各职位所需知识

秘书所需知识秘书所需知识 1 基本素质 1 1 身体素质 身体素质 健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提 要有一个健康的体魄 身 体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的 2 2 心理素质 心理素质 要时刻保持良好的心态 心理状态要正常 不要被情绪所左右 每一天都应 以平和的心态从事自己的工作 一个有着心理障碍的人 一个对社会充满仇恨的人 一个喜 怒无常的人是不可能做好秘书工作的 3 3 思想素质 思想素质 这是更高的一项要求 作为现代社会的高级管理人员 在一个国际知名的机 构里工作 应当具有爱岗敬业精神 实事求是精神和开拓创新精神 此外 还应具备博大的 胸怀 宽广的视野和高度的社会责任感 在现代社会里 人们的工作生活的节奏加快 社会的变化日新月异 外边的世界很精彩 几 乎每天都有令你感慨的事情发生 且不说每天的国内外形势 就在我们身边 就会经常发生 一些新鲜事 突发事 这些都会令你感慨 但不要受各种情况的影响 二 业务素质 1 理论知识 必须认识到理论学习的重要性 一方面要掌握扎实的基础知识 包括法律 包括法律 外语 经贸以及对业务工作有帮助的其它知识外语 经贸以及对业务工作有帮助的其它知识 另一方面也注意收集新的信息 关注的法学收集新的信息 关注的法学 领域的新的发展动态 领域的新的发展动态 2 实践经验 要注意总结工作中好的经验 尽量避免走弯路 要经常进行经验交流 要多 向有经验的人学习 3 办事能力 秘书工作繁杂 琐碎 这就要求我们必须具备较高的办事能力 无论是办案 办会 还是处理日常事务 都要注意锻炼自己的办事能力 提高办事效率并应掌握一定的办掌握一定的办 事方法与技巧 事方法与技巧 详见 四 三 文化素质 1 社会科学 学好专业知识应是起码的要求 而懂得一点文史哲 具备一定的文化素养具备一定的文化素养 也很有必要 可陶冶人生情趣 亦可对工作有所裨益 2 自然科学 仲裁 调解案件五花八门 常常要涉及自然科学的有关知识 如机械设备 涉及自然科学的有关知识 如机械设备 建筑工程 医药化学等建筑工程 医药化学等 一方面 我们平时要注意积累 另一方面 在办理这方面的案子过 程中 也要从中学一学这方面的知识 3 外语 外语 我们办理的案件中 涉外案件占有很大的比例 经常涉及外国当事人 对外交往 中 无论是书面的 还是口头的 都要经常运用外语 我们要使自己成为既懂业务又懂外语 的 两条腿走路 的人才 四 此外 学会一些有益的技能学会一些有益的技能 如电脑 开车 琴棋书画等 也是很有好处的 四 秘书人员要掌握一定的工作原则 方法和艺术掌握一定的工作原则 方法和艺术 工作原则 在工作中应遵循的规律并使 之作为我们行为的准则 工作方法 为了达到工作目标而采取的手段和途径 比如过河 你可以选择游泳 划船 架桥等 关键是要选择切实 可行的方法 工作艺术 通过运用高 超的 巧妙的 具有创造性的工作方法 顺利地完成工作任务 同时给人以美的感觉和享受 作为现代社会的秘书人员或管理人员 我们应该学会 坚持工作原则 运用工作方法 讲究 工作艺术 为此 我们要做到以下几点 1 1 要协调好各种关系 包括与本部门的领导之间 要协调好各种关系 包括与本部门的领导之间 同事之间 与仲裁员同事之间 与仲裁员 调解员之间的关系 与当事人的关系 与律师的关系 与有关部门的调解员之间的关系 与当事人的关系 与律师的关系 与有关部门的 关系等 关系等 要成为一位 全能型 的高级秘书 你需要具备以下的素质 1 高效的工作能力 高效的工作能力 能将琐碎繁忙的工作变得井然有序 能适应各种环境的变化和工作节奏的突变 做到临危受 命 忙而不乱 2 善于人际沟通 善于人际沟通 秘书最重要的职能是上传下达 当老板和员工之间的沟通有了障碍 甚至影响到了团队关系 和公司的动作 秘书应该用沟能的艺术 