财务管理手册

财务管理手册 1 财务管理手册财务管理手册 财务管理手册 2 目目 录录 一 GXYWCWZ001GXYWCWZ001 总则 1 二 GXYWCWZ002GXYWCWZ002 会计管理组织机构设置图 2 三 GXYWCWZ003GXYWCWZ003 财务部职责 3 四 GXYWCWZ004GXYWCWZ004 财务总监职责 3 五 GXYWCWZ005GXYWCWZ005 财务经理职责 4 六 GXYWCWZ006GXYWCWZ006 财务经理权限 4 七 GXYWCWZ007GXYWCWZ007 会计员职责 5 八 GXYWCWZ008GXYWCWZ008 出纳员职责 6 九 GXYWCWZ009GXYWCWZ009 收费员职责 7 十 GXYWCWZ010GXYWCWZ010 财务会计制度 8 十一 GXYWCWZ011GXYWCWZ011 会计核算基础工作准则 13 十二 GXYWCWZ012GXYWCWZ012 货币资金管理制度 15 十三 GXYWCWZ013GXYWCWZ013 费用报销管理制度 16 十四 GXYWCWZ014GXYWCWZ014 资产管理制度 17 十五 GXYWCWZ015GXYWCWZ015 物资采购制度 18 十六 GXYWCWZ016GXYWCWZ016 财物盘点制度 19 十七 GXYWCWZ017GXYWCWZ017 业务招待费管理办法 21 十八 GXYWCWZ018GXYWCWZ018 票据管理办法 22 十九 GXYWCWZ019GXYWCWZ019 差旅费报销制度 23 二十 GXYWCWZ020GXYWCWZ020 会计档案管理办法 27 二十一 GXYWCWZ021GXYWCWZ021 会计电算化管理办法 29 二十二 GXYWCWZ022GXYWCWZ022 内部牵制制度 33 二十三 GXYWCWZ023GXYWCWZ023 会计工作交接制度 34 二十四 GXYWCWZ024GXYWCWZ024 工资制度工资制度 35 35 二十五 二十五 GXYWCWZ025GXYWCWZ025 物业管理各项收费制度物业管理各项收费制度 38 38 财务管理手册 3 财财 务务 制制 度度 GXYWCWZ001 一 总一 总 则则 1 财务管理是物业管理的重要部分 正确处理好管理与理财的关系 是物业管理生 存和发展的首要问题 2 财务管理的三方面任务 1 有计划 合理地安排资金 为公司经营管理服务 2 认真贯彻各项财经制度 维护财经纪律 依法实行财务管理 3 加强经济核算 增收节支 提高公司经济效益 3 配备专职财务人员 开户建账 建立一套完整的切实可行的会计核算制度 做好 公司的经济活动财务管理工作 4 做好年度 季度 月度财务预算 落实各项经济指标 5 做好会计决算和利润分配报告 加强财务监督 改善经营管理 提高经济效益 6 严格遵守国家各项有关法律 法令和条例 接受当地税务 银行 工商等部门的 监督 7 接受会计事务所对企业会计账目的审查 8 上级公司对银湾物业公司财务工作实行统一管理 直接管辖 人员实行委派制 资金采取预算内授权制 9 本公司的财务制度包括各项制度 各种财务相关会议纪要 各种财务表格和流程 等 10 本制度适用于物业总公司及各分公司 财务管理手册 4 GXYWCWZ002 二 会计管理组织机构设置图二 会计管理组织机构设置图 财务总监财务总监 财务经理财务经理 各分公司财务经理 总公司会计 总公司出纳 会 计 出纳 收费员 归各服务中心主任管辖 接受财务部的监督指导 GXYWCWZ003 三 财务部职责三 财务部职责 1 建立健全本单位财务管理规章制度 2 全面 正确 及时地进行财务核算 真实反映企业财务状况 财务管理手册 5 3 严格遵守财经纪律 履行会计监督 4 做好财务预算 把好成本费用关 5 定期或不定期对财产物资 货币资金进行清查盘点 确保帐实相符 6 认真学习和掌握国家工商 税务 金融 证券 财经法律 法规 方针 政策 加 强与工商 税务 银行部门的联系 保护企业合法权益 7 搞好财务决算 综合分析企业财务状况 为公司经营决策提供参考依据 8 积极参与经营管理 为领导提供合理化建议 9 参与公司及所属各分支机构的财务预 决算 10 对公司所属各部提交的业务报告进行经济论证 GXYWCWZ004 四 财务总监职责四 财务总监职责 1 组织公司的经济核算工作 制订资金筹措的使用方案 开辟财源 有效使用资金 2 审查各项开支 密切与各部联系 研究并合理掌握成本和费用水平 监督管理公 司的资本来源与运用情况 3 做好各项资金的计划平衡 管理和掌握各项资金的运用 调济业务部门所需资金 保证业务活动的正常进行 4 督促有关人员抓紧应收账款的催收工作 加速资金回笼 5 检查监督各项财务规章制度的执行情况 6 联系各业务部门 了解经营情况和市场讯息 及时提出意见供总经理作决策 7 密切与财 税 金融部门联系 及时掌握财 税动向 8 根据上级有关规定和董事会对财务工作决议 制定 修改公司各项财务管理制度 并上报董事会批准 9 对超载财务权限 强行核销不合理开支 打击报复财务人员的行为 有权向上级 部门报告申述 10 执行董事会决议和承办董事长 总经理交办的其他工作 财务管理手册 6 GXYWCWZ005 五 财务经理职责五 财务经理职责 1 编制和执行预算 