三个部份反映资 金来源被资金占用了一部份还剩下的余额 结存 第二节 科目的含义 科目设置是反映资金活动的一种统一名词是会计在记帐算帐时不混淆便于 核算 分为总帐科目和明细科目 也叫子目和分目 明细科目是总帐科目的详 细反映 为财务分析成本核算打基础 下面以东方皮鞋厂为例设置的科目 一资金来源类 即第一个部 科目设置 特别注意的是此类科目在运用时 不能出现红字 1 生产收入 经营收入 科目 是专门反映厂生产正品鞋的一切收入 为 成本核算提供数据 年终无余款 2 其他收入科目 指存款利息 残次品的销售收入 它不得参加成本核算 6 和利润分配 3 应收款 指客户所欠的货款应该收回的科目 按客户名称设置明细科目 属债权性质不参加核算 属第一部份科目 二 资金占用 运用 类科目设置 本类科目第二部份和第三部份的科 目 都是反映资金活动或占用情况的科目 1 原材料科目 指生产皮鞋所购回的一切原辅材料 标志着原材料增加 现金减少 并按成本核算要求设置明细科目参加核算 年终无余额 属第二部 分科目 2 其它支出科目 指在生产皮鞋用材料以外的科目 如生活 办公用品 租金 各方面的维修等 一般不设明细科目 年终全部参加成本结算无余额 属第二部份科目 3 费用科目 指为生产皮鞋所开支的费用性科目 如人工工资 水电费年 终参加核算无余额按核算要求设明细科目 属第二部分科目 4 开发费用 指设计室为生产皮鞋样品所购回的一切材料及费用 购回样品 鞋等 无明细科目 年终参加核算无余额 属第二部份科目 5 应付款科目是专门反映暂时收到款的项目而且要如数偿还的款项是债务性 科目 指贷款 借款 订金 预付款等 并按收进款项的户头设置明细科目 6 固定财产 指购进的机器 水电设备 厂房修建的科目 一般是使用年限 在一年以上 价值在一千元以上的设备 不包括维护修理的原材料及配件 年 终按年限比例计入成本核算 属第二部份科目 7 税费 指交纳工商 国 地税 年终参加核算无余额 属第二部份科目 8 现金 指收进和付出 库存的资金 本科目无红字余额年终不参加核算 属第三部份科目 9 银行存款 是指存入和在银行取现金所用的科目 本科目无红字余额 年 终不参加核算 属第三部份科目 10 代金卷 如股票 债卷 支票等 第三部份科目 不参加核算 以上第 8 9 10 个科目是第三部分科目 是第一部份 第二部份科目的对 称科目 它们之间始终存在着同增同减的相互关系 不是独立性科目 三 按前五个例题处理科目 一般会计科目按资金来源类和资金占用类两大类来划分 资金来源类科目 7 主要设置产品和残旧物资的处理及资金利息等方面的收入 还有债权性 应收 款 的物资发出和债权收项收进 资金占用类科目主要设置资金开支和库存现金 它必须是一个科目增加而 另一个科目必须等量减少 用图示表格来表明 一按类别划分 资金来源类 等于资金占用类 二按部份划分 第一部分减 第二部份 等于第三部分 科目 收入部份 科目 支出 占用 部份 科目 余额 例题 收进 借方 付出 货方 收进 借方 付出 货方 收进 借方 付出 货方 例一生产收入 2000现金 2000 例二生产收入 75000应收款 75000 例三其它收入 500现金 500 例四其它收入 20000现金 20000 例五应付款 50000现金 500000 合计597500 减 75000 等于 522500 第四章 记账方法 第一节 目前记账方法 一般说来分复式记账和单式记账 复式记账是会计使用的记账方式 就是 说一笔经济业务发生以后不单独用一个科目来反映 而是多个科目对称反映 