河北省高速公路建设项目立卷归档整理规范

1 现将 河北省高速公路建设项目文件材料立卷归档整理规范 印发给你们 请认真贯彻执行 二 一 年六月三日 主题词 印发 档案 规范 通知 2 编 制 说 明 起因 高速公路在建项目建设档案是省厅档案管理的一个重要组 成部分 随着我省高速公路建设项目开工数量的增加和国家对工 程建设档案提出的新要求 制定 河北省高速公路建设项目文件 材料立卷归档整理规范 已很有必要 依据 根据 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定 DA T28 2002 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发 2001 390 号 和 交通档案管理办法 交办发 2005 431 号 等有关规定 结合我省实际制定本规范 三 主要内容 一是对工程档案的归档范围和收集要求进行了详细阐述 二 是对各种文件材料和载体编制成档案的过程的方法 三是加强了 档案质量要求 四是详细说明了项目法人对档案的排列顺序 使 档案便于查找和利用 四 起草和征求意见 一是自 2009 年下半年 在反复调研的基础上进行起草 二 是召开全省在建项目档案人员培训班 并征求意见 三是征求省 高管局 厅基建处 质检站和省监理部门的意见 四是征求部档 案馆 省档案局的意见 经半年的沟通 修改形成初稿 3 最后 经与省档案局沟通 同意联合行文 高速公路在建工 程项目档案是交通运输厅档案工作的一项重点内容 对全省高速 公路建设档案规范 更加符合国家 省档案局管理的要求 使我 厅的档案管理工作再上一个新台阶 4 河北省高速公路建设项目 文件材料立卷归档整理规范 第一章 总 则 第一条 为规范我省高速公路建设项目文件材料的立卷归 档工作 确保工程建设项目档案的质量 根据 国家重大建设项 目文件归档要求与档案整理规定 DA T28 2002 科学技术档 案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 公路建设项目文件 材料立卷归档管理办法 交办发 2001 390 号 和 交通档案管理 办法 交办发 2005 431 号 等有关规定 结合我省实际制定本 规范 第二条 本规范适用于全省新建 改建和扩建高速公路建设 项目文件材料立卷归档管理工作 其它公路建设项目 大 中修 工程可参照执行 第三条 高速公路建设项目文件材料 是指自项目立项审批 核准 至竣工验收全过程产生的文字 图表 声像 电子等不同 形式和载体的文件材料的总称 对建成后工程管理 维护 改建 扩建具有保存 查考利用价值的各种不同载体形式的历史记录 第四条 本规范所称高速公路建设项目档案 是指经系统化 整理并归档的公路建设项目文件材料 本办法所称项目法人 指负责管理高速公路建设项目的省高 5 速公路管理局 集团 和各设区市交通运输局有关单位 项目管理 执行机构 是指代表项目法人实施高速公路项目建设的管理部门 第二章 文件材料的收集 第五条 高速公路建设项目文件材料具体收集范围按照交 通运输部 关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知 施交公路发 2010 65 号 公路建设项目文件材料归档范围的有 关规定执行 高速公路建设项目文件材料排列按照本规范附件 1 执行 第六条 各有关单位要按照收集归档责任分工 建立健全建 设项目文件材料平时收集归档制度和预立卷制度 第七条 各参建单位按照高速公路建设项目不同阶段文件 材料产生的自然过程 分别做好预立卷工作 其中 合同段应按 施工准备 单位 分部 分项 工程施工工序及交工验收文件材料 的自然形成过程 分门别类 做好同步收集归档和预立卷工作 第八条 高速公路建设项目文件材料收集要求 一 原始性 收集归档的高速公路建设项目文件材料是一套 完整的反映工程建设过程的原始记录文件 应为原件 其中 项 目立项审批等文件材料 原件保存在项目主管单位的 项目法人 可将复印件归档保存 供货商提供的原材料及产品质量保证文件 