论企业管理沟通中存在的问题及其应对策略

摘 要 信息时代 管理沟通在现代企业管理中发挥着越来越重要的作用 企业管理 的成败 缘于管理者之间 管理者和员工之间的良好沟通企业的管理离不开沟 通交流 企业对内对外的管理沟通不畅 导致了包括企业形象受损 员工凝聚 力下降 人才流失 消费者转向竞争者等一系列问题 对企业经营管理产生了 巨大影响 本文以沟通交流的重要性为分析起点 具体阐述了企业内外部管理 沟通的问题 科学地分析这些障碍因素 并在此基础上提出了相应的应对策略 同时提出一些改善沟通的建议 有助于管理者改善企业内部的沟通状况 关键词 管理沟通 问题 对策 论企业管理沟通中存在的问题及其应对策略 1 引言 随着市场经济不断发展 企业管理也发生着越来越深人的变化 管理的过程 是一个通过发挥管理功能 充分调动人的积极性 提高组织的绩效 从而实现 企业共同目标的过程 所谓沟通 是人与人之间的思想和信息的交换 是将信 息由一个人传达给另一个人 逐步广泛传播的过程 著名组织管理学家巴纳德 认为 沟通是把一个组织中的成员联系在一起 以实现共同目标的手段 管 理离不开沟通 沟通渗透管理的各个方面 企业管理的兴衰 与管理者之间 管理者和员工之间的良好沟通有着十分密切的关系 2 管理沟通的内涵 管理沟通是管理活动和管理行为中最重要成部分 要了解管理沟通的内涵 必须首先了谓沟通 大英百科全书 关于沟通的定义是用任何方法 彼此交换 信息 即指一个人与另人之间用视觉 符号 电话 收音机 电视或其具为媒 体 所从事的交换信息的方法 3 企业管理沟通中存在的问题 3 1 管理者思想认识上有偏差 研究表明管理中有 70 错误是由于沟通不善造成的 但许多管理者还没有 认识到沟通对于企业管理的重要作用 也没有认识到沟通能力是管理者的主要 能力 因而对沟通没用引起足够的重视 思想认识上有偏差 一方面有的管理 者片面认为企业外部的投资人 客户 供应商 经销商 新闻媒体 政府机构 贸易伙伴 竞争对手等影响和制约企业的发展 因而将 80 的时间 精力都用 于协调外部关系上 认为只要把外部沟通做好就行 另一方面表现在内部管理 上 决策只是管理者说了算 企业中一些决策不能与员工沟通 怕员工知晓 怕意见不统一难以实现决策 3 2 沟通渠道不具有系统性 不能将各种沟通渠道科学有效的结合形成沟通系统 主要表现在 第一 正 式沟通渠道多 非正式沟通渠道少 第二 向下沟通渠道多 向上沟通渠道少 下行沟通占纵向沟通的主体 这样既不利于员工直接把自己的意见向领导反映 也不利于管理者和下属形成良好的关系 影响管理水平的提高 第三 纵向沟 通多横向沟通少 主要表现为缺乏跨越部门的沟通渠道或同级别人员之间的沟 通渠道 部门间关系不协调 团队精神差 势必会影响企业运作效率 第四 间接渠道多直接渠道少 主要表现在基层信息通过企业机构层层传递 使企业 内部沟通速度慢 信息容易失真 严重影响了企业运作程序 3 3 沟通方式陈旧 目前大多数企业内部沟通还停留在指示 汇报和会议这些传统的沟通方式上 它们不能适应社会经济的发展 企业成员的心理结构以及需求的层次变化 企 业未能采取因人制宜 因时制宜的有效沟通方式 从而造成企业成员的精神需 求 譬如他们的自我价值的实现和对企业的归属感 集体荣誉感和参与感的满足 不 能得到充分的满足 3 4 管理者缺乏沟通技能 优秀的管理者必然有良好的沟通技能 沟通的技能对所有管理阶层的工作功 效都是很关键的 据有关资料显示 过去五年中对我国 7000 多名企业管理人员 做的管理才能评定测试 我国经理人的行政能力明显高于欧美 而沟通技能却 远远低于欧美 管理者沟通能力的缺乏主要表现在 缺乏有效倾听的沟通技能 缺乏非语言信息沟通技能以及口头和书面沟通技能 4 解决管理沟通中问题的对策 4 1 提高管理者思想认识 要从思想上充分认识沟通的重要性 即认识到一个成功的企业仅仅有外部沟 通是不够的 因为企业内部沟通良好与否事关公司气氛 员工士气 进而影响 企业生产力和生产效率 员工希望自己不只是被雇佣的 一双手 他们期望来 自坦诚交流而产生的那种特殊结合在一起的感觉 决策中出现意见不统一是正 常现象 决策中的矛盾可以通过多次沟通协调达到基本统一 