财务收支计划 信贷计划 拟订资金筹措和使用方案 开辟财源 有效地使用资金 2 进行成本费用预测 计划 控制 核算 分析和考核 督促本单位有关部门降低消 耗 节约费用 提高经济效益 3 建立健全经济核算制度 利用财务会计资料进行经济活动分析 4 负责对本单位财务会计机构的设置和会计人员的配备 会计专业职务的设置和聘任 提出方案 组织会计人员的业务培训和考核 支持会计人员依法行使职权 5 协助单位主要行政领导人对企业的生产经营 业务发展以及投资等问题作出决策 参与重大经济合同和经济协议的研究 审查 6 由于个人失职 对参与了公司的重大财务管理造成失误和损失负相应责任 GXYWCWZ006 六 财务经理权限六 财务经理权限 1 对违反国家财经法律 法规 方针 政策 制度和有可能在经济上造成损失 浪费 的行为 有权制止或者纠正 制止或者纠正无效时 提请单位负责人处理 2 有权组织本单位各职能部门 分支机构的经济核算 财务会计和成本管理方面的工 作 3 主管审批财务收支工作 每一笔收支必须要有财务经理亲自审批 4 签署预算 财务收支计划 成本和费用计划 信贷计划 财务专题报告 会计决策 报表 涉及财务收支的重大业务计划 经济合同 经济协议等 在单位内部须经财 务经理会签 5 财务人员的任用 晋升 调动 奖惩 应当事先征求财务经理的意见 财务机构负 责人或者财会人员的人选 应当由上级部门进行业务考核 并报上级主管公司审批 财务管理手册 7 GXYWCWZ007 七 会计员职责七 会计员职责 1 严格执行国家会计法及有关财经法律 法规 方针 政策和制度 加强财务管理 成本管理 提高会计核算质量 实施公司的会计工作 2 办理各种原始凭证的报销审核工作 并结合报销清理有关债务 对不合理的收支和 报销敢于纠正 3 严格执行银行有关贷款和资金管理规定 认真清算往来款项 防止呆帐 悬帐 死 帐 4 负责公司财务预算和决算的编制及财务工作报告的编写 5 加强固定资产管理 认真进行固定资产核算 防止固定资产流失 6 按时核帐 结帐报送会计报表 及时整理总帐 明细分类帐及会计凭证 汇编装订 成册 做到准确无误 安全无损 7 协助公司办理借 贷 还款协议 8 财政 税务 审计 银行 证券部门要求了解公司经济情况或查阅原始单证时 必 须经总经理和财务经理批准 9 严守公司财务秘密 不得私下议论和外传 10 对因自己工作失职失误导致公司财务会计统计核算发生损失的应承担相应的责任 11 完成财务部领导交办的其它任务 GXYWCWZ008 八 出纳员职责八 出纳员职责 1 认真学习国家 现金管理暂行条件 的有关规定 在规定的业务范围内使用现金 2 实行现金保管实物负责制 对本企业的库存现金保管全面负责 财务管理手册 8 3 开展业务所取得的各种现金收入 须在当日内送存银行 不得坐支现金 4 每天催收各管理处收费员 管理员 款项 收付每笔现金 必须经过合法的手续和 审批程序 即经过领导签字 财务主管审核无误后 方可收付现金 对未经审核的 原始凭证 审核发现违规和错误的原始凭证或手续不全的原始凭证 不能据以收付 款 5 对业务人员送来的原始凭证有权进行复核校对 但无权更改收付凭证的文字 数据 和金额 6 接受本单位财务主管及会计 进行定期或不定期 有出纳人员在场的对库存现金进 行清查盘点 如出现短款 要负责赔偿 7 根据审核后的合法会计凭证办理收付款 并在会计凭证上盖章或签名 加盖现金收 付讫或银行转 付讫戳记 8 公司库存现金的数目以 1000 元为限 超出限额的及时送存银行 不得坐支现金 谨 防假币的出现 9 准确 及时处理各种银行业务 对收到的支票 汇票要立即送银行验证 保证款项 安全入行 各项业务收支应尽可能使用支票 减少现金收支行为 10 负责登记现金日记帐和银行存款日记帐 按时序编号做到及时登记 日清月结 11 为保证银行存款的准确性 了解银行存款余额的实际额 必须定期与银行对帐 12 妥善保管有关部门印章 支票 现金 有价证券 发票 专用凭据等 如有遗失 应承担赔偿责任 13 完成财务部领导交办的其它任务 14 支票 传票及其他票据管理责任制 1 对支票和传票要视同现金妥善保管 作废的支票必须订入凭证 不得自行销毁 2 签发现金或转帐支票前 须有审核完备的申请单或领导批条作依据 不得签发 空头支票和远期支票 3 签发支票应使用墨汁或炭墨水填写 未按规定填写 发生被涂改冒领 由签发 人负全部责任 4 不得私自挪用单位的现金 一经检查发现 将根据单位有关的规定严肃处理 财务管理手册 9 情节严重者将追究其法律责任 5 对当期发生的全部单据 传票要于当期未全部上报会计 6 发票 各种帐 款收付单 结算单必须建立领用登记手续 定期清查 防止丢 失冒领 7 因私事请假 须将支票 各种帐 款收付单 结算单交于其他出纳员代办 不 得因假影响正常业务开展 8 负责新购置公共财产的登记 于业务人员报帐时登记 编制 公共财产登记表 和 公共财产领用登记表 交行政办公室各存一份核对 15 对因出纳自身工作失误导致公司现金或其他票据损失 应承担赔偿责任 GXYWCWZ009 九 收费员职责九 收费员职责 1 遵守公司规章制度和财务制度 2 负责物业管理费等各项费用的通知和收缴 按照公司财务收费有关规定及时向财 务部上缴款项 3 缴费情况随时进行统计 及时追讨欠缴费用 做到费用收缴率达 