材料为复印件的 复印件上须加盖销售单位印章并注明原件存放 处 则可归档保存 热敏纸传真件 需复印保存 复印件应清晰 6 二 完整性 收集归档的高速公路建设项目文件材料要能全 面 准确地反映工程建设的实际过程 收集齐全 记录全面 记录 内容和数据应能反映抽查频率和质量指标 三 真实性 现场记录 同步进行 勘察及测量基础资料 施 工记录须是现场原始记录 如需清稿 须将原始记录与清稿后的 记录文件一并归档保存 四 准确性 施工原始记录数据准确 竣工图编制规范 图 物相符 表单填写内容规范 使用部位标注清楚 五 规范性 实验检测表格填写内容规范 自检意见 监理 意见应明确 签署手续完备 书写工整 字迹 线条清晰 修改规 范 纸张优良 规格基本统一 禁止使用不耐久字迹材料 如圆珠 笔和铅笔等 书写 签批 第九条 数码照片在记录光盘保存的同时 还应冲印出纸质 照片 填写详细说明一并归档 电子文件和数字化档案应使用不 可擦写光盘保存 第十条 项目管理执行机构需配备必要的计算机等设备 建 立和完善适合高速公路建设项目档案管理工作的档案管理系统 已使用电子文件系统操作的单位 电子文件和纸质文件要同步归 档 如无条件形成电子文件的 可采取图像扫描方式 形成数字 化档案 第十一条 预立卷方法 一 项目管理执行机构形成的文件材料预立卷方法 7 立项和准备阶段按照审批事项的内在联系和相关手续办理过 程分别收集 项目管理执行机构施工阶段管理性文件可按质量控 制 安全管理 进度控制 费用控制 会议文件等分别收集 按照 问题结合时间进行预立卷 二 设计阶段文件材料预立卷方法 设计阶段按照设计的不同阶段 结合设计文件的具体内容 按照时间顺序分别收集 进行预立卷 三 各合同段施工文件材料收集及预立卷方法 综合性文件 合同段的总体开工报告 施工组织设计 施工 方案 图纸会审及技术交底 设计变更 施工日志 工程定位 水 准点 基准点 控制点 的测量及复核 交工验收及工程总结可以 合同段为单位集中收集 并按工作程序 结合问题进行预立卷 原材料及产品合格证明文件 如是同一单位工程共用的 可 按单位工程集中收集 按照产品种类分别进行预立卷 如果是某 一分部工程专用的 应归入相应部位 按产品种类分别进行预立 卷 以该合同段为单位 分部及分项工程质量评定表可按照程序 结合问题 分别集中预立卷 标准试验及工艺试验可按单位工程集中组卷 抽样试验应按 分部或分项分别收集预立卷 变更文件以合同段为单位 按照变更文件编号依次汇总预立 卷 并编制设计变更与修改后的竣工图档案档号对照一览表 见 8 附件 2 单位工程交工验收文件及工程总结按合同段集中收集 按单 位工程分别预立卷 四 施工原始记录文件的收集方法 依据分项 工序 分部 单位工程划分情况确定预立卷类目 并依此分别设立预立卷文件夹 将同一类目下施工过程产生的文 件材料归入相应文件夹内 进行施工原始文件材料收集和预立卷 五 施工单位与项目执行机构 监理往来文件收集及预立卷 方法 应按问题所针对的相关单位 分部和分项工程分别归档 如 属监理就某一工序施工质量问题下达的整改指令 以及施工单位 就整改要求落实情况的回复 应归入相关工序 连同该工序其它 施工过程原始记录文件一并收集预立卷 第三章 竣工图的编制 第十二条 竣工图由施工单位负责编制 编制完成的竣工图 应由编制单位逐张加盖竣工图章并签署 经监理审核签字认可 竣工图规格为 A3 纸 420mm 297mm 装订 图纸允许加长 但不 准加宽 模湖不清的图纸应重新绘制 全部合格后再装订 竣工图 封面样式和竣工图样式见附件 3 如项目法人指定由设计单位 编制或施工单位委托设计单位编制的 要明确施工单位和监理单 位的审核和签字认可责任 9 第十三条 竣工图应全面 准确 清晰地反映工程竣工时的 实际情况 图物相符 其内容应与施工图 设计变更 材料变更 施工及质检记录相一致 竣工图编制说明须包括承包工程主要建 设内容 完成工程量 执行的规范标准 施工图的版本 变更情况 以及修改完善情况 第十四条 竣工图在设计文件的基础上编制 施工图没有变 动的 