行政部管理制度

1 行政部管理制度 第一章 行政部职能 第一条行政部是公司的综合职能部门 其核心职能包括四个方面 一 参谋职能 行政部不仅应在日常行政事务方面 更应在经营理念 管理策略 企业文化及用人政策等重大问题上为公司高层管理人员提出参考意见 成 为参谋和助手 二 沟通职能 行政部应清晰传达上级领导指令 沟通 协调各部门之间的工作 保证高效地完成任务 三 管理职能 行政部担负着文件归档 办公自动化 人员接待 车辆调度 总 务后勤 卫生 食堂 员工宿舍 安全保卫等工作 四 服务职能 行政部应积极为各职能部门提供后勤保障 第二章 行政部职责 第三章 行政部权力 第二条为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开 行政部 拥有六项工作权限力 2 权权 力力 1 根据公司总体战略规划 对公司经营计划有建议权 依照制度 对行政检查中发现的问题有处理权 依照制度 按规定程序 对其他部门有处罚建议权 依照制度 对公司员工违反行政制度有处罚建议权 有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作 对部门内部员工的聘任 解聘有建议权 权权 力力 2 权权 力力 3 权权 力力 4 权权 力力 5 权权 力力 6 第四章 规章制度管理办法 第三条公司应规范规章制度的发布程序和文件管理 建立规范化 标准化 系统化 的公司规章制度体系 保障规章制度得以严肃 严格 有效的贯彻和执行 第四条公司规章制度是指公司根据经营 管理需要制定并统一发布的具有强制约束 力和规范格式的公司内部法定性文件 包括制度 办法 规定 流程 标准 以及由此而 生成的表格 记录 格式文本等 是公司各级单位按章办事和开展经营 管理活动的重要 工具 第五条凡涉及两个以上部门共同使用 遵守或用于指导 规范本部门以外其他单位 工作或需要跨部门协作完成的所有规章制度均属于本办法控制范围 必须按照本办法规定 的程序发布实施 第六条规章制度管理是指按照统一要求规范公司规章制度文件的制定 审核 修改 批准 发布 修订 执行和废止等一系列工作 并将全部规章制度按照统一标准进行分类 和归档 形成完整的企业内部法规 第七条公司行政部是规章制度管理的综合职能部门 其主要职责是 一 建立健全公司规章制度体系 1 对规章制度进行宣贯和培训 推动规章制度的实施 监督 检查公司规 章制度的执行情况 提高制度的执行力 2 对新发布规章制度成文必要性 合理性 与其他制度的衔接性 文件格 式 文字 条理性等进行综合审核 3 责成相应部门建立必要的规章制度和修订 组织规章制度评审 二 负责公司规章制度的组织起草 修订 审核 登记 编号 发布 归档 废 3 止等工作 第八条公司其它职能部门的主要职责 一 根据经营 管理需要 提出并起草本部门职责范围内的规章制度 二 负责本部门制定的规章制度解释 宣贯 推行 监督 检查 指导本部门制 定规章制度的执行情况 三 参与全公司规章制度的提出 制定 修订 提出合理的建议 第九条公司各部门以及所有员工都是公司规章制度的执行者 对公司规章制度规定 的条款和工作标准有认真学习 贯彻 落实 执行并接受考核的义务 第十条 公司规章制度分为以下几类 一 企业综合管理制度 系列代号 指为明确规范公司组织架构 组织职 能划分 基本管理体制 企业运作体系等综合性经营管理工作而制定的制度 二 企业文化管理制度 系列代号 指规范和传播公司理念 行为和视觉 识别系统而制定的制度 三 财务管理制度 系列代号 指为规范和指导公司会计核算 财务管理 资金管理 税收筹划 会计报表及财务分析等工作而制定的制度 四 人力资源管理制度 系列代号 H 指为规范和指导公司招募 培训管理 绩效评估 薪酬福利管理 奖惩管理等人力资源管理而制定的制度 五 行政管理制度 系列代号 指为规范和指导公司行政督察 