行政管理制度全

1 2 第二部份第二部份 行政管理制度行政管理制度 第一章第一章 考勤管理制度考勤管理制度 为员工能明确工作和休息时间 保障工作效率 特制定本管理制度 除高 级管理人员和特殊职位以外 其他所有员工应按本考勤制度执行 考勤由行政部统一管理 每月 27 日起统计考勤报财务部审核 计发工资 一 一 工作时长 公司实行定时工作制 执行定时工作制的员工 每周五个工作日 即周一 至周五上班 周六 周日休息 异地出差及项目部岗位人员除外 二 出勤时间 上班时间 9 00 中午休息 12 00 至 13 00 下班时间为 17 00 打卡 时间 上午上班 9 15 前 中午下班 12 00 开始 下午上班 13 15 前 下午 下班打卡应从 17 00 分开始 三 法定休假日 1 执行定时工作制员工每周休息两天 即星期六 日为休息日 2 国家法定节假日按相关国家规定及工程实际情况休假 3 婚假 员工领取结婚证书后 可一次性享受婚假三天 双方均符合国家 规定条件的晚婚 可增加至十天 4 丧假 员工直系亲属 父母 配偶父母 配偶 子女 去世 享受一次 性丧假三天 如需赴外埠处理丧事 经核定直接往返路程天数 可按丧假处理 往返费用自理 非直系亲属 祖父母 外祖父母 兄弟姐妹 去世 丧假 1 天 5 产假 5 1 已婚女工产假不少于 90 天 产前 15 天 产后 75 天 属难产的经 医院出具有效证明产假可增加 30 天 5 2 产前检查应控制在半日内 须经医院出具有效证明 6 哺乳期 6 1 女工哺乳期内 婴儿未满一周岁 每天有 1 小时哺乳时间 视同出 勤 经与部门领导确定 应固定为提前 1 小时下班或晚上班 1 小时 不能 随机变化 3 6 2 当天缺勤四小时及以上者 不再享受哺乳假 7 计划生育假 7 1 已婚员工采取长效节育措施者 需经医院出具有效证明 7 2 未采取节育措施造成人工流产休假 须经医院出具有效证明 8 年休假 职工连续工作满 12 个月以上的 享受带薪年休假 以下简称年休假 工作已满 1 年不满 4 年 年休假 3 天 已满 4 年不满 10 年的 年休假 5 天 已满 10 年的 年休假 7 天 国家法定休假日 休息日不计入年休假的假期 9 不可抗社会 自然因素造成无法上班 以上各种休假 遇法定节假日 休息日连续计算 不顺延 四 缺勤 月基本工资是指合同基本工资 月基本工资是指合同基本工资 岗位工资 不包含员工福利部份 岗位工资 不包含员工福利部份 1 迟到 早退 1 1 迟到 超过上班时间 15 分钟 未到岗视为迟到 超过 1 个小时 视 同事假半日 1 2 早退 擅自提前 10 分钟以内 离岗为早退 超过 20 分钟视同事假 半日 1 3 当月累计有三天出现迟到 早退现象后 自第四日发生迟到 早退 情况起 当日按旷工半日处理 依此类推 1 4 员工每迟到或早退一次计扣 20 元 次 2 病假 员工因病需休病假 需填写 请假申请单 经主管领导签批后 报行 政部备案 事后需出据医院证明 每人每月两个工作日以内的病假发全天工资 一个月以内的病假按工资每人每月两个工作日以内的病假发全天工资 一个月以内的病假按工资 的的 60 60 计发 请病假需有病假证明 否则视为事假计发 请病假需有病假证明 否则视为事假 3 事假 员工因私不能出勤 应事先填写 请假申请单 经主管领导签批后 报行政部备案 特殊情况电话提前告知行政部 3 23 2 事假按本人月基本工资事假按本人月基本工资 21 5 8 21 5 8 实际事假 小时 计扣 每人实际事假 小时 计扣 每人 4 每月不得超过三天事假 重大事件除外 每月不得超过三天事假 重大事件除外 4 旷工 4 1 员工有以下情况之一为旷工 月累计旷工三天 年累计旷工超过七 天 除进行相应考勤扣款外 给予辞退 A 未经批准 不上班 B 上班时间脱岗 干私活 办私事或拒绝服从工作安排者 C 因个人原因打架斗殴致伤 因违法乱纪被公安机关收审 拘留 传 讯等不能到岗工作 4 24 2 旷工按本人基本日工资的旷工按本人基本日工资的 1 51 5 倍计扣 倍计扣 五 加班与换休 