论管理信息系统在管理现代化的作用

1 论管理信息系统在管理现代化的作用 摘 要 管理信息系统 Management Information System 简称 MIS 是一个以人 为主导 利用计算机硬件 软件 网络通信设备以及其他办公设备 进行信息 的收集 传输 加工 储存 更新 拓展和维护的系统 对企业来说 人 物 资 能源 资金 信息是 5 大重要资源 人 物资 能源 资金这些都是可见 的有形资源 而信息是一种无形的资源 以前人们比较看重有形的资源 进入 信息社会和知识经济时代以后 信息资源就显得日益重要 因为信息资源决定 了如何更有效地利用物资资源 信息资源是人类与自然的斗争中得出的知识结 晶 掌握了信息资源 就可以更好地利用有形资源 使有形资源发挥更好的效 益 对一些事业单位和其他公共服务机构来说 信息管理系统可以极大地提升 服务水平和办事效率 实现精细化 科学化管理 是服务群众 提升城市管理 水平的有力助手 利用好管理信息系统可以节约大量的时间 创造更多的经济 效益 关键词 关键词 管理信息系统 信息 服务 2 目 录 目目 录录 2 一一 调查背景调查背景 3 二二 调查基本情况调查基本情况 3 三三 调查结果调查结果 4 四四 总结总结 7 3 一 调查背景 图书馆作为一种信息资源的集散地 图书和用户借阅资料繁多 包含很多 的信息数据的管理 现今 有很多的图书馆都是初步开始使用 甚至尚未使用 计算机进行信息管理 根据调查得知 他们以前对信息管理的主要方式是基于 文本 表格等纸介质的手工处理 对于图书借阅情况 如借书天数 超过限定 借书时间的天数 的统计和核实等往往采用对借书卡的人工检查进行 对借阅 者的借阅权限 以及借阅天数等用人工计算 手抄进行 数据信息处理工作量 大 容易出错 由于数据繁多 容易丢失 且不易查找 现在大部分的图书馆 都已经采用了管理信息系统对图书馆的图书进行管理 图书馆的管理水平得到 4 了很大幅度的提升 本次调查的对象是兰州某大学校区图书馆 学校图书馆与 普通图书馆又有许多的区别 借阅的对象不同 基本都是学生借阅 每天借阅 图书的频率和人流量大 图书种类多 学生对图书借阅的需求量大 管理复杂 且难度高 通过调查了解得知 目前学校图书馆已经完全运用了管理信息系统 对学校图书馆进行管理 在学校的不断努力下 图书馆的自动化 网络化水平 和管理手段跃上了新台阶 二 调查基本情况 1 调查目的 1 初步认识信息系统在组织中的应用 2 了解信息系统的应用结构 3 认识信息系统在组织中的应用 2 调查对象 兰州某大学校区图书馆 3 调查内容 1 该系统的基本结构及运行模式 2 该系统解决了哪些业务管理 3 系统解决组织的业务是否完善并给出建议 三 调查结果 一 结构及运行模式 5 1 日常工作 1 1 借书处理 图书借阅证 是读者的借阅证件 读者需要使用图书借阅卡进行图书馆借 阅和服务 包括进入图书馆 阅览室 外借 登录查询系统等等 图书借阅 卡 的卡号 学号 和密码 作为读者在图书馆各种计算机管理系统中的读者 帐户 利用该帐户进行登录后 才可以在图书馆馆藏目录查询系统中进行网上 预约 网上续借和修改帐户信息等操作 读者在图书馆产生的借阅 归还 罚 款等信息都记录在该帐户中 图书馆借书有两种方式 一种是刷卡登记 另一种是网上预约 一旦某书 被预约成功 则被其他人刷卡借书时系统自动显示无效 即不可再借 主要 功能是记录借阅证编号和图书编号 进行借书过程 在数据库中插入一条借书 记录 该记录包括读者 ID 图书 ID 借出日期 还书期限 操作员姓名 1 2 还书处理 管理员会将归还书籍通过扫码方式登记 