接待外宾的几个注意点

1 / 4接待外宾的几个注意点1、提前充分准备：任何情况下，都要提前做好充分相关准备，不得临时抱佛脚，仓促接待客人。如客人属于临时到访，未事先通知，业务接待人员切忌浮躁，手忙脚乱，应沉稳接待，大方得体地与客人沟通，尽快了解客人来访目的，完成接待任务。A、与客人事先联系，约定好接客地点，时间、留下客人的联系电话，向行政部门提前申请车辆，安排驾驶员，提醒驾驶员要提前到达接车地点。随后再次联系客人告知我司的接客车辆号码、驾驶员姓名及电话。B、应客人要求代订酒店，要问清楚客人理想的酒店，如客人没有预先要订的酒店，可问清客人的理想价格后查询类似酒店，问清酒店设施及服务（如是否提供早餐、有无服务费等）后，找出合适的两至三家酒店给客人选择，待客人选择后帮客人订好房间，告知酒店前台客人姓名及预计到达时间，留下客人或自己的电话以供酒店确认。代订酒店后一定要通知客人，告知酒店名称、位置、价格及提供的服务。如果是由我司的驾驶员送客人到酒店，也可将酒店情况告知驾驶员，并提醒驾驶员一定要将客人安全送达酒店前台后方可离开。C、赴机场或饭店等接客户前，接待人员应将有关资料、档案、样品等置于洽谈室。 如客户需要饮料、食品等，2 / 4应提前通知样品室准备。如天气炎热或寒冷，应提前打开空调。如需采购部、生产部、技术部等有关经理备询时,应事先与这些部门经理联系，通知待命。 D、陪同客人验货前，要尽详细的了解所验货物的进度、质量以及成品所在位置（与仓库、包装车间事先联系好） ，以便客人到达后能尽快进入验货工作。2、大方有礼，不卑不亢：接待客人时，要热情大方，让客人宾至如归，在应对客人的要求时要做到不卑不亢，婉转、充分地表达我司的立场，让客人觉得合情合理。A、接待人员应及时掌握客人到达公司的时间，特殊客人或重要客人，接待人员应至楼下公司门口迎接客人下车，帮助客人拿行李，当驾驶员或保安帮客人把行李拿上来时，可以代说一声感谢。B、客人到达后，应将客人迎接到洽谈室或验货地点，准备水或饮料，待客人片刻休息后，询问客人的行程安排，如客人安排与事先我司预计安排有较大冲突或不便（如货没有准备好）时，可与客人商量能否调整安排（要注意措辞，且不得勉强） ，客人如表示同意则要尽快将我司原先的安排进行下去，如客人表示异议，则应视情况随机应变，作出既符合客人要求又不影响公司利益的安排。C、在陪同过程中，对所涉及的相关事情要做到心中有底，什么能说，什么能给客人看要拎得清，注意说话的3 / 4分寸和自己所处的立场，既不能为了迎合客人随意批评货物的质量或相关部门办事的效率，切忌当着客人的面抱怨这个部门，抱怨那个部门，如有任何事情或问题应与相关部门私底下交流沟通。也不能为了让事情顺利进行（如验货通过）而与客人争得面红耳赤，埋怨客人的要求，任何情况下要做到不卑不亢，要以客人为中心，维护公司形象和利益为原则，与客人合理要求、周旋，寻求最大的利益和优势。D、陪同客人，如需要短时间暂时性离开，应与客人打个招呼表示歉意；如需要长时间离开，应委托其他人员（应是熟悉此事件情况的人员，且事先应和此人做过相关交代）代为陪同，同时告知客人自己需要离开一段时间，并将受委托人员介绍给客人。E、到用餐时间时，应事先明确陪同客人用餐人员，且安排好车辆及用餐地点（事先订位） ，如有可能，应根据客人用餐的口味安排餐厅。当不是自己陪同客人吃饭时，应在用餐前和客人说明情况，告知安排。中午时间，如自己是在食堂用餐，应和客人打招呼，让客人耐心等待（最好是客人先去用餐，自己再去用餐，特殊情况除外） 。F、当客人离开时，应放下手中一切工作，重要客人应提醒公司领导，客人要离开。事先申请好送客车辆，准确告知驾驶员客人的目的地及第二天是否需要接送及接送4 / 4时间。送客人到楼下，目送客人车辆出公司大门后，再上楼。3、突发事件的处理：在接待过程中，处理任何突发事件时，接待陪同人员都应发挥主观能动性，开动脑筋，勇挑解决事件的重担，主导事件的走向，切忌逃避、推脱责任，一切依赖领导，应该以公司主人翁的姿态从大局出发，尽一切可能维护公司形象与利益。A、如当驾驶员打电话来表示未在指定地点接到客人时，应首先打电话对客人表示歉意，问清楚客人所在位置，然后立即联系驾驶员告知客人所在位置，问清楚最快还需要多少时间，要求驾驶员赶过去，最后再次与客人联系，再次表示歉意，同时告知驾驶员还需要多少时间，让客人放心。B、当客人因某些原因或事件发生不快时，陪同人员应第一时间代表公司向客人