公文处理 公共关系 会议管理 印章管理 档案管理等行政办公事务而制定的制度 六 信息管理制度 系列代号 指为规范和指导公司信息化建设醒目管理 软件管理 系统管理 数据管理 信息安全管理等而制定的制度 七 安全与环境管理制度 系列代号 H 指为规范和指导公司安全 消防 环境保护与治理 优化作业环境而制定的制度 八 项目管理制度 系列代号 M 指为规范 指导 监督 检查公司项目管 理工作而制定的制度 第十一条以上分类不足以涵盖新增的制度时 可在现有分类基础上增加延展 第十二条规章制度属于企业标准性文件 采用统一的文本格式发布 即发文标识 为 珠海横琴新区国邦土石方工程有限公司规章制度文件 标题为 xxxx 管理办法 制 度 规定 规程等 第十三条规章制度文件内容分章 条编序 不同章节 条序顺延 全文不能有重 叠条序 条目下有层次序数时 分段编排 第一层为 一 第二层为 一 第三层 为 1 第四层为 1 4 第十四条规章制度的编号统一由行政部负责 完整编号格式如下 公司类别 内容分类 分类序号 文件版本号 说明 公司类别 工程公司 代号 GC 内容分类 参照第三章相应内容 分类序号 规章制度在某一门类的序号用三位阿拉伯数字表示 代表该 文件在该类制度中的顺序 一般根据发布时间排序 每类内容从 001 999 文件版本号 是文件更新修改次数的记录 用二位阿拉伯数字表示 从 01 99 顺延 代表文件整体重新制定和校验的次数 第十五条规章制度经起草部门起草后 交由行政部初审和校验 最后经公司总经 办批准后下发 第十六条规章制度通过公司文件通知形式发布 第十七条行政部根据经营管理的需要 当国家法律 组织机构 部门职能调整或 业务调整时 适时对相应制度进行修订或废止 第十八条公司各部门负责人为部门内制度贯彻执行的第一责任人 负责公司制度 在本部门范围内进行宣传 贯彻 培训 监督 执行 第十九条行政部负责检查 督导 考核规章制度的落实情况 并对制度执行情况 具有奖惩权 第五章 关于公司 部门工作总结与计划管理 第二十条行政部负责公司层面的工作总结及计划工作 指导和监督公司各部门的 计划设定 实施 各部门负责本部门及部门员工的工作总结 计划申报 实施 监督 考 核 归档等管理工作 第二十一条申报内容及格式 一 工作总结内容 计划完成情况 存在的问题 解决措施或办法 需整改完成 的时限等 二 工作计划申报内容 工作背景 现状分析 制度计划的依据 计划完成的工 作 可能遇到的问题 需要公司或其他部门协助的工作 完成时限等 第二十二条部门计划提交时间 一 月度工作总结与计划 每月 28 日前 二 半年度工作总结与计划 6 月 28 日前 与 6 月总结计划合并为一份 三 年度工作总结 每年的 12 月 28 日前 与 12 月总结计划合并为一份 四 年度工作计划 公司年度计划确定后十个工作日内 第二十三条监督管理与考核 5 一 月度工作计划的执行监督与考核 每月行政部提前一周提醒各部门负责人 对月度工作计划进行对标自查 并将自查结果反馈到行政部 各部门的月度 工作计划执行情况纳入管理人员的绩效考核评分中 二 年度工作计划的执行监督管理与考核 各部门负责人在年度工作结束后 将年度工作计划执行情况与年度工作计划进行对标自查 报总经理和被复查 部门 自查结果 复查报告及年度工作总结纳入各部门负责人年度管理工作 考评 第二十四条附件 附件一 20XX 年度 XX 公司年度工作计划表 附件二 20XX 年度 XX 部门年度工作计划表 附件三 20XX 年度 XX 部门半年度计划分解执行表 附件四 20XX 年度 XX 部门月度工作计划分解执行表 第六章 会议管理制度 第二十五条为规范会议管理 提高会议效率 对会议管理进行规定 第二十六条会议召集人职责 一 会议召集人要提前与能起会议决策性作用人员沟通 在会议决策人员没有会 议冲突的情况下再申请发放会议通知 