货代一般海运操作流程

1 货代一般海运操作流程货代一般海运操作流程 一 订舱一 订舱 1 客户向货代订舱 订舱必须显示 托运人 发货人 船公司 船名 航次或船期 起运港 目的港 中转港 货名 柜型 柜量 运费条款 托运人的签字 盖章 2 客服人员收到订舱单后 需确认订单 到付货 FOB EXW FCA 跟国外确认 预付货 Sales 预付货 跟客户核对运价 在确认后由 Sales 在订舱单上签字 确认 然后再根据自编的 S O 号向相应船公司订舱 3 客服人员需跟船公司确认舱位 订舱完毕后 客服人员应及时将资料输入公司 内 部系统 4 制作对应的操作通知单 注明与订舱信息相符的信息 发送给客户 以便客户 安 排好货物及单据的递送 进仓 进仓通知单 拖卡 拖卡装箱通知单 自拉自报 自拉自报协议书 EXW FCA 由客人提供提货通知书 货代安排车队去提货送仓 二 进仓 拖车 自拉自报二 进仓 拖车 自拉自报 报关报关 1 客户行为 进仓 客户收到进仓通知单后 在确认内附信息无误可以进仓后 需按照进 仓单上的时间地址准时进仓 报关资料需在规定时间内寄送到货代处 以便货代安排报关 拖卡 客户如需货代安排拖卡报关 需在接收到货代提供的拖卡装箱通知单 后 进行确认 如确认无误后需将安排拖卡的相关信息 拖卡时间 地点 2 联系人 装箱数据 正确无误地补充到通知单内 回传给货代 同时 需将报关资料准备齐全在货代规定的时间内寄送到位 自拉自报 客户如需自拉自报 请在确认好货代提供的自拉自报协议书上的 相关订舱及费用信息后 将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回 传货代 再在收到货代关于船公司已放舱的通知后 凭自拉自报 协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港 并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代 另报 关也由客户自行安排其他货代或报关行进行办理 2 货代行为 进仓 在客户货单均到的情况下安排出运 整柜货 通知仓库提箱装箱安排 进港 接收仓库提供的箱封号进行截单 拼箱货 转交客服进行拼箱 信息 顺序 箱型 是否安排装箱等 确认 通知仓库进行提箱装箱 进港 接收仓库提供的箱封号进行截单 报关资料移送报关行进行审单 告知预安排报关时间 货代确认客户到单到货情况须知 货物进仓情况 已入仓 需确认货物与客人订舱数据是否相符 跟仓库确认货物是否有存 在破损变形油污等情况 如有发生破损等情况 需跟客户确认 确认能出运的 需让客户提供相应的保函 不能出运的 请配合 客户进行返工行为 到付货 FOB 原则上需跟国外进行确认是否 能出运 预付货需跟客户进行确认 未入仓 需立刻跟客户进行确认是否出运 如仍需出运 需告知客户最晚 截止送单送货时间 同时通知客服 由客服来确认是否等该客户 的货 报关资料接收情况 已接收 做好登记 整理 存档工作 与客户订舱的信息进行基本数据核 实 并查看资料是否齐全 提前移交至报关行进行审单 尤其是 需要进行商检的单子 需提早交到报关行进行商检换单 3 未接收 需立刻跟客户进行确认单据寄送到位的时间 并确认是否有商检 等特殊情况 如无法在规定时间内寄送到 应由客户提供正确完 整的扫描件到我司 正本在报关日当天之前务必送到报关行 拖卡 在收到客户回传的拖卡装箱通知书后 根据客户提供的信息以及所安 排船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱 拖卡装箱 进港等操 作 并在车队进行安排后告知客户前往拖卡的车队信息以便客户进行 核对 在车队提到箱子后 货代根据车队提供的箱封号等信息进行截 单 报关资料移送报关行进行审单 告知预安排报关时间 自拉自报 货代只需根据客户提供的舱单信息进行截单 在船公司规定的截 单时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司 并确保船公 司已接收 报关事项由客户自行安排 三 单证确认三 单证确认 费用费用 签单签单 归档归档 1 单证确认 在客户到单到货并且已有初步出运信息后 货代单证需根据客户之前提供的订 单进行提单相关信息录入工作 及时发送至客户进行确认 直到确认完毕 注 签单后客户要求修改提单 货代需视情况加收费用 2 费用 确认出运后 货代需制作费用 发送到客户处由客户进行确认开票事宜 在客 户确认后 货代开具发票寄送至客户以便其付款买单 特殊费用的需跟客服 Sales 进行确认 3 签单 货代提单 货代在跟船公司确认好离港信息后 单证需将确认完毕的提单签出 在客 服确认无误并且签字后上交财务保管 财务在确认收到客户付款后将提单盖 章后 将提单退到单证手中 由单证寄送给客人或帮客户安排电放 注 客户要求电放的提单需收到客户提供的电放保函正本 电放费和提单 正本后方能安排电放 海运提单 4 海运提单由船公司签出 货代在收到船公司的海运提单后 正本提单 需 将其中一正一副留底归档 剩下两正两副需正本寄出到国外代理 电放提 单 需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给货代 Seaway bill 只需将 seaway bill 跟货代提单一起归档转交客服进行下一步操作即可 4 归档 客服在收到船公司的海单文件后 整理好与这票单子相关的海运费用 货代 提单信息进行整合后扫描存档 扫描件发送至国外 另需将该票单子进行关 闭归档 四 其他四 其他 1 如由货代安排拖车 进货代仓库的并且由货代安排报关的货物 货代操作应在 船公司的免费用箱期内安排拖柜 并在免堆期内安排进港 避免产生额外费用 若 有发生超堆费 改船费 超期柜租等额外费用 需立即通知客户 要求其书面确认 并做好登记 2 客户因各种原因取消订舱的 需要求其书面确认 在确认所有发生费用已结清 的情况下方可在电脑中删除资料 3 提单缮制注意事项 提单的内容应完整 准确 必要的信息不可留空 包括 SHIPPER CONSIGNEE NOTIFY PARTY VSL S NAME VOY POL POD PLACE OF DELIVERY MARKS CARGO DESCRIPTION CNTR NO SEAL NO DELIVERY AGNET 等 提单表面应清洁 避免过多涂改 一份提单最多不可超过 3 个更正章 一 些重要的项目 比如件毛体数据 品名 船名 航次 箱封号等不可更改 切记报关单