财险公司客户身份识别和客户身份资料交易记录保存管理办法

1 天安保险股份有限公司客户身份识别和天安保险股份有限公司客户身份识别和 客户身份资料交易记录保存管理办法客户身份资料交易记录保存管理办法 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为规范公司反洗钱客户身份识别管理工作 进一步完 善公司反洗钱内部控制 根据 中华人民共和国反洗钱法 金融 机构客户身份识别和客户身份资料交易记录保存管理办法 金融 机构报告涉嫌恐怖融资的可疑交易管理办法 等有关法律法规 制 定本办法 第二条第二条 客户身份识别和客户身份资料交易记录保存是有效防 范洗钱风险的一项基础工作和重要手段 公司各级机构应参照本办 法 结合当地市场情况和经营需要 建立本机构客户身份识别制度 操作细则 切实履行反洗钱义务 第三条第三条 各级机构应严格按照遵守保密原则 对客户身份资料 及交易记录信息妥善保管 非依法律规定 公司任何机构和个人不 得泄露 第四条第四条 本办法中所有涉及核心业务系统 SAP系统和反洗钱报 文系统的操作流程参见反洗钱系统操作手册 第二章第二章 客户身份识别和重新识别客户身份识别和重新识别 第五条第五条 客户身份识别应遵循 了解你的客户 的原则 即在 与客户进行保险交易的过程中 采取必要措施 了解客户 交易目 的和交易性质 了解实际控制客户的自然人以及交易的实际受益人 及时发现客户的洗钱风险和恐怖融资风险 第六条第六条 客户身份识别涉及的业务环节包括 客户新建 投保 批改 赔付 财务收付款 渠道 客服和接触 收集 判断客户信 2 息的环节 第七条第七条 出现以下情况时 各级经营机构应对客户身份重新进 行识别 并完善客户身份基本信息 1 客户要求变更姓名或者名称 身份证件或者身份证明文件种类 身份证件号码 注册资本 经营范围 法定代表人或者负责人的 2 客户行为或者交易情况出现异常的 3 客户姓名或者名称与国务院有关部门 机构和司法机关依法要求 金融机构协查或者关注的犯罪嫌疑人 洗钱和恐怖融资分子的姓名 或者名称相同的 4 客户有洗钱 恐怖融资活动嫌疑的 5 金融机构获得的客户信息与先前已经掌握的相关信息存在不一致 或者相互矛盾的 6 先前获得的客户身份资料的真实性 有效性 完整性存在疑点 7 金融机构认为应重新识别客户身份的其他情形 第八条第八条 客户身份识别的具体要求 一 承保环节 对于保险承保业务 各级机构业务内勤在录入客户和保单的过 程中 应确认投保人与被保险人的关系 核对投保人和被保险人 以及法定继承人以外的指定受益人的有效身份证件或者其他身份证 明文件 复印留存投保人和被保险人 法定继承人以外的指定受益 人的基本信息材料 其中团体客户必须明确法定代表人信息 二 批改环节 当客户申请解除保险合同或保单满期给付时 各级机构业务内 勤应要求退保申请人出示保单原件或者保险凭证原件 核对退保申 请人的有效身份证件或者其他身份证明文件 确认退保申请人与投 3 保人和被保险人存在合法关系 非被保险人 受益人本人提出申请 的 要有经其本人签字的书面委托材料和相关证件 复印留存退保 申请人的基本信息和被保险人 受益人相关材料材料 三 理赔环节 当客户发生赔案时 各级机构理赔内勤应当核对索赔人和委托 人的有效身份证件或者其他身份证明文件 确认索赔人与被保险人 或者受益人存在合法关系 非被保险人或者受益人本人提出申请的 要有经其本人签字的书面委托材料 复印留存索赔人身份基本信息 和被保险人 受益人相关材料 四 销售环节 1 如属于公司直销渠道业务 销售管理人员应将人民银行的反洗钱 要求向客户进行积极宣传 协助客户正确理解法律法规要求 并提 供公司需要的信息资料 2 如属于中介渠道业务 包括专业中介 兼业中介和个人代理业务 销售管理人员要履行以下职责 1 审查中介机构 含个人代理 是否具有依法提供客户信息和保存 客户身份资料的资格和条件 包括 能够证明中介机构按反洗钱法 律法规的要求 采取了客户身份识别和身份资料保存的必要措施 中介机构提供客户信息不存在法律制度技术等方面的障碍 