单式记账是出纳使用的一个科目就反映了经济业务的发生即是流水账也叫日记 账 下面只讲会计记账法 目前在我国使用的有 收付记账法 增减记账法 借贷记账法 三种 一 收付记账法 是收 付为记账符号它的规则是 有收必有付 收付必 8 相等 这个记账方法简单明了 易学易懂 人们易接受 它体现了现金 实物 的收进就记 收入 开支出去就记 付出 是按照收入 支出 余额 结存 也是收入 支出 余额 结存 的平衡公式来设置的 是我国民间传统的一种简 单记账方法 适应于初学财务人员 二 增减记账法 是以增 减为记账符号 是根据现金 实物增加和减少 来设置一种记账方法 现金 实物的购进记 增方 减少就记 减方 它的规 则是 有增必有减 增减必相等 它与收付记账法大体相同 三 借贷记账法 是苏联的一种记账方法 它是以 借 贷 为记账符号 记账规则是有借必有贷 借货必相等 它的记账方法不同于收付记账法和增减 记账法 它完全是按照资金来源和资金占用这个类型来记账 即是 资金来源 类科目的 货方 表示资金的收进或增加 借 方表示资金的付出和减少 资 金占用类科目的 货方 表示资金的付出和减少 借 方表示资金的收进和增 加 这是它与其它记账方法不同的关健 从记账符号上来看完全不同于收付记 账和增减记账法 所以目前的会计教材中主要讲的是 借贷 记账法 很少讲 述收付和增减记账法 你在初学处理凭证时第一笔应处理现金 银行存款 再 处理来源类和资金占用类科目 第三部份科目 也就是以余额部份的科目来确 定前面两个部份科目的方向 第二节 会计凭证处理技能 会计凭证处理按钱变物 物变钱 钱变钱 物变物的变化先处理钱 以前 的增加 减少的记账符号以反方向处理另一方面的科目 即是钱记入 借 方 另一方必须是记入 贷 方 主要分以下三个方面进行 一 按现金和物资的增加和减少处理凭证时 首先划分它属哪类科目 再 确定它的记账方向或者记账符号进行处理凭证 如产品和废旧物资的处理取得 现金 说明是物变钱的业务 在处理凭证时先以现金的增加记入资金占用类现 金科目的 借 方 同时记入现金来源类有关产品物资减少科目 贷 方 用现金购回设备 原材料和开支费用时 说明是钱变物的业务 处理凭证 时仍然以现金的减少记入资金占用类现金科目的 贷 方 再以相反的方向记 9 入资金占用类有关设备 材料 增加相关科目的 借 方 二 牢记资金来源类的科目 借 方表示减少 贷 方表示增加 也就是 说他与资金占用类科目是反方向即 借 方表示增加 贷 方表示减少 三 债权 债务性的科目处理时应站在债权 债务者的对方角度上处理业 务即是 借 方表示资金 物资的减少 贷 方表示资金 物资的增加 如向 银行贷款说明自己的现金增加属债务性业务应记入 借 方 银行方面看它的 钱借给你减少了所以记 贷 方 这是钱变钱的业务 又如收自己产品销售未 取得款项 说明这笔业务属债权性业务 处理凭证时先处理产品销售收入记入 贷 方 从对方来看是他欠我的债务 说明他的债务增加了所以记入 借 方 第五章 账薄的设置和应用 账薄是用来记录和登记经济活动过程中的一种专用薄子 分 三栏 式和 多栏 式两种 第一节 三栏式账薄 无论是收付记账法 增减记账法 借货记账法的账薄设置都是一样的 只 不过是记账符号改变而已 适用出纳日记账和会计总账和分类账 三栏式账薄格式 日期 月日 凭证号摘要收 增 借 方 付 减 货 方 收或付 借或贷 结存 第二节 多栏式账薄 多栏式账薄适用于会计的部份收入类科目和付出类科目的明细科目 它没有 收或付的格式 是根据单一方面的经济业务来设置的 一目了然 多栏式账薄格式 日期明细科目 月日 凭证 号 