因公司工作特性 员工因工作加班的 可在其它时间申请换休 不计算加因公司工作特性 员工因工作加班的 可在其它时间申请换休 不计算加 班工资 班工资 加班由行政部负责计录 员工在不影响正常工作的情况下可申请换休 换 休需经部门经理同意并报行政部备档 六 休假审批 1 任何休假必须事先办理请假手续 按规定逐级审批后报行政部备案后方 能生效 2 审批权限 审批单位经理 主管总经理备注 部门经理 部门员工 每超过 3 天 再加一级 审批 第二章第二章 办公设备用品管理制度办公设备用品管理制度 为了更有效地管理和使用公司的计算机 传真机等办公设备 使现代办公 设备在本公司生产和管理中充分发挥作用 合理节约开支 特制订本条例 一 文具管理 1 文具用品分为个人使用类和业务使用类两种 2 个人使用类系指个人自己使用保管的用品 如笔类 尺类 橡皮等 5 3 业务使用类系指本部门共同使用保管的用品 如胶水 文件夹等 每部 门领用时需进行登记 登记册统一由行政部保管 4 正常消耗性文具用品如圆珠笔 钢笔 计算器 文件夹 剪刀等再领用 时 需以旧换新 否则不予核发 二 办公用设备管理 1 办公用设备包括桌椅 公文柜 电话机 电脑 打印机 复印机等 2 行政部每年6月 12月对固定资产进行两次全面盘点 由二人以上参加 核对财产数量 并核对 设备情况凳记表 使用人及核对人签字认可交行政部 存档 3 各项固定资产的质量保证书等资料统一由行政部保管 4 计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护 与保养 财产发生损坏时 需负相应的责任 主管级以下人员未经允许不能私 自使用非已负责设备 不能将游戏光盘及外来软件 磁盘放入计算机内使用 否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿 5 各部门电脑及附属设备出现硬件故障需要维修的 向行政部提出书面申 请 部门分管领导签字 经公司领导批准后可统一进行维修或更换元件 6 各部门应正确使用电脑并注意病毒防护定期杀毒 7 任何人未经领导批准 不能将专用办公设备带出办公地点 否则一切后 果自负 有项目需要及特殊情况必须带离公司的 需填写 使用变更情况表 交由主管经理签字认可交行政部存档后 方可带离公司 8 员工要爱护所有公司的公共设备 离开办公室时 要检查关闭所有设备 电源及容易发生危险的器具 保证安全 三 申领 1 各部门在每月二十日前根据实际需要制订出下月度日常办公用品领用计 划 并填写 月份日常用品计划申领表 说明用品的名称 型号 规格 数量 等 经部门负责人审批后 交行政部根据库存情况统一购买 急需用品应经公 司总经理签字后报行政部购买 2 各办公用设备的购买 由各部门负责人填写 办公用设备器材购买申请 表 由总经理签字后 交行政部统一购买 6 3 办公用设备购置后 须持审批的 办公用设备器材购买申请表 和购货 发票 清单 到行政部办理出入库手续 未办理出入库手续的 财务部不予报 销 4 办公设备领用时需填写 设备情况凳记表 交行政部备案 5 所有日常办公用品统一在行政部处填写 办公用品领用登记表 后领取 四 其它 1 员工离开公司后 需把领用办公设备悉数交还行政部 若有损坏或丢失 负责赔偿 2 办公事务用品如桌椅 公文柜 电话机 电脑 打印机等的迁移 需经 行政部办理迁移手续后 方可执行 3 办公用设备的报废 经总经办批准后核销 7 第三章第三章 文件管理 会议管理文件管理 会议管理 文件管理制度文件管理制度 1 1 公司文件的种类 公司文件的种类 1 1 公司文件分类 公司文件分为行政文件和技术文件两大类 本规则只规 范行政文件 技术文件的管理制度另行制定 行政文件夹包括 红头文件 主要用于决定公司经营管理中的重大事项 人事任免 报告 主要用于日常工作中行政和业务中事项的情况汇报 请示 主要用于将日常工作中行政和业务中事项的处理意见和建议报请公司 领导批准 通报 主要用于向公司各部门告知公司经营管理中重大事件的经过处理结果 及奖惩 公函 用于向相关公司 单位告知情况 提出要求 