98 4 承接与物业管理相关的有偿经营服务收费 代为业主办理各项公用事业费的缴付 5 和业主 住户 交朋友 争取他们对物业管理工作的理解和支持 协助做好公司 窗口 服务 根据业主需要提供上门收费服务 在预约时间内准时到达 6 不得坐支各项收费 不得挪用 贪污各项费用 如造成公司损失的应如数赔偿 情节严重者移交司法部门处理 7 认真完成领导交办的其他任务 GXYWCWZ010 十 财务会计制度十 财务会计制度 财务管理手册 10 第一章第一章 总则总则 第 1 条 为了加强本公司财务管理 维护会计工作的正常秩序 保障会计人员合法权 益 促进公司的经济发展 提高经济效益 根据 中华人民共和国会计法 企业财务通则 企业会计准则 结合本公司实际情况 制定本制度 第 2 条 本公司财务管理的基本任务 对有经济活动的事物进行事前预测 事中控制 事后分析 依法筹集资金 管理好企业资产 提高经济效益 第 3 条 本公司按照国家有关法律 法规 严格执行各项财务开支范围和标准 如实反 映财务状况和经营成果 依法计算缴纳国家税收 接受财税机关的检查和监督 第二章第二章 会计机构和会计人员会计机构和会计人员 第 4 条 本公司实行自主经营 独立核算 自负盈亏 在上级公司的领导下设置独立的 会计机构 财务部 各分公司设立相应的财务部 配备必要的会计人员 办理企业的财务会计工作 第 5 条 会计人员认真履行职责 正确核算 如实反映和严格监督本公司各项经济业务 维护公司的权益 会计人员调动工作或因故离职时 必须办好一切交接手续 不得中断会计工作 第三章第三章 会计核算的一般原则会计核算的一般原则 第 6 条 会计年度自公历每年一月一日起至十二月三十一日止 第 7 条 会计核算以人民币为记帐本位币 采用借贷复式记帐法 第 8 条 会计凭证 会计帐薄 会计报表等会计记录应当清晰明了 做到手续齐全 内 容完整 准确 及时 第 9 条公司的各项资产按实际成本核算 会计核算以权责发生制为基础 公司的收入 与其相关的成本 费用应相互配比 遵循会计核算的谨慎原则 合理核算可能 发生的损失和费用 第四章第四章 货币资金和往来款项的管理货币资金和往来款项的管理 财务管理手册 11 第 10 条 设置现金和银行存款日记帐 按实际收入和支出逐笔登记 第 11 条 应收及预付款项和应付及预收款项按实际发生额记帐 应收款项 含应收帐 款及其他应收款 按制度规定计提 5 的坏帐准备金 第五章第五章 存货的管理存货的管理 第 12 条 存货包括各种商品 产成品 在建工程及材料包装物 低值易耗品等按存货 取得时的实际成本核算 第 13 条 存货的收发 领退 应根据实际数量及时办理会计手续 存货应设置数量 单价 金额明细帐 逐项逐笔登记 分门别类的保管 第 14 条 存货发出时 按实际情况 采用加权平均法确定其实际成本 第 15 条 各项存货应实行定期或不定期的清查盘点 对于发生的盘盈 盘亏以及过时 毁损需报废的 查明原因 及时报批处理 计入当期损益 第六章第六章 固定资产的管理固定资产的管理 第 16 条 固定资产是指使用年限一年以上 单位价值在 1000 元以上 并在使用过程 中保持原来实物形态的资产 包括房屋及建筑物 机器设备 运输设备 工具器具等 第 17 条 固定资产按取得时的实际成本计价 固定资产折旧采用直线法计提 并按各 类固定资产原值和估计使用年限扣除预计净残值确定其折旧率 分类折旧 类如下 类 别 使用年限 年折旧率 房屋及建筑物 35 2 86 机器设备 12 8 28 运输设备 10 9 48 办公设备 5 18 96 第 18 条 固定资产购入 保管 使用 出售 清理 报废按国家有关规定处理 并建 立明细帐册 财务管理手册 12 第七章第七章 无形资产及其他资产无形资产及其他资产 第 19 条 无形资产包括专利权 土地使用权 商标权 商誉权 商誉等 无形资产从 开始受益之日起 有效使用期限内平均摊入管理费用 土地使用权的使用 开发 转让按有关规定办理 第 20 条 长期待摊费用包括开办费 租入固定资产改良支出 摊销期限在一年以上的 固定资产修理支出以及其他待摊费用等 开办费先在长期待摊费用中归集 待企业开始生产经营时一次性计入开始生 产经营当期的费用 租入固定资产改良支出应在租赁期内平均摊销 第 21 条 其他资产包括临时设施等 临时设施以建造时发生的实际支出计价 按工程 受益期限分期摊入工程成本 第八章第八章 对外投资的管理对外投资的管理 第 22 条 对外投资是指公司以现金 实物 无形资产或者购买股票 债券等有价证券 方式向其他单位的投资 分为短期投资和长期投资 第 23 条 公司对投资的目的和时间 投资额 投资方式由公司董事会决策 总经理班 子承办 财务部门监督执行 每季度财务部门要定期向董事会 股东和总经 理报告投资收益的情况 第 24 条 对外投资的计价 以实物 无形资产方式对外投资的 按评估确认或合同 协议约定的价值计价 认购债券 股票 按照实际支付的价款计价 第九章第九章 成本 费用和管理成本 费用和管理 第 25 条 公司的成本包括各管理处的工资 办公费 维修费 保洁 绿化费等 加强 成本的控制和管理 提高经济效益是企业重要的环节 第 26 条 一切与经营直接有关的支出 计入成本费用 在经营过程中耗用的人工及其 他费用 直接计入经营成本 第 27 条 