摘要总账科 目金额 10 第三节 登记薄设置 登记薄限于库房保管员对商品 原材料 配件收进 发出的记录 一般来讲是两种登 记薄 一种是工矿 企业用的材料登记薄 另一种是商品 采购 登记薄 对于财产用固 定财产登记薄 格式如下 名称 材料登记薄 购进发出库存日期单据 号数量单价金额数量单价金额数量单价金额 名称 商品 采购 登记薄 购进销 领 售库存进差日期入库 单号数量单价金额数量单价金额数量单价金额销差 价 固定财产登记薄 购入日期名称 数量单价金额 使用年 限 每年折 旧额 报损保管人 第四节 账薄运用 会计必须配置总账 分类账 分类明细账 固定财产登记薄 代金卷登记 薄 总账是会计用来按照会计科目登记经济活动与出纳核对现金 银行存款的 专门薄子 分类账 分类明细账是会计根据部份会计科目下设的明细科目进行登记的 薄子 例如会计科目中应付款 应收款 原材料 费用科目 从总账上只能反 映总的应付 应收和材料 费用总金额 具体要看应收 应付的那些的方面和 什么样的材料 费用就不够明确 所以就得用分类明细账来进行分户头 人头 项目来进行登记 注意的是每个户头的总和必须等于总账科目的余额 材料 商品登记薄是保管用来记录本单位购进 发出 剩余库存数量的薄子 11 它全面地反映库存物资情况 供月底盘点提供数据 也是会计核对的一种依据 固定财产登记薄是会计用来专门登记本单位所有固定财产的总值 为年终 核算提供数据 现金日记账 银行账是出纳每天按发生的资金收进 付出进行逐笔登记的 专用薄子 又是每个会计核对现金余额的依据 第六章 记账程序和规则 第一节 记账程序图 出纳用 现金日记账凭 原始发票记录 发票移交由出纳填写发 票交接清单 由会计审核发票真实性制作记账凭 证 会计记入总账会计过入分类账 明细账 进行会计计算 复核 会计与出纳核对现金余额会计按月底 季末 年末进 行成本核算 填制会计报表 12 发票装订封存入档送本单位领导 填制月报表和资金平衡表送领导 附 会计凭证 记账凭证 格式 记账凭证 年 月 日 科目收 借 方 付 货 方 摘要 总账科目明细科目余额余额 过账符号 V 单据 张 收款凭证 年 月 日 收 贷 方摘要 总账科目明细科目 金额 付款凭证 年 月 日 付 借 方摘要 总账科目明细科目 金额 第二节 记账秩序 首先是出纳在收取采购员和其他人员交来单据时 要认真审查单位名称 13 发生年月日 内容 数量 单价 金额 大 小写 制单人 销售单位印件 报销单位财务审批人 是否符合要求 无法取得销售单位正式发票需要自制发 票 必须按上述要求自制 按时间先后秩序在右上角编制连续性发票号 记入 现金日记账 一天或几天时间汇总填制发票移交清单会计验收签字交接 第一步 然后会计按出纳交来发票进行严格审查 复核无误后分科目编制 会计凭证或记账凭证 进行平衡收方合计和付方合计是否相等 在记账凭证右 边写明原始单据张数 右上角编好凭证号 第二步 记入总账 分类明细账和有关登记薄 每记一笔务必在记账凭证 的相关栏划上 V 符号以示入账 避免重复和漏记 第三步 记完后计算出现金和银行存款余额与出纳移交单据清单中现金 银行存款余额核对是否相符 第四步 月底在总账 分类明细账上的月计 累计栏 划上红线 表示当 月记账结束 月计划单红线从收方栏开始横起划到付方栏为止 累计划双红线 从收方栏开始划到结存栏止 最后填制好资金科目平衡表和资金运用月报表送领导 每月底或下月初将 所有单据 凭证按照记账秩号 加上单据封面和底封 角装订成册存放在档案室 第七章 查错 补记 调账 改错 一 查错方法顺查法 逆查法 倍查法 1 