化解上下级之间的尴尬和猜疑 3 有外交家的平衡术 跻身于公司各种势力格局中 善于灵巧应对 能把握各种利害关系 找到一个最佳平衡点 4 能担当重要责任能担当重要责任 高级秘书负责各领导层的沟通和联络 甚至草拟文件 替上级制订计划 大胆谨慎地扮演好 一个管理者的角色 此外 作为领导最亲近的人 非常容易暴露缺点和犯错 因此 谨言慎 行 张弛有度 深入了解领导的喜好是有用的护身符 5 有良好的社交能力有良好的社交能力 熟悉地方政府官员 公司客户 上级的亲朋好友等与上级相关的 人脉圈 并与他们建立 良好的公共关系 这时公关技巧的运用是必不可少的 此外 服务于不同的行业 对高级秘书的要求也会有所差异 如律师事务所需要懂得相关法 律知识的秘书 而商务公司中又需要有良好的商务谈判能力和协调能力 最好还能具备企业 管理知识 财务知识等 补充补充 一 秘书的工作内容工作内容 既要执行事务 又要处理事务 具体包括 文书撰写与制作 文 书处理 档案管理 组织会议 信息资料与调查研究工作 接待工作 信访工作 沟通与协调工作 督查工作 机要保密工作 办公室管理和其他临时交办的事项 二 秘书的职业道德职业道德 热爱本职 忠于职守 服从领导 甘于奉献 重信守诺 严守秘 密 善于合作 办事公道 遵纪守法 廉洁奉公 三 秘书的性格品质性格品质 开朗 机敏 稳重 坚毅 随和 幽默 四 秘书应掌握的知识 基础知识 专业知识 辅助知识 基础知识包括科学文化知识 政治哲学知识 法律政策知识 专业知识包括秘书业务知识 服务单位专业知识 行业专业知识 辅助知识包括管理学 心理学 公共关系学和经济学知识 五 秘书应充分发挥助手作用 参谋作用 信息作用 协调作用 公关作用并充分运用 其听知能力 写作能力 口语表达能力 计算机操作能力 外语能力 非语言表达 能力 社交能力 应变能力和办事能力 以上都是比较理论化的东西 现就秘书业务知识做具体化的分析 秘书业务主要可以细 化为 文书写作 电话管理 会议管理 沟通管理 情绪管理 档案管理 时间管理 形象 管理 值班管理 保密管理等十个方面 掌握好这些方面的操作方法和技巧 会帮助秘书尽 快成为受老板倚重的人才 一 文书写作 一 文书写作 秘书应掌握好决定 通知 会议记录 工作计划 工作总结 商务往来函电 请柬 邀 请函 贺信 感谢信等的写法 以备不时之需 充分发挥 笔杆子 秀才 的作用 同时 要进行文件的打印 复印 编排 装订等事务性工作 二 电话管理 二 电话管理 接打电话的基本要领是 KISS 理论 keep it simple and short 铃声三声内接电话 最好 是第二声 结束电话前重复 5W2H 要点 who why when where what how how much 降低 音量 保证机密不外露 并遵守五项原则 1 快速回复 保证经常用到的资料放在旁边 2 先自报家门 3 记录 要点 准备好笔 电话记录簿 电话留言条 4 感谢对方来电 5 照实办理 同时 选择好打电话的时间 以免造成对方不便 一般不便时间主要有 1 周一早上上 班之初 2 周五临近下班之际 3 午间休息时间 4 非工作时间 5 国际长途要考虑时 差 整个电话过程 秘书都必须耐心倾听 有礼貌 表现自己应有的涵养与素质 三 会议管理 三 会议管理 开会前的准备工作有 1 设定会议目标 2 遴选与会者 3 选择会议时间 最好是 下午 60 90 分钟 4 选择会议地点 遵循方便与会者原则 5 布置会议场所 场内用具 和设备 6 拟定议程 时间的控制与会议进程 需派发给与会人员 7 派发会议通知 提前 3 7 天 8 会议前的最后检查 掌握会议议程与会议记录的写法 并于会后 72 小时内分发会议记录给与会人员 四 沟通管理 四 沟通管理 困扰秘书的十大问题 薪水不高 琐事复杂 升迁无门 感情问题 工作环境 家庭因 素 时常加班 主管太多 闲言碎语 两性骚扰 这些问题直接影响着秘书的工作情绪与态 度 因此作为一个好秘书就必须具有沟通管理的能力 