会计档案管理办法

1 财务财务管理管理处处档案管理档案管理办办法法 第一章第一章 总则总则 第一条 为了加强财务管理处档案管理水平 统一档案 管理制度 根据财政部 国家档案局颁布的 会计档案管理办 法 和集团 档案管理办法 结合财务管理处实际情况 制定 本办法 第二条 各单位应加强对会计档案管理工作的领导 创 造必要的保管条件和良好的保管环境 建立会计档案的立卷 归档 保管 借阅和销毁等管理制度 第三条 档案应做到妥善保管 存放有序 查找方便 严 格执行安全和保密制度 定期检查档案的保管情况 不得随 意堆放 严防毁损 散失和泄密 第二章第二章 档案的范档案的范围围 第五条 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告 等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史 料和证据 具体包括 一 会计凭证类 记账凭证 原始凭证 凭证汇总表 记账凭证 SAP 系统中所有 FI 类财务会计凭证 包括财 务模块以外其他模块集成产生的 FI 类财务会计凭证 但不 包括 CO 类管理会计凭证 原始凭证 包括集成和非集成业务处理需要归档的附件 或单据 具体集成业务所需原始凭证参见附表一 集成财务 会计凭证归档所需附件清单 有关财务会计资料单据及单 据流管理规定参见 胜利油田 ERP 系统财务模块业务操作手 2 册 各单位要按照此规定制定本单位的集成财务会计凭证 单据管理流程 二 会计账簿类 总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿 明细账只包括金额账和往来明细账 不包括数量金额账 功能范围成本账 外币金额账 日记账包括现金日记账和银 行存款日记账 辅助账簿包括各种管理台账 其他会计账簿 包括承兑汇票登记簿等 三 财务报告类 月度 季度 年度财务报告 包括会计 报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 四 其他类 银行存款余额调节表 银行对账单 银行询 证函 往来账询证函 会计档案移交清册 会计档案保管清 册 会计档案销毁清册等其他应当保存的会计核算专业资料 第六条 采用电子计算机进行会计核算的单位 电子计 算机内的凭证及总分类帐 明细分类帐 报表 应视同会计 档案进行管理 按月采用磁带 磁盘 光盘 等磁性介质进行 两套备份 交会计档案保管员分别放置在不同地方妥善保管 由会计档案保管人员贴上写保护标签 装入盘套 放进硬盒 存放在安全 洁净 防热 防潮 防磁的场所 第三章第三章 会会计计档案的整理立卷档案的整理立卷 第七条 各单位每年形成的会计档案 应由财务部门在 档案管理人员的指导下 按照归档的要求 整理立卷 装订 成册 编制会计档案保管清册 3 一 各单位会计档案应按其形成特点和形式 分为会计 凭证 会计账簿 财务报告 其他四类 每个类别再按年度分 开 二 各单位形成的会计档案 应有专门人员负责会计档 案的整理立卷 由立卷人员负责以本 册 为单位填装会计档 案盒 并对会计凭证 会计账簿 财务报告 其他资料分别进 行排列编号 会计档案盒要求外型整齐美观 信息全面 具 体式样各单位可根据本单位档案管理部门要求自行设计 第八条 会计凭证的整理立卷 各单位将记账凭证连同 所附原始凭证 凭证汇总表 按照利润中心凭证编号顺序 去掉金属物 选取适当厚度 一般不超过 5 厘米 为一册 加 上封面封底 装订成册 凭证汇总表需按每册凭证起讫利润 中心凭证编号进行汇总打印分册装订 装订时 不得压字和 掉页 以上边和左边整齐为准 右边和下边要求折叠整齐 一册为一卷 会计凭证案卷封面应写明单位名称 年度 月 份 本月共几册 本册是第几册 记账凭证的起讫编号 并由 立卷人加盖骑缝章 对于数量过多的原始凭证 可以按上述 要求单独装订成册 加上封面封底 并在封面注明记账凭证 日期 编号 存放在其他类会计档案中 同时在记账凭证上 注明 附件另订 及原始凭证名称和编号 第九条 会计账簿的整理立卷 各单位会计账簿每年打 印归档一次 年终结账后打印装订成册 所有会计账页均采 用 A4 纸横向打印 按照账簿的种类按年分别立卷 一本为 一卷 账簿封面应写明单位名称 账簿名称 所属年度等信 息 账簿应从第一页到最后一页连续编号 不得跳页 缺号 4 账簿还应设计 账簿启用表 并按规定逐项填写 并加盖名 章和财务专用章 第十条 财务报告的整理立卷 月度 季度 年度财务报 告应分别装订立卷 一本为一卷 卷内须逐页顺序编写页码 财务报告案卷封面应写明单位名称 报表名称 所属年度 月份 并加盖公章 相关负责人签字或盖章后存档 第十一条 其他类会计档案的整理立卷 各单位会计机 构 会计人员对其他类会计档案要认真收集 审查 核对 并 分别进行整理立卷 案卷封面应写明单位名称 材料名称 所属年度 卷内张数等 第四章第四章 会会计计档案的保管档案的保管 第十二条 各单位当年形成的会计档案 在会计年度终 了后 可暂由财务部门保管一年 期满之后 应当由财务部 门会同档案管理部门编制移交清册 移交本单位档案管理部 门统一保管 未设立档案管理部门的 应当在财务部门内部 指定专人保管 但出纳人员不得兼管会计档案 第十三条 移交本单位档案管理部门保管的会计档案 原则上应当保持原卷册的封装 档案管理部门需要个别拆封 重新整理的 应当会同财务部门和经办人员共同拆封整理 以分清责任 第十四条 单位因撤销 解散 破产或者其他原因而终止 的 在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案 应当 由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关 档案馆代管 法律 行政法规另有规定的 从其规定 5 第十五条 单位分立后原单位存续的 其会计档案应当 由分立后的存续方统一保管 其他方可查阅 复制与其业务 相关的会计档案 单位分立后原单位解散的 其会计档案应 当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管 各方可 查阅 复制与其业务相关的会计档案 