浙商建业有限公司会议管理V1

运营会议管理作业指引运营会议管理作业指引 编制战略及运营中心日期 2012 09 审核日期 批准日期 修订记录修订记录 日日 期期修订状态修订状态修改内容修改内容修改人修改人审核人审核人批准人批准人 2 16 目录目录 1 总 则 4 2 成功 失败会议特征 4 3 会议分类目标及会议管理卡片 5 3 1 各层级会议分类及会议目标 5 3 2 集团公司会议卡片 6 集团公司级月度运营会议 6 集团年度运营总结会 7 3 3 项目 子 公司级会议卡片 8 项目 子 公司级月度运营会 8 项目 子 公司年度运营总结会 9 项目周例会 10 3 4 运营类会议 PMO 卡片 11 项目筹备会议 11 项目启动会议 12 项目开工会议 13 项目开盘会议 14 项目交房 入伙 会议 15 项目开业筹备会议 16 项目后评估会议 17 3 16 1 总 则 为规范浙商建业有限公司 以下简称浙商建业 会议管理 提高会议效率和质量 并做好会议室 视频会议系统和接待室的使用管理 特制定 会议管理作业指引 以下简称本指引 本指引适用于浙商建业项目运营及集团运营会议的管理活动 2 成功 失败会议特征 阶段成功会议特征失败会议特征 会前 有明确的会议卡片 明确会议目的 主题 议程 输入 输出 参会要求等 会前做好充分准备 提前做好安排 场地 时间 人员 会主持人充分准备 等 主题不清 临时召开 主持人看情况主持 会中 紧扣会议目标 主持人直逼会议目标 严格按照议程推进 严控会议主题 纪律 开门见山列出待讨论问题和推荐解决方案 支持决策的数据和分析资料则提 前发参会人员了解 若有必要在被问及时才进行展示和解释 会中明确行动计划 会议时共同解决问题 不是汇报工作 参会人员不是被 动听报告 要积极参与讨论 解决问题 制定行动计划 会议 90 时间讨 论问题和制定行动方案 10 时间回顾绩效 展示数据 行动清单 形成行动清单 解决问题不能停留在思路层面 应清晰形成行动 清单 会议目标 主题不清晰 会议冗长 会而不议 议而不决 决而不动 动而不查 会议用来展示数据 回 顾绩效 而没有用来 解决问题 会后 快速发送会议纪要 会议结束后应快速发送会议纪要 执行追踪反馈 例行追踪 反馈 通报会议决议事项执行情况 形成 PDCA 闭环 下次会议回顾检讨 形成 PDCA 闭环 没有形成行动清单 或 者后续不再追踪 会议 纪律 准时开始 准时休息 准时结束 专心参与会议和讨论 不使用电脑 不随便进出 迟到 分心 开小差 用电脑 玩手机 随便进出等 4 16 3 会议分类目标及会议管理卡片 3 1 各层级会议分类及会议目标 会议类型会议名称会议目标 集团级年度 半年度 运营总结会 项目 子 公司级年度 半年度 运营总 结会 确保战略的正确性 通过对当年度经营目标执行的绩效状况分 析结合外部变化的环境对已定的战略进行验证和证实 得出已 定战略是否正确 经营目标是否要修订 以此确保战略时时刻 刻的准确性 并保证当年度经营目标的科学性 合理性 集团职能中心月度运营会 项目 子 公司级月度运营会 通过对业绩 关键绩效指标 人 项目以及落在本月关键节点 执行情况的分析 及时发现各业务部门在经营目标执行及业务 运营中存在的问题 给予纠偏并明确改进措施 以此保证战略 有效执行和日常业务高效开展 非运营类会议 项目 子 公司各部门周会 对本周承诺的目标和工作计划的完成情况进行回顾与总结 重 点分析未达成的原因及调整策略 确保对年度经营计划及项目 部门经营目标顺利推进并有效达成 项目筹备会 在项目策划报告通过审批之后 在概 方案设计招标之前 必须 召开项目筹备会 通过筹备会议对项目进行推演和设定决策点 控制点 并作出项目的第一次 