行政物资管理制度

第 1 页 共 20 页 行政物资管理制度 第一条第一条 目的目的 为规范 XXX 以下简称公司 行政物资管理 明确行政物资管理流程 保 证公司行政物资合理配置 特制定本制度 第二条第二条 本制度所称行政物资管理本制度所称行政物资管理 指用于公司日常行政办公的非生产相关物资的采购 入库 领用 维修 报废 清查等一系列管理工作 第三条第三条 行政物资分类行政物资分类 公司行政物资主要分为两大类 分别为固定资产类和低值损耗品类 一 固定资产 价值 2000 元以上 如打印机 电脑 空调 投影仪等 二 低值损耗品 价值 1999 元以下 一 价值 50 元 1999 元的低值损耗品 如电话 传真机 文件柜 办公 桌椅等 二 价值 49 元以下的低值易耗品 其中包括部门所需品和个人所需品 1 部门所需品 传真纸 复 写 印纸 打印纸 墨水 胶水 订书机 回形针 计算器 文件栏 笔筒 文件夹等 2 个人所需品 签字笔 芯 圆珠笔 芯 铅笔 笔记本 双面胶 回形针 信笺纸等 第四条第四条 管理部门管理部门 行政部是公司日常办公用品的管理部门 负责行政物资的管理工作 第五条第五条 适用范围适用范围 本制度适用于公司全体组织及个人 第一章第一章 行政物资采购行政物资采购 第六条第六条 行政物资采购条件行政物资采购条件 以下两种条件至少满足一种时 应着手办理行政物资采购相关事宜 一 各部门需要而公司库房没有备存该类行政物品 二 库房该类行政物资数量低于规定最低库存量 第 2 页 共 20 页 第七条第七条 行政物资采购流程行政物资采购流程 一 在满足物资采购条件时 行政部跟据库存记录 提出采购申请 填写 行政物资采购申请单 详见附件 1 一 价值 499 元以下的低值损耗品 由分管行政的副总经理审核 总经 理审定 二 价值 500 元以上的行政物资 由分管行政的副总经理 总经理双审 核后董事长审定 二 行政部物资管理相关人员凭审定后的 行政物资采购申请单 交采购 部联系采购 第八条第八条 行政物资采购要求行政物资采购要求 一 行政物资一般由采购部向供应商采购 电子类行政物资 如个人计算机 可以经董事长同意并授权相关部门 如信息部 采购 二 行政部应建立行政物资库存量档案 每月限定时间清查账本 发现库 存物资不够应及时添置 第二章第二章 行政物资入库行政物资入库 第九条第九条 行政物资入库条件行政物资入库条件 经质量检验部门 信息部门等检验合格的采购物资可以办理物资入库手续 第十条第十条 行政物资入库流程行政物资入库流程 一 采购部将采购来的行政物资交给物资管理相关人员管理 二 物资管理人员再次清点 购销合同 和 行政物资采购申请单 上所 列各项指标 对照质量和数量 三 清点无误后根据入库物品 时间 型号等填写 行政物资入库明细表 详见附件 2 同时备份存档 第十一条第十一条 行政物资入库要求行政物资入库要求 一 拒绝不合格或手续不齐全的物资入库 杜绝只见入库单不见实物的现 象 第 3 页 共 20 页 二 入库时 行政部相关人员必须查点物资的数量 规格型号 合格证件 等项目 如发现物资数量 质量不合格时 不得办理入库手续 三 如有多领的行政物资需要退库时 必须由物资管理员填写物资入库单 办妥手续后方可入库 四 人员离职时 由物资管理员将分派给个人的行政物资收回入库 如物 资回收时因保管 使用不当或故意损坏造成损失 由使用者酌情赔偿 第三章第三章 行政物资领用行政物资领用 第十二条第十二条 行政物资领用依据行政物资领用依据 一 被规划为公司固定资产的行政物资 在员工入职时按各职等对应标准 报分管行政的副总经理审核 总经理审定后发放 原则上不再增补 若破损 残旧需更换的必须向行政部提出申请 二 低值损耗品的领用可依据历史记录 如以过去半年耗用平均数 经验法 则 估计消耗时间 设定领用频率 如圆珠笔每月每人发放一支 并可随部门或人员 的工作状况随时调整发放频率 同时低值损耗品的领用实行以旧换新原则 但 纯消耗品不在此列 如信纸等 第十三条第十三条 行政物资领用流程行政物资领用流程 一 不同价值的行政物资的领用流程如下 一 价值在10元以下的低值损耗品 由申请领用人直接在行政部物资领 用登记簿上注明领用品名 数量 领用日期等即可领用 二 其它价值的行政物资由领用人填写 行政物资领用申请单 详见附 件3 按同等价值行政物资采购报批标准申请 并经行政部负责人和分管行政 副总经理双审核 总经理审定后方可领用 