公司能 立即获得中介机构提供的客户信息 包括在必要时获得客户有有效 身份证件 身份证明文件的原件 复印件或影印件 2 在中介合同中明确双方的反洗钱责任和义务 如由公司委托中介 机构代为履行识别客户身份的 由公司承担未履行客户身份识别义 务的责任 3 应做好对中介机构 含个人代理 的反洗钱法律法规宣传 协助 4 其正确理解和执行法律法规要求 五 财务和资金结算环节 遵循 了解你的客户 的原则 在财务和资金结算环节要严格 开展客户身份识别和交易资料管理工作 在财务和资金结算过程中 严格审查 核对和登记客户提供的身份文件和资料 按法律法规和 公司规定 检查资金收取对象 资金支付对象与投保人 被保险人 和受益人的关系 确保各项手续的完整 按法律法规和公司规定 妥善保存客户身份资料和交易记录 当出现监管机关指定的异常情 况时要对客户身份重新识别 并于第一时间向所在机构的反洗钱部 门和反洗钱联系人报告 确保信息系统相关操作的真实和准确 第九条第九条 各级经营机构在与客户业务关系存续期间应采取持续 的客户身份识别措施 关注客户及其日常经营活动 及时提示客户 更新资料信息 第十条第十条 各级经营机构在开展客户身份识别工作时 除核对有 效身份证件或者其他身份证明文件外 可以按监管规定可以采取以 下一种或几种措施 识别或重新识别客户身份 1 要求客户补充其他身份证明资料或证明文件 2 回访客户 3 实地查访 4 向公安 工商行政管理等部门核实 5 其他查依法采取的措施 第十一条第十一条 各级机构委托其他金融机构向客户销售产品时 应 确认代销产品的金融机构符合以下条件 1 代销产品的金融机构采取的客户身份识别措施符合反洗钱法律 行政法规和其他相关规定 5 2 公司能够有效获得并保存客户身份资料信息 第十二条第十二条 各级经营机构委托金融机构以外的通过第三方识别 客户身份时 应当符合下列要求 1 能够证明第三方按反洗钱法律 行政法规和本制度的要求 采取 了客户身份识别和身份资料保存的必要措施 2 第三方为本机构提供客户信息 不存在法律制度 技术等方面的 障碍 3 各级机构在办理业务时 能立即获得第三方提供的客户信息 还 可在必要时从第三方获得客户的有效身份证件 身份证明文件的原 件 复印件或影印件 第十三条第十三条 各级经营机构应根据监管要求 按照客户的特点 并考虑地域 业务 行业 客户是否为外国政要 客户所在地洗钱 和恐怖融资监管程度等因素 划分客户洗钱风险等级 并在持续关 注的基础上 适时调整客户的风险等级 第十四条第十四条 各级经营机构应根据客户的风险等级 定期审核客 户基本信息 对风险等级较高客户的审核应严于对风险等级较低客 户的审核 最高风险等级的客户应至少每半年审核一次 第十五条第十五条 各机构应参照公司风险等级的划分 制定本机构的 风险等级制度 并及时做好报备工作 第三章第三章 客户身份资料和交易记录保存客户身份资料和交易记录保存 第十六条第十六条 各级机构应当按照安全 准确 完整 保密的原则 妥善保存客户身份资料和交易记录 确保能足以重现每项交易 以 提供识别客户身份 监测分析交易情况 调查可疑交易活动和查处 洗钱案件所需的信息 第十七条第十七条 各级机构应保存的客户身份资料和交易记录包括 6 1 客户身份资料包括客户身份信息资料 开展客户身份识别工作的 各种记录和资料 2 交易记录 包括关于每笔交易的数据信息 业务凭证 帐簿以及 有关规定要求的反映交易真实情况的合同 业务凭证 单据 业务 函件和其他资料 第十八条第十八条 各级机构按照以下规定期限保存客户身份资料和交 易记录 1 客户身份资料 自业务关系结束当年或者一次性交易记帐当年计 起至少保存5年 2 交易记录 自交易记帐当年起至少保存5年 3 如果客户身份资料和交易记录涉及正在被反洗钱调查的可疑交易 活动 且反洗钱调查工作在前款规定的最低保存期届满时仍未结束 的 各级机构应将其保存至反洗钱调查工作结束 4 法律 行政法规和其他规章对客户身份资料和交易记录有更长保 存期限要求的 遵守其规定 第十九条第十九条 各机构应采取必要管理措施和技术措施 