那好秘书的必备条件有哪些呢 除了 具备传统的外表 学识 个性条件外 秘书还需具有 1 自己找寻问题答案的能力 2 自己 排解情绪的能力 3 自己不断找机会的能力 4 话不多但得中听 5 做事有分寸 6 凡 事察言观色 7 能设身处地考虑 8 能配合主管唱黑脸白脸 9 有公关能力 10 随时 待命 与上司相处 要了解上司的工作习惯 建立完整的数据库 有积极的工作态度 迎合主 管情绪 并保持适当的距离 与同事相处 避免发号施令 真心与同事打成一片 不滥用职 权 建立高效率团队 同时应避免泄露机密 代替上司发号施令假传圣旨 信息档案管理紊乱 个人主义自我 意识太重 时间管理不当 心浮气躁无法专心等错误 五 情绪管理 五 情绪管理 面对老板情绪化 应避免事端扩大 避免其他人受到牵连 避免自己情绪受到感染 想 尽一切办法让老板静一静 为老板换茶添水 缓和氛围 避免主管在情绪不定时做出错误决 定 面对客户情绪化 应耐心听完客户抱怨 无论对错都要说抱歉 用纸笔做好详细记录 将客户带离办公现场 邀请相关部门人员旁听 告诉客户会诚心为他解决 能当场解决的不 拖延 不能当场解决的告诉客户解决时间 并在适当时候报告主管请求支持 面对同事情绪化 应避免进入是非圈 避免办公室桃色纠纷 避免打小报告 避免发号 施令 并避免接受同事无谓请托 并避免情绪问题造成心结 同时 秘书应该要有自己的压力纾解方式 如工作中可通过看照片 喝咖啡 吃巧克力 听音乐 深呼吸 打电话 聊天等方式纾解 下班后可通过运动 唱歌 小酌 旅行 看书 养宠物 洗澡 学习 交友 看医生纾解 找到适合自己的方式适当调整自己的情绪 六 档案管理 六 档案管理 档案包括文件 邮件 名片 通讯簿 简报等等 做好档案管理 秘书需要建立公司 组织结构图 建立公司文件的目录清单 根据各部门功能列出 并按时间发生的原始顺序排 列 用标签标记 并决定档案的保存期限及销毁日期 填好销毁清单 80 的只需保存 1 年 处理 EMAIL 先确定来件时间 下载所有电子邮件后立刻分类 存储之前需要更改名 称 立刻将发件人的地址存入地址簿 个人邮件另设文件夹 与公务分开 设置优先级 进 行分类 每个半个月删除过期邮件 防止计算机病毒 重要资料随时备份 整理名片 先按照行业或头衔或性质分类 判断重要性 然后登记名片收到的时间 地 点 归档并登录在通讯簿里 档案管理需注意 八防 防水 防火 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗 而为 了保证电子文件的安全 应设置开机密码 设置带密码的屏保 给文件设置打开密码 将文 件属性设置为只读 以确保档案机密不被泄露 七 时间管理 七 时间管理 秘书的时间管理包括两个方面 一个是帮助主管管理好时间 一个是管理自己的个人时 间 管理主管的时间主要体现在行程表上 包括约会的安排 访客接待工作 差旅的安排 每日上班之前 将扼要的主管当日行程表和本周行程表放于主管的桌面上 行程表要列明时 间 地点 联系人电话 约会主题 地图 停车位示意图 秘书还要控制访客和会议时间 通过在议程表上写明时间 设置时间闹表 提醒下一个访客来临时间 在门口挂牌防止打扰 等方式实现时间的控制 并安排好主管的出差行程 列好出差必备物品清单 提醒主管注意 事项等等 合理安排主管的行程 确保顺利进行 八 形象管理 八 形象管理 秘书应时刻注意细节 检查以下部位 头部 头发 化妆 耳后 身体 裙角 拉链 纽扣 手帕 头皮屑 手部 护手 洗手 指甲 手表 首饰 腿脚 袜子 鞋子 其他 制服 手包 私人物品 等等 着装遵循 TOP 原则 time object place 全身服饰应控制在三个色内 女士在正式场 合 三点不露 肩膀 膝盖 脚趾头 服饰选择套裙最佳 黑色外套和海军蓝外套都不错 肢体语言上 最有自信的姿势是下颚微微上扬 与地平线保持 10 左右的角度 接待客人上更应表现应有的礼仪 当访客来临时 首先查验会客簿 