会议成功指南

会议成功指南会议成功指南 介介 绍绍 会议的目的在于与会者之间进行信息交流 会议有多种形式 为保证其组织性 与会者应遵从一定的基本框架与形式 这也是与会者责任之一 此外 会议也用于扩大与会者的成果 尤其在制造企业 人们的时间安排的很紧 要把会议视为搜集 信息和培养新思维的途径 而不要视其为琐事或在浪费时间 信息对企业来说是首要的 而开会则是 一种有效的贡献方式 本手册及其后的研讨将试图阐述会议的目的 定义 介绍会议的基本框架 会会 议议 的的 框框 架架 会议的框架很简单 就是与会者聚在一起讨论一个特定主题或听取重要的信息 会议通常有一份信息 交流方案 会议的气氛有很大的可变动范围 这通常由主持人来决定 虽然会议各不相同 但运用以 下技术还是有好处的 下面所列项目并非对会议普遍适用 但所提及的技术对于您的会议风格会是十 分有益的 参参 加加 人人 员员 的的 责责 任任 与会者主要有以下五点责任 与顺序先后无关 1 做好准备 每次会议都需要与会人员进行准备 这可能包括许多内容 从提出新的观点到一些如数 据报告之类的会前准备工作 为尽到这些责任 参加人员必须进行必要的准备工作 2 组织 这个词很抽象 但很重要 同其它方面一样 人的思想也应被组织起来 做一些有条理的便 条以便查找 讲话要有条理以便容易理解 而且组织还包括一定的发言礼仪问题 这将在后面详细解 释 3 积极的态度 开会时只有投入才会有所得 做好听讲和提问的准备 如不理解不要怕提问 俗话说 不提问的白痴才是真正的白痴 应敢于发问 如果你想到要在会议上完成点什么 那么你巳经完成 了一半 4 简洁明了 要简洁 时间是非常重要的 要抓住重点简洁扼要 会议很少是社会场合 而是处在 工作业务氛围中 没人想听别人说教 因而要抓住重点 简洁明了 让在座的每个人都知道你在说什 么 5 会后信息利用 当一次成功的会议结束之后 如果会上所讨论的东西没有被贯彻执行 实可谓是极 大的浪费 去利用在会上所搜集到的东西是至关重要的 如不知从何做起 问问你的同事或领导是比 较明智的 不要怕问 重重 要要 人人 物物 l 主持人 会议的控制者 此人要负责组织会议 设定议程 选择参加人员 为会议召开做准备 开 会期间 此人负责会议的运行 决定会议的进程 转换议题 同时还要保证会议切题 2 记录人 由他作会议记录 他有一份议程表 负责记录会议的关键点及重要部分 如方案分派 截 止日期及其它有价值的会议信息 3 计时人 可选 鉴于时间问题 指派此人控制会议时间 为公平起见 在会上每人都应有发言时间 头头 脑脑 风风 暴暴 这里介绍一种就给定议题来培养出新的主意的方法 因为在头脑风暴会议中 会议是否跑题是一个相对的概念 所以主持人是关键人物 在主持人阐明的 预定框架下 与会者进行自由讨论 以期实现主持人设定的目标 会上 与会者就主题自由发表看法 这种建设性的讨论有望为所提问题得出答案 这就是头脑风暴会议 一个头脑风暴会议的例子 主题 如何保持过道清洁 时间 30 分钟 举手表决 记录人记录 议议 程程 表表 实实 例例 议程表用来通知与会者会议进行的时间安排 议程表通常会给与会者带来方便 使他们能把精力集中 在会议议题之类的重要事情上 l 会议介绍 2 上周各部工作总结 3 本周各部工作目标 4 头脑风暴 30 分钟 如保持过道清洁 5 自由提问 6 会议结束 要要 点点 1 保持简洁 没人愿意的枯燥坐在那里 因而 主要观点及数据应当简短 引人 更重要的是要切中 话题 2 要作准备 与会人员都要做一些准备 有时准备的只是带给会议的积极的态度 在制造工厂 会 议大多要求参加者准备好数据和做好其它准备工作 3 事先声明会议框架 在会前说明会议的框架能使会议切题 不流于形式 会上的讨论应适宜以便获 得最好的效果 4 集中与会者的注意力 保持会议生动活跃 这样与会者才不至于分散注意力 作为会上的信息发布 人 你的主要工作就是让其他与会者接收到你的信息 5 做积极的听众 积极听讲是听者获得最大收益的一种方法 它包括三个主要步骤 首先 应仔细听 好发言者讲的每一件事 其次 应积极的就发言人所讲的内容提出质疑 最后 汇集所有疑问 寻求 问题的答案 积极听讲是日常生活中的一件重要事情 听者要为这一技能去不懈努力 在工作中 掌 握它 你将很快收到成效 发发 言言 礼礼 仪仪 大家都在为公司的成功而奋斗 有时向同事提出挑战也是很重要的 但为了互不冒犯 应采取礼貌的 方式 会上有时会有激烈的争辩 但这些可能是创造性改善的一种途径 尽可能不