公司行政管理部门为组织和管理生产经营活动而发生的管理费用 财务费用 作为期间费用 直接计入当期损益 第 28 条 待摊和预提费用 按权责发生制和成本与收入配比原则 本期支付应由本期 财务管理手册 13 和以后各期负担的费用 应该按一定标准分配计入本期和以后各期负担 本 期尚未支付但由本期负担的费用 应当预提计入本期 第 29 条 根据本公司的生产经营特点 按期进行成本核算 第十章第十章 营业收入 利润及利润分配的管理营业收入 利润及利润分配的管理 第 30 条 确认营业收入实现 是指在发出商品 提供服务 移交结算帐单提交对方并 得到认可时 确认为营业收入的实现 第 31 条 利润是企业在一定期间的经营成果 包括营业利润 投资净收益和营业外收 支净额 第 32 条 公司发生年度亏损 可以用下一年度实现的利润在缴纳所得税前弥补 下年 度实现的利润弥补不足的 可以在五年内延续弥补 延续五年内仍未弥补完 的亏损 用税后利润弥补 公司第一次发生亏损 在延续五年中间尚未弥补 完以前 又发生亏损 此亏损仍可自发生亏损的年份算起 在五年内延续弥 补 但在弥补亏损时 应作到先亏损先弥补 后亏损后弥补 第 33 条 投资收益中剔除已纳税的项目或按照规定补交所得税的项目 如项目临时联 营投资按合同 协议规定实行先分后税或在特区缴纳的所得税低于企业基地 应交所得税需要补交的项目 第 34 条 缴纳所得税后的净利润 除国家另有规定外 在报经公司董事会和股东大会 讨论决定后 按下列顺序进行分配 1 弥补亏损 2 提取法定盈余公积 3 提取法定公益金 4 提取任意盈余公积 5 向股东分配利润 第十一章第十一章 经济合同的管理经济合同的管理 第 35 条 公司的经济合同 财务负责人应参与研讨 重大经济合同需经董事会决策 总经理签办 财务部门应保存原件 业务部门 行政部门保存复印件 财务管理手册 14 第 36 条 财务部门对公司经济合同分门别类整理成册 按规定督促有关部门认真执行 对合同的执行情况经常向总经理汇报 并提出建议和意见 第 37 条 对公司重大经济纠纷合同 要及时向总经理和董事会汇报 必须时诉诸法律 把经济损失减少最低限度 第十二章第十二章 公司清算管理公司清算管理 第 38 条 公司按照章程规定解散 破产或者其他原因宣布终止时 应对公司的财产 债权 债务进行清算 第 39 条 清算财产的作价一般以帐面净值为依据 也可以评估确认价值或变现收入等 为依据 进行清算登记财产 第 40 条 对债权 债务清偿 对应收及预付的款项 应付及预收的款项进行逐笔清理 取证及处理 第 41 条 公司财产支付清偿费用后 清偿债务的顺序是 1 应付未付的职工工资 劳动保险费等 2 应缴未缴国家的税金 3 偿还银行贷款及其他债务 4 股东分配 第十三章第十三章 财务报告与财务分析财务报告与财务分析 第 42 条 财务报告是反映公司财务状况和经营成果的书面文件表 包括会计报表及报 表附注 会计报表包括资产负债表 损益表 现金流量表及有关附表 第 43 条 会计报表应根据登记完整 核对无误的帐薄记录和其他有关资料编制 做到 数字真实 计算准确 内容完整 定期向主管及财税机关报送 年度财务报 告在规定的时间内连同审计机构的审计报告书一并报送 第 44 条 财务分析应注重会计年度公司经营成果的好否 影响的因素及措施 以促进 管理水平的提高 第十四章第十四章 附则附则 财务管理手册 15 第 45 条本制度从公布之日起实行 解释权在公司董事会 GXYWCWZ011 十一 会计核算基础工作准则十一 会计核算基础工作准则 为做好会计核算的基础工作 使会计在反映和监督企业的生产经营活动中发挥应 有的作用 特制定本规程 作为会计工作人员的工作准则 1 会计人员必须加强会计业务学习和各种财务政策学习 切实贯彻 中华人民共和 国会计法 企业财务通则 企业会计准则 做好会计核算的基础工作 2 基本准则要求做到帐证 帐帐 帐表 帐物 帐款相符 3 做好凭证的编制工作 1 各项原始凭证要做到 日期 名称 单位 单价 数量 金额的大写和小写 准确 清楚 公章齐全 经手人 验收人在原始凭证背面签字 审核人和主管 人的签章齐全完备 在报销列帐后 在原始凭证上加盖 收讫 付讫 转讫 等戳记 2 记帐凭证 包括汇总记帐凭证 要做到 日期 会计科目名称 金额大写和小 写 各有关人员签章 收付手续齐全 证证相符 3 各项凭证粘贴 装订要牢固 整齐 封面封脊书写明白 装订成册 以便查核 4 做好记帐工作 1 记帐必须及时 要做到内容完整 数字真实 摘要明白 便于查阅 坚决防止 漏记帐 记错帐 重复记帐和积压帐目 2 每本帐薄启用时 应在帐薄内的列表载明单位名称 开始使用日期 共计页数 活页式帐薄应在装订成册后记明页数 和记帐人员姓名 加盖单位公章 并 由记帐人员签章 调换记帐人员时 就在表内注明接办人姓名和交接日期 并 由接办人签章 以明确责任 保证帐薄记录的合法性 3 为了使帐薄记录清楚整洁 防止篡改 记帐要用钢笔蓝黑墨水 不得使用圆珠 笔 红色墨水只能在划线 改错冲帐时使用 财务管理手册 16 4 帐薄必须依照编定的页码连续登记 不得隔行 跳页 5 记帐时必须严格根据经过审核的会计凭证填列会计科目的名称 或同时填列会 计科目的名称和编号 不得只填写编号 不填会计科目的名称 6 总分类帐和各种明细分类帐都应事前编列目录 