财务报销管理制度

1 关于费用报销的若干管理规定关于费用报销的若干管理规定 为了进一步规范公司费用开支管理 加强费用控制 以达到开源 节流的目的 特制定本制度 并于 2012 年 1 月 1 日起执行 如本制 度暂未规定的其他费用开支规定也将陆续制定执行 费用报销流程管理费用报销流程管理 一 公司员工报销费用需按要求填制费用报销单 费用报销必须 提供正式发票 报销的票据必须是税务部门或财政部门印制的合法票 据 否则财务人员可以拒绝受理 票据除合法之外 还须符合以下条 件 方可进行报销 1 票据时间 单位等内容完整 真实 支出项目清楚 无涂改现 象 如为采购支出 还要附有明细单 详细开列所购物品的品名 规 格 数量 单价 金额等 2 填制的大小写金额相符 如为裁剪发票 大小写金额还要与裁 剪金额相符 3 有开具单位的财务发票印章 4 票据背面必须有经手人 证明人签字 所有报销须由经办人亲 自办理 不得由他人代报或挤占其他部门支出 5 发票附于 费用报销单 后 票据分类粘贴 票据粘贴遵循先 贴小票后贴大票的原则 票据的末端与原始凭证粘贴单的右边距对齐 从右至左粘贴 原始凭证粘贴单的左边距不需要留装订位置 6 审批手续完整 二 费用报销审批流程及权限 预算内 总公司 经办人 部门负责人 财务部长 分管领导 财务总监 子公司 经办人 部门负责人 子公司财务负责人 子公 司负责人 分管领导 财务总监 预算外支出除需经以上审批程序外 还需经董事长批准 三 考虑到财务报表报送和报税等时间因素 公司每月 10 日以 后逢周二 四两天为财务部费用报销日 其他时间不受理费用报销业 务 2 四 员工将签字审核后的费用报销单据交由出纳报销付款 业务招待费报销制度业务招待费报销制度 一 公司业务招待费实行预算包干制 包干经费按月发生 按季 考核 二 管理范围 公司一切经营活动 公关活动应酬性接待开支 不论其发生地点在长沙或长沙以外地区 均属业务招待费范围 一律 按本办法进行管理 三 各部门业务招待费标准 副总经理每人每月 4000 元 总公 司各部门按所需接待的各部门 各线 严格按预算定额执行 不得 超支 四 包干经费以外的特殊招待费用 应事先经董事长批准 并填 写 业务招待费审批单 须严格控制在限额内 超过限额而未经事 先批准的不予报销 五 所有招待费均计入部门费用或经办人费用 财务定期将各经 办人已发生的业务招待费情况汇总 六 招待费开支之后 按费用审批程序 特殊招待费用财务凭事 先批准的 业务招待费审批单 报销 附 业务招待费审批单 其中 2000 元以上的 需经财务总监事先 批准 业务招待费审批单业务招待费审批单 月日申请人招待事由部门 接待人 数 招待地 点 申请金额 董事长 财务总监 分管领导 总经理 部门负责 人 差旅费报销制度差旅费报销制度 一 为了加强公司人员因公出差 外出培训和开会等费用的管理 结合公司实际情况 本着节俭 节约的原则 对差旅费报销制定本 制度 二 员工出差 需填制 因公出差申请单 详细注明出差地点 3 目的 合理开支金额等项目 并经主管领导核准 董事长批准后 方可办理出差事宜 三 需预先借支差旅费的 财务凭 因公出差申请单 和 借支 单 方可办理核准限额内的借支 差旅费开支 需按核定的费用总 额进行控制 事后超出预计金额的 需报主管领导核准 董事长批 准后 且超过标准部分只能报销且超过标准部分只能报销 80 80 四 差旅费中交通费包含火车 飞机 轮船及长途汽车费 出 差人员乘坐火车 硬座或普卧 轮船及长途汽车 可以凭票报销 前往火车站及机场的市内汽车费按实报销 对于出差地点有直达火车 汽车 轮船的 应乘坐上述交通工具 出差人员一律不得乘坐飞机和火车软卧 如因特殊情况乘坐飞机和 火车软卧的 必须在 因公出差申请单 中写明 经董事长签字可以 凭票报销机票费 火车票费 保险费和机场建设费 注 出差期间出租车费一般不予报销 在交通伙食补贴中支出 五 出差期间购买的礼品及发生的招待费需在发票上注明时间 经手人 证明人 经主管领导签字 董事长审批后方可报销 外地 招待费必须与差旅费一同报销 不能单独报销 外地招待费计入部 门业务招待费开支总额 六 普通适用的住宿标准 出差后凭正规票据在限额内据实报 销 市内交通费伙食补贴按出差自然 日历 天数计算在报销时一 并领取 外出培训 开会除外 标准为 单位 元 天 项 目住宿标准交通伙食补贴 沿海地区开放城 市及各省会城市 120 省外一般城市100 副总经理 总 监及以上 省内一般城市 500 400 400 80 沿海地区开放城 市及各省会城市 100 省外一般城市80 部门正副职 省内一般城市 350 300 200 60 4 沿海地区开放城 市及各省会城市 80 省外一般城市60 一般 人员 省内一般城市 300 200 180 50 出差期间因特殊原因平均住宿费超过限额标准 须由本人说明 原因 部门领导审核 签字 董事长批示后方可报销 如公费陪请 客人或者对方单位包食宿的 不再发放交通伙食补贴 七 其他费用的报销范围和标准 其他费用包括订 退 票手 续费 传真费 行李托运费 邮资费等 其他费用可凭票随同差旅 费一起按实报销 八 