书侧贴有二维码 主要功能是 输入借阅证编号 图书 ID 在借阅登记表中找到相应的记录 将该记录的相应 数据插入到还书记录中 同时将借书记录删除 并保存在借阅历史记录表中 目前图书馆已经实现了自动还书 将图书放入制定制定还书点 机器进行对磁 6 条的自动扫描即可还书 1 3 缴纳罚金 输入读者信息 显示该读者的姓名 图书编号 罚款金额和罚款原因 如果 读者交纳了罚金 则将借阅登记表的允许借阅标志置为 Y 删除罚款记录表 中该读者对应的记录 将这一条记录同时插入到罚款历史记录表中 2 基本资料维护 2 1 图书资料维护 图书馆会安排专业相关人员定期关闭图书馆 并对书籍进行整理和更新 工作包括 查看书籍位置的摆放是否正确 对过时的老旧书籍进行更换 对个 别书籍进行重新的分类归档 对于新书的更新 一本新的图书进入到图书馆需要经过一系列的步骤 在 书脊的位置贴上这本书的编码 扉页贴二维码 将这本书的二维码录入到相应 门类的系统中即可入库 上架 2 2 图书馆网站的维护 网站维护是网站建设的后续保障 没有持之以恒的更新和维护 网站很快 就会失去其存在的意义 就可能被网络社会所抛弃 因此必须非常重视图书馆 网站的日常维护工作 网站维护的主要内容有 网页内容的更新和扩展 网页 布局的改进和完善 网络软件的升级和优化 网络硬件的维护和更新 网络信 息安全的问题 2 3 读者资料维护 读者对图书馆的满意程度是判断一个图书馆办得好坏与否主要标准 一个 读者都称赞的图书馆 一定是实现了读者合法权益的图书馆 因此 各高校图 书馆要坚持以人为本的理念 在管理和服务上尊重读者 理解读者 维护和保障 读者权利 7 2 4 罚款历史维护 大学校区图书馆对于所有的罚款有明确清晰的成文规定 所有交过罚款的 同学的借阅卡都会做上记录 同学登陆图书馆网站 在自己的个人资料里面也 可以查到自己有没有交过罚款或者什么时候交了多少元罚款 这个记录会在大 学四年期间保留 3 查询 主要是图书信息查询和读者信息查询 可以查询图书的基本信息 直接查 询包括按图书编号直接查询 按书名查询 按作者查询 按出版社查询 多条 件查询可以按读者的要求选取所需要的图书直接查询和模糊查询 多条件查询 然后系统会进行检索是否有库存 读者可以登录学校网站按学号查询到自己的 借阅信息 借书记录 剩余本数 罚金 还书时间等 4 系统管理 图书馆管理员及员工和运维人员平时使用 它主要提供用户登录功能 并 按各用户的权限使用本系统 本系统分三类用户 系统管理员 图书管理员 读者 图书管理员的权限是借还书和管理书 系统管理员的权限是管理图书馆 信息 自主账号 管理工作人员 系统维护等 读者借阅图书 归还图书 续 借图书等 2 系统特点 在学校图书馆使用了管理信息系统以后 图书馆的管理得到了很大程 度的提升 服务水平显著提高 得到了师生的一致好评 简化了借阅还书的流 程 对馆藏图书做到了精细化 科学化管理 系统特点如下 1 通过对图书的信息采集 读者通过图书查询系统可以方便查询所需图书 方便借阅 8 2 实现了读者信息的数字化管理 方便读者查询到自己的还书借阅信息 3 实现了自动借阅还书 通过磁条可以进行图书的自助借阅还书 4 极大地提高了图书馆的工作效率 减轻工作人员的工作强度 三 存在问题 1 管理信息系统具有局限性 扩展性较差 对以后的升级维护比较困难 2 系统的查询功能较弱 模糊查询不能像搜索工具智能联想到索要借阅的 图书 不易查询 3 系统稳定性可靠性较差 功能较为单一 四 合理化建议 1 增强系统的图书检索功能 是读者更容易找到自己所需的图书 2 系统网络化水