记明每一科目的名称和页次 记帐后 应将记帐凭证或汇总凭证的编号记入帐薄内 同时在记帐凭证或汇总 凭证上注明帐薄页码 或作 符号 表示已经登记入帐 在每一项帐页登 记完毕 需要转入新帐页时 要在最后一行加计总数 结出余额 在摘要栏内 注明 过次页 并在新帐页摘要栏内注明 承前页 同时将上页金额总数记 入新帐页金额栏的第一行 7 帐目如有记错时 应用红笔划线将错误处全部注销 然后在划线上作更正记录 并由记帐人员在更正处盖章划线 注销之处必须原有字迹仍可辩认 不得刮擦 挖补或使用褪色药水 对于错误的数字 必须全部划线更正 不能只划线更正 其中的个别错字 5 做好会计报表工作 1 会计报表和附注 必须根据核对无误的帐薄记录及经过审核和各项有关资料编 制 以保证会计报表的真实性 2 会计报表和附注的编制要及时 做到严格遵守规定时间报送会计报表 报表数 字必须真实 绝对不可将估计数字填入会计报表 GXYWCWZ012 十二 货币资金管理制度十二 货币资金管理制度 1 遵守财经纪律 严格审核货币资金收付凭证 遵守现金管理和银行结算制度 2 及时 正确 完整地反映货币资金的收付及结存情况 编制货币资金收 支 存 明细表 保证货币资金的使用安全 每日进行查实核对 做到帐款相符 帐帐相 符 3 建立内部牵制制度 实行钱帐分管的原则 设置专职的出纳人员 负责货币资金 财务管理手册 17 的收付 保管和办理银行结算业务 出纳人员不得兼管稽核和会计档案保管工作 也不得兼管收入 费用和债权 债务等帐务的处理工作 4 设置开票员和编制营业收入登记表 开展业务时发票 或收据 由开票员签发 出纳员签章收款存根联由开票员保存记帐 发票联给顾客 记帐联由出纳员记帐 后传递给会计员编制记帐凭证 每日终了 在营业收入登记表中登记本日发票 或收据 份数 起止号码 金额 由开票员 出纳员 会计员核对签章 5 现金的使用范围 1 职工个人的工资 奖金 福利津贴和其他劳动报酬 2 向不能转帐的单位或个人购买物资或支付报酬 3 出差人员必须携带的 差旅费 4 各种社会救济费 如退职 退休金及丧葬补助费等 5 500 元 以下的零星开支 6 根据公司经营情况 核定现金的库存限额 库存现金高于限额时 应及时送存银 行 低于限额时 应从银行提取现金补足限额 不得坐支现金 7 建立健全严格的现金收付手续制度 1 现金收付必须以合法的原始凭证为依 据 必须对原始凭证进行认真的审核 对违反财务制度的收付 应当拒绝接受 对手续不完备或数字有差错的 应退回补办手续或进行更正 2 一切现金的 收付 必须坚持当面点清 以防发生差错 3 每笔现金收付后 必须立即加 盖现金收 付讫戳记 编制凭证 登记现金日记帐 4 每日业务终止 必须 结出现金日记帐余额 并与实有现金进行核对 做到日清月结 严禁挪用现金 不准以 白条 抵库 8 指定专人保管和签发银行支票 签发支票须经单位领导批准和财务主管人员审核 并及时登记以便查询核对 9 不得签发空头支票和远期支票 不准出借 租 银行帐户 不准套取银行信用 及时正确地记录银行存款的日记帐 重视与银行对帐工作 10 尽可能使用银行转帐支付 严禁超过 500 元以上的大额现金的支付 特殊情况 必须报请公司领导审批 GXYWCWZ013 十三 费用报销管理制度十三 费用报销管理制度 为加强财务管理 规范财务行为 充分发挥会计职能 特制定本制度 财务管理手册 18 1 基本原则 严格执行经济法规 政策 杜绝浪费 增收节支 促进公司经济发展 提高经济效益 2 财务报销办法 公司各项经济活动所发生的业务费用 必须在具备原始凭证的合 法性 合理性 有效性的前提下 经办人 证明人 审核人 审批人 签发人等 批办后方可报销 1 凡属公司需购入财产物资 预付 支付款项 经办人应事提出计划 经办公室 审核 总经理审批 经办人凭发票送财务部报销 2 凡属公司因公需要支付的一切费用 必须事先经所在部门负责人同意然后逐级 审批再经总经理同意 经办人办理后 持原始凭证 按财务规定报销 3 报销程序 1 经办人按财务部规定张贴好所有报帐票据或单证 证明人应当签署意见 2 经财务部审核其合法性 合理性 有效性后 确认报销额 3 经部门负责人审批以及层层报批再到总经理审批 确认业务发生的真实性 4 经会计处理 出纳复核后完成报销 4 有下列情形之一的不许报销 1 原始凭证要素不齐全 2 原始凭证上 单位名称 数量 单价 金额不符 3 原始凭证有涂改痕迹 4 原始凭证已过期失效 5 假原始凭证 6 原始凭证复印件 7 白条代替原始凭证 8 金额 10 元以上 含 10 元 的收款收据 9 未经财务部审核的原始凭证 10 总经理未审批的原始凭证 5 无特殊情况 借款人必须在下一个报帐日结清借款 否则在当月工资中扣除 且 不允许有第二次借款的机会 GXYWCWZ014 十四 资产管理制度十四 资产管理制度 财务管理手册 19 为加强公司资产管理 特制定本制度 第 1 条 公司资产是指房产 汽车 器材 空调 照相机 电视机 传真机 电话 机 电脑 电风扇 计算机 音响等 家具 柜 桌 椅 沙发 茶几 床等 生活用品 冰箱 饮水器 热水器 洗衣机 煤气器具等 办公 用品等 第 2 条 公司资产的法律和有效凭证由公司财务部负责保管 资产的保管和维护由 公司办公室及相关保管部门负责 第 3 条 资产的处置 