会议通知要求提前一天发放 当天发 放的会议通知 会议召集人要电话或口头通知和提醒与会人员 二 召集会议时 要区分参加人员和邀请人员 具体事务的直接负责人为必须参 加人员 之外的为邀请人员 邀请人员可选择性参加 三 会议开始后 会议召集人要说明会议的议题 议程 需解决问题及达成目标 议程推进中应注意的问题等 以免跑题 四 会议过程中如果出现跑题的现象 会议召集人要及时控制 提醒会议剩余时 间和中止与议题无关的发言 以确保回归议程 五 属讨论 决策性议题的会议 召集人应引导会议作出结论 对需集体议决的 事项应加以归纳和复述 适时提交与会人表明意见 对未议决事项亦应加以 归纳并引导会议就其后续安排统一意见 六 如无特别指定 会议召集人负责记录会议纪要 会后负责整理并发布正式的 会议纪要 避免议而不决 第二十七条行政部职责 一 确定和预订会议地点 发放会议通知 通知要包含会议主题 会议时间 会 议地点 以便与会人能快速查看 二 积极主动与其它部门协调解决会议时间 会议场地 会议设备等问题 6 三 隔天发放的会议通知 在会议开始前一小时 必须发放会议提醒 四 当天紧急临时会议前 要电话通知与会人员 以保证与会人员准时参会 五 会议开始前 要提前二十分钟调试好会议用设备 投影仪 笔记本及其它设 备 并保证设备畅通 同时准备好会议签到表 并在会议签到表中填上必须 参加人员名单 以便会议召集人核对 第二十八条与会人职责 一 必须参加人员必须准时出席会议 因各种原因 不能参会者 必须提前向会 议召集人员请假 不得无故缺席或迟到 以免会议召集人在不知情的情况下等 待而影响会议效率 二 到会场后 要及时在会议签到表上签到 三 会议期间 手机要调成振动模式 四 会议中 发言应言简意赅 紧扣议题 与会议无关的话题 严禁讨论 五 遵循会议召集人对议程控制的要求 如需要提前离开会场 要知会会议召集 人 第二十九条附件 附件 1 会议签到表 附件 2 会议纪要模板 第七章 行政费用管理规定 第三十条行政部统一管理行政办公费用 各部门配合执行 第三十一条费用控制原则 一 对相对固定的行政费用采用预算管理 二 对招待费 差旅费 会议费等相对变动的费用采用预算与额度相结合的管理 方式 三 对耐用大件的办公设备 采用控制管理的办法 第三十二条相对变动费用的管理如会议费 活动费 要求事先拿出计划方案和经费 预算 报总经理审批后 按方案实施 费用附审批方案报销 第八章 档案管理规定 第三十三条总部行政部负责管理总部各类档案 对各分部实行统一监督管理 对各 分部的档案工作进行业务指导和培训 第三十四条总部行政部负责对总部人事档案的直接管理 对各分部实行统一监督管 理 第三十五条档案的分类 总部档案包括 文书档案 人事档案 会计档案 工程档 7 案 实物档案 影像档案 经营档案 第三十六条立卷归档的时间 与项目有关的证照在项目交用前均在部门保存 工程 竣工后须移交行政部保存 成稿后的各类有保留价值的文书 政府文件等外来文件 各部 门在收到或取回文件后 原件必须在五个工作日内送交相应行政部 进行统一管理 第三十七条立卷归档的要求 一 归档文件要齐全 完整 要按照文件材料形成的规律进行科学的分类 立卷 要保持文件之间的历史联系 二 填写案卷一律用钢笔 归档文件要按次序系统排列 编制案卷顺序号 归档 案卷封面的各个项目均应填写清楚 标题简明 字迹清晰 保管期限准确 装订整齐 第三十八条各种实物档案 奖品 奖杯 锦旗 奖章 证书 牌匾 馈赠品等 归 档必须使用原件 第三十九条影像档案摄录必须记录事由 时间 地点 主要人物 背景 摄录者 归档声像资料必须是原版 原件 清晰 完整 第四十条档案交接 归档资料必须为原件 如遇特殊情况需总经理批准 交接的 资料必须完整 准确 做到文 图 物相符 签字手续完备 无法完善的由移交部门形成 书面说明材料报总经理审批方可归档 交接资料时必须当面清点 核对确认无误后 