同时在领用登记簿上注明明细 三 行政部将 行政物资领用申请单 附着在 行政物资出库明细单 后 存档 按照物资领用单上所列名目向领用人发放行政物资 第十四条第十四条 行政物资领用要求行政物资领用要求 一 本着节约与自愿的原则 可不领用或少领用的应尽量节约 二 需要以旧换新的行政物资 如发生遗失 更换时视具体情况给予一定 第 4 页 共 20 页 经济赔偿 三 新入职职员到职时如需要领行政用品的 由人力资源部按流程统一向行 政部提出行政用品申领要求 四 物品领用后 遵从谁领用 谁管理的原则 个人物资由申请者个人负 责 部门物资由该部门负责人负责 具体界定范围参考本制度第三条 五 领用的行政物资严禁个人带回家使用 第四章第四章 行政物资报修行政物资报修 第十五条第十五条 行政物资的报修条件行政物资的报修条件 以下两种条件同时满足可将损坏物资交至行政部联系维修 其中属个人物 资由个人提出报修申请 部门物资由该部门负责人申请 一 价值为 50 元以上的低值损耗品或固定资产 二 物资在正常工作当中由于自然磨损等原因造成非人为损坏 第十六条第十六条 行政物资报修流程行政物资报修流程 一 损坏物资为电脑 传真机等电子产品 由物资使用人先行联系信息部 技术人员进行初期检查 维修 调试 二 经信息部调试确定为发生严重损坏的电子类行政物资 非电子类行政 物资 由物资使用者向行政部提出维修申请 并填写 行政物资报修申请单 详见附件 5 按照物资采购相应审批标准由相关负责人审核 审定 三 行政部物资管理员凭审定通过的 行政物资报修申请单 联系维修单 位维修 并将申请单存档 四 修理完毕后由管理员归还使用人员 并做维修记录 物资使用者在记 录单上签字 五 维修时如需更换零部件需报修人员按照物资采购流程和物资领用流程 办理相关手续 第十七条第十七条 行政物资报修要求行政物资报修要求 一 由于使用不当等个人原因造成物资损坏的 也可报行政部维修 但产 生费用须个人承担 第 5 页 共 20 页 二 把个人办公物资借给他人而造成损坏的 维修费用由借出者个人承担 三 行政部作维修记录时必须将 行政物资报修申请单 附在维修簿上存 档 以便公司日后的物资清查管理 第五章第五章 行政物资报废行政物资报废 第十八条第十八条 行政物资报废条件行政物资报废条件 以下两种条件同时满足可办理行政物资报废 一 被划分为公司固定资产的行政物资 二 使用期满并丧失使用效能或由于各种原因造成损坏且无法修理或无维 修价值 第十九条第十九条 行政物资报废流程行政物资报废流程 一 物资损坏部门负责人向行政部提出物资报废要求 二 由行政部物资管理员填写 行政物资报废申请单 详见附件 7 详 细填写物资分类号 编号 名称 规格型号 单价 数量等资料 三 物资管理员将申请表交至行政部负责人处组织相关人员进行初审 并 提出报废初审意见 有再利用价值的交还报修人员 无再利用价值的交由分管 行政副总经理和总经理双审核 董事长审定并作报废处理 四 行政部物资管理人员根据 行政物资报废申请单 所列名目 向部门 收回报废物资 五 行政部物资管理员凭 行政物资报废申请单 到财务处销账 做到帐 物同时注销 第二十条第二十条 行政物资报废要求行政物资报废要求 一 为保证物资经常处于良好状态和账实相符 除因无法妥善存放的物资 专项报废外 物资报废每年年终进行一次 二 固定资产报废必须由相关领导 专业人员 行政部部长 财务人员等 相关人员会同鉴定 按照物资报废流程严格执行 第 6 页 共 20 页 三 因个人或部门保管 保养不善造成的物资报废 应由个人或部门负责 人写出详细报告并根据损失程度承担经济赔偿 四 报废物资一经批准报废 必须将实物交回行政部处理 不得随意丢弃 五 凡有修旧利废价值的 应充分实现其再利用价值 进行物资维修工作 不得随意做报废处理 第六章第六章 行政物资清查行政物资清查 第二十一条第二十一条 行政物资清查条件行政物资清查条件 公司应对价值 100 元以上的行政物资做定期清查核算 第二十二条第二十二条 行政物资清查流程行政物资清查流程 一 在行政物资清查工作开始之前 由行政部负责人布置清查工作 确定 清查范围 时间和应达到的要求 二 行政部相关人员从台帐上将所有符合清查条件的行政物资与实际物资 进行核对 并跟据 行政物资领用申请单 行政物资入库明细单 和 行 政物资出库明细单 做具体校对 同时物资管理人员应停止行政物资的收发活 动 将物资分类摆放有序 