工作协商函 用于公司各部门间 在日常工作中出现不主动积极协商解决问 题时 由问题一方开出向公司领导协调工作的要求 会议纪要 用于记录公司各种重要会议中对所议 所决事项 以利会后执行 2 公司文件的管理 2 1 文件由行政部专人管理 2 2 文件按类别进行分类管理 建立文件收发登记薄 定期清理 立卷归 档 存于专用文件柜中 3 文件的处理 公司所有文件由行政部统一登记后 按批示和部门分工分流 3 1 外来文件和公司内的各种报告 请示通报和函由行政部作好登记 填 好文件头 送公司领导阅批 行政部按阅批内容作相应处理 批示由公司其它 部门处理的 行政部要按批示的时间和要求进行检查 处理结果要有文字记录 结果与文件一并存档 3 2 公司内部制定需下发的文件一律由行政部按公司领导决定发送 向公 司内各部门发出的文件要签收 并妥为保存 公司内文件一律在公司内存档 8 向公司外发出的文件视具体情况决定是否签收 但必须存底归档 3 3 需要传阅的文件 经公司领导批示后由行政部负责传阅工作 利用传 阅登记单记录传阅情况 传阅单与文件一起保存 行政部作好传阅跟踪督促工 作 保证传阅到位 文件无流失 3 4 文件借阅实行审批 登记制度 没有涉及公司机密的由行政部审批 涉及公司机密的文件由总经理审批 建立借阅登记表 在登记表中设审批栏 记录审批及借阅情况 3 5 文件翻印实行严格审批手续 未经许可和不按批示办事 一旦发现 严肃查办 3 6 行政部对报告 请示协商函进行定期清理 落实执行情况及时归档 人员离职要由行政部及时办理清退登记 收回所有文件 3 7 需要对文件进行销毁时 行政部实行严格登记 签批 销毁 备案制 度 第四章第四章 会议管理制度会议管理制度 1 公司会议分类 1 公司办公会 由总经理或总经理指定人员主持 讨论 决定公司经营管 理中的重大事项 参加人员由总经理视会议内容决定 行政部通知 会议过程 全程记录在案 会后二至三天内出具会议纪要下发相关部门执行 行政部督促 执行结果各部门用报告上报总经理 2 例会 由总经理或总经理指定人员主持 公司全体员工参加 每周一上 午 9 30 在指定地点召开 汇报各部门上周工作完成情况 反省不足 查找存 在问题 寻求解决办法 布置本周工作 3 专题会议 由总经理或总经理指定人员主持 针对公司经营管理出现的 紧急或专题事项商议处理方案 参加人员由总经理视会议内容决定 行政部通 知 会议过程全程记录在案 会后二至三天内出具会议纪要下发相关部门执行 行政部督促 执行结果各部门用报告上报总经理 4 部门会议 由各部门经理主持 部门全体员工参加的会议 处理 分析 总结 安排部门工作及工作中出现的问题 传达文件公司指示精神 5 现场办公会 现场解决经营活动中有关实际问题 由事项负责人或总经 9 理指定人员主持 会后一天内由主持部门出具会议纪要 并督促相关各方按纪 要执行 纪要与执行结果一并交行政部存档 6 质量分析会 由总经理主持 公司全体员工参加 分析 处理经营箅活 动中的出现的质量问题 7 方案评审会 由总经理或总经理指定的其他人员主持 有关人员参加 对方案进行综合评审 提出改进意见 给出评审结论 2 公司会议的要求 1 公司会议一般由行政部安排 部门会议由部门领导安排 2 与会人员按时到会 关闭手机或设置到静音状态 不能到会时必须向会 议主持人请假 会议主持者尽量开短会 提高会议效率 3 会议内容要求记录的 负责记录人员做好准备工作 要求出具会议纪要 的及时出具会议纪要 4 会前各参会人员尽量安排好工作 会议时不做与会议无关的事 认真作 好会议记录 5 各部门及相关人员认真传达并执行会议决定 3 会议前的准备 3 1 会议主持人所在部门及时 准确将开会时间 会议内容 地点 会议前 准备要求通知各参会人员和部门 3 2 会议主持人所在部门 总经理主持的由行政部 在会前检查各参会部门 人员参会准备工作的落实情况 落实参会人员能否按时参会 若有变化及时调 整并通知相关人员 3 3 各参会人员应在会前将会上所议事项拟好自己的建议 解决方案 会前 与相关部门作好协调 信息交流 能在会前作好的工作应在会前做完 