也是最重要的 决策 项目启动会 在方案设计完成 内部评审通过 外部报审通过 之后 在扩 初 施工图设计招标之前 必须召开项目实施会 项目开工会 在主体施工图和工程量清单编制基本完成之后 在总包招标之 前 必须召开项目开工会 确认开工时间并对项目开发计划进 行调整 通过对前一阶段工作中速度 质量 成本的系统整合 方面出现的问题 原因分析 改进建议 项目开盘会 在开盘前1个月 必须召开项目开盘会 项目交房 入伙 会 进行交楼入伙准备工作的检视 并通过对下阶段的工作计划及 其它需前置开展的工作现场决策和布置 以加强工作的系统性 和前瞻性 提高入伙满意度 项目开业会 在项目开业前60天前 必须召开项目开业会 运营类会议 PMO会议 项目后评估会 进行项目总结和项目运营目标完成情况的评价 综合评价项目 运营结果 促进后期项目及集团相关项目开发管理能力的提升 5 16 3 2 集团公司会议卡片 集团公司级月度运营会议集团公司级月度运营会议 会议名称会议名称 集团公司月度运营会 会议目标会议目标 通过对业绩 关键绩效指标 人 项目以及落在本月关键节点执行情况的分析 及时发现各 专业线 各项目 子 公司在经营目标执行及业务运营中存在的问题 给予纠偏并明确改进措 施 以此保证战略有效执行和日常业务高效开展 召召 集集 人人 战略及运营中心 召开时间召开时间 每月月末周五 1月 7月月度运营会与年度 半年度运营总结会合并召开 会议议程会议议程 业绩差距展示 运营对截止当前和当月的业绩 预算执行情况 差距进行展示 人力情况展示 人力资源对全国人力数据进行展示 各专业线展开汇报本专业线的业务运营与经营目标执行情况 对本专业线关键业绩进行分析 界定问题和明确解决方案 就本专业线行动方案 决议事项 改进措施的执行情况进行汇报 界定问题和明确解决 方案 协同需求 输出以项目 子 公司为单位的问题和行动清单 支持人总结 点评整体工作 最终落实和确定行动清单 参会人员参会人员 总裁 集团各中心责任人 集团各职能负责人 项目公司第一责任人 主主 持持 人人 战略及运营中心负责人战略及运营中心负责人 会议输入会议输入 各职能线 项目各职能线 项目 子子 公司月度会议报告公司月度会议报告及时汇报各项行动的执行情况 输出成果输出成果 集团公司月度运营会议纪要 输出成果责任人输出成果责任人 战略及运营中心运营主管 输出成果送达范围输出成果送达范围 所有参会人员及总裁指定抄送人员 6 16 集团年度运营总结会集团年度运营总结会 会议名称会议名称 集团年度运营总结会 会议目标会议目标 确保战略的正确性 通过对现有经营目标执行的绩效状况分析结合外部变化的环境对已定的战 略进行验证和证实 得出已定战略是否正确 是否要修订 以此确保战略时时刻刻的准确性 召召 集集 人人 战略及运营中心负责人 召开时间召开时间 年度 每年1月月末周五 半年度 每年7月月末周五 会议议程会议议程 宣布会议安排 主持人利用 10 分钟时间介绍本次会议的具体安排和总结会议数据的准备情况 各专业线展开汇报本专业线的业务运营与经营目标执行情况 年度经营目标执行概要回顾 主持人对上年度经营目标会议的决议事项执行情况进行反馈 并 快速回顾公司整体绩效并突出关键问题 关键主题分析 快速汇报经营目标执行情况 重在检讨各经营指标和经营目标执行情况和存在的主要问题 10 时间 制定解决方案 达成整改措施 在此环节需调动团队积极性 群策群力讨论和解决问题 若遇到重难点需较长时间时应另外召开专项会议讨论落实具体的行动方案 90 时间 落实行动清单 checklist 主持人总结形成结论并核实行动清单 参会人员参会人员 总裁 集团各中心责任人 集团各职能负责人 年度经营目标第一责任人 专业线主管 