防止客户 身份资料和交易记录的缺失 损毁 防止泄漏客户身份信息和交易 信息 第四章第四章 客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存操作规程客户身份识别和客户身份资料及交易记录保存操作规程 第二十条第二十条 各级经营机构应按客户身份识别要求 在承保 批 单 理赔 营管 财务等环节针对不同的客户 采取不同的方式对 客户进行身份识别 第二十一条第二十一条 承保环节客户身份识别 一 承保是与客户建立关系的第一个环节 各级机构在与新投保的 客户建立关系时 承保内勤人员应核对客户有效身份证件和其他身 7 份证明文件 并且留存有效身份证件或者其他证明文件的复印件或 者影印件 同时指导客户按不同的要求留存客户基本信息 不同客 户应按以下要求留存信息 1 对私客户身份识别 1 1 对于保险费金额人民币 对于保险费金额人民币1 1万元以万元以上或者外币等值1000美元以上且 以现金形式缴纳的财产保险合同 单个被保险人保险费金额人民2万 元以上或者外币等值2000美元以上且以现金形式缴纳的人身保险合 同 要审查投保人 被保险人和受益人的关系 并且严格按照反洗 钱要求留存客户身份基本信息 2 不符合以上标准的对私客户按照公司投保业务要求留存客户信息 2 对公客户身份识别 1 保险费金额人民币20万元 或者外币等值2万美元 以上且以转 帐形式缴纳的保险合同 要审查投保人 被保险人 受益人和法人 代表的关系 并且严格按照反洗钱要求留存客户身份基本信息 2 对不符合以上标准的对公客户按照公司投保业务要求留存客户信 息 3 不记名定额保单仅对销售代表单位或人员进行身份识别工作 二 保单批改环节客户身份识别 1 客户基本信息变更 对于达到反洗钱客户身份识别标准的客户 在保险合同有效期 内 投保人 被保险人 受益人变更身份基本信息的 必须重新登 记身份基本信息 涉及身份证明文件变更的 注意留存有效身份证 件或者其他身份证明文件的复印件或影印件 2 保费相关信息变更 客户保费相关信息变更 如变更后达到反洗钱客户身份识别标 8 准的 应按反洗钱要求重新对客户进行识别 3 退保 公司所有退保业务均需要退保申请人出示保险合同原件或 者保险凭证原件 核对退保申请人的有效身份证件或者其他身份证 明文件 确认申请人的身份 第二十二条第二十二条 理赔环节身份识别要求 1 被保险人或者受益人请求保险公司赔偿或者给付保险金人民币1 万元 或者外币等值1000美元 以上 理赔内勤应按制度要求对客 户进行身份识别 若客户已在其他环节留存了完整身份信息和材料 理赔内勤要 核对客户身份证件或证明文件 审查已采集的身份信息 确认信息 的真实性和完整性 如不符合要求要对已留存信息进行补充和修改 若客户没有在其他环节留下符合反洗钱客户身份识别要求的信 息和材料 则理赔内勤应履行客户身份识别义务 核对被保险人或 者受益人的有效身份证件或者其他身份证明文件 确认被保险人 受益人与投保人之间的关系 登记被保险人 受益人身份基本信息 并留存有效身份证件或者其他身证明文件的复印件或者影印件 2 不符合以上标准的 理赔人员要确认被保险人 受益人与投保人 之间的关系 核对被保险人或者受益人的有效身份证件或者其他身 份证明文件 并留存有效身份证件或者其他身证明文件的复印件或 者影印件 第二十三条第二十三条 销售环节客户身份识别要求 业务管理部门在与第三方合作销售产品时 如果对方是金融机 构 要审查该金融机构是否能够按反洗钱相关法律法规获得并保存 客户身份资料信息 对方是非金融机构的 除要审查是否能够按反 洗钱相关法律法规获得并保存客户身份资料信息外 还要审查该机 9 构是否能够依法及时准确为我们提供客户信息和保存客户身份资料 第二十四条第二十四条 资金结算环节客户身份识别要求 1 在收取保费或支付赔款和退保费时 严格审查 核对和登记客户 提供的身份文件和资料 2 按法律法规和公司规定 检查资金收取对象 资金支付对象与投 保人 被保险人和受益人的关系 确保各项手续的完整 第二十五条第二十五条 以上各环