核对身份 填好访 客记录 然后交换名片与寒暄 将客户带至会客地点 准备茶水 杂志给客户打发时间 注 意细节 调好空调 建议 22 将会客室挂上 会客中 字样 防止其他人打扰 领导和 客人谈话中 每隔 60 90 分钟添次茶水 中途有事通过纸条传递 如果是远方预约来客 秘 书要提前做好接待方案 做好接待人员的分工 做好工作日程安排以及宴请安排 体现我们 的周到与细心 九 值班管理 九 值班管理 值班工作的内容 传递信息 公务接待与咨询 处理紧急问题和突发事件 承办领导交 代的临时事项等 值班过程中要做好值班日志 值班报告表 值班咨询接待登记表 值班电话记录单等的 登记工作 并将本地车站 机场 码头 医院 主要宾馆饭店 娱乐场所位置及联系电话 地图 交通路线图 时刻表放于旁边 以便不时之需 十 保密管理 十 保密管理 秘书人员的保密工作主要有 文件保密 会议保密 通信保密 领导人隐私保密 商 业机密保密 计算机保密工作 做到 不该说的机密 绝对不说 不该问的机密 绝对不问 不该看的机密 绝对不 看 不该记录的机密 绝对不记录 不在非保密记录本上记录机密 不在私人通信中涉及机 密 不在公共场所和亲朋好友谈论机密 不在不利于保密的地方存放机密文件和资料 不携 带机密材料浏览参观 探亲访友和出入公共场所等 总结为 总结为 1 必须有更多的付出精神 不能太计较工作时间和个人报酬 2 常用电话号码 重要客户和合作者的联系尽可能熟记 3 要学会摆弄文件 学会挡案管理 重要文件能随时拿出来 所保存的文件能在2分钟之内 找到 近期 半月内 过手的文件要迅速知道其去处 4 学会记住认人 凡是见过一次面或找过你上司一次的人 一定要记住其容貌和姓名 最 好能在下次见到时 能立即知道这人姓什么 做什么的 5 应酬活动 场合允许要站在老板身边 轻声提醒上司对面过来准备与你上司打招呼的人 姓什么 做什么的 6 学会记录 只要在场能记录的一般你就别拉下 说不定什么时候有用 7 开会一般你只是列席 要记住尽量少发言 如非上司问及 一般不发言 但是一定要将 会议记录一定要全面 尤其是重要发言和会议决议 8 对内部各部门和人员有调查研究和了解情况的权力 但没有指令权 若转达上司的指令 一定要在下达之前说明 9 为了写东西 多做标准文本 以备不时之需 10 对其它同事不可有骄娇之气 11 无论对上 对下 多用 请 和 谢谢 12 不上网做与工作无关的事 也许别的同事可以 13 手机永远是振动 网上 QQ 也不要有唧唧的叫声 14 要细心 学会在小事情上为上司补缺 必要时候需要为上司圆场 15 上司的失误要适时地提示 温和地提醒 16 常规性的琐碎事务 妥善处理 必要情况一跟到底 不要让人有半点不放心 17 对内外任何场合不议论公司 同事是非 18 不是上司问及 不议论同事的不好 19 少喝酒 不能醉 20 对同事言语不能暧昧 对上司绝对尊重 不和上司短信商讨个人问题 21 穿衣服有工装最好 不要为了取悦自己穿太性感的衣服 22 切不可产生办公室恋情 如有萌芽立即走人 23 向上司汇报工作或者接受上司安排 指令一定要记得带上笔记本 好记性不如烂笔头 24 上司的任何安排或者指示 一定要在上司说完后 记录好 没听清楚一定要问或者请上 司重复一次 25 事很多 别着急 抓紧办 慢慢来 机械设计师所需知识机械设计师所需知识 1 掌握基础的设计软件 掌握基础的设计软件 CADCAD PRO EPRO E 或或 SWSW WORDWORD EXCELEXCEL 好的还有好的还有 ANSYSANSYS 2 撑握各种机床的加工特点及加工精度机床的加工特点及加工精度 有机会最好上机床试试 并能编制零编制零 件的机械加工工序卡件的机械加工工序卡 3 工装夹具的实际用法工装夹具的实际用法 并能设计改进 4 调质 退火 回火 渗碳 渗氮 淬火 井式炉 箱式炉 等热处理方法热处理方法 通用材料热处理后的金相 布氏 洛氏 维氏硬度维氏硬度的意义 什么样的热处理对应什么样的