其指 标和行动方案责任人是否参加由其所在的主题或目标责任人确定安排 运营专员 主主 持持 人人总裁 会议输入会议输入 各年度经营目标责任人于会前 2天完成经营目标执行分析报告并深入了解经营目标执行情况 经营目标执行情况报表展示 组织人员在会前与战略及运营中心负责人了解各战略主题执行情 况 可提前明确待重点讨论的专题事项便于在会议上安排好时间 提高会议效率 输出成果输出成果 集团公司xx年 半年 运营总结会议纪要 输出成果责任人输出成果责任人 总部运营管理部运营主管 根据会议决议事项更新经营指标及行动方案并向下传递 输出成果送达范围输出成果送达范围所有参会人员及副总裁指定抄送人员 7 16 3 3 项目 子 公司级会议卡片 项目项目 子子 公司级月度运营会公司级月度运营会 会议名称会议名称 项目 子 公司月度运营会 会议目标会议目标 通过对业绩 关键绩效指标 人 项目以及落在本月关键节点执行情况的分析 及时发现各专 业线 各项目 子 公司在经营目标执行及业务运营中存在的问题 给予纠偏并明确改进措施 以 此保证战略有效执行和日常业务高效开展 召召 集集 人人 项目 子 公司负责人指定 召开时间召开时间 每月25号前 1月 7月月月度回顾会与年度 半年度回顾会合并召开 会议议程会议议程 业绩差距展示 运营对截止当前和当月的业绩 预算执行情况 差距进行展示 人力情况展示 人力资源对本项目 子 公司人力数据进行展示 各部门展开汇报本专业线的业务运营与经营目标执行情况 支持人总结 点评整体工作 最终落实和确定行动清单 参会人员参会人员 各业务部门经理 主主 持持 人人 项目 子 公司负责人 会议输入会议输入 各业务部门月度业务报告 预算执行分析报告及时汇报各项行动的执行情况 输出成果输出成果 项目 子 公司月度运营会议纪要 输出成果责任人输出成果责任人 项目 子 公司负责人指定 输出成果送达范围输出成果送达范围 所有参会人员 总部各职能负责人 总部运营管理专员 8 16 项目项目 子子 公司年度运营总结会公司年度运营总结会 项目周例会项目周例会 会议名称会议名称 项目 子 公司级项目周例会 会议目标会议目标 对本周承诺的目标和工作计划的完成情况进行回顾与总结 重点分析未达成的原因及调整策略 确保 对年度经营计划及项目 部门经营目标顺利推进并有效达成 会议名称会议名称 项目 子 公司年度运营总结会 会议目标会议目标 确保年度经营目标的合理性和科学性 通过对现有经营目标执行的绩效状况分析结合外部变化的 环境对已定的经营目标和考核指标进行验证和证实 得出已定战略是否正确 是否要修订 召召 集集 人人 项目 子 公司总经理 召开时间召开时间 年度 每年1月15日前1个工作日 半年度 每年7月15日前2个工作日 会议议程会议议程 宣布会议安排 主持人利用 10 分钟时间介绍本次会议的具体安排和总结会议数据的准备情况 项目成功标尺对比表 各专业线展开汇报本专业线的业务运营与经营目标执行情况 年度经营目标概要回顾 主持人对上季度战略会议的决议事项执行情况进行反馈 并快速回顾公 司整体绩效并突出关键问题 关键主题分析 经营目标执行情况 重在检讨各目标执行情况和存在的主要问题 10 时间 制定解决方案 达成整改措施 在此环节需调动团队积极性 群策群力讨论和解决战略问题 若遇到重难点需较长时间时应另外召开专项会议讨论落实具体的行动方案 90 时间 落实行动清单 checklist 主持人总结形成结论并核实行动清单 参会人员参会人员 项目 子 公司总经理 项目公司各专业线负责人 其他邀请的相关人员 主主 持持 人人 项目 子 公司总经理 会议输入会议输入 项目各经营目标责任人于会前 2 天完成经营目标执行分析报告并深入了解经营目标执行情况 