营运管理系统会议管理制度（110）

营运管理系统会议管理制度 编号 Q MN YY GL5 1 1 2011 0 1 目的 为了规范营运管理系统的会议管理程序 提高会议效率特 制定本制度 2 适用范围 本制度适用于营运管理系统各类会议 会议落实考核标准 也适用于集团会议 营运管理系统副总裁安排工作的追踪落实 3 文件换版说明 本制度将编号为 Q MN YY GL5 1 1 2010 0 实施日期为 2010 年 11 月 18 日的 营运管理系统会议管理制度 的适用范 围延伸到系统内部各部门 补充了系统级会议以外其他各类会 议的考核标准 此文件实施之日起 原文件作废 4 工作标准 4 1 会议类型 4 1 1 系统级会议 营运管理系统例会 副总裁办公会 系统年度计划的各类 专题会议 由两个以上中心负责人参加的其他正式会议 4 1 2 其他会议 依据各部门的会议情况 分为内部例会 专题会议 沟通 会及其他会议 各部门例会频次 召开时间 参会人员及汇报 材料模板等相关内容以会议通知为准 4 2 会议时间和频次 营运管理系统例会每季度召开 时间为每季度第一个月 20 2 日左右 副总裁办公会召开时间以通知为准 系统级专题会议 由总经办根据各中心提报计划于每年 12 月底前统一制定排期 各中心内部会议由中心自行确定 会议通知和纪要在总经办文 员处备案 4 3 会议地点 和林基地 全国各事业部所在地 4 4 参会人员 营运系统例会参加人员为副总裁直管人员和总监级以上人 员 其他人员以会议通知为准 其他会议参会人员由会议组织 部门确定 4 5 会议主持 营运管理系统例会由行政中心总经理主持 其他会议由会 议组织部门负责人或指定人员主持 4 6 会议记录 营运管理系统例会由总经办负责记录 其他会议由会议组 织部门安排专人记录 4 7 会议通知及汇报材料收集时间 至少在会议召开前一周将会议时间 地点 参会人员 会 议议程和汇报内容等通知到参会人员或参会部门文件资料员 各部门依据会议通知要求提供汇报材料 4 8 汇报材料要求 工作计划必须要定量 即达到 80 量化 不能定量的必须 要定性 即明确完成到什么程度 并体现重点工作的详细计划 工作规划的汇报时间不得低于整体汇报时间的 50 工作完成情况要与目标一一对应且详细叙述 对未完成或 完成效果不好的项目进行分析 指出责任所在并制定改进措施 3 正式会议以 PPT 形式汇报 汇报模板执行组织部门要求 会议材料要提前进行杀毒 系统例会材料统一使用 office 2003 sp3 编辑 如有影音 文件必须能用暴风影音 2009 版打开 其他会议执行组织方要求 在会议中需要讨论解决的问题至少在会议前 3 个工作日提 交相关部门组织讨论 并提交会议组织部门备案 其他汇报内容根据会议通知要求进行 4 9 会议现场要求 所有参会人员提前 5 分钟进入会场 请假人员至少在会前 一天将假条递交会务组织部门 否则视为缺席 除通知参会的人员外 其他人员参会必须在会议前 3 天与 组织部门联系 会议期间不得随意外出 手机全部静音 系统级会议要求 手机放于指定存放处 会议期间应保持良好的精神状态 不做与会议无关事情 除记录员外所有参会人员不得使用笔记本电脑 会议着装执行营运管理系统综合治理管理制度要求 4 10 会议内容传达要求 为期一天的会议在会后 3 个工作日内由会议组织部门网发 会议纪要 会期每增加一天纪要出具时间可相应增加两天 会 议纪要要求真实准确 各部门收到后要在内部传达并张贴 针对会议工作部署 要求各部门负责人在参会后 2 个工作 日内在内部传达并安排落实 4 11 会议落实要求 4 会议落实必须在规定时间内完成 如出现工作实际未完成 但敷衍了事以其它完成工作代替的现象 或到落实期限才反馈 