由经 手人和负责人签字 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章手续要完备 所有竣工图均应加盖竣工图章 行政部定期 每季度 对各类档案的归档 保管情况进行 检查 第四十一条档案借阅 职能部门工作人员可直接查阅属本业务工作范围的档案资料 如需查阅其他重要文件和有密级档案 须经行政部批准 方可借阅 需要外借的档案 借 阅人应填写 档案借用申请表 经部门主管批准后到行政部借用 借阅档案必须按期归 还 不得擅自拆散 调换 抽取 污损 加标注证 不得转借 涂改和私自复印 第四十二条档案鉴定和移交 行政部应按照档案保管期限的规定 定期对档案进行 鉴定 失去保存价值的档案 须由鉴定人员提出意见并登记造册 经总经理批准后方可销 毁 工程档案的移交工作应严格按照城建档案馆的规定及要求进行 第九章 文书管理规定 第四十三条文书是指业务工作上往来公文 报告 会议诀议 规定 合同书 传真 各种帐簿 图表参考书等一切业务用文件 第四十四条文书的分类 一 机密 指不宜向公司以外人员透露内容的文书 二 普通 指非机密文书 8 三 传阅 指在本公司内部传阅或传达的文书 第四十五条文书收发管理 一 收文 文书收发人员于 收发文登记表 登记收文编号 日期 来文单位等 必要信息并将文书分送至各经办部门 必要时进行交接登记 二 发文 经办人拟妥文稿 交行政部审批后 经收发人员编号 按 印章管理 办法 用印后 在 发文审批表 上填写受文者 类别 经办部门 内容摘 要 附件 经办人姓名等必要信息 经核对准确无误后即行发文 三 文书处理要点 重要文件 由行政部将正本归档 应用时以副本进行分发 使用和处理 涉及其他部门的 由行政部通知配合部门 及时处理文书上的 各项要求 四 文书处理期限 收发人员收文时 应随到随送 不得积压 来文有答复期限 者 必须于来文所定期限内处理完毕 文件归档 原则上应当日完成 最迟 不得逾二日 签呈文件 按分层负责的决议层次订定时限 第十章 办公网络系统管理规定 第四十六条公司为提高员工工作效率 提供办公互联网络和相应设备 第四十七条对公司建设的办公网络环境 包括网络设备 通讯线路及其接口 未经 行政部同意 任何人不得擅自安装 拆卸和破坏 第四十八条电脑硬件设备管理 一 电脑硬件设备包括电脑 打印机 扫描仪 复印机 摄像器材等电脑硬件设 备 如需采购 申请部门需填写 办公用品申购单 交行政部审核确认 经 总经办同意后统一采购 二 硬件设备应由行政部专人管理 进行定期维护清理 发现问题及时进行纠正 要认真做好防尘 防磁 防潮 防高温 防火 防盗的工作 要保证设备的 整齐清洁 各种软件应固定存贮于带锁的可屏蔽的磁盘柜中 三 所有硬件设备由行政部负责报修 第四十九条行政部负责电话网络报装 安装 改装等相关事务 维护整个网络的正 常运行 保证公司正常办公需要 第十一章 印章使用管理规定 第五十条各类印章都具有法律效力 必须依法使用 严格管理 使用印章时 需 填写 文件盖章申请表 做好登记 注明用途 经部门主管领导审批 然后提交总经办 进行审核 最终由总经办按规定用章 并在用章登记薄上进行登记 第五十一条严禁在空白表格 证书 信笺等空白件上用印 第五十二条公章 财务专用章 法人代表私章 由总经办保管 一律不得带出公 9 司外 因特殊情况需要外出用印 必须经公司领导批准持有效证明领取印章 用后须及时 归还 第五十三条印章专管人员必须妥善保管印章 如有遗失必须及时向公司报告 印章 磨损或单位名称变更应由行政部统一办理重新刻制手续并将原印章统一销毁 第五十四条违反本制度的规定 给公司造成损失的 由公司对违纪者予处分 造成 严重损失或情节严重的移送有关机关处理 第十二章 固定资产与办公用品管理规定 第五十五条行政部负责固定资产及办公用品的管理 各项目分部在总行行政部指导 与监督下自行组织采购 