项目年度经营目标执行情况报表 输出成果输出成果 项目 子 公司月度运营会议纪要 输出成果责任人输出成果责任人 项目 子 公司负责人指定人员 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员抄送总部各职能负责人 总部运营管理专员 副总裁 9 16 召召 集集 人人 项目 子 公司负责人指定人员 召开时间召开时间 每周五下午 如遇节假日顺延 会议议程会议议程 项目总体计划 各部门汇报上周完成情况及本周推进计划 需要横向部门配合的事宜 需要公司领导协调解决的事宜 公司经营政策的制定和调整 规章制度的审议 参会人员参会人员 项目 子 公司负责人 各部门负责人 主主 持持 人人 项目 子 公司负责人 会议输入会议输入 需要公司领导决策和协调的相关事宜 输出成果输出成果 项目 子 公司项目周例会纪要 输出成果责任人输出成果责任人 项目 子 公司负责人指定 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员抄送总部运营管理专员 10 16 3 4 运营类会议 PMO 卡片 项目筹备会议项目筹备会议 会议名称会议名称 项目筹备会 会议目标会议目标 尽快对项目进行推演和设定决策点 控制点 并作出项目的第一次 也是最重要的 决策 召召 集集 人人 战略及运营中心 召开时间召开时间 应在取得项目第五个工作日开会 最迟不得超过应在取得项目第五个工作日开会 最迟不得超过8个工作日内完成 个工作日内完成 会议议程会议议程 在项目获得后对项目进行审视 推演 对项目一二级计划进行梳理 对项目成本预案进行梳理 向项目负责人 项目职能负责人交底 就项目进一步达成共识 对重要计划节点 成本预案以及相关工作包 工作质量作出承诺 完成 资源的匹配 参会人员参会人员 总裁 副总裁 集团各中心负责人 集团各职能负责人 项目 子 公司总经理 项目 子 公司各 部门负责人 主主 持持 人人 总裁 会议输入会议输入 项目一级计划 和 项目筹备阶段成果报告项目筹备阶段成果报告 如有 如有 输出成果输出成果 形成可实施并能分解到三级的项目一级计划 集团提供一级计划指导模版 项目 子 公司制定分 解到一级计划指导模版 项目启动阶段成果报告 或项目成功标尺 项目运营目标责任书 输出成果责任人输出成果责任人 战略及运营中心 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员及总裁指定的项目相关人员 11 16 项目启动会议项目启动会议 会议名称会议名称 项目启动会 会议目标会议目标 强化阶段性成果管理 并在此基础上推动集团知识沉淀 流程优化和管理工具标准化工作的开 展 强化工作的系统性和前瞻性 总部现场办公 前置决策 为一线创造价值 召召 集集 人人 战略及运营中心 召开时间召开时间 在方案设计完成 内部评审通过 外部报审通过 之后 在扩初 施工图设计招标之前 必须召 开项目实施会 会议议程会议议程 方案设计成果的要点回顾 方案设计阶段的工作计划和成本采购的执行检视 形成 目标成本 方案版 对方案设计成果的评审归纳及意见讨论 下阶段开发 一 二 级计划 工作计划的研讨与布置 下阶段需花钱的事项研讨与决策 参会人员参会人员 总裁 副总裁 集团各中心负责人 集团各职能负责人 项目 子 公司总经理 项目 子 公司各 部门负责人 主主 持持 人人 总裁 会议输入会议输入 规划方案与建筑单体方案 及 方案评审会议纪要 项目一 二级计划 计划与实际执行 目标成本 方案版 初稿 输出成果输出成果 设计任务书的深化修订要点的确定 形成可实施并能分解到三级的项目二级计划 集团提供二级计划指导模版 