严禁实物流动 三 物资清查中发现帐实不符 应及时查明原因 以书面形式给出相应处 理意见 如盘亏的从账面销除 盘盈的估价入账等 并按照价格根据物资采购 报批标准上报相关负责人审核 审定 四 由审定人确定差异处理决定和对相关责任人的处置决定 第二十三条第二十三条 行政物资清查要求行政物资清查要求 一 行政部负责人每月月末进行行政物资清查 每年年末会同物资使用部 门 财务部等部门进行年度盘点 并将工作记录装订成册保管存档 二 清查过程中要分配专人负责清点 专人负责记录 专人负责监督 清 查过程中 除了要保证清点数量准确外 还要关注各类行政物资的价值有无减 损 有无超储积压 浪费等现象 三 清查过程中如有固定资产需作报废处理的 必须按审批程序经相关领 第 7 页 共 20 页 导审核批准后才可处理 否则一律不准自行调整 四 清查中若遇固定资产缺失或质量上的问题 如超期 老化 变质或损 坏等 应及时用书面的形式向相关领导汇报 如因台帐管理人员等由于疏忽等 自身原因造成公司固定资产帐实严重不符 须视具体情况给予经济处罚 第七章第七章 附附 则则 第二十四条 行政物资管理严格按照本制度执行 责任落实到岗位 失责将 按相关制度惩处 第二十五条 本制度的修订及解释归属行政部 第二十六条 本制度签发之日起生效 若与此前相关文件冲突 以本制度为 准 附件 1 行政物资采购申请单 2 行政物资入库明细单 3 行政物资领用申请单 4 行政物资出库明细单 5 行政物资报修申请单 6 行政物资报废申请单 7 行政物资采购流程图 8 行政物资入库流程图 9 行政物资领用流程图 10 行政物资报修流程图 11 行政物资报废流程图 12 行政物资清查流程图 以下无正文 第 8 页 共 20 页 附件 1 行政物资采购申请单行政物资采购申请单 申购部门 年 月 日 物资 名称 参考型号 及规格 库存 采购 数量 预计 单价 预计使用 年限 采购 用途 审核人意见审定人意见备注 第 9 页 共 20 页 附件 2 行政物资入库明细单行政物资入库明细单 采 购 出 库 日 期入 库 日 期 入 库 物 品 清 单 序 号物 资 名 称 型 号 及 规 格数 量单 价 采购人签字物资管理人员签字 第 10 页 共 20 页 附件 3 行政物资领用申请单行政物资领用申请单 申请部门申请人申请时间 物资名称型号数量 单价 申 请 内 容 领用理由 部门负责人 审核人 第 11 页 共 20 页 审定人 备注 附件 4 行政物资出库明细单行政物资出库明细单 入库日期出库日期 出 库 物 品 清 单 序 号物 资 名 称型 号 及 规 格数 量单 价 领用人签字物资管理人员签字 第 12 页 共 20 页 附件 5 行政物资报修申请单行政物资报修申请单 申请部门申请人申请日期 物资名称型号及规格损坏原因申 请 内 容 行政部负责人 审核人 第 13 页 共 20 页 审定人 备注 附件 6 行政物资报废申请单行政物资报废申请单 申请部门 年 月 日 财产编号 物资名称单 位数 量单 价金 额型号及规格 类别号财产号 生产厂家出厂年月使用人使用年限使用部门负责人意见 物资现状及 报废原因 检测单位 意见 第 14 页 共 20 页 技术鉴定情况 鉴定人 行政部负责人 意见 审核人意见 审定人意见 第 15 页 共 20 页 附件 7 行政物资采购流程 采购部行政部分管行政副总总经理董事长 填写 物资采 购申请单 审核 审定 审核 审定 价值499元以下采购同意 不同意 同意 不同意 价值500元以上采购同意 不同意 同意 采购 同意 不同意 第 16 页 共 20 页 附件 8 行政物资入库流程 采购部物资管理人员质检部门 物资质量检验 物资交行政部 管理 质量合格 不相符 填写 行政物 资入库明细 单 存档 清点物资型 号 数量 相符 第 17 页 共 20 页 附件 9 行政物资领用流程 物资管理人员分管行政副总总经理董事长领用人 提出领用申请 填写 行政物 资领用流程 审核 审定 审核 审定 发放物资 表单存档 价值499元以下同意 同意 不同意 价值500元以上同意 同意 同意 不同意 不同意 10元以下物资 登记明细 不同意 第 18 页 共 20 页 附件 10 行政物资报修流程 董事长信息部行政部分管行政副总总经理报修人员 提出报修申 请 填写 行 政物资报修申 请单 电子产品初检 审核 审定 审定 联系维修 做 维修记录 审