4 会后落实 会议主持人或行政部按会议要求和会议管理制度的规定 做好会议纪要 并 按时督促相关部门将会议决议落实到位 第五章第五章 印章使用管理制度印章使用管理制度 印章是公司经营管理活动中行使职权 明确公司各种权利义务关系的重要 10 凭证和工具 印章的管理应做到分散管理 相互制约 为明确使用人与管理人 员的责权 特做如下公司印章使用与管理条例 一 印章定义 公司印章主要指 公章 法人私章 合同章 财务章等各职能部门章 二 各类印章管理的范畴 印章的管理涉及范畴 刻印 使用 废止 更换 三 各类印章的具体管理条例 1 刻印 1 1新公司成立 基本印章 公章 合同章 法人私章 财务章 的刻制 应由指定的印章管理人员负责刻制 后交由行政部备案 并从刻制之日起执行 相关使用条例 1 2因业务发展需要申请各职能部门专用章时 由需求部门填写 印章制发 申请表 经总经理核准后送交行政部门刻制 2 使用 2 1任何部门在启用印章前 均需与公司 行政部 办理领取手续 接受相 应的责权告知 签定 印章签收手续 并备案 已经开始使用的需自通知当日 补办理领取手续 2 2公章公章 公章由公司行政部经理保管 各部门有需盖公章的文件 通知等 须先到行政部处领取并填写 印章使用申请表 经由上及主管经理或行政部经 理核准并在 印章使用申请表 中签批 盖章后经手人需将签批申请表交由行 政部 并在 印章使用登记薄 上签字 行政部需将 印章使用申请表 与 印章使用登记薄 同期留档 2 3合同章合同章 合同章由财务部保管 主要用于公司签订各类合同使用专用章 盖章前须先到行政部领取并填写 印章使用申请表 经由总经理审批 财务经 理审核后盖章并在 印章使用申请表 中签批 经手人需将签批后申请表交由 人事行政部并在 印章使用登记薄 签字 行政部需将 印章使用申请表 与 印章使用登记薄 同期留档 2 4法人私章法人私章 法人私章由分公司出纳保管 主要用于银行汇票 现金支票 等业务 使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章 11 2 5财务章财务章 由财务部经理保管 主要用于银行汇票 现金支票等需要加盖 银行预留印鉴等业务或发票上使用 发票专用章主要用于发票盖章 2 6项目章项目章 公司指定项目专人负责保管 主要用于该项目相关住来文件的 盖章 盖章前须先填写 印章使用申请表 交项目经理核准并在 印章使用申 请表 中签批 盖章后经手人需将签批申请表交由项目专人处 并在 印章使 用登记薄 中签字 3 废止 更换 3 1废止或缴销的印章应由保管人员填写 废止申请单 并呈总经理核准 后交由公司行政部统一废止或缴销 3 2遗失印章时应由印章保管人员填写 废止申请单 并呈总经理核准后 签批遗失处理及处罚办法后 交由行政部按批示处理 如是遗失公司基本印章 时必需登报申明 3 3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写 废止申请单 并呈总 经理核准后 交由行政部按批示处理 如有需要须填写 印章制发申请表 申 请新的印章 4 印章保管人的责权范畴 对于公司主要印章管理 采用的是分散管理相互监督的办法 行政部主要 职责是对印章的使用进行合理性管理 而印章保管人具有使用 监督 保管等 多重责任与权力 具体划分如下 4 1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力 同时负全部使用责任 4 2公章的保管人无独立使用权力 但具有监督及允许使用权力 因此公章 的保管人对公章的使用结果负主要责任 经手人则负部分责任 而对未经由负 责人或保管人 行政部经理 签批的公章使用经手人负主要责任 保管人负部 分责任 4 3财务章的保管人无独立使用权力 但具有监督及允许使用权力 因此财 务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任 经手人则负部分责任 而对未 经由保管人 财务负责人 签批的公章使用经手负主要责任 保管人负部分责 任 4 