项目 子 公司制定 分解到二级计划指导模版 形成 目标成本 方案版 形成资金用度计划 输出成果责任人输出成果责任人 集团总裁指定 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员 12 16 项目开工会议项目开工会议 会议名称会议名称 项目开工会 会议目标会议目标 强化阶段性成果管理 并在此基础上推动集团知识沉淀 流程优化和管理工具标准化工作的开 展 强化工作的系统性和前瞻性 总部现场办公 前置决策 为一线创造价值 召召 集集 人人 项目公司总经理 召开时间召开时间 在主体施工图和工程量清单编制基本完成之后 在总包招标之前 必须召开项目开工会 会议议程会议议程 施工图设计成果的要点回顾 施工图设计阶段的工作计划和成本采购的执行检视 目标成本 施工图版 评审及讨论 对施工图设计成果的评审归纳及意见讨论 开工时间 项目开发计划调整意见 项目开工令内容的确定 参会人员参会人员 总裁 副总裁 集团各中心负责人 集团各职能负责人 项目 子 公司总经理 项目 子 公司各 部门负责人 主主 持持 人人 总裁或总裁授权人 会议输入会议输入 项目一 二级计划 主体施工图 及四方审图纪要 开工时间与市场形势 销售节点 示范区开放节点的衔接与匹配性分析 总包范围 采购方式等 输出成果输出成果 阶段成果的质量评价 以及对施工图纸优化要点的确定 项目一 二级计划 的调整意见 形成 目标成本 施工图版 项目开工令的确定 输出成果责任人输出成果责任人 集团总裁指定 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员 13 16 项目开盘会议项目开盘会议 会议名称会议名称 项目开盘会 会议目标会议目标 强化阶段性成果管理 并在此基础上推动集团知识沉淀 流程优化和管理工具标准化工作的开 展 强化工作的系统性和前瞻性 总部现场办公 前置决策 为一线创造价值 召召 集集 人人 集团营销中心负责人 召开时间召开时间 在首批开盘前1个月 必须召开项目开盘会 会议议程会议议程 由项目 子 公司进行次序汇报 产品分析 价格分析 推广策略 工作计划 针对上述地区 总部专业端口提出的需决策问题 与会人员分项进行研讨 须形成会议意见 参会人员参会人员 总裁 副总裁 集团各中心负责人 集团各职能负责人 项目 子 公司总经理 项目 子 公司各 部门负责人 主主 持持 人人 总裁 会议输入会议输入 产品力检视 包含产品优 劣分析和示范区多方案检视 总体价格策略和定价策略和依据 付款方式 媒体投放相关的 开盘方案 输出成果输出成果 开盘时间 数量与目标的确定 底价和标价的确定 示范区需完善的内容与组织方案 销售合同约定 输出成果责任人输出成果责任人 集团总裁指定 输出成果送达范围输出成果送达范围 发送所有参会人员 14 16 项目交房 入伙 会议项目交房 入伙 会议 会议名称会议名称 项目交房 入伙 会 会议目标会议目标 进行交楼入伙准备工作的检视 并通过对下阶段的工作计划及其它需前置开展的工作现场决策 和布置 以加强工作的系统性和前瞻性 提高入伙满意度 召召 集集 人人 项目公司总经理 召开时间召开时间 在首批集中交楼入伙前45天 必须召开项目入伙会 会议议程会议议程 对上会内容分别进行审议 达成会议意见 参会人员参会人员 总裁 副总裁 集团各中心负责人 集团各职能负责人 项目 子 公司总经理 项目 子 公司各 部门负责人 主主 持持 人人 总裁或总裁授权人 会议输入会议输入 房屋质量评价及整改意见 交楼组织方案 包含3合1的一户一验交钥匙方案与时间 客户缴费清单及财务部收款文件 关 于客户收楼的通知次序等 危机预案 与物业的交接