由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图 第十五条 凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求变 更的 可在原图上修改 并加盖竣工图章作为竣工图 利用施工 图更改必须注明更改依据和更改日期 并把图号的第一拼音字母 S 原代表施工图 改为 J 代表竣工图 凡结构 工艺 平面布置等重大变更及图面变更面积超过 10 的 应重新绘制竣工图并加盖竣工图章 第十六条 竣工图的更改方法 一 文字 数字更改一般是杠改 线条更改一般是划改 局部 图形更改可以圈出更改部位 在原图空白处重新绘制 利用施工 图更改 应在更改处注明更改依据文件的名称 日期 编号和条 款号 无法在图纸上表达清楚的 应在标题栏上方或左边用文字 说明 二 更改应用黑色墨水或碳素墨水 禁止使用圆珠笔 铅笔 书绘 三 重复使用的标准图 通用图 可不编入竣工图 但必须 10 在图纸目录中列出图号 标明该图所在位置并在编制说明中注明 不同建筑物 构筑物应分别编制 原设计采用通用图的构造物 在实施过程中 由于某种原因或经监理工程师同意 未采用该通 用图或对通用图作了必要修改的 则竣工图纸必须重新绘制 第十七条 竣工图中必须增列设计与竣工工程数量对照表 表中竣工数量必须与计量支付相符 第十八条 设计变更一览表中 应包括变更文件所在卷号与 相应变更后的竣工图所在的卷号 变更图纸应排列在竣工图表的 前面 一张更改通知单涉及多张图纸的 或图纸不在同一卷内的 应在备考表加以说明 第十九条 竣工图所用图例和图幅应与原设计图一致 竣工 图表中的字体 总目录 总说明各种字体均采用激光打印机打印 第二十条 竣工图章的使用 一 竣工图章尺寸为 80mm 60mm 内容有 编制单位 编制 人 技术负责人 编制日期和监理单位 监理人组成 竣工图章样 式见附件 7 二 竣工图章签字要求本人手写签名 填写齐全 不得代签 三 竣工图应逐张加盖竣工图章 竣工图章应使用不褪色红 印泥 盖在右下方的空白处 如竣工图正面无空白处 可盖在图 的背面左下角 第四章 文件材料的整理 11 第二十一条 建设项目文件材料归档前 应由文件材料收 集归档单位在文件材料预立卷的基础上 按照项目档案整理有关 规范要求 遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原 则 进行系统化整理组卷 要做到分类科学 编目规范 便于保管 和查找利用 第二十二条 对预立卷中相关文件 进行系统化整理 以保 持该类目中相关文件的有机联系 收集归档的文件材料应能够全 面 准确地反映工程建设的实际过程 第二十三条 隐蔽工程及重要施工活动 应同时形成声像材 料 第二十四条 附属设施形成的文件材料也要进行收集整理后 统一归档 第二十五条 卷内文件材料按以下要求进行排列 一 立项审批文件批复在前 请示在后 相关审查及专家评 审文件材料按照重要程度依次排列 二 设计审批文件批复在前 请示在后 相关审查及专家评 审文件材料依次排列 三 工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序 依次进行排列 四 项目管理执行机构及监理就质量控制 计划进度控制 费用控制及安全管理等问题普发的文件材料 按照文件材料所反 映的问题的有机联系 结合重要程度依次进行排列 12 五 施工质量控制文件 1 合同段施工准备文件材料按照合同段开工申请及批准文 件 含施工组织设计方案 交接桩记录 控制点复测成果和控制 点加密导线点成果文件 技术交底 图纸会审文件 测量设备检 验证书及工地实验室资质证书文件等依次进行排列 2 原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列 3 按专业结合时间依次进行排列 4 变更文件按照文号顺序依次进行排列 5 各单位 分部 分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总 及各单位 分部 分项工程评定工作程序依次进行排列 