管理制度及执行流程同总部 第五十六条固定资产和办公用品包括电脑设备 办公家具 打印一体机 车辆等财 产及文件夹 笔 纸 硒鼓 墨盒 移动存储设备等低值易耗品 第五十七条固定资产和办公用品的采购 一 审批程序 各部门根据需购买的设备与用品提出申请 填写 办公用品申购单 由部门经理签 字后报行政部汇总 行政部审核物品申请是否合理 审核通过的 根据现存物资情况作出 购买预算 送总经办审批后统一组织采购 行政部对申购行为有异议或否决 应及时与申 购部门沟通 如果物品一时无法采购到 也必须及时答复相关部门 二 组织采购 物资采购由行政部负责 采购人员必须严把进货关 质量关 价格关 进行采购时 配置要按申购岗位的工作需求而定 严格办理验收登记及出入库手续 购货发票经手人必 须在验货完毕后到财务入帐报销 第五十八条固定资产与办公用品的管理 一 行政部与财务部共同建立固定资产总账 由财务负责账目管理 行政部负责 实物管理 行政部与财务部不定期对总部固定资产进行清查盘点 力求账目 相符 各岗位要给予支持配合 二 固定资产原则上不得外借 特别情况下必须向行政部申请并填写 固定资产 借用表 明确借用人 在借用期间由借用人负责该物品的保管 如有损失 责任由借用人承担 三 总部实行固定资产领用承包制 行政部及各部门一经领用 就是财产直接责 任人 对资产的遗失 损坏等负有直接责任 每月办公用品由行政部统一派 发 领用人签字确认 固定资产 办公用品出现故障 须填写 设备报修 报 废申请表 报行政部统一修理 固定资产如遗失 借失 均由财产直接责任 人负责 10 四 每位员工在职务调动或辞职时 必须先办理资产移交手续 做到核对无误 若资产使用部门发生变更 应由行政部及时登记入册 或改签责任人 第五十九条由行政部负责办理固定资产的报废 对报废 报损的固定资产 要求出 示损坏的原物 填写 设备报修 报废申请表 由部门负责人签字后报行政部核实 行政 部经理 财务部经理签字后报总经理同意 由行政部统一处置 固定资产处置收入由行政 部统一收取 任何个人和部门不得私自占有 第十三章 出差管理规定 第六十条出差必须是领导派遣或工作需要 需填写 因公出差申请表 经部门负 责人批准 办理好工作交接 然后向行政部备案 当日珠海市内出差由部门经理批准并告 知总经办 珠海市外出差由部门经理审核 总经理批准 第六十一条出差纪律 一 出差期间 必须遵守法纪法规 严禁滋扰生事 破坏公司声誉 若有违反 将受公司严重处罚 严禁假公济私 以出差名义办理私人事务 二 原则上要按照预定时间准时返回 因私事延误必须履行请假手续 所产生的 费用自行承担 三 出差途中因病 或遇意外灾害 或因工作实际 需要延长时间 必须电话请 示主管领导 并获批准 出差返回公司后两个工作日内补齐请假申请手续 第六十二条出差费用报销 一 需预支差旅费用的出差人员 应按照财务部费用预支流程办理 出差归来后 须在两个工作日内办理费用报销手续 按实际消费多退少补 若有特殊情况 不能及时报销 必须向总经理及财务部报告 二 出差期间 除因公需要 财务部不向私人借款 三 和领导一起出差的 可享受同等待遇 报销须据实执行 严禁虚报假报 四 住宿 餐费 通讯费补贴标准 A 类城市B 类城市C 类城市 人员级别 通讯 费用住宿餐费住宿餐费住宿餐费 部门经理 以上 300 元 月400 元 天60 元 天300 元 天50 元 天200 元 天40 元 天 驻外项目 负责人 150 元 月300 元 天50 元 天200 元 天40 元 天100 元 天30 元 天 普通员工无200 元 天45 元 天150 元 天35 元 天100 元 天25 元 天 说明 A 类城市 指各省会 直辖市 经济特区等 B 类城市 指全国大中城市 经济较发达地区 C 类城市 指中小城市及县及乡镇地区 五 交通补助 出差地为非常驻项目部 行政部按需统一预定机票 且凭正规发票 报销出