出差归来 出差人员在 5 个工作日内到财务部领取规定单 据 并根据出差过程中发生的费用 分类粘贴票据 如实填写差旅 费报销明细表 对于原始票据丢失的 不予报销 九 出差人员所在部门的领导对出差的任务 地点 时间和人 员负责 并进行审核签字 外出培训的 需提供培训通知 并按审 批程序进行审核签字 参加会议的 需提供相关会议通知 附 因公出差申请单 因公出差申请单因公出差申请单 预计费用 月日 申请 人 出差事 由 随行人 员 前往地 点预计天数 交通工 具 住宿交 通伙食 开支 其他费 用 预计开支 费用合计 董事长 财务总监 分管领导 总经理 部门负责人 通讯费报销制度通讯费报销制度 一 通讯费含办公电话费和移动通讯费 二 办公电话费实行包干制 每间办公室 150 元 月开支 由总 公司办公室每月负责凭发票造表汇总报销 非特殊原因超支由财务 部根据该办公室人员平均分摊从工资中扣回 三 公司职工手机通讯费用以月结发票按部门汇总每年报销两 次 即每年 6 月 15 日前报销上年 12 月至当年 5 月份通讯费用 12 月 15 日前报销 6 月至 11 月份通讯费用 5 四 报销标准参照人事部门薪酬管理办法如下 职务或级别通讯费用 元 月 职务或级别通讯费用 元 月 总经理600副总经理 总 监 500 400 部门正职300部门副职200 高级员工150一般员工100 项目经理300项目一般人员200 员工借支管理制度员工借支管理制度 一 凡与公司签订了正式劳动合同的员工 确因工作需要且所办 业务经审批后方可办理借支 临时人员和外单位人员原则上不得在 公司借支 二 借支审批程序 1 一般员工借支 由部门负责人复核 分管副总初审 财务部 长审核 董事长审批 2 部门正 副部长借支由分管副总初审 财务部长审核 董事 长审批 3 副总经理借支由财务部长审核 董事长审批 4 董事长和财务部长借支 相互进行审核 董事长审批 三 坚持 前账不清 后账不借 原则 借支前需经总账会计复核 是否有前欠情况 并在借支单上签字认可后 方可交相交负责人批准 借支 借支必须在办完业务后 5 个工作日内还款或销账 否则借支 款将从其本人工资中扣回 借支无正当理由长期不归还的 按其欠 款时间以年利率 10 收取资金占用费 办公费报销制度办公费报销制度 一 为加强公司办公费用的管理 节约支出 降低管理成本 特 制定本办法 二 办公用品的购置 1 凡批量购买的或年度经常采购的办公用品 及价格较高的办 公用品 批量印刷等 采购部门应对规格 型号 性能 价格等内 6 容进行市场调查 货比三家 确定最优采购方案 经财务部门核定 后 签订经济合同 2 较小的零星办公用品由采购部门依据 价廉物美 的原则直 接采购 3 办公室为公司办公用品指定采购部门 其他部门及个人不得 自行购买办公用品 特殊情况 指因公出差或因公出席会议 所购 办公用品 均要经部门负责人签字并附简短文字说明理由后 报公 司领导批准后 方可报销 对其中耐用性的办公用品 须凭发票到 办公室登记 并办理领用手续 4 礼品类用品按公司业务招待费报销程序办理 5 办公用品购置需获得对方的增值税专用发票 并附明细清单 三 办公用品的入库与发放 1 采购与验收严格分开 由办公室指派专人负责办公用品的验 收 保管及领用 办公用品买回来以后 及时由保管人员验收入库 并按办公用品的不同类别 品名 规格 型号 购价等及时记入库 存物资明细账或收发存明细表 2 员工到办公室领用办公用品 领用时需填制 物资领用申请 单 并经部门负责人审批 并要求领用人签名 3 办公室对个人领用的耐用性办公用品还应建立备查薄 如计 算器 柜子 订书机 剪刀 笔筒等等 员工离开公司时 必须办 理上交手续 4 办公用品中的耐用品 如上 必须以旧换新 特殊情况须注 明原因 并经部门负责人批准后 方可领用 5 凡已领用办公用品而人为原因丢失或损坏的 一律自购 不 得再次领用 6 财务部组织办公用品保管人每季度或半年对办公用品进行一 次物资盘点 以确保账 实相符 四 办公费用额度控制 1 公司对各部门 子公司 办公费用采取年度控制 控制标准 另行制定 部门领用的办公用具将核算费用并计入部门费用 2 部门负责人平时应组织本部员工对办公用品耗用节约 如纸 张可双面打印 不必要的打印采取网上邻居或邮件 7 会务费报销制度会务费报销制度 一 为规范公司会务费用 节约会务开支特制定本制度 二 公司所有会务需事先填制 会务费审批单 详细注明会议 内容 场所 参加会议人员 会务具体各项费用及金额 经主管领 导审批报董事长核批 三 需预先借支会务费的 财务凭 会务费审批单 方可办理核 准限额内的借支 会务费开支 需按核定的费用总额进行控制 事 后超出预计金额的 需报主管领导审批 董事长核批后财务方可报 销 四 公司组织的会务 专家费或嘉宾费控制在 1000 元以内 陪 同人员费用控制在 400 元以内 特殊情况需经董事长审批 五 会议场所 就餐标准根据会议性质 大型会议选择会议套餐 酒水由总公司办公室统一采购 会议性质会议性质场场 地地餐饮标准 元餐饮标准 元 桌 桌 住宿标准住宿标准 一般会议40001000 1500 三星级宾