6 按照单位 分部 分项 工程分别整理组卷的文件材料 依 照单位 分部 分项 工程施工进程 结合施工工序顺序依次进行 排列 7 合同段交工验收文件按照交工验收证书 交工验收报告 各项工程总结依次进行排列 8 竣工图按照单位工程结合图号依次进行排列 9 设备安装及调试文件按依据性 设备开箱验收 设备安装 及调试 设备运行维护 随机文件等顺序依次进行排列 六 监理文件 1 监理管理文件按照文件材料所反映的问题的有机联系 结合重要程度依次进行排列 2 监理旁站记录和平行检验及独立抽检文件材料按照单位 13 分部 分项工程依次进行排列 3 监理日志按照监理工程师和日志形成时间依次进行排列 七 计量支付文件及计划进度报表以合同段为单位 按时间 依次进行排列 八 试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录 车 辆通行情况 缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作程 序 次进行排列 第二十六条 案卷页号的编写 经系统化排列的卷内文件材料 以有效内容的页面为一页 双面书写的文件材料 在其正面右下角 背面左下角 单面书写 的文件材料 在其正面右下角 用阿拉伯数字逐页编写页号 已 装订成册的文件材料 如自成一卷的 不需重新编写页号 如与 其他文件材料组成一卷的 将该册文件材料排列在其他文件材料 之后 并将其作为一份文件编写册号 不需重新编写页号 可在 备注中注明总页数 卷内目录 卷内备考表不编写页号 第二十七条 案卷的构成 一 案卷 指由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保 管单位 案卷由案卷卷盒 内封面 牛皮纸 卷内目录 文件材料 卷内备考表组成 文件材料幅面原则为 A4 210mm 297mm 打印文字材料原 14 则采用 4 号仿宋体 表头标题原则采用小二号黑体 表格文字 数据原则采用 5 号标准宋体 二 内封皮由案卷题名 立卷单位 起止日期 保管期限 密 级及档号 样式见附件 4 案卷题名 应简明 准确地揭示卷内文件内容 主要包括 项目的名称 起讫里程 单位 分部 分项 工程名称及文件名称 如属桥梁 隧道等工程项目 还应同时标明结构 部位的名称 项 目名称以初步设计的批复为准 立卷单位 指案卷的组卷单位或部门 起止日期 填写案卷形成的起止日期 保管期限 文件材料的保管期限分为永久 长期 短期三 种 密级 依据国家及部有关保密规定确定并填写 档号 由项目代码 档案分类号及案卷顺序号组成 案卷内封皮宜采用与卷内文件材料相同尺寸 150g 以上牛 皮纸打印 三 卷内目录由序号 文件编号 责任者 文件题目 日期 页号 备注等项组成 样式见附件 5 序号 按照文件排列顺序 用阿拉伯数字从 1 起依次标注 文件编号 填写文件材料的原始编号或图号 责任者 填写文件材料的形成单位或主要形成单位 属原 15 材料报验和工序报验文件 责任者应填写施工单位或监理单位 文件题目 填写卷内文件材料标题的全称 没有标题或标 题不能说明文件材料内容的 应自拟标题并加中括号 案卷内每 份独立成件及单独办理报验收和批准手续形成的文件材料 均应 逐件填写文件标题 日期 指文件材料形成日期 用 8 位阿拉伯数字填写 不 够 8 位 用零补充 如 2009 年 1 月 1 日 写成 20090101 页号 应填写每份文件材料首页上标注的页号 最后一份 标注起止页号 如属已装订成册的材料 在卷内文件目录页次中 填写册数 并在备注栏中注明累计总页数 四 卷内备考表包括互见号 立卷说明 立卷人及检查人签 名 立卷时间等 备考表样式见附件 6 立卷说明 标明卷内文件材料的总件数 总页数以及在组 卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 立卷人 由责任立卷人签名 即谁立卷谁签名 检查人 由案卷形成单位负责人签名 日期 填写审核后日期 互见号 