在这方面我国管 理者应当积极向国外一些优秀的企业家学习 如丰田公司第一位非丰田家族总 裁一奥田硕 在长期的职业生涯中 他总共有三分之一的时间是在丰田城度过 常常和公司里的一万多名工程师聊天 谈工作上的困惑和生活上的困难 赢得 了公司内部许多员工的深深爱戴 管理者应当提高对沟通重要性的认识 从行 动上积极主动地构建企业内部沟通网络 采用多样的沟通方式 给企业员工提 供一个良好的沟通环境 这样才能从根本上提高企业内部沟通效率 进而提高 企业的运作效率 4 2 改善沟通渠道 4 2 1 鼓励双向交流 积极推动上行沟通 一般企业的正式沟通中 信息总是由较高组织层级流向较低层级 而往往忽 略上级与下级之间的双向交流 造成管理者就无法了解员工的需要 决策缺乏 足够的信息依据等 建立良好的上行沟通渠道 可以通过宣传开放 透明的企 业文化理念对上行沟通予以支持 鼓励员工通过企业提供的正式沟通渠道积极 向上级反映情况 也可以采取具体措施改善上行沟通 比如设立专门咨询部门 制订员工申诉制度 员工建议机制 进行内部管理满意度调查等 积极推行上 行沟通 一方面能有效改变公司内部下属报喜不报忧的劣习 另一方面能促使 员工热心为公司发展出谋划策 乐于对企业的技术革新 内部管理 文化建设 等提出各种建设性意见 4 2 2 提倡跨部门 跨层级沟通 企业应当提倡正当的跨层级沟通模式 允许员工在不便直接向直接上级汇报 或向直接上级汇报仍无法解决问题的情况下 可以向直接上级的更高一层管理 人员申报 同时 企业应鼓励营造一个开放的沟通环境 任何一个员工都可通 过电子邮件或书面报告的方式向其部门经理或企业高管人员提出合理化建议 员工也可随时与企业人力资源部沟通 了解他们关心的任何问题并寻求帮助 4 3 引导积极的非正式沟通 非正式沟通是企业正式沟通的补充 相比正式沟通的信息具有真实性 可 靠性但反应速度慢的特点 非正式沟通的形式灵活多样 快速高效 更较为真 实的反应组织成员的一些思想情感或心声 但其不确定性比较高 主观色彩也 比较浓 如果企业管理层能够对内部非正式的沟通渠道加以合理利用和引导 就可以帮助企业管理者获得许多无法从正式沟通途径取得的信息 在达成理解 的同时解决潜在的问题 从而最大限度提升企业内部的凝聚力 比如 一些组 织利用内部小圈子里的核心人物的影响力引导非正式沟通的言论导向 还有一 些企业在网站上设立相关论坛 BBS 公告等多种非正式的沟通途径 掌握了解 这些信息资料对于组织管理者来说 有利于他们日后的沟通管理工作 4 4 塑造开放沟通的企业文化 企业文化是企业中的传统 价值 规范 行为的综合体 一方面企业文化对 组织的沟通方式有重大的影响 另一方面畅通无阻的交流沟通是形成优秀企业 文化的必要条件 塑造平等的企业文化 有利于创造良好的沟通氛围怕 1 高 质量的沟通应建立在平等的根基之上 要使沟通公正化 开放化 首先 领导 有开放的思想 容易接受别人的意见 并重视沟通口 领导是企业的第一把手 对沟通的方案和建议有决定性作用 同时 领导在与下属沟通时 消除自己的 偏见 择优听取 公正评价 做到严于利己 才能要求别人 其次 要建立公 平合理的人事制度 鼓励员工主动沟通 最主要的是靠公平合理的用人制度 工资制度 奖惩制度 考评制度 一个企业如果在这些制度上有了不公平的待 遇 职工必然心情不畅 心灰意冷 阳奉阴违 沟通根本就不能发生作用 再 次 榜样的力量是无穷的 任何对于一些问题的改进 都是抽象的 它要通过 企业的各种行为体现出来 然而树立一个榜样 任何抽象的都具体化了 它传 递的信息比任何方案的陈述都清楚的多 对其他员工的指导也更有说服力 存 在一味奉上和等级观念的管理者和被管理者 在企业中找到一个没有这种不良 思想的团队作为榜样 就能传递给员工一种信息 在企业中可以平等的去沟 通 5 结论 总之 作为管理活动中的一个不可忽视的重要方面 交流沟通的影响越来 越大 企业应当予以高度重视 只有强化沟通意识 积极主动构建良好的沟通 氛围 将沟通提到工作日程当中 并制定员工有效参与管理的激励政策 这 样的交流才有效果 有凝聚力 在企业管理中 工作制度是静止的 而有效 地沟通方法是灵活的 这就需要我们更进一步改