公司资产处置须经上级公司批准 第 4 条 不论是固定资产和低值易耗品 都要分别设立价值和实物两套明细帐 进 行双核算 财务部建立固定资产和低值易耗品明细帐 负责价值核算管理 行政部建立固定资产卡和低值易耗品分帐 负责实物增减变更管理 并做 好登记造册工作 定期清点 每年末与财务部核对帐目一次 做到帐物相 符 第 5 条 严格资产购买 验收 入库 调拨和领用手续 建立健全原始记录 依次 确立先预算 审批后购买 验收 再入库 然后调拨 领用的一整套工作 程序 第 6 条 凡购置的资产 报销前 应先交相关管理部门办理入库手续 凭入库单和 公司领导审批的报销单 财务部予以办理报销 第 7 条 凡各部门领用财产 物资 均须填写领用单 经各相关部门负责人核查 公司领导审批后 方可发放 凡领用的财产 物资要指定专人保管 使用 人员严格遵守操作规程 并做好维护 保养工作 如有人为损失 将照价 赔偿 第 8 条 未经公司领导同意 任何人不得将公司财产 物资转移和外借 第 9 条凡解聘 辞职的员工 须将领用的财产 物资退还资产管理部门并办理好 离司手续 方可离开公司 GXYWCWZ015 财务管理手册 20 十五 物资采购制度十五 物资采购制度 1 各部门凡需新增固定资产 低值易耗品或使用各种其它物资 应先行到公司仓库 领用 仓库无库存的 可申请购买 2 公司采购物品实行统一采购 并统一登记 验收 发放 保管 若专业部门采购 物品需经批准后可授权专人采购 3 部门申购应先将所需增加的物品列入每月编制的预算内 预算经批准后 可正式 申请购买 4 预算外急需使用的物资 经总经理批准可以先行购买 再补作预算 5 各部门对本部使用的常用物品 应根据使用情况提出每月的耗用量 仓库根据该 物品消耗时间的长短定出最低库存量 在接近最低库存量时 通知有关部门申购 物品 6 申请购买物品申购部门填写物品申购单 申购单需详细列明所需购买物资的名称 规格 数量 用途 或使用的地方 7 采购部门审核申购物品的库存情况和报价 财务管理部审核申购的物资和金额有 否符合预算 最后由总经理审批 8 负责采购的人员应随时了解和掌握公司常用物品的市场价格和供应情况 接到申 购单后 向有关供货商询价 并在申购单上填报三家以上供货商的报价 9 对于常用物品及耗用量大的物品 根据不同供货商对不同物品的报价按质优价廉 的原则选定固定的供货商 10 负责采购的部门应要求固定供货商定期提供近期物品的供货价和供货品种 根 据可供货品种和价格核对申购物品的报价 11 采购部门应要求供货商加强配合 根据供货商提供的供货物品和价格清单做好 采购计划 争取节省采购所需的时间 为物资使用部门创造效益 12 对于一时在市场上难以购买和购买程序需占用较长时间的物品 采购部门应将 情况通知给使用部门 以使使用部门能及时采取相应措施 12 采购部门在收到已批准的申购单后 属于由固定供货商供应的 应通知固定供货 商送货上门 并采用定期结算的方式结算货款 财务管理手册 21 GXYWCWZ016 十六 财物盘点制度十六 财物盘点制度 第一条 盘点目的 为加强财物管理 使公司董事会及高层管理人员及时掌握公司财物状况 特制定本 制度 第二条 盘点范围 包括固定资产 现金 票据 有价证券 低值易耗品 库存商品 书刊杂志 钥匙 资料文件 磁盘 电脑资料 合同等公司所属的全部硬件与软件的总和 第三条 盘点方式 1 每年年终全面盘点 2 不定期抽点 第四条 人员及职责 为办理盘点 应设置盘点人 会点人 协点人及监点人 1 盘点人由财物经管部门担任 负责点计工作 2 会点人由财务部门担任 负责盘点记录 3 协点人由仓储保管部门担任 负责盘点时的物品搬运工作 4 监点人由办公室派员担任 负责盘点监督 5 各部 室应指定专人负责盘点筹划 联络等事宜 第五条 准备工作 1 财物经管部门将应行盘点财物预先准备妥当 备妥盘点用具 财务部门准备盘点 表格 2 现金及有价证券应按类分别整理并列清单 3 存货的堆置 应求整齐集中 并置 标示牌 4 各项财物帐册应于盘点前登载完毕 如因特殊原因无法完成时 应由财务部门将 尚未入帐的有关单据 如出 入 库单 交运单 收料单等 利用 结存调整表 一式 二份 将帐面数调整至正确的帐面结存数 财务管理手册 22 5 盘点期间已收料而未办妥手续者 应另行分开 第六条 年终全面盘点 1 公司办公室应于签呈公司负责人核准后 发 盘点通知 通知各有关部门准备盘 点 各有关部门于盘点前五天将盘点计划送至公司办公室 盘点通知 包含盘点日 期 人员配置及注意事项 2 盘点期间除紧急用料外 应暂停收发料 盘点期间所需用料 应于盘点前三天办 理完毕 3 年终盘点 原则上应采用全面盘点方式 如确因事实所限无法进行时 应呈公司 负责人核准后始得改变方式进行 4 盘点应尽量采用精确的计量器 避免用主观的目测方法 每项财物数量由双方确 定后 再继续进行下一项 盘点后不得提出遗漏的异议 5 盘点时由会点人依实际盘点数详实记录 盘点统计表 一式二份 以原子笔复写 并于盘点工作进行时编列流水号码 由会点人与盘点人共同签注姓名 时间 如有 更改 应经双方共同签认 6 财物经管部门应依据盘点所得的结存数量汇编 盘存单 一式二份 一份自存 一份送会点部门 核算盘点盈亏金额 第七条 不定期抽点 1 由公司办公室视实际需要 随时指派人员抽点 2 