填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档 案保管单位的档号 档号后应注明档案载体形式 并用括号括起 五 案卷的装订 工程档案采用整卷装订 装订成卷的顺序为 内封皮 卷内 16 目录 文件材料 备考表 文件装订前取掉金属物 采用三孔一线方法 用白色档案专 用线左侧装订 孔距 80 装订线距左纸边 10 每卷装订厚度 一般为 20mm 30mm 40mm 50mm 为宜 如同类文件数量较多 将每卷控制在 50mm 以下 可分成几卷 但每卷要有各自的目录 和备考表 并在卷盒的案卷题名中揭示具体内容 装订时靠装订 边和下边取齐 不得使用浆糊 普通胶水和金属丝等其它方式 对批语 签注意见写在文件装订线上的 应予以粘贴补宽 对纸 张规格大小差别较大的文件材料应适当粘贴或折叠 图纸及其他成册的文件材料可不装订 但每份图纸或文件材 料右上角需加盖档号章 档号章样式见附件 7 没有与文件材料 装订成卷的卷内文件目录和卷内备考表 均须填写档号 外文资料应附在译文之后 随译文资料进行组卷 六 卷盒 卷盒是案卷的装具 按照 科学技术档案案卷构成的一般要 求 GB T11822 2008 规范执行 式样见附件 9 卷盒正面只填写案卷的档号 卷脊填写案卷的档号和案卷题名 卷脊的档号需分成两行 案卷号放入第二行 案卷题名用与卷盒相同颜色的纸打印 贴 在案卷题名处 使用小 4 号宋体字 自右至左竖写 首字前空两 格 档号的填写需用印章 使用红色印泥盖在卷盒档号位置 17 第二十八条 案卷的编制单位应按工程进展的自然过程 对已经整理好的案卷进行系统化排列 并用铅笔在封面及卷脊 编写案卷流水号 施工单位应对本合同段形成的案卷 按照施 工准备阶段 施工阶段及交工验收阶段顺序 进行系统化排列 其中 施工阶段的案卷依路线进行方向 按照单位工程排列顺 序依次进行排列 监理单位按照监理工程程序 以合同段为单位 对形成的案卷进行系统化排列 第二十九条 编制案卷目录 样式见附件 8 每册目录装订厚度为 1 5cm 每册目录装订顺序为封皮 目 录内容和封底 封皮内容为 项目全称 起讫里程 单位 分部 分项 工程名称 起止案卷号 起止时间 第三十条 案卷目录 卷内文件目录 卷内备考表宜采用 70g 以上白色书写纸 上边 左边距 25mm 下边 右边距均为 15mm 一律使用激光打印机打印 第三十一条 档号编制方法 项目管理执行机构统一按项目档案的分类方法进行排序 编 制案卷流水号 档号要求简单明了 查询方便 一 档号编制顺序为 项目代号 分类号 案卷流水号 示例 A Z 项目名称代码 A 本办法第四十一条的分类号 Z 案卷流水号 18 二 施工文件档案号编制顺序为 项目代号 分类号 二级 分类号 案卷流水号 示例 4 Y Z 项目名称代码 4 本办法第四十一条的分类号 Y 二级分类号 如路基 路面和附属设施等 Z 案卷流水号 第五章 其它载体档案的编制 第三十二条 反映高速公路工程建设初期到竣工验收全过 程的声像材料和其它与该工程建设有密切联系的声像材料 第三十三条 对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要 照片归档 主要照片应主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰 剪裁 第三十四条 照片档案要求冲印 6 寸照片装册 与定期刻录 的光盘一一对应一并保存 冲印的照片档案以张为单位保管 每 张须填写文字说明 包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者 等内容进行著录 第三十五条 录音 录像 电子光盘档案每盒 盘 的外套上 要有文字说明 包括事由 主要人物 形成日期 片长 编号 型 号和保管期限 第三十六条 对大幅照片的说明可另纸书写 与照片一同保 存 一组联系密切的照片中的大幅照片 应随该组照片一同在册 19 内编号 填写单张照片说明 第三十七条 管理过程照片档案按照事由的时间顺序或重 要程序排列 施工过程中的照片按单位工程结合路线走向 施工 工序顺