费用借支及报销管理制度

1 费用借支与报销管理制度 一 总则 一 为进一步完善公司财务管理 规范借款及各项费用报销程序 结合公司实际 特 制定本制度 二 本制度所指费用为 差旅费 招待费 短途出差就餐费 其它费用 三 本制度适用于公司全体员工 二 借款程序 一 差旅费借支 1 出差人员借支差旅费按 往返车费 公司自备车除外 出差补助 预计出差天 数 的原则计算 先填写 出差借款单 经审核 批准后办理借款 1 派遣部门经理审签出差事宜 如人员配备 天数 交通工具等应严格控制 确保在计划时间内完成工作 2 财务根据以下原则审签借支金额 前次借支的差旅费无合理原因尚未报销者 不得再次借款 借支金额必须合理 未超出控制额度 2 出差借款单 审签后由出差人报请总经理批准 财务据此予以借支 3 总经理外出不能签批时 经部门经理 财务审核符合规定的 可予以借支 财务 负责补签 二 招待费借支 1 因业务需要开支招待费的 由部门经理参照招待规定填写 领款单 2 凭 借款单 交财务参照招待规定审核签字 3 审核无误后 借款单 报请总经理签批 总经理外出时须电话请示 财务予以借 支 三 其他临时借款 如购买办公用品 礼品 福利用品 维修费等 须填写 采购联系单 申购单 写明品名 规格型号 用途 金额等参照 办公用品管理办法 规定的权限办理审批 手续后 财务予以借支 2 三 报销程序 一 差旅费报销 1 出差人员返回公司后 五个工作日内应到财务部报账 同一项目由 2 人以上同时 出差的 差旅费由负责人报销 不得分开分次报销 2 出差人员填写 差旅费报销单 并按要求粘贴原始票据 票据背面由报销人签字 住宿费 车船费等原始票据须是正式税务发票 没有正式税务发票的不予报销 3 派遣部门经理负责 差旅费报销单 所列的事实 日期 目的地审核签字 审核 依据 1 经批准的 出差外派单 2 电话纪录 员工出差期间 须通过当地固定电话在到达日 回程日向部门经 理通报 期间亦应汇报工作内容 3 当地当日的交通票据 住宿费票据 须有出票日期 4 售后服务 质量记录单 服务记录单等 回签文件 4 财务人员负责 差旅费报销单 的票据是否规范 票据与日期是否对应 申报费 用是否符合标准以及金额的审核签字 5 审核无误后 差旅费报销单 报请总经理签批 财务予以报销 二 业务招待费报销 1 招待完毕后两个工作日内应到财务部报账 2 经办人填写 支出凭单 注明宴请的来宾单位 姓名 时间 地点 陪同人员等 所附单据必须是正式发票 3 先由经办人签名 部门经理负责 支出凭单 的事实审核签字 财务人员负责 支出凭单 的费用标准 金额的审核签字 4 审核无误后 支出凭单 报请总经理签批 财务予以报销 三 加班费 就餐补贴 夜间补贴由生产主管按 加班管理规定 统计后 部门经理 审核 报请总经理批准 财务在发薪时一同给付 四 其它费用报销 1 参照 办公用品管理办法 规定的审批程序审核 尚无相应制度规定的 按事先 申请 经办人签字 权限人审核 总经理审批的程序执行 3 2 不需填写报销凭单的费用 应在票据背后注明用途 经办人 审核人签字 报总 经理审批 3 办公用品 劳保用品 福利物品 纪念品等所有外购物品须经入库 连同入库单 发票一起 两个工作日内报销 五 报销期限应在上述规定的工作日内 超期未报的 财务人员月底清账时凭 借款 单 转个人应收款 发工资时从借款人工资内扣还 当月工资扣还不足 逐月扣发以 后的工资 待领用人报账后再作补发工资处理 四 费用报销标准 一 差旅费 1 员工出差分 长途 和 短途 两种 当天能往返的为 短途 出差时间在 一天以上的为 长途 2 受公司指派到外地进行采购 销售 生产服务等公差的补助标准按下表执行 出差补助费标准 项目 类别 长途 交通费 住宿费 出差 补贴 夜车 补贴 市内 出租车费 公差按标准实报 按规定 需提供住宿发票 50须批准 3 每日住宿费和出差补贴合计报销标准 省会所在城市 浙江 上海 江苏 福建 广东的地级市所在地 唐山 青岛 厦门 大连等地报销标准 120 元 其他地区报销标准 100 元 长期 10 天以上 出差同一地方或多人同时出差的 报销标准 80 元 天 用户或公司已安排住宿的 每日补助按 20 元核计 4 出差补助费标准 规定说明 员工外出参加已由公司缴费的各种会议 会展 培训等 缴费中已包含伙食或住 宿的扣除相应的补助 其他费用按标准执行 长途交通指六枝到目的地的交通 晚八时至次日晨七时乘车时 乘车时间六小时 以上 可乘硬卧 如乘坐硬座 到达时间为 24 时以后的 给予夜车补贴 4 其他时段乘坐火车为硬座 轮船为三等舱 不得乘坐软座 软卧和豪华高等级交 通工具 特殊情况经事先批准方可乘坐折扣票价的飞机 违反上述规定使用交通工具 超出部分由个人支付 出差补贴以往返车票为准计算天数 出租车费的报销规定 员工因公出差原则上不得乘坐出租车 但下列情况除外 携有巨款或重要文件须确保安全的 携带公物 重物 无法乘坐公共交通工具的 因公办事所到目的地较远又没有公共交通工具的 或夜间没有公共交通工具的 其他特殊情况或紧急情况需乘坐出租车的 出租车费报销时须说明原因 在票据上注明起始地点 并经部门经理审核 在票 据背后签字 二 员工短途出差视同出勤 不再享受出差补贴 短途出差需在外用餐者 可享受 5 元 人 次的就餐补贴 三 招待费 各部门因工作需要必须宴请客人的 按以下标准报批 1 限制陪餐人数 相关人员 1 2 人陪同 2 来宾为一般按排公司食堂用餐 特殊安排须由总经理批准 3 业务员在外发生的宴请不予报销 重要客户由总经理批准的除外 4 宴请客户就餐须附所在餐饮单位菜单和联系电话 五 财务人员应对差旅费各项单据予以认真审核 复核内容包括单据填写是否规范 内容及金额与原始票据是否一致 签字是否齐全 签字人权限是否正确 是否符合相 关费用标准规定等 六 如发现不符合上述规定的开支 按规定整改 对涂改票据 弄虚作假 虚报冒领 者 如虚