抽点时应会同财物经管部门及财务部门共同办理 3 抽点程序与每月抽点相同 但 盘点统计表 及 盘存单 应再复写一份 交抽 点人员 第八条 盘点与造册报告 财务部门应将 盘存单 的盈亏项目加计金额填列于 盘点盈亏汇总表 及 项目盘盈亏汇总表 各一式四份 送财物经管部门填列差异原因的 说明 及 对策 后呈核 其中一份由盘点最高主管签注后转送办公室和财务部或相关部门 盘点造册表应一式几份以备各部门核查 不定期抽点 应于盘点后七天内 将 盘 点盈亏汇总表 一份送办公室 第九条 现金 票据及有价证券 1 财务部门 至少每月一次抽点现金 票据及其他出纳项目 财务管理手册 23 2 盘点前应先将现金柜封锁 并核对帐册后开启 由会点人员与经管人员共同盘点 3 会点人依实际盘点数详实填列 现金盘点报告表 经双方签认后呈核准一份送 负责人 期限为盘点后七天内 GXYWCWZ017 十七 业务招待费管理办法十七 业务招待费管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为了控制经营管理成本 节约费用开支 特制定本办法 第二条 本办法所称的业务招待费是指为公司各项正常业务的发展需要而必须发生 的且用于各种公关交际 接待等方面的餐饮费 娱乐活动费等 第三条 公司业务招待费实行专项预算制度 根据公司各个不同发展阶段的实际业 务状况及需要实行总额控制 第四条 业务招待费要严格管理 层层把关 公司稽核审计部门应将业务招待费纳 入稽审范围 第二章第二章 具体实施细则具体实施细则 第五条 业务招待费实行专项预算 事前申请 事后按程序审批 月终结算 分季 和年度考核的程序办理 第六条 公司月初拟订业务招待费预算计划 月终进行结算 第七条 超过业务招待费预算计划以外的特殊的专项业务招待费的开支必须另行办 理预算外报批手续后方可进行借款接待 第八条 公司内部员工之间一律不准相互公费招待 特殊情况下 须经公司负责人 特批 公司全体员工集体聚餐计入福利费中 第九条 公司中层管理人员及以下员工因公需要借支接待费用的 必须事先填写业 务招待费申请单 由财务部门在 本月已报销金额 一栏内注明该部门业 务招待费已用金额 经公司负责人根据业务招待费预算计划签署审批意见 及核定开支金额后方可借支 第十条 公司副总级高级管理人员每月正常的因公业务招待费用控制在每人 1000 元 财务管理手册 24 以内 超过此范围 必须事前填写申请单按预算外审批或总经理审批 不 超预算 第十一条 报销业务招待费时 须附业务招待费申请单方可报销 公司高级管理人 员在 1000 元额度以内的可不附申请单 但超出此额度范围必须附业务招 待费申请单审批件方可办理报销手续 第十二条 公司稽核审计部门每月须对业务招待费进行审核并报告董事会 GXYWCWZ018 十八 票据管理办法十八 票据管理办法 1 公司财务部设立发票 收款收据明细台帐 出纳员从税务局领取发票 收据后 交票据专管会计保管 票据专管会计在明细台帐上进行登记 各管理处收费 员在票据专管会计处领取发票 收据 收费员每次可领取发票和收据各一本 2 各服务中心收费员在每日收款当天 18 00 前和次日 9 30 前到公司出纳员处交 款并核对发票及收据 出纳员将每日收款情况报会计处核对并登记明细台帐 管理处收费员由于工作原因不能到公司出纳员交款时 公司出纳员要主动到管 理处收费员处收款 3 票据专管会计每日要认真核对票据 并检查票款是否相符 认真登记票据台帐 发现异常情况要及时查找原因 及时解决问题或上报主管领导 4 出纳员要做好每日资金日报表 并经会计审核后报财务管理中心 总经理各一 份 5 各服务中心收费员必须每日在规定的时间上缴收入款 不得以任何借口挪用 截留公司款项 否则公司将以贪污挪用罪报有关司法部门处理 6 各服务中心必须在每月 8 号前将上月应收台帐报表交到财务处 报表必须经过 本服务中心主任签字审核并注明收费人和制表人 7 各服务中心不得从所收款项中坐支现金 收支必须分开 8 每月 28 号财务扎帐当天收费员到财务上缴款项的同时带上所领票据给财务审核 日常收费期间收费员连续三天未上缴款项的 也必须带上所领票据到财务部票 财务管理手册 25 据专管会计处审核 9 对于服务中心收费员必须要有双担保 即 房产证保担个人担保或单位担保 并且每个收费员必须向公司写上承诺书 承诺遵守公司各项管理制度和财务制 度 GXYWCWZ019 十九 差旅费报销制度十九 差旅费报销制度 第一条第一条 出差手续的办理出差手续的办理 1 凡需到省内 省外出差的人员 必须办理出差手续 首先到办公室领取 出差申 请单 一式两份 见附表 按申请单所列项目要求填写清楚 经部门经理审核并报 总经理批准后 一份送办公室登记出差日期 办理出勤考核手续 另一份由出差人 员到财务部办理借款手续 2 因出差时间急 来不及办理出差手续或在出差期间 又接到公司新增出差任务的 返公司报销时 必须补办出差手续或补办新增出差任务 地点和时间的手续 3 出差回来后 应及时到办公室销假和向公司领导提交书面工作报告 并在一周内 填报 差旅费报销单 由部门经理核实后 交财务部审核 财务经理签署 经公 司主管领导批准后方可报销 如有特殊情况不能办理的 需出具有本部门负责人签 字的书面说明 否则所借差旅费将从当月工资中扣除 同时 财务部严格执行 前 账不清 后账不借 的原则 