4法人私章的保管者是出纳 即是保管者又是使用者 但其无独立使用权 12 力 需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用 否则负全部 责任 4 5公司严禁公章 合同章 法人私章独立带离公司使用 因此保管人如遇 需带公章 合同章外出办事使用时 需与办事人一同前往或指派代表一同前往 如遇要办理工商等年检等事务 需将表格带回公司盖章 4 6公司高 中层领导 因异地执行重大项目或完成重要业务 需要携带公 司印章出差的 须经公司总经理审批并及时归还 4 7如遇个人需开具个人相关证明 需由部门负责人以上担保签批后方能使 用 但如涉及到个人经济担保与证明时 原则上一律不予证明 其不良结果由 签批人与保管人以情节共同负责 4 8所有印章的使用 必须严格执行公司的公章使用章程 做好申请和使用 登记 公司印章只适用于与公司相关业务 不得从事有损公司利益之行为 4 9印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章 如出 现问题 后果自负 给公司造成重大损失的 公司将依法追究其法律责任 第七章第七章 公司资质管理制度公司资质管理制度 一 公司资质年检 变更 1 公司的营业执照 资质证书 税务凳记证 组织机构代码证等相关原件 由行政部统一保管 2 行政部按上级机关要求 按时对营业执照 税务凳记证等相关原件办理 年检 变更工作 对公司资质按省建设厅要求办理年检 变更工作 3 行政部需不定期查询 及时获得上级机关相关公司资质 营业执照等公 司资料的文件通知 并按要求及时办理相关事宜 二 公司资质的使用 1 公司各部门如有需用公司资质 营业执照等资料时 需填写 资质 营 业执照借用申请表 报部门主管批准 交行政部备案并填写 资质 营业执照 借用登记表 后方可借用 原则上只使用资质 营业执照等的复印件加盖公章 办事人员相关事项未办理或不需留资质 营业执照等资料的 办事人员需将借 用的相关证件归还行政部 行政部在登记表上注明 已归还 字样 需留底的 行政部门在登记表上注明 事项办理 资料留底 字样 13 2 公司各部门如有特殊情况需借资质 营业执照等原件的 需由部门主管 填写 资质 营业执照借用申请表 报总经理批准 交行政部备案并填写 资 质 营业执照借用登记表 后方可借用 借用的原件应及时归还 3 其它公司或个人需借用公司资质 营业执照等资料时 需填写 资质 营业执照借用申请表 报总经理批准 交行政部备案并填写 资质 营业执照 借用登记表 后方可借用 行政部负责监督其事项的办理情况并督促其及时归 还相关资料 做好相应资料使用情况的登记工作 第六章第六章 公司车辆管理制度公司车辆管理制度 一 公司的车辆由行政部统一负责管理 车辆必须用于工作需要 严禁私自将 车辆开出办私事或外借给亲戚朋友及其他人使用 如有违反者 经发现后 从其工资中扣回外借期间已报销的车辆费用 首次给予警告处分 再次违 规者视情节最低罚款200元 二 所有车辆出车回来必须按公司指定地点停放 出车途中须停到规范的停车 场并取得相应的车场票据 不按规定停放车辆者 所造成的一切后果 如 损坏 被盗 被拖等 由驾车人承担全部责任 车辆的钥匙及随车证件由 驾驶员回车时交由行政部负责责妥善保管 三 公司员工工作用车 须先到行政部说明情况 特殊情况电话提前通知行政 部 行政部统一安排车辆 根据不同的事由派用不同的车辆 商务车原则 上只作商务接待用且须取得总经理同意 用车人不得直接通知驾驶员出车 违规用车人最低罚款100元 驾驶员最低罚款200元 四 所有车辆出车前必须填 出车记录表 按实际情况填写公里数 油耗等事 项 并由用车人签名 方能生效 车辆费用报销时必须出示 出车记录表 以便核对相关费用 否则不予报销 行政部每月根据 出车记录表 汇总 出 月车辆清况表 分析车辆的油耗及保养 及是否有违章记录 如发现 漏记 错记公里数 将作所漏记 错记的公里数之差5倍数额的罚款 五 因公在外地加油的 凭 出车记录表 发票和报销单 由行政部经理签署 意见后报财务经理审批报销 六 车辆外