顺查法 按照发生顺秩从原始单据开始逐一查对账薄有无漏记 错记 颠倒现象 2 逆查法从账务处理最后往前查至原始发票的有无差错 重记 漏记 3 倍查法 首先看差错的结果数用 2 或 9 相除能否除尽 能除尽 说明记账时数字颠倒和退位 例如 应记入 1980 元 只记入 198 元相差数是 1782 元 用 2 能除尽 说明是记退位了 造成差错 例如 应记 980 元 14 已记为 890 元相差数为 90 元 用 9 能除尽说明在记账时将数据颠倒了 二 补记 调账 凡属漏记和错记的数据查后不能直接涂改 只能重新填 一张会计凭证或记账凭证说明 补记某号会计凭证少记 多记 漏记 金额入 账即可 调账是针对记错科目和记反方向 然后填制会计凭证 一般在月底和 年底进行调账一次 三 改错 两种方法 一是直改错法 就是红笔将错误的数据横起划一杠 在上方另写正确数据不许污成一团 二是红字冲正法就是另填制一张记账凭证 在摘要栏注明改错原因 内容 数据入账就行了 第八章第八章 举例举例 一 举例一 举例 1 东方皮鞋厂 2012 年 7 月份生产皮鞋共计 10000 双 单价 210 元 厂直 接销售 3000 双 收得现金 63 万元 另外 7000 双发给鸿利皮鞋店 未得货款 2 东方皮鞋为了扩大生产向银行货款 50 万元 购回振型机一台价值 3 万 元 按五年折旧 付材料商皮料款 20 万 电费 15000 元 工人工资 10 万元 余款存入银行作流动资金 3 收厂内报废设备处理收现金 2 万元 处理残鞋一批收现金 5000 元 4 厂内工人做穿鞋 100 双 单价 200 元 抵作工人工资 5 取现金 10 万元 付钻扣款 2 万 胶款 3 万 内外底子款 4 万 食堂生 活费 5000 元 运费 5000 元 6 还货款 20 万元 付利息 15000 元 同时收得银行存款利息 1000 元 7 收回 7 月份鸿利皮鞋店汇来皮鞋款 147 万元 存入银行 115 万元 还货 款 30 万元 付利息 2 万元 8 付厂房租金 30 万元 交税 5 万元 差旅费 2 万元 买样品鞋 3 万元 鞋材杂件 10 万 包装款 5 万元 9 估价厂内设备 20 万元 按五年折旧分摊 二 处理记账凭证 记账凭证记账凭证 科 目编号摘要 总账科目明细科目 借方余额货方余额 15 例 1直售皮鞋收款现金630000 经营收入630000 发给鸿利鞋店经营收入1470000 应收款鸿利1470000 例 2银利货款现金500000 应付款银行500000 购设备现金30000 固定财产振型机30000 付材料款现金315000 原材料皮料200000 付电费费用水电15000 发工资工资100000 例 3收厂处理品软现金25000 其它收入25000 记账凭证记账凭证 科目编号摘要 总账科目明细科目 借方余额货方余额 例 4工人穿鞋经营收入20000 费用工资20000 例 5取款付材料款现金10000 原材料扣件20000 胶化30000 内外底子40000 费用杂支5000 运费5000 例 6收利息现金1000 其它收入1000 还代款现金215000 应付款银行200000 付利息费用杂支15000 例 7收鸿利货款银行存款1470000 应付款1470000 取未付贷款银行存款320000 应付款项银行300000 付贷款利息费用20000 16 例 8取存款银行存款55000 现金550000 付房租费用房租300000 杂支50000 开发费50000 原材料杂件100000 包装50000 现金55000