没有出差工作报告者或培训报告者一律不予报销 第二条第二条 乘坐交通工具标准及补贴办法乘坐交通工具标准及补贴办法 1 除董事长外 其余公司人员出差 一般不准乘坐飞机 如情况特殊需乘飞机的须 经董事长事先批准同意 返回后经董事长在飞机票上签字后 方可报销 上述人员 如因特殊情况需购买火车软卧和轮船二等以上舱的 须按预算外方式报批 2 乘坐火车 从晚上 8 点至次日早晨 7 点之间 在火车上过夜六小时以上的 或连 续乘车时间超过 10 小时的可购买硬卧 如不乘硬卧的可按硬座票价的 50 给与补 助 3 晚上 8 时至次日早晨 7 时之间乘坐长途汽车 轮船最低三等舱位超过 6 小时的 每人每夜加发一天的伙食补贴 财务管理手册 26 第三条第三条 住宿费的有关规定住宿费的有关规定 1 出差人员的住宿费实行包干的办法 按出差过夜的应住实际天数计算 实际住宿 费超过规定标准部分 由个人自理 2 省外开会期间的住宿费 如为会议统一安排 其住宿费超过标准的部分 由个人 自理 节约部分归已 3 出差人员由接待单位接待 一律不予报销住宿费 也不计发住宿补贴 4 公司及各分公司在各地安排住宿的 不报销住宿费及不执行住宿包干 5 出差人员出差目的地是自己家庭所在地或总公司 分公司处可住宿的及公司能够 安排住宿的 只补助伙食 市内交通费 6 实行包干制的出差人员 短途当天能够返回的 未发生住宿的只报伙食费及市内 交通费 7 公司自带车者出差 不实行差旅费包干制 8 出差住宿费标准见附表一 第四条第四条 员工培训有关规定员工培训有关规定 1 员工因公派外培训的 需凭公司领导签字同意的学习或培训通知到财务部办理有 关借款手续 2 员工培训或学习的往返旅费 交通补贴 伙食 住宿补贴参照上述出差标准执行 第五条第五条 总公司与各分公司之间员工调遣的差旅费总公司与各分公司之间员工调遣的差旅费 公司总部及各分公司之间互借员工 其往返路费 按以下原则办理 应先办理借 调人员派出时发生的差旅费由员工所在公司借支和报销 借调期满返回时 回到员工 所在公司借支和报销 借调期间不按出差对待 不发放任何补贴 公司总部员工出差至各分公司的 且出差时间不超过 30 天的 原则上由各分公司负 责解决住宿 其余费用按工作人员出差费用处理 若公司总部员工外派至各分公司工 作时间在 30 天以上的 即视为常驻外派 其往返路费实报实销 住宿由各分公司解 决 常驻期间不按出差对待 北京 上海 深圳 广州每月给予 300 元外派补助 其 余城市每月给予 200 元补助 与每月的工资一起发放 若分公司无力解决住宿的 就 近解决住宿 只按员工包干报销标准报销住宿费 第六条第六条 其它其它 财务管理手册 27 1 公司人员趁出差或调动工作之便 事先经总经理批准 就近回家省亲办事的 按 公司到出差地点直达的线路标准予以报销 绕道费用一切自理 不发绕道和在家期 间的伙食补助 住宿及交通费 2 出差途中因病或遇意外事件 应及时电话向所在部门领导或公司领导汇报 经主 管领导批准后 方可延时 不得因私事或借故延长出差时间 否则不予报销差旅费 并根据情节轻重给予处罚 3 假日出差人员不计发加班费 4 公司人员出差应走直线 不得绕道 如因业务需要须事先请示主管领导批准 5 平时不享受电话费补贴的人员 省内出差每人每天 3 元 省外出差每人每天 6 元 超标自理 第七条第七条 本报销制度适用于广西银湾物业总公司及各分公司 附表 出差人员差旅费报销标准 一类城市 单位 元 包干标准往返交通工具 最高标准 职别伙食费市内交通费住宿费火车轮船飞机 董事长按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销 总公司总经理按实报销按实报销按实报销按实报销按实报销董事长批准 总公司副总经理 总公司总经理助理 分公司总经理 303080软卧二等仓 总公司部门经理 分公司副总经理 303070硬卧二等仓 总公司部门副经理 分公司部门经理 303060硬卧三等仓 各服务中心主任 303050硬卧三等仓 特殊情况下 按预算外报批 财务管理手册 28 其他员工303040硬卧三等仓 注 1 类地区 北京 上海 广州 深圳 2 类地区 省级市住宿费下调 10 元 其他标准不变 3 类地区 其他地区住宿费下调 15 元 其他标准不变 GXYWCWZ020 二十 会计档案管理办法二十 会计档案管理办法 会计档案归档范围会计档案归档范围 第一条 会计档案是企业在经济活动中形成的记录和反映经济业务的重要资料和证据 它既是本单位档案的一部分 也是国家全部档案的重要组成部分 为了使 会计档案管理工作做到管理科学 标准化和规范化 特制定本办法 第二条 每年形成的会计档案 包括会计凭证 会计账簿 会计报表 合同协议 会 议纪要 其他会计核算资料和电算软盘资料和硬盘资料 应由财务会计部 门按照归档的要求负责按年月顺序号整理立卷或装订成册 会计档案的保管会计档案的保管 第三条 应设会计档案专柜 并指定专人负责保管 每个会计年度终了 会计凭证 会计账簿 会计报表等会计档案应归档造册编号并将造册表送交办公室备存 第四条 会计档案由档案保管人员收集归档 存档前 经办人要整理装订 分类填制 会计档案目录 写明案卷号 一切手续完备后 保管人员才能接收 第五条 会计档案的存放应该做到 防火 防潮 防虫 防鼠 防霉变 不允许随便