单位分立中未结清的 会计事项所涉及的原始凭证 应当单独抽出由业务相关方保 存 并按规定办理交接手续 单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案 应当 由原单位保管 承接业务单位可查阅 复制与其业务相关的 会计档案 对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证 应 当单独抽出由业务承接单位保存 并按规定办理交接手续 第十六条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方 解散的 原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管 单位合并后原各单位仍存续的 其会计档案仍应由原各单位 保管 第十七条 建设单位在项目建设期间形成的会计档案 应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位 并按规 定办理交接手续 第十八条 单位之间交接会计档案的 交接双方应当办 理会计档案交接手续 移交会计档案的单位 应当编制会计档案移交清册 列 明应当移交的会计档案名称 卷号 册数 起止年度和档案 编号 应保管期限 已保管期限等内容 交接会计档案时 交接双方应当按照会计档案移交清册 所列内容逐项交接 并由交接双方的单位负责人负责监交 6 交接完毕后 交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交 清册上签名或者盖章 第五章第五章 会会计计档案的保管期限档案的保管期限 第十九条 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定 期保管期限分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 5 类 各种会 计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 第二十条 本办法规定的会计档案保管期限为最低保管 期限 各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列 期限执行 各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档 案名称不相符的 可以比照类似档案的保管期限办理 第六章第六章 会会计计档案的借档案的借阅阅 第二十一条 各单位应当建立健全会计档案查阅 复制 的审批和登记制度 查阅或者复制会计档案的人员 严禁在 会计档案上涂画 拆封和抽换 第二十二条 各单位内部借阅会计档案应由借阅人填写 借阅单或进行借阅登记 档案借阅单和借阅登记填写应注明 借阅日期 借阅人 档案的种类 年代 期限和卷号 归还日 期等基本项目 以分清责任 确保会计档案的完整与安全 第二十三条 各单位保存的会计档案不得借出 外单位 查阅会计档案 需持单位正式介绍信 经本单位财务负责人 批准 办理登记手续后 可以提供查阅或者复制 第二十四条 各单位的会计档案不得携带出境 驻外机 构和境内单位在境外设立的企业的会计档案 应当按照本办 法和国家有关规定进行管理 7 第七章第七章 会会计计档案的档案的销毁销毁 第二十五条 保管期满的会计档案 需要销毁时 应当按 照以下程序销毁 一 由本单位档案管理部门提出销毁意见 会同财务部 门共同鉴定 严格审查 编制会计档案销毁清册 列明销毁 会计档案的名称 卷号 册数 起止年度和档案编号 应保管 期限 已保管期限 销毁时间等内容 二 销毁清册应由单位档案管理部门和财务部门负责人 单位负责人签字后 上报财务资产处由财务负责人进行审批 审批同意后才能进行档案销毁 三 对于其中未结清的债权 债务原始凭证和涉及其他 未了事项的原始凭证 不得销毁 应当单独抽出 另行立卷 由档案管理部门保管到未了事项完结时为止 单独抽出立卷 的会计档案 应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册 中列明 正在项目建设期间的建设单位 其保管期满的会计档案 不得销毁 四 销毁会计档案时 应当由档案管理部门和财务部门 共同派员监销 五 监销人在销毁会计档案前 应当按照会计档案销毁 清册所列内容认真清点核对所要销毁的会计档案 销毁后 当在会计档案销毁清册上签名盖章 并将监销情况报告本单 位负责人 第八章第八章 附附则则 8 第二十六条 预算 计划 制度等文件材料 应当执行文 书档案管理规定 不适用本办法 第二十七条 本办法由财务资产处负责解释 第二十八条 本办法自 2005 年 3 月 1 日起实行 附表一 集成财务会计凭证归档所需附件清单 附表二 企业和其他组织会计档案保管期限表 附表一 集成集成财务财务会会计计凭凭证归证归档所需附件清档所需附件清单单 集成模集成模块块单单据来源部据来源部门门集成集成业务业务描述描述财务财务会会计计凭凭证归证归档所需档所需单单据据备备注注 供应部门 寄售业务的代储入库单后 可单独按月装订成册 MRO材料采购收货 器材储运自然损耗 合理磅尺差 报告单或将单据放在发票校验环节 供应部门 发票 线外 MRO材料采购发票校验 结算报告单 MRO采购预付款 预付款申请 供应部门 退库单单据 其他材料消耗单位需 要 MRO 材料发货至成本中 心将此类业务单据进行归档 MRO供应部门材料发货至 WBS 退库单 MRO供应部门 材料销售发货 退库单 供应部门 委外加工发料单 MRO委外加工发料 委外加工收料单 MRO库存物资报废 出库单 业务科室 9 发的会计凭证不再需要入库 单做附件 计划部门 收货证明 MM原油采购发票检验 发票 计划 销售部门 销售订单 SD产品销售开票 发货单 预结算书此类单据可附在发票校验环 节 工程结算账单 PS 计划部门 项目服务确认 采购服务合同 附表二 会计档案保管期限表 序 号 档 案 名 称保管期限备 注 一会计凭证类 1原始凭证15 年 2记帐凭证15 年 3汇总凭证15 年 二会计账簿类 4总账15 年包括日记总帐 5明细账15 年ERP 上线后只包括金额