落实安排有变均按未完成判定 出具制度 方案类的落实内容所规定的完成时间均指方案 最终签发时间 如未在规定期限内签发均按未完成处理 由几个部门协同完成的落实内容 牵头部门有协调 调配 各部门资源进行相关落实活动的权力 对于未按照要求配合落 实的部门具有依据制度追究责任的权力 会议落实结果必须在落实期限内报送到组织部门 所有会 议落实结果要有部门第一负责人或被授权人审批签字 落实时限 内未提供完成结果或材料不全无法证明落实项目是否完成者 均视为未完成 在会议落实内容未全部完成前如部门职责发生 变更 必须在职责变更 3 个工作日内将落实工作移交到新的落 实部门 并将签字的交接表在追踪部门备案 否则仍追踪原落 实部门 所有会议落实内容的完成时间是指规定完成时间当日的 17 00 前 过期视为未按时完成 5 考核标准 5 1 对会议组织部门考核标准 会务准备不充分 安排不到位 通知不明确或出现其他影 响会议质量问题 对会议组织部门负责人负激励 100 元 次 5 2 汇报材料提供考核标准 汇报材料未按时提供对汇报人负激励 50 元 天 会场拷贝 材料负激励 100 元 次 因现场拷贝材料导致会议延时 在上述基础上负激励 20 元 分钟 系统级会议会场拷贝材料发现病毒负激励 20 元 个 因 5 病毒造成电脑异常等影响会议情况负激励 200 元 次 5 3 汇报内容考核标准 未按会议要求准备材料或汇报内容出现漏项 不符合项 隐藏实际数据 数据不真实等情况 对汇报人负激励 50 元 处 5 4 会议现场考核标准 会议中出现迟到 早退 中途离场 着装不符 汇报不讲 普通话 做与会议无关事情 注意力不集中 打瞌睡 手机响 不签到等现象 系统级会议对责任人负激励 50 元 次 无故不 到负激励 200 元 次 其他会议无故不到负激励 50 元 次 出现 上述其他不符负激励 20 元 次 会议发言时称呼职位 对称呼方与被称呼方各负激励 25 元 次 如被称呼方不在场时则免于负激励 汇报超时负激励 10 元 分钟 以 100 元封顶 视频或电话会议由于参会部门调试失误导致会议延误 对 责任部门负责人负激励 20 元 分钟 会议期间出现其他不符执行 蒙牛集团会务管理制度 考 核标准 5 5 会议传达和落实考核标准 会议纪要未按时出具 对会议组织部门负责人负激励 50 元 天 如被反馈记录有误 失真 负激励 50 元 处 例会精神未传达或传达不及时 如员工对例会安排工作不 清晰 对与本岗位相关落实工作不了解 未传达和张贴例会精 神等 每次对责任部门负责人负激励 50 元 会议落实内容未按时完成 系统或跨中心会议对责任部门 负责人负激励 100 元 天 每项以 500 元封顶 再次追踪时仍未 6 完成直接负激励 500 元 项 中心及中心内跨部门会议负激励 50 元 天 每项以 200 元封顶 再次追踪时仍未完成负激励 200 元 项 其他会议负激励 20 元 天 每项以 100 元封顶 再次追 踪时仍未完成负激励 100 元 项 会议落实回复内容出现不准确 漏项等问题 系统 中心 以及跨部门会议对部门负责人负激励 50 元 处 其他会议对部 门负责人负激励 20 元 处 系统或跨中心的会议 如属两个以上部门间互相推诿 扯 皮或相互影响而未完成工作 对相关部门负责人各负激励 100 元 天 如纯属由于其他部门原因造成未按计划完成 无责任方 必须在落实期限内将相关部门签字确认的无责任证明材料提供 至追踪部门方能剔除责任考核 要求定期提供阶段性数据或进展者如未按时提供 依据集 团材料报送管理制度进行考核 集团例会落实内容未按时完成对责任部门负责人